Im Bereich Workflows kannst du nun die Details zu den gewählten Features konfigurieren und die Features einzeln live schalten. Du erreichst die Workflows unter dem Pfad Einstellungen > Verkaufen > Shops / Marktplätze > Shopify Connector > Workflows.
Die Schaltfläche “Aktiv” steht dir in jedem Reiter zur Verfügung. Sie bezieht sich jeweils auf den Reiter, in dem du dich gerade befindest.
Hinweis
Setzt du den Schalter im Reiter “Artikel” nach rechts, startest du den Produktivmodus für genau diesen Datentyp, nicht aber für andere Datentypen.
Achtung
Bevor du den Produktivmodus für ein Feature aktivierst, stelle sicher, dass die Schnittstelle die Daten richtig übergibt! Beim Aktivieren werden die Prozesse zum Austausch der Daten im Hintergrund automatisch gestartet und ausgeführt.
Im Folgenden findest du zu jedem Feature detaillierte Konfigurationsmöglichkeiten.
Um das Nettogewicht an den Shop zu übertragen, setze hier den Schalter nach rechts, andernfalls wird das Gewicht übertragen.
Bestimme, wie Artikel von Xentral an den Shop übertragen werden sollen:
Bei der Update Strategie hast du folgende Möglichkeiten:
Wenn Artikel, die du in Xentral löschst, automatisch im Shop gelöscht werden sollen, setze den Auswahlschalter “Produkte automatisch in Shop löschen?” nach rechts.
Anmerkung
Wird ein Matrixartikel gelöscht, werden alle zugehörigen Varianten im Shop gelöscht.
Lege im folgenden Abschnitt die Steuereinstellungen fest:
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“Collection für reduzierten Steuersatz”: Falls es in deinem Shop Artikel gibt, für die ein reduzierter Steuersatz gilt, wähle hier die entsprechende Kollektion aus Shopify aus, um die richtige Steuerberechnung sicherzustellen.
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“Connection für befreiten Steuersatz”: Falls es in deinem Shop Artikel gibt, für die eine Steuerbefreiung gilt, wähle hier die entsprechende Kollektion aus Shopify aus, um die richtige Steuerberechnung sicherzustellen.
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“Steuersatz (normal)”: Trage hier den Prozentwert (ohne Prozentzeichen) für normal besteuerte Artikel ein. (In Deutschland derzeit 19%)
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“Steuersatz (ermäßigt)”: Trage hier den Prozentwert (ohne Prozentzeichen) für Artikel mit ermäßigtem Steuersatz ein. (In Deutschland derzeit 7%)
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“Nettopreise übertragen”: Stelle den Schalter nach rechts, wenn du im Shop Nettopreise gepflegt hast, oder auf links für Bruttopreise.
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“Land des Firmensitzes”: Wähle hier das Land aus, in dem deine Firma sitzt.
Bei den Freifeldern hast du die Möglichkeit, Xentral Freifelder oder Xentral Eigenschaften an Metafelder in Shopify zu übertragen. Folgende Optionen stehen zur Wahl:
Freifeld zu Metafeld:
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Freifelder aus Xentral übernehmen: Freifelder aus Xentral werden automatisch in gleich lautende Metafelder geschrieben.
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Manuelle Zuordnungstabelle: Freifelder aus Xentral werden den Metafeldern manuell zugeordnet.
Eigenschaft zu Metafeld:
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Eigenschaften aus Xentral automatisch in verfügbare Freifelder schreiben: Eigenschaften aus Xentral werden automatisch in gleich lautende Metafelder geschrieben.
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Eigenschaften aus Xentral den Shop verfügbaren Freifeldern manuell zuordnen: Eigenschaften aus Xentral werden den Metafeldern manuell zugeordnet.
Bei der Manuellen Zuordnungstabelle und bei Eigenschaften aus Xentral den Shop verfügbaren Freifeldern manuell zuordnen erscheint eine Tabelle, in der du die Zuordnung eintragen kannst:
Triff hier eine Auswahl, welchem Shopify-Vertriebskanal die Artikel zugeordnet werden sollen.
