Mit der hier beschriebenen Funktion importierst du Proforma-Rechnungen mit ihren Positionen. Der Datentyp Proforma-Rechnung hat die Datenstruktur "Kopf und Positionen": Kopf-Felder liest Xentral einmal je Proforma-Rechnung, Positionen einmal je Zeile.
-
Der Kunde muss in Xentral bereits angelegt sein. Wie Xentral den Kunden genau ermittelt, erfährst du im Abschnitt Wie Xentral den Kunden ermittelt. Schlägt der Abgleich über alle Wege fehl, wird der Import für diese Proforma-Rechnung nicht durchgeführt.
-
Die Verknüpfung mit einem Verkaufsauftrag ist optional. Gibst du eine Auftragsnummer an, für die Xentral keinen Treffer findet, wird die Proforma-Rechnung dennoch importiert und eine Warnung ausgegeben.
Die folgende Tabelle listet alle Felder, die du beim Import einer Proforma-Rechnung zuordnen kannst.
Feld |
Pflichtfeld |
Hinweise |
|---|---|---|
|
Rechnungsdatum |
Nein |
Datum, JJJJ-MM-TT |
|
Adress-ID |
Nein |
– |
|
Projekt-ID / Projektname |
Nein |
Bleibt das Feld leer, verwendet Xentral das in Schritt 2: Konfiguration hinterlegte Projekt, falls vorhanden. Bei nur Projektname sucht Xentral ein Projekt mit diesem Namen. Wenn kein Treffer gefunden wird, erscheint eine Warnung und der Import läuft weiter. |
|
Auftrags-ID / Auftragsnummer |
Nein |
Wenn kein Treffer gefunden wird, erscheint eine Warnung. |
|
Sprache |
Nein |
– |
|
Währung |
Ja |
3 Großbuchstaben |
|
Ihre Bestellnummer |
Nein |
– |
|
Lieferdatum |
Nein |
Datum, JJJJ-MM-TT |
|
Label 1 / Label 2 / Label 3 |
Nein |
– |
|
Interne Bezeichnung / Kopftext / Freitext / Interner Kommentar |
Nein |
– |
|
Lieferbedingung |
Nein |
– |
|
Verkauf-ID / Bearbeiter-ID |
Nein |
Fällt auf die in Schritt 2: Konfiguration hinterlegten Standardwerte zurück, falls leer. |
|
Ohne Briefkopf / Artikeltext drucken |
Nein |
true / false |
|
USt-IdNr. |
Nein |
– |
|
Besteuerung |
Nein |
Zulässige Werte: Inland, Export, EU-Lieferung / Lieferschwelle, Steuerfrei Inland. |
|
Wechselkurs |
Nein |
– |
|
Alternativen Belegtitel verwenden |
Nein |
true / false |
Rechnungsadresse ist ein vollständiges Adress-Feldset: Name, Anredetyp, Ansprechpartner, Abteilung, Straße, PLZ, Ort, Bundesstaat, Land, Adresszusatz, GLN und E-Mail. Zusammen mit der Adress-ID nutzt Xentral diese Felder, um den Kunden zu ermitteln (siehe Wie Xentral den Kunden ermittelt).
Die folgende Tabelle listet alle Felder, die du je Position zuordnen kannst.
Feld |
Pflichtfeld |
Hinweise |
|---|---|---|
|
Artikelnummer |
Nein* |
*Muss, falls angegeben, zu einem bestehenden Artikel passen. |
|
Artikel Menge |
Ja |
Pflicht für jede Position. |
|
Artikelbezeichnung / -beschreibung / Einheit / Ursprungsland / Zolltarifnummer / Kunden-Artikelnummer / Lieferdatum / Interner Kommentar / Steuerrechtlicher Hinweis |
Nein |
– |
|
Artikelpreis Netto / Brutto / MwSt |
Nein |
|
|
Rabatt (Position, %) |
Nein |
– |
|
Artikel ohne Preis drucken |
Nein |
true / false |
Halte dich an folgende Formatierungsregeln, um ein reibungsloses Mapping zu gewährleisten:
Typ |
Format |
Beispiel |
|---|---|---|
|
Preise / Dezimalzahlen |
Punkt als Dezimaltrennzeichen |
2.59 für 2,59 € |
|
Datum |
JJJJ-MM-TT |
2026-05-01 |
|
CSV-Trennzeichen |
Semikolon oder Komma, einstellbar |
; oder , |
Manchmal ist es notwendig oder sinnvoll, beim Import eine ID zu nutzen, wobei diese eine echte Referenz zur Datenbank darstellt und keine Nummer oder Bezeichnung ist.
Anmerkung
Beachte, dass hier eine eindeutige Datenbank-ID gemeint ist, die nicht mit einer Nummer oder Bezeichnung verwechselt werden darf.
Um die ID eines Datensatzes zu ermitteln, benötigst du nur zwei Schritte:
-
Öffne den Datensatz, dessen ID du herausfinden möchtest.
-
Lies die ID in der URL ab.
Für jede Position gelten folgende Regeln:
-
Gib je Position mindestens den Netto- oder den Bruttopreis an. Fehlen beide, schlägt die Zeile mit einem Fehler fehl.
-
Egal welchen Preis du angibst: Xentral berechnet den jeweils anderen über den Steuersatz oder den Steuerbetrag.
-
Der Bruttopreis darf nie niedriger sein als der Nettopreis. Xentral prüft das und protokolliert einen Verstoß als Fehler.
-
Steuersatz und Steuerbetrag dürfen nicht negativ sein.
-
Die Währung im Kopf-Bereich ist Pflicht, sobald eine Position einen Preis trägt.
Xentral muss dem Beleg eine bestehende Kundenadresse zuordnen. Dabei prüft Xentral der Reihenfolge nach Folgendes und stoppt beim ersten Treffer:
-
Adress-ID: Gibst du sie direkt an, verwendet Xentral sie unverändert. Es findet kein weiterer Abgleich statt.
-
E-Mail-Abgleich: Xentral sucht einen Kunden, dessen E-Mail-Adresse der E-Mail in der Rechnungsadresse entspricht.
-
Abgleich über Name, PLZ und Straße: Xentral sucht einen Kunden, dessen Name, PLZ und Straße mit der Rechnungsadresse übereinstimmen.
Wichtig
Führt keiner dieser Wege zu einem bestehenden Kunden, schlägt der Import für diese Zeile mit dem Fehler "No customer found" fehl. Stelle sicher, dass mindestens einer dieser Wege für jede zu importierende Zeile zum Erfolg führt.
Du findest den CSV-Import im Menü Automatisierung > CSV-Import. Klicke dort auf + Hinzufügen, um den Import-Assistenten zu starten. Du befindest dich zunächst im Teil Allgemein. Dort legst du fest:
-
Datentyp: Der Datentyp, den du importieren möchtest.
-
Name: Damit du den Import später wiederfindest und wiederverwenden kannst.
-
Beschreibung: Optional.
-
Import-Modus: Einmalig oder Wiederkehrend.
Wähle diesen Modus, wenn du eine Datei einmalig, z. B. bei erstmaliger Einrichtung des Systems oder einer Funktion, hochladen möchtest. Der Import wird einmalig manuell ausgeführt: Du lädst dafür eine Datei hoch und startest den Import selbst.
Wähle diesen Modus, wenn der Import regelmäßig automatisch ausgeführt werden soll, ohne dass du die Datei jedes Mal manuell hochlädst. Xentral holt sich die Datei stattdessen selbstständig von einem FTP-Server ab. Zusätzlich zu den Feldern aus Allgemein legst du fest:
Zeitplan — wann der Import automatisch ausgeführt wird:
-
Intervall: Stündlich, Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.
-
Wochentage: Bei Täglich oder Wöchentlich wählst du einen oder mehrere Wochentage aus, an denen der Import laufen soll.
-
Uhrzeit: Die Uhrzeit, zu der der Import gestartet wird.
Xentral zeigt dir direkt an, wann der nächste Lauf stattfindet.
FTP-Verbindung
Dieser Abschnitt definiert, woher Xentral die Datei holt und was danach mit ihr passiert:
-
FTP-Server: Wähle einen bereits hinterlegten FTP-Server aus oder lege über + Neuer Server einen neuen an.
-
Dateiname: Der Dateiname bzw. ein Muster dafür. Verwende einen Stern (*) als Platzhalter für beliebige Zeichen, zum Beispiel preise_*, um sowohl preise_2024 als auch preise_alt zu finden.
-
Dateien auflisten: Zeigt dir die auf dem FTP-Server gefundenen Dateien an, die auf dein Muster passen.
-
Archivierungsstrategie: Legt fest, was mit der Datei auf dem FTP-Server nach einem erfolgreichen Import passiert — Behalten, Archivieren oder Löschen.
Klicke auf Weiter, um mit der Konfiguration fortzufahren.
Nachdem du im Assistenten auf Weiter geklickt hast, befindest du dich im Teil Konfiguration. Dieser Schritt zeigt Einstellungen, die spezifisch für den gewählten Datentyp sind. Du legst sie einmal für den gesamten Import fest, bevor du eine Datei hochlädst.
-
Projekt: Das Standardprojekt, das verwendet wird, wenn eine Zeile in deiner Datei keine eigene Projekt-Angabe enthält.
-
Proforma-Rechnung nach Import freigeben: Ein Schalter, der steuert, ob Proforma-Rechnungen direkt nach dem Import automatisch freigegeben werden.
-
Bearbeiter: Der Bearbeiter, der verwendet wird, wenn eine Zeile in deiner Datei keinen eigenen Wert angibt.
-
Vertrieb: Der Vertriebsmitarbeiter, der verwendet wird, wenn eine Zeile in deiner Datei keinen eigenen Wert angibt.
Klicke auf Weiter, um mit dem Datei-Upload fortzufahren.
Nachdem du im Assistenten auf Weiter geklickt hast, befindest du dich im Teil Datei hochladen. Lade deine vorbereitete CSV-Datei hoch. Danach siehst du:
-
Gruppenbezeichner: Wähle hier, welche Spalte deiner Datei Zeilen desselben Belegs kennzeichnet.
-
Erweiterte Einstellungen: Passe Trennzeichen, Textbegrenzer oder Encoding an, falls deine Datei nicht korrekt angezeigt wird.
-
Vorschau: Xentral zeigt dir die eingelesenen Zeilen und Spalten deiner Datei, bevor du mit dem Mapping beginnst.
Klicke auf Mit dem Mapping starten, um fortzufahren.
Xentral zeigt dir alle Felder, die für den gewählten Datentyp zur Verfügung stehen, mit denselben Bezeichnungen, die du auch sonst in Xentral siehst.
Wichtig
Xentral schlägt automatisch per KI ein Mapping zwischen den Spalten deiner Datei und den Xentral-Feldern vor. Die Meldung "Die KI hat die Feldzuordnungen automatisch vorgeschlagen. Prüfe sie und passe sie bei Bedarf an." zeigt dir, dass der Vorschlag bereit ist. Du musst also nicht jede Spalte von Hand zuordnen — prüfe das vorgeschlagene Mapping und passe es an, bevor du fortfährst.
Ab hier stehen dir alle folgenden Funktionen zur Verfügung.
Um eine Spaltenzuordnung zu konfigurieren oder eine vorgeschlagene Zuordnung zu ändern, klicke auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel.
Im Feld Ursprünglicher Feldname wählst du den Spaltentitel aus deiner CSV-Datei aus, der der ausgewählten Xentral-Spalte entspricht, und bestätigst mit Anwenden. Die erfolgte Zuordnung wird dir in der Vorschau angezeigt.
Möchtest du eine bestehende Zuordnung nochmal anpassen, klicke erneut auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel und anschließend auf Startwert. Wähle die neue Spalte aus und bestätige mit Übernehmen.
Zeilen mit einem Validierungsproblem werden markiert, damit du sie vor Abschluss des Imports korrigieren kannst.
Falls du einer Spalte Daten zuweisen möchtest, für die in deiner CSV-Datei keine passende Spalte vorhanden ist, nutze beim Mapping die Auswahl Benutzerdefinierter Text.
Klicke auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel, wähle im Feld Ursprünglicher Feldname die Option Benutzerdefinierter Text aus und trage den gewünschten Wert in das Feld daneben ein.
Mit den sogenannten Transformer-Funktionen passt du Daten aus deiner CSV-Datei vor dem Import an oder bereinigst sie. Du legst dazu eine Regel je Spalte fest; sie wirkt sich auf alle Datenzeilen aus, für die die Regel zutrifft.
Um eine Regel einzutragen, klicke auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel und anschließend auf Schritt hinzufügen:
Wähle einen Konfigurationstyp aus, mit dem du die Daten anpassen möchtest, und klicke auf Übernehmen:
Folgende Konfigurationstypen stehen zur Verfügung:
-
HTML entfernen: Entfernt HTML-Tags aus einem String.
Tipp
Beispiel: Der Inhalt des Feldes ist "<p>Text</p>", nach dem Transformieren ist er noch "Text".
-
Weißraum entfernen: Entfernt Leerzeichen, die vor oder nach dem Inhalt stehen (nicht innerhalb der Zeichenkette).
-
Text ersetzen: Ersetzt eine beliebige Zeichenkette durch eine andere. So kannst du z. B. auch Leerzeichen innerhalb einer Zeichenkette entfernen.
-
Feld anhängen: Hängt eine bestimmte Zeichenfolge an die im Feld vorhandenen Daten an.
-
Wert festlegen: Trägt einen festen Wert in die Spalte ein.
-
Bedingung: Lässt Daten anhand einer vorgegebenen Bedingung eintragen.
Tipp
Beispiel: "WENN die Artikelnummer das Präfix 'SW' hat, DANN trage in den Verkaufspreis den Wert 0 ein."
Je nach Konfigurationstyp machst du weitere Angaben.
Bei Bedarf ergänzt du weitere Konfigurationstypen, indem du erneut auf Schritt hinzufügen klickst — so kombinierst du mehrere Änderungen bzw. Ersetzungen:
Sobald du alle gewünschten Konfigurationstypen definiert hast, bestätige per Klick auf Anwenden. Die Vorschau zeigt dir die angepassten Daten, wie sie in Xentral übernommen werden.
Um eine Transformation nochmal anzupassen oder zu entfernen, klicke erneut auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel, um zum Transformations-Workflow zu gelangen. Dort kannst du Schritte entfernen, erneut zum Bearbeiten öffnen oder neue Schritte hinzufügen. Bestätige Änderungen per Klick auf Anwenden.
Ergänzend zur regelbasierten Transformation kannst du einzelne Datensätze auch manuell anpassen. Doppelklicke dazu in das zu ändernde Datenfeld, trage den Zielwert ein und bestätige mit der Eingabetaste oder dem grünen Haken.
Eine solche Änderung kannst du per Klick auf den Zurück-Pfeil wieder zurücksetzen.
Warnung
Beachte unbedingt: Leere Zellen in deiner CSV-Datei überschreiben bestehende Daten in Xentral und löschen diese somit im System. Stelle sicher, dass die Importdatei entweder nur die Spalten enthält, die du tatsächlich aktualisieren willst, dass du das Mapping nur für Spalten vornimmst, die angepasst werden sollen, oder dass alle vorhandenen Zellen mit den korrekten Werten gefüllt sind.
Sobald dein Mapping keine blockierenden Probleme mehr aufweist, klicke auf Abschließen. Xentral führt eine Datenvalidierung durch. Wurden keine invaliden Daten gefunden, erhältst du eine grüne Erfolgsmeldung und kannst mit Import starten bestätigen:
Wichtig
Sind einzelne Datenfelder noch nicht ausreichend zugeordnet, erhältst du stattdessen eine rote Meldung. Brich in diesem Fall ab und korrigiere die genannten Datensätze, bevor du es erneut versuchst.
-
Der Import läuft im Hintergrund, du kannst die Seite also schließen.
-
Kehre jederzeit zur CSV-Import-Übersicht zurück, um den Fortschritt und das Reporting je Zeile zu verfolgen, inklusive etwaiger Fehler- oder Warnmeldungen.
Anmerkung
Trittst du beim Import auf eine Fehler- oder Warnmeldung, findest du Ursache und Abhilfe im Artikel CSV-Import Fehlermeldungen und Abhilfe.