Im Bereich Workflows kannst du nun die Details zu den gewählten Features konfigurieren und die Features einzeln aktiv schalten. Du erreichst die Workflows unter dem Pfad Einstellungen > Verkaufen > Shops/Marktplätze > Shopware6-Connector > Workflows.
Die Schaltfläche “Aktiv steht dir in jedem Reiter zur Verfügung. Sie bezieht sich jeweils auf den Reiter, in dem du dich gerade befindest.
Anmerkung
Diese Schaltfläche benötigst du erst, nachdem du alle Einstellungen vorgenommen und getestet hast und alles bereit ist für den produktiven Einsatz deiner Schnittstelle.
Belasse den Schalter bis zum Abschluss deiner Tests auf links (inaktiv).
Achtung
Erst nachdem deine Einrichtung und Tests abgeschlossen sind, kannst du die Schnittstelle produktiv schalten. Beachte dazu die Hinweise in diesem Handbuchabschnitt.
Im Folgenden findest du zu jedem Feature detaillierte Konfigurationsmöglichkeiten.
Lege fest, welche Datentypen zwischen den Systemen ausgetauscht werden sollen:
MIt der Connect-Schnittstelle kannst du Übersetzungen und kanal-spezifische Sprachen an Shopware übertragen. Folgende Felder werden dabei berücksichtigt:
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Artikel
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Kurztext
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Artikelbeschreibung
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Meta-Title
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Meta-Description
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Meta-Keywords
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Feldfeld-Namen (Übertragung erfolgt nur einmalig bei Neuanlage des Freifeldes)
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Freifeld-Werte
Um eine reibungslose und wunschgemäße Übertragung zu erreichen, beachte, dass die Übersetzungen nach folgender Priorität berücksichtigt werden:
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Zuerst werden Online-Shop Texte berücksichtigt, die unter Artikel > Texte mit einer spezifischen Shop-Auswahl angelegt wurden.
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Es folgen die Einträge, die unter Artikel > Texte ohne spezifische Shop-Auswahl gemacht wurden.
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Abschließend werden Texte einbezogen, die unter Artikel > Details > Texte und Beschreibungen eingegeben wurden. Hierbei wird das Feld Artikelbeschreibung im Bereich Online-Shop Texte zuerst berücksichtigt - nur wenn dieses Feld leer ist, wenn das gleichnamige Feld im Bereich Beschreibung verwendet.
Stelle bei den Freifeldern sicher, dass die Freifeldzuordnung korrekt erfolgt ist, damit die Übertragung der Übersetzungen funktioniert.
Um das Nettogewicht an den Shop zu übertragen, setze hier den Schalter nach rechts, andernfalls wird das Gewicht übertragen.
Bestimme, wie Artikel von Xentral an den Shop übertragen werden sollen:
Bei der Update Strategie hast du folgende Möglichkeiten:
Wenn Artikel, die du in Xentral löschst, automatisch im Shop gelöscht werden sollen, setze den Auswahlschalter “Produkte automatisch in Shop löschen?” nach rechts.
Anmerkung
Wird ein Matrixartikel gelöscht, werden alle zugehörigen Varianten im Shop gelöscht.
Lege im folgenden Abschnitt die Steuereinstellungen fest:
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“Steuersatz (normal)”: Wähle hier den Steuersatz von Shopware aus, den du für den normalen Steuersatz vorgesehen hast.
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“Steuersatz (ermäßigt)”: Wähle hier den Steuersatz von Shopware aus, den du für einen ermäßigten Steuersatz vorgesehen hast.
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“Steuersatz (befreit)”: Wähle hier den Steuersatz von Shopware aus, den du für eine Steuerbefreiung vorgesehen hast.
Bei den Freifeldern hast du die Möglichkeit, Xentral Freifelder an SW6 Freifelder oder Xentral FreiFelder in SW6 zu übertragen. Folgende Optionen stehen zur Wahl:
Freifeld zu Freifeld:
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“Freifelder aus Xentral übernehmen”: Hiermit werden Freifelder aus Xentral mit SW6 Freifeldern verknüpft.
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“Manuelle Zuordnungstabelle”: Schreibe die gewünschten Feldverknüpfungen in die Tabelle “Freifeldzuordnung”
Freifeld zu Eigenschaft:
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“Freifelder aus Xentral automatische in verfügbare Eigenschaften schreiben”: Mit dieser Auswahl werden Freifelder aus Xentral mit SW6 Eigenschaften verknüpft.
