Mit Labels / Tags kannst du Belege und Stammdaten in Übersichten farblich markieren und kategorisieren — direkt in der Listenansicht, ohne den Beleg zu öffnen. Labels helfen dabei, den Überblick zu behalten und wichtige Vorgänge sofort erkennbar zu machen.
Typische Einsatzbereiche:
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Prio-Markierung — Aufträge priorisieren und nach Dringlichkeit einfärben
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Prüf-Markierung — Vorgänge zur Klärung an andere Teams weitergeben, z.B. Rückfragen zu Aufträgen oder Adressprüfungen im B2B-Bereich
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Status & Information — Sonderfälle kennzeichnen, z.B. Klärfälle aus der Logistik oder laufende Prüfungen im Account Management
Labels werden zentral unter Grundeinstellungen > Labels / Tags verwaltet. Dort findest du im Tab Tag-Typen eine Übersicht aller angelegten Labels mit Farbe, Kennung und zugewiesener Gruppe.
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Navigiere zu Grundeinstellungen > Labels / Tags.
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Klicke auf +NEU.
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Fülle die Felder aus:
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Bezeichnung: Name, mit dem das Label in der Oberfläche angezeigt wird
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Kennung: systeminterne Kennung des Labels (ohne Leerzeichen und Sonderzeichen)
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Farbe: Farbe für die visuelle Markierung in der Listenansicht
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Gruppe: ordnet das Label einem Belegtyp zu, z.B. Adresse, Auftrag, Rechnung oder Retoure
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Klicke auf Speichern.
Tipp
Ein neues Label kannst du auch direkt beim Setzen eines Labels anlegen: Klicke auf das Label-Symbol in der Listenansicht eines Belegs und wähle dort +NEU.
Anmerkung
Die Reihenfolge der Labels in der Auswahlliste richtet sich nach der Erstellungs-ID. Um die Reihenfolge zu ändern, lösche das Label und lege es neu an.
Labels werden direkt in der Listenansicht vergeben — du musst den Beleg dafür nicht öffnen. Klicke auf das Label-Symbol in der entsprechenden Zeile. Du kannst einem Eintrag ein oder mehrere Labels zuweisen, bestehende Labels entfernen oder neue Labels anlegen. Über den Button Labels erstellen/bearbeiten am unteren Rand des Popups gelangst du direkt in die zentrale Labelverwaltung.
Labels sind in folgenden Bereichen verfügbar:
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Stammdaten: Adressen, Artikel, Projekte
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Verkauf: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine
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Einkauf: Preisanfragen, Bestellungen, Produktion
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Retouren: Retouren
Im Tab Automatische Labels kannst du Regeln festlegen, die ein Label automatisch setzen — sobald ein bestimmter Beleg gedruckt oder per Autoversand verschickt wird.
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Lege zunächst das gewünschte Label unter Tag-Typen an.
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Wechsle in den Tab Automatische Labels.
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Klicke auf +Neuer Eintrag.
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Wähle das Label und den Auslöser (Drucken des Belegs oder Autoversand).
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Wähle den Belegtyp, auf den die Regel zutreffen soll (z.B. Angebot, Produktion).
Die Regel erscheint in der Übersicht der automatischen Labels. Das Label wird ab sofort automatisch gesetzt, sobald die definierte Aktion ausgeführt wird.
Im Modul Übertragungen (CSV/XML/EDI/PDF) können Labels auch automatisch beim Eingang von Daten gesetzt werden — sofern dabei ein neuer Beleg angelegt wird. Die Funktion ist für folgende Belegtypen verfügbar:
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Angebot —
angebot -
Auftrag —
auftrag -
Bestellung —
bestellung -
Gutschrift —
gutschrift -
Lieferschein —
lieferschein -
Rechnung —
rechnung -
Retoure —
retoure
Mit farbigen Labels kannst du Aufträge in der Auftragsübersicht nach Priorität sortierbar machen. Lege z.B. Labels wie „Prio 1 – Sofort", „Prio 2 – Heute" und „Prio 3 – Diese Woche" an und weise ihnen unterschiedliche Farben zu.
Das Label steuert die Logistik nicht automatisch — es ist eine visuelle Markierung für dein Team. Für eine echte Priorisierung im Versandprozess gibt es zusätzlich die Fast-Lane-Markierung, die direkt im Auftrag gesetzt werden kann.
Setze ein Label wie „In Klärung – Kundenservice" auf Aufträge, zu denen eine Rückfrage offen ist. Der Auftrag bleibt dabei für die Logistik weiterhin freigegeben — das Label blockiert den Versandprozess nicht.
Wenn der Autoversand für einen Auftrag gestoppt werden soll, nutze stattdessen die Felder Autoversand erlauben oder Liefertermin im Auftrag selbst.
Im B2B-Bereich kannst du Labels auf Adressen setzen, um laufende Prüfungen zu kennzeichnen — z.B. eine noch offene Umsatzsteuer-ID-Prüfung für EU-Kunden, eine Exportprüfung oder die Adressprüfung eines Neukunden. So sieht dein Team auf einen Blick, welche Adressen noch nicht vollständig freigegeben sind.
Labels müssen nicht zwingend auf Abarbeitung ausgerichtet sein. Du kannst sie auch rein zur Klassifizierung einsetzen — z.B. „VIP-Kunde", „Großhandel" oder „Testbestellung". Diese Labels helfen beim Filtern und Sortieren in Übersichten, ohne einen Handlungsbedarf zu signalisieren.