Du kannst deinem Kunden die Abholung im Geschäft ermöglichen, indem du die Versandart Selbstabholer in Xentral einrichtest und verwendest. Hierbei bestellt dein Kunde z.B. über den Online-Shop oder einen anderen Vertriebskanal. Daraufhin wird der Auftrag in Xentral importiert und die Ware in der Logistikabteilung verpackt. Im Anschluss wird die Ware zur Abholstelle gebracht. Dein Kunde erhält eine benutzerfreundliche Abholinformation, sobald die Ware am Packtisch verpackt und gescannt wurde. Den Text für diese automatische E-Mail kannst du individuell konfigurieren und z.B. deine Filiale mit den Öffnungszeiten hinzufügen.
Anmerkung
Beachte folgende Voraussetzungen für den Versand einer Abholbenachrichtigung:
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Dein Kunde hat eine E-Mail Adresse angegeben, die im Auftrag und im Lieferschein vorliegt.
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Die Versandart Selbstabholer ist in Xentral aktiviert und eingerichtet.
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Die Ware wird über einen Logistikprozess gepackt und im letzten Schritt am Packtisch als abgeschlossen bestätigt.
Um die Selbstabholung durch Kunden mit Xentral durchzuführen, benötigst du einen Auftrag mit der Versandart Selbstabholer, den du an die Logistik übergeben oder manuell abschließen und zu einem Lieferschein weiterführen kannst.
Dazu legst du zuerst die Versandart Selbstabholer ein und nimmst die benötigten Einstellungen vor. Gehe dazu wie folgt vor.
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Suche mithilfe der Smart Search nach Versandarten.
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Klicke rechts neben der Versandart Selbstabholer auf das Stift-Symbol.
Tipp
Falls gewünscht, kannst du auch eine völlig neue Versandart anlegen. Klicke dazu oben rechts auf + NEU und dann auf Selbstabholer.
Die Einstellungen für die Versandart Selbstabholer werden geöffnet.
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Nimm die Einstellungen wie in der folgenden Tabelle beschrieben vor.
Tipp
Die Abbildungen verdeutlichen dir zusätzlich, wie deine Einstellungen aussehen sollten.
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Klicke auf Speichern.
Folgende Einstellungen und Felder stehen dir zur Verfügung:
Einstellung |
Erläuterung |
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Bezeichnung |
Hier findest du die Bezeichnung der Versandart, wie sie in Xentral beispielsweise bei der Auftragsbearbeitung angezeigt wird. Gib hier je nach Wunsch Selbstabholer oder Selbstabholung ein. Die Bezeichnung ist nur für dich und deine Mitarbeiter sichtbar. Achte darauf, dass jede Bezeichnung nur einmal in Xentral vorkommt, damit die Versandart stets eindeutig identifiziert werden kann. |
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Typ |
Dies ist eine interne Feldbezeichnung, die für die Zuordnung bei deinen Online-Shops und anderen Verkaufsplattformen benötigt wird. WichtigVerändere diese Bezeichnung nicht! |
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Modul |
Wähle das passende Modul aus dem Dropdown-Menü. Dabei muss der Modulname identisch zum Namen der Versandart sein, die du gerade einrichtest. |
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Projekt |
Optional: Wähle ein Projekt aus, wenn du für unterschiedliche Vertriebskanäle unterschiedliche Informationen für Selbstabholer versenden möchtest. Wenn du kein Projekt auswählst, kann die Versandart systemweit verwendet werden. |
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Aktiv |
Aktiviere diese Option, sobald du alle benötigten Einstellungen für die Versandart vorgenommen hast. Die Verwendung der Versandart ist damit möglich. AnmerkungNicht mehr verwendete Versandarten kannst du später deaktivieren. Beachte jedoch, dass deaktivierte Versandarten nur noch in bereits erstellten Belegen angezeigt werden. In neu erstellten Belegen und in Benutzerflächen wie der Auftragsübersicht oder in den Kundendaten steht eine deaktivierte Versandart nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung. Du kannst Versandarten auch löschen. Dadurch wird jedoch auch die Versandhistorie gelöscht. Deshalb solltest du nur fälschlicherweise angelegte Versandarten löschen, die du nicht produktiv genutzt hast. |
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Kein Portocheck |
Wähle die Option Kein Portocheck aus. Bei der Selbstabholung wird die Ware nicht versandt, weshalb keine Portokosten im Auftrag hinzugefügt werden müssen. |
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Drucker Versandlabel |