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“Freifelder aus Xentral den im Shop verfügbaren Eigenschaften manuell zuordnen”: Hier kannst du die Feldverknüpfungen wie bei der manuellen Zuordnungstabelle eintragen. Beachte dabei, dass der Name der Xentral Eigenschaft mit dem Namen der SW6 Eigenschaft übereinstimmen muss.
Anmerkung
Es ist derzeit nicht möglich, Xentral Freifelder sowohl mit SW6 Freifeldern als auch SW6 Eigenschaften abzugleichen.
Tipp
Anwendung: Lieferzeit automatisch von Xentral an Shopware 6 übertragen
Um die Lieferzeit in Shopware 6 automatisch mit Inhalt aus Xentral zu füllen, kannst du das Xentral-Feld Lieferzeittext manuell verwenden. Du findest es im Artikel > Details > Online-Shop Optionen.
Wichtig ist dabei, dass der eingetragene Text in der Schreibweise exakt mit den in Shopware 6 verfügbaren Auswahlmöglichkeiten übereinstimmt.
Alternativ kannst du die Lieferzeit in Shopware 6 auch über ein Xentral-Freifeld füllen. Verwende als Freifeldbezeichnung "shopware6_delivery_time" oder "Lieferzeit".
Tipp
Anwendung: Freifelder automatisch von Xentral in Shopware 6-Eigenschaften übertragen
In der Schnittstelle zwischen Xentral und Shopware 6 können ausgewählte Freifelder von Xentral direkt auf entsprechende Eigenschaften in Shopware 6 übertragen werden. Die Synchronisation erfolgt automatisch, sofern es sich in Shopware 6 um ein Standardfeld handelt und die Feldbezeichnungen in beiden Systemen exakt übereinstimmen.
Folgende Shopware 6-Eigenschaften können aus Xentral-Freifeldern befüllt werden:
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shopware6_min_purchase (Mindestabnahme)
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shopware6_max_purchase (Max. Abnahme)
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shopware6_purchase_steps (Staffelung)
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shopware6_reference_unit (Grundeinheit)
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shopware6_unit (Maßeinheit)
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shopware6_pack_unit (Verpackungseinheit)
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shopware6_pack_unit_plural (Verpackungseinheit-Mehrzahl)
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shopware6_restock_time (Wiederauffüllzeit in Tagen)
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shopware6_release_date (Erscheinungsdatum)
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shopware6_delivery_time (Lieferzeit) (Übertragung aus Freifeld alternativ zu der Übernahme aus dem Feld Lieferzeittext manuell, siehe oben)
Damit die reibungslose Übertragung funktioniert stelle folgendes sicher:
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Voraussetzung: Übertragung von einem Freifeld zu einem der o. g. Shopware 6-Standardfelder.
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Identische Bezeichnung des Artikel-Freifeldes unter Systemeinstellungen > Stammdaten > Freifelder mit der jeweiligen Bezeichnung der Shopware 6-Eigenschaft. Bei Shopware 6-Dropdown-Feldern muss die Freifeld-Bezeichnung in Xentral mit der Dropdown-Option in Shopware 6 übereinstimmen.
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Im Falle des Feldes shopware6_release_date wähle den Freifeld Typ "Datum" und blende das Feld in den Artikel > Details ein, um das Datum pflegen zu können. Das Freifeld könnte in den Systemeinstellungen z. B. so konfiguriert werden:
Für Eigenschaften, die in Shopware 6 keine direkten Standardfelder besitzen, wird ein Customizing benötigt. Wende dich in einem solchen Fall gerne an deinen Solution Consultant. Er unterstützt dich bei der kundenindividuellen Beratung und Anpassung oder kann dich an einen geeigneten Partner vermitteln. Wenn du noch keinen Solution Consultant hast, öffne ein Ticket bei unserem Support.
Triff hier eine Auswahl, welchem Shopware6-Vertriebskanal die Artikel zugeordnet werden sollen.
Weise hier einen Ordner zu, in den Artikelbilder gespeichert werden und entscheide, ob Artikelbilder nur angelegt werden sollen, oder ob sie sowohl angelegt als auch gelöscht werden sollen.
Setze die Schaltfläche nach rechts (aktiv), wenn du Kategorien, die du in Xentral löschst, automatisch auch im Shop entfernt haben möchtest. Wird eine Kategorie mit Unterkategorien gelöscht, werden diese ebenfalls entfernt.