Hier legst du fest, welche Kategorien aus dem Xentral Artikelbaum in die Kategorien der Shopify Produkttaxonomie übertragen werden werden.
Anmerkung
Es erfolgt keine direkte Verknüpfung “Artikelkategorie zu Kollektion”. Wir verknüpfen Xentral Artikel-Tags mit Shopify Produkttags und den Xentral Artikelbaum mit der Shopify Produkttaxonomie. Wenn du Kollektionen auf Basis von Tags anlegen möchtest, erfolgt dies innerhalb Shopify mit automatisierten Anlage.
Für die erste Gruppe klicke auf + Gruppe hinzufügen und ordne eine (Unter-)Kategorie des Xentral-Artikelbaums einer Shopify-Kategorie zu. Optional kannst du weitere Kategorien verknüpfen.
Setze den Schalter Warengruppe in Produkttyp übertragen? nach rechts, wenn du die Xentral Artikelkategorie in den Shopify Produkttyp übertragen möchtest.
“Lager Zuordnung”: Verknüpfe hier die Lagerorte aus Xentral mit den entsprechenden Standorten des Shops.
Tipp
Wenn du einen neuen Lagerort angelegt hast, der im Auswahlfeld noch nicht zur Verfügung steht, klicke auf Optionen neu laden, um die Auswahl zu aktualisieren.
Wähle folgende Optionen aus, um die an den Shop übertragene Bestandsmenge zu manipulieren:
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“Reservierungen beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn die reservierte Menge vom Lagerbestand abgezogen werden soll.
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“Offene Bestellungen beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn offene Auftragsmengen abgezogen werden sollen.
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“Lagerkorrekturwert beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn der Lagerbestand um den im Artikel festgelegten Lagerkorrekturwert verändert werden soll. Das Feld “Lagerkorrekturwert” findest du unter Artikel > Details > Online-Shop Optionen, Bereich Lagerbestand.
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“Pseudo Lagerzahl statt echten Lagerzahlen verwenden”: Setze den Schalter nach rechts, wenn statt dem berechneten Lagerbestand eine im Artikelstamm festgelegte Pseudomenge übertragen werden soll. Das Feld Pseudo Lagerzahl findest du ebenfalls unter Artikel > Details > Online-Shop Optionen, Bereich Lagerbestand.
Der Reiter Aufträge ist das Kernstück der Workflow-Konfiguration. Hier legst du fest
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ab welchem Zahlungsstatus Shopbestellungen zu Xentral importiert werden und wie Zahlungen gehandhabt werden,
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wie Vertriebskanäle zugeordnet werden,
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wie Lieferbedingungen verknüpft werden,
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auf welche Artikelnummern Versandgebühren und Rabatte gebucht werden,
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wie mit Kommentaren verfahren werden soll und
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wie Kunden angelegt und zugeordnet werden.
Bestimme, welche Zahlungsstatus als Auslöser für den Import aus dem Shop dienen sollen:
Wähle ein Standardprojekt, das standardmäßig in die importierten Aufträge eingefügt wird.
Sofern du unterschiedliche Vertriebskanäle in deinem Shop angelegt hast, kannst du sie unter Sales Channel > Projekt Zuordnung mit den dazugehörigen Xentral-Projekten verknüpfen
Außerdem kannst Du bestimmte Tags aus Shopify-Bestellungen einem Xentral-Projekt zuordnen. Beachte, dass diese Einstellung eine eventuelle Zuordnung über den Sales-Channel überschreibt.
Hinterlege bei der Standardzahlungsart eine Zahlungsweise, die verwendet werden soll, falls keine Zahlungsweise vom Shop übergeben wird.
Verknüpfe bei Bedarf weitere Zahlungsweisen, in dem du auf + Gruppe hinzufügen klickst.
Du kannst außerdem Zahlungsarten auswählen, für die kein Autoversand gelten soll. Solche Aufträge werden importiert und können im weiteren Verlauf manuell in den Versand gegeben werden.
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Hinterlege bei Welche Lieferbedingungen sollen für den Bestellimport für diesen Onlineshop gelten? eine feste Lieferbedingung, die bei importierten Belegen eingetragen wird. Möchtest du keine Lieferbedingungen nutzen, kannst du das