Der Reiter Übersicht bietet eine Übersicht über alle vergangenen Preisanfragen des Artikels.
Über +NEU kann eine Preisanfrage an den Lieferanten für den benötigten Artikel gestellt werden.
Hier sind folgende allgemeine Angaben zu machen:
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Lieferant: Es ist der Lieferant, bei welchem der Preis nachgefragt werden soll, einzutragen
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Datum: Das Datum der Preisanfrage ist einzugeben
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Interne Bezeichnung: Interne Bezeichnung der Preisanfrage ist zu vergeben
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Projekt: Zuweisung eines Projekts zur Preisanfrage
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Status: Der Status der Preisanfrage, welcher automatisch von Xentral eingefügt wird und nicht geändert werden kann
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Schreibschutz: Durch Anhaken wird der Schreibschutz aktiviertprotection
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Freitext: Optional kann hier der Text, der unter der Auflistung der Artikel erscheint, geschrieben werden
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Kopftext: Optionaler Text, der über der Auflistung der Artikel erscheint
Unter den Stammdaten können folgende Informationen eingetragen werden:
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Typ: Hier wird angegeben, ob es sich bei der Adresse um eine Privatperson oder eine Firma (Herr/Frau, Firma) handelt.
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Name: Der Name der Person bzw. der Firma ist hier anzugeben
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Titel: Der Titel erscheint im Adressblock vor dem jeweiligen Namen auf dem Briefpapier
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Ansprechpartner: Hier kann die zuständige Ansprechperson hinterlegt werden
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Abteilung: Die Abteilung des Ansprechpartners
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Unterabteilung: Die Unterabteilung des Ansprechpartners
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Adresszusatz: Ein möglicher Adresszusatz des Ansprechpartners kann hier eingetragen werden
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Straße: Die Straße der Adresse
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PLZ/Ort: Postleitzahl und Ort der Adresse
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Bundesstaat: Bundesstaat der Adresse
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Land: Land der Adresse
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Telefon: Telefonnummer der Adresse
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Telefax: Telefax der Adresse
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E-Mail: E-Mail der Adresse
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Anschreiben: Anschreiben der Adresse, wird automatisch bei der Erstellung einer Email übernommen
Die Preisanfrage kann nach der Freigabe über die Dokument versenden-Schaltfläche per Mail an den Lieferanten verschickt oder manuell archiviert werden.
Anmerkung
Für die Aktion Als Bestellung weiterführen im Dropdown-Menü Aktion braucht der Benutzer den Rechteblock Auftragzubestellung, sonst sieht der Mitarbeiter diese Option nicht.
Unter diesem Reiter können die einzelnen Artikel hinterlegt werden, für die eine Preisanfrage erfolgen soll. Hier besteht die Möglichkeit, Spezialfelder sowie Artikel manuell zu suchen bzw. anzulegen:
Anmerkung
Die Positionen müssen abhängig vom Lieferanten ausgewählt werden.
Wurde unter Details im Bereich Preisanfrage die Option Artikel-Nr. gruppieren ausgewählt, dann werden Positionen auf dem Beleg zusammengefasst, die den selben Artikel darstellen und gleichzeitig direkt von der Reihenfolge aufeinander folgen.
Hierbei ist Folgendes zu beachten:
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Die Positionsnummer erhöht sich nicht
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Die Artikelnummer wird nur bei der ersten Position angezeigt
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Die Artikelbeschreibung wird nur bei der ersten Position angezeigt
Unter diesem Reiter können der Preisanfrage weitere Dateien angehängt werden. Über den Unterreiter neue Datei anlegen kann diese Datei per Drag and Drop oder per Suchfunktion eingefügt werden.
Unter diesem Reiter können Preisanfragen gleichzeitig an mehrere Lieferanten versendet werden. Hierbei wird an jeden Lieferanten eine eigene E-Mail erstellt. Um die Preisanfrage an mehrere Lieferanten zu versenden, sind die gewünschten Lieferanten auszuwählen.
Über die Stapelverarbeitung kann dann die Aktion per Mail versenden ausgewählt werden. Anschließend öffnet sich der Abschicken-Dialog. Beim Absenden gehen die Mails einzeln an die ausgewählten Lieferanten heraus.
Wichtig
Der Mailversand ist im Systemlog ersichtlich. Ebenso wenn Sie als Kopieempfänger in den Systemeinstellungen eingetragen sind. Hier ist ersichtlich, dass jede Mail einzeln versendet wird. Es empfiehlt sich als Kopieempfänger eingetragen zu sein. Beim Massenversand sollte ebenso sichergestellt werden, dass im Anschreiben keine individuellen Variablen oder persönliche Anrede eingegeben wird. Denn die Mail geht an mehrere Lieferanten.
Preisanfragen können in eine verbindliche Bestellung weitergeführt und beim Lieferanten ausgelöst werden. Voraussetzungen hierfür ist das Modul Auftrag zu Bestellung.
Nachdem gespeichert wurde, kann eingestellt werden, ob Freifelder und Artikelbeschreibungen übernommen werden sollen. Zudem kann hier die Option Bestellung als PDF als Anhang bei Aufträgen anhängen ausgewählt werden.
Bestellung(en) erzeugen führt anschließend direkt weiter zur Bestellung.
Es gibt die Option, die zu einer Bestellung verknüpften Preisanfrage in der Minidetail-Ansicht des Auftrags anzuzeigen.
Hierbei ist eine Verknüpfung zwischen Preisanfrage, Bestellung und Auftrag notwendig. Damit dies möglich ist, sind folgende Schritte notwendig:
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Aus der Preisanfrage eine Bestellung anlegen
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Preisanfrage zu einer Bestellung weiterführen
Die Bestellung muss gespeichert und freigegeben werden. Anschließend ist diese Preisanfrage im Minidetail der Bestellung ersichtlich. Dies ist in der Bestellübersicht unter Einkauf > Bestellung zu sehen. Das Minidetail öffnet sich durch klicken auf den Pfeil am linken Rand des jeweiligen Tabelleneintrags.
Anschließend kann der vorhandene Auftrag der zuvor angelegten Bestellung zugeordnet werden. In der Übersicht der Bestellung kann die entsprechende Bestellung über das Stift-Icon ausgewählt werden. Daraufhin kann im Protokoll über die Schaltfläche mit Auftrag verbinden, die Bestellung mit dem Auftrag verknüpft werden.
Wurde die Preisanfrage mit Bestellung und die Bestellung mit dem Auftrag verknüpft, ist diese Verbindung im Minidetails in der Auftragsübersicht ersichtlich.