Hier kannst du wählen, welche Artikelbaum-Kategorie verknüpft werden soll und ob diese selbst mit übertragen wird oder nur alle darunter befindlichen Kategorien:
“Auswahl Xentral Lager”: Hake hier die Xentral-Lagerorte an, aus denen die Bestände (summiert) an den Shop gemeldet werden.
Tipp
Wenn du einen neuen Lagerort angelegt hast, der im Auswahlfeld noch nicht zur Verfügung steht, klicke auf Optionen neu laden, um die Auswahl zu aktualisieren.
Wähle folgende Optionen aus, um die an den Shop übertragene Bestandsmenge zu manipulieren:
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“Reservierungen beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn die reservierte Menge vom Lagerbestand abgezogen werden soll.
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“Offene Bestellungen beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn offene Auftragsmengen abgezogen werden sollen.
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“Lagerkorrekturwert beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn der Lagerbestand um den im Artikel festgelegten Lagerkorrekturwert verändert werden soll. Das Feld “Lagerkorrekturwert” findest du unter Artikel > Details > Online-Shop Optionen, Bereich Lagerbestand.
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“Pseudo Lagerzahl statt echten Lagerzahlen verwenden”: Setze den Schalter nach rechts, wenn statt dem berechneten Lagerbestand eine im Artikelstamm festgelegte Pseudomenge übertragen werden soll. Das Feld Pseudo Lagerzahl findest du ebenfalls unter Artikel > Details > Online-Shop Optionen, Bereich Lagerbestand.
Falls du für deinen Shop einen bestimmten Preis festlegen möchtest, kannst du in diesem Feld einen Kundennamen oder einen Kundengruppennamen eintragen. Möchtest du Standardpreise nutzen, lasse das Feld leer.
Anmerkung
Trage hier nur die Bezeichnung der Gruppe ein, nicht die Kennziffer. Entnimm die korrekte Bezeichnung aus der Tabelle im Modul Gruppen.
Verknüpfe in diesem Bereich die Währungen aus Shopware mit ihren Entsprechungen in Xentral.
Wenn du Preisgruppen von Xentral in Shopware importieren möchtest, so aktiviere zunächst den Schalter “Erweiterte Preise importieren”. Anschließend kannst du in der Tabelle links die Bezeichnung der Kundengruppe aus Xentral eintippen und die dazugehörige Gruppe aus Shopware rechts auswählen.
Im Anschluss kannst du wählen, ob die Xentral-Kundengruppen den Shop-Kundengruppen oder den Shop-Preisgruppen zugeordnet werden sollen.
In der darunter stehenden Tabelle tippst du links die Bezeichnung der Xentral-Kundengruppe ein und wählst rechts die dazugehörige Gruppe des Shops aus.
Der Reiter Aufträge ist das Kernstück der Workflow-Konfiguration. Hier legst du unter anderem fest, ab welchem Zahlungsstatus Bestellungen aus dem Shop zu Xentral importiert werden und wie Zahlungen gehandhabt werden, wie Lieferbedingungen verknüpft werden, auf welche Artikelnummern Versandgebühren und Rabatte gebucht werden, wie mit Kommentaren verfahren werden soll und wie Kunden angelegt und zugeordnet werden.
Bestimme, welche Zahlungsstatus als Auslöser für den Import aus dem Shop dienen sollen und (optional) welcher Name als Bearbeiter in die importierten Aufträge eingetragen werden soll. Außerdem kannst du festlegen, aus welchen Shopware-Verkaufskanälen Aufträge importiert werden sollen. Bestimme desweiteren, ob beim Auftragsimport automatisch eine Status-e-Mail an den Kunden versendet werden soll:
Wähle ein Standardprojekt, das standardmäßig in die importierten Aufträge eingefügt wird.
Sofern du unterschiedliche Vertriebskanäle in deinem Shop angelegt hast, kannst du sie unter Sales Channel > Projekt Zuordnung mit den dazugehörigen Xentral-Projekten verknüpfen
Hinterlege bei der Standardzahlungsart eine Zahlungsweise, die verwendet werden soll, falls keine Zahlungsweise vom Shop übergeben wird.
Wenn du den Schalter Standardzahlungsart auch bei fehlender Zuordnung verwenden aktivierst, wird diese nicht nur bei fehlenden Informationen zur Zahlungsart im Shop gezogen, sondern auch, wenn gar keine Zahlungsart zugeordnet ist.
Verknüpfe bei Bedarf weitere Zahlungsweisen, in dem du auf + Gruppe hinzufügen klickst.
Du kannst außerdem Zahlungsarten auswählen, für die kein Autoversand gelten soll. Solche Aufträge werden importiert und können im weiteren Verlauf manuell in den Versand gegeben werden.
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Hinterlege bei Welche Lieferbedingungen sollen für den Bestellimport für diesen Onlineshop gelten? eine feste Lieferbedingung, die bei importierten Belegen eingetragen wird. Möchtest du keine Lieferbedingungen nutzen, kannst du das Feld leer lassen.
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Hinterlege bei der Standardversandart eine Versandart, die verwendet werden soll, falls keine Versandart vom Shop übergeben wird.
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Wenn du den Schalter Standardversandart auch bei fehlender Zuordnung verwenden aktivierst, wird diese nicht nur bei fehlenden Informationen zur Versandart im Shop gezogen, sondern auch, wenn gar keine Versandart zugeordnet ist.
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Verknüpfe bei Bedarf weitere Versandarten, in dem Du auf + Gruppe hinzufügen klickst.
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Fast-Lane Versandarten: Falls du deinen Kunden Express-Versandarten anbieten möchtest, kannst du auf dieses Feld klicken und dort die zutreffenden Versandarten anhaken.
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Belege im Autoversand erstellen: Wähle hier, welche Belege im Autoversand erstellt werden sollen. Die Option Nur Rechnung bietet sich z. B. an, wenn du einen Abholprozess abbilden möchtest.
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Ordne unter Artikelnummer für Versandkosten den Porto-Artikel zu, auf den Versandgebühren geschrieben werden sollen.
Achtung
Wenn du Artikel mit reduzierten Steuersätzen hast, aktiviere das Modul Versand Aufsplitten, damit der korrekte Steuersatz für die Versandkostenposition berechnet wird.
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Trage den Standort des Versandlagers ein, damit Steuern korrekt berechnet werden können.
Anmerkung
Berücksichtige im Zusammenhang der Steuern auch die Lieferschwellen-Thematik. Nähere Informationen dazu findest du hier.
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Falls du eine USt-Identprüfung bereits im Shop abgedeckt hast, kannst du den Auswahlschalter USt-IdNr. automatisch als geprüft kennzeichnen nach rechts stellen, um eine Doppelprüfung zu vermeiden.
Wichtig
Ein aktiv gesetzter Schalter übergibt stets das Kriterium USt-Id-Nr. ok. Nimmst du deine USt-Identprüfung nicht innerhalb von Xentral vor, musst du daher bereits im Shop sicherstellen, dass ausschließlich Aufträge positiv geprüfter Kunden übergeben werden.
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Wenn dein jährlicher EU-weite Gesamtumsatz unter 10.000 EUR liegt, kannst du aktivieren, um die Mehrwertsteuer im Land des Lagerstandortes zu entrichten.Besteuerung abhängig vom Lagerstandardort machen
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Wenn du Gesamtbetrag festsetzen aktivierst, übernimmt Xentral des Gesamtbetrag aus dem Verkaufskanal und berechnet ihn nicht als Summe aus den Einzelpreisen. So werden Rundungsdifferenzen vermieden. Aktivierst du diese Schaltfläche, kannst du im nächsten Feld die maximale Differenz zwischen den Beträgen in Verkaufskanal und Xentral definieren. Überschreitet die Differenz eines Auftrags die von dir festgelegte Grenze, so wird der Autoversand für diesen Auftrag deaktiviert und du kannst die notwendigen Korrekturen vornehmen.
Lege hier fest, wie Kommentare aus dem Shop-Beleg in Xentral übernommen werden sollen.
Unter “Kommentar aus Bestellung verarbeiten” stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
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“nicht beachten”: Kommentare werden nicht übernommen
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“in Freitext schreiben”: Kommentare werden in das Freitextfeld des Auftrags importiert
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“in interne Bezeichnung schreiben”: Kommentare werden in das Interne Bezeichnung Feld des Auftrags importiert
Setze den Auswahlschieber bei Autoversand bei Kommentar stoppen? nach rechts, wenn du verhindern möchtest, dass Aufträge mit Kommentar automatisch im Auto-Versand fortgeführt werden.
In den folgenden Feldern legst du fest, wie Kunden zwischen deinem Shop und Xentral verknüpft werden sollen. Wir unterscheiden zwischen im Shop angelegten Kunden und Gastkunden, die kein Konto angelegt haben.
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Für Kunden sowie für Kunden ohne Kundenkonto (Gastkunden) hast du folgende Optionen:
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Hast du bei mind. einem der beiden vorhergehenden Felder die Option “Kunde aus Bestellung auf einen bestehenden Kunden zuordnen” gewählt, legst du im Feld Kundenzuordnung fest, anhand welcher Kriterien die Zuordnung erfolgt, wobei die Prüfreihenfolge “Kundennummer” vor “Mail-Adresse” vor “Name & Adresse” ist.
Anmerkung
Beispiel: Du hast alle drei Möglichkeiten angehakt.
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Das System prüft als erstes, ob eine übereinstimmende Kundennummer vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, erfolgt die nächste Prüfrunde anhand der Mail-Adresse:
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Das System prüft, ob eine übereinstimmende Mail-Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, erfolgt der letzte Prüfschritt:
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Das System prüft, ob ein Datensatz mit übereinstimmendem Namen und Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, wird nach der Regel verfahren, die du im nächsten Schritt eingestellt hast.
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Bestimme schließlich im Feld Wenn kein Kunde gefunden wird, dann: wie verfahren werden soll, falls kein Kunde zugeordnet werden kann:
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Setze den Auswahlschieber bei Bestehende Kunden nur innerhalb des Projektes zuordnen? nach rechts, wenn du die Suche nach Kunden auf das Shopware6-spezifische Projekt in Xentral einschränken möchtest. Üblicherweise bleibt diese Schaltfläche deaktiviert.
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Hast du oben bei der Kundenanlage die Option “Jeden Kunden auf Default-Kunden schreiben” gewählt, trägst du schließlich im Feld “Default-Kunden auswählen” eine entsprechende Kundennummer ein.
Verknüpfe in diesem Bereich die in Shopware genutzen Länder mit ihren Entsprechungen in Xentral. Dies stellt sicher, dass bei Verkauf in mehrere Länder das richtige Land im Auftrag eingetragen wird.
In diesem Abschnitt kannst du festlegen, in welcher Sprache Belege ausgegeben werden sollen. Du kannst die Sprache aus dem Shop übernehmen oder eine manuelle Zuordnung hinterlegen.
Wichtig
Stelle sicher, dass die Sprachen, die du verwenden möchtest, in der Xentral-Sprachenliste angelegt sind. Weitere Hinweise dazu findest du hier.
Setze den Auftragsschalter nach rechts, wenn du in den Belegen die Artikelbezeichnung aus dem Xentral Artikelstamm andrucken möchtest. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn du im Shop andere Bezeichnungen (z. B. für SEO-Zwecke) verwendest, als du in der Auftragsabwicklung nutzen möchtest. Du kannst außerdem wählen, ob bzw. welche Artikelbeschreibung in den Auftragspositionen angezeigt werden soll:
Im Feld “Auftragsstatus für Auftragsstatus & Tracking Export” hast du folgende Wahlmöglichkeiten:
Tipp
Wenn du nur Auftragsstatus-, aber keine Tracking-Informationen übertragen möchtest, so wähle Sobald der Auftrag oder Teilauftrag abgeschlossen ist und deaktiviere Tracking Informationen zurückmelden.
Setze den Schalter “Aufträge automatisch im Shop stornieren” nach rechts, wenn du Aufträge, die in Xentral storniert werden, auch im Shop stornieren möchtest.
Anmerkung
Funktionserweiterung 02/2025: Falls du die Schnittstelle schon länger nutzt, kann es sein, dass du diesen Reiter noch nicht sehen kannst. Um ihn zu aktivieren, folge in Xentral dem Pfad Einstellungen > Verkaufen > Shops/Marktplätze > Shopware6-Connector > Einstellungen (Zahnrädchen) und aktiviere dort das Feature "Belege".
In diesem Reiter kannst du einstellen, dass Belege aus Xentral als PDF an den Shop exportiert werden. Um Rechnungs-Belege zu übertragen, aktiviere die Schaltfläche Rechnungsdokumente automatisch als PDF übertragen und bei Bedarf die Option Beleg in Shopware als "gesendet" markieren:
Wenn du alle Einstellungen in den Workflows vorgenommen hast, solltest du die Anbindung ausgiebig testen.
Schränke die Artikelzuordnung auf wenige Artikel ein.
Nutze einige Testdaten und führe die Tests mit Hilfe der Funktionen im Journal durch.
Sobald die Schnittstelle die Testdaten richtig und wie erwartet übergibt, kannst du mit der Produktiv-Schaltung fortfahren.
Viel Spaß mit deiner neuen Schnittstelle!