Mithilfe dieser Einstellung wird normalerweise der Drucker ausgewählt, über den die Versandlabels für die Versandart standardmäßig ausgedruckt werden sollen. WichtigBei der Versandart Selbstabholer werden keine Versandlabels gedruckt, da der Kunde die Ware selbst abholt. Triff hier also keine Auswahl. |
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Drucker Export |
Mithilfe dieser Einstellung wird normalerweise der Drucker ausgewählt, über den die Dokumente für den Export (bei zollpflichtigen Sendungen) standardmäßig ausgedruckt werden sollen. WichtigBei der Versandart Selbstabholer werden keine Exportsendungen durchgeführt, da der Kunde die Ware selbst abholt. Triff hier also keine Auswahl. |
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Versand-E-Mail |
Mithilfe dieser Einstellung legst du fest, in welcher Form die E-Mail mit den Tracking-Informationen zur Bestellung an deine Kunden versendet wird. Wähle die Option Standardverhalten aus dem Dropdown-Menü aus. So wendet Xentral automatisch den Standard-Ablauf für die Selbstabholung an. TippFür individuell konfigurierte oder komplexere Abläufe kannst du hier auch die Option Eigene Textvorlage auswählen. In diesem Fall wählst du bei der folgenden Einstellung Textvorlage die entsprechende Textvorlage aus. |
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Textvorlage |
Wähle aus dem Dropdown-Menü die gewünschte Textvorlage aus, wenn du bei der Einstellung Versand-E-Mail die Option Eigene Textvorlage ausgewählt hast. Wähle die gewünschte Textvorlage für deinen Workflow aus, um automatisch die gewünschten E-Mails an deine Kunden zu versenden. TippWeitere Informationen zur Erstellung von Textvorlagen findest du im Artikel E-Mail-Vorlagen: Texte für Belege und Benachrichtigungen konfigurieren (früher Geschäftsbriefvorlagen). |
In einem Logistikprozess kannst du am Packtisch bei Abschluss des Auftrages per Klick auf Paket ist fertig frankiert eine Abholinformation an deinen Kunden senden. Diese Abholinformation wird per E-Mail verschickt und entspricht der Geschäftsbriefvorlage mit dem Typ Selbstabholer.
Führe die folgenden Schritte durch, damit die Benachrichtigung erfolgreich zugestellt wird:
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Aktivierung der Selbstabholer-Mail für einen Vertriebskanal: Aktiviere die Selbstabholer E-Mail in den Projekteinstellungen im Tab Einstellungen > Untertab: Logistik/Versand durch Aktivieren der Einstellung Selbstabholer Mail.
Tipp
Bei Bedarf kannst du für einen Logistikprzess mit Packtisch ein zweites Exemplar der Rechnung ausdrucken lassen. Aktiviere dazu die Einstellung Rechnung Doppel bei Selbstabholer u. Bar.
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Lege eine Geschäftsbriefvorlage mit Typ Selbstabholer für alle Projekte/Vertriebskanäle oder ein spezielles Projekt an. In Xentral ist eine solche Vorlage bereits angelegt. Du kannst sie direkt verwenden oder sie bei Bedarf individuell anpassen.
Hinweis
Liebe/r {NAME},
wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Ihre Bestellung mit der Nummer {BELEGNR} nun zur Abholung bereitliegt.
Details zur Abholung:
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Abholort: Name deines Geschäfts/Filiale
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Adresse: Deine Straße, Stadt, Postleitzahl
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Öffnungszeiten: Öffnungszeiten deiner Filiale
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Abholnummer: Ihre Abholnummer {BELEGNR} und Identifikationsdetails {NAME}
Bitte bringen Sie diese E-Mail sowie einen gültigen Lichtbildausweis mit, um Ihre Bestellung abzuholen. Sollten Sie die Bestellung nicht persönlich abholen können, kann auch eine bevollmächtigte Person unter Vorlage eines Lichtbildausweises und dieser E-Mail die Abholung durchführen.
Wir danken Ihnen für Ihren Einkauf und freuen uns auf Ihren Besuch!
Mit freundlichen Grüßen,
Dein Firmenname
Bei Rückfragen können Sie unseren Kundenservice erreichen unter kundenservice@musterfirma.de
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Am Packtisch erhältst du die Information, dass dieses Paket als Selbstabholung gepackt wird. Es erfolgt kein Aufruf eines Versandlabels. Per Klick auf Paket ist fertig frankiert wird die E-Mail an den Kunden versendet, woraufhin dieser sein Paket abholen kann.
Das fertig gepackte Paket wird also nicht an einen Versanddienstleister übergeben, sondern an einem zuvor intern festgelegten Ort gelagert, bis der Kunde die Abholung durchführt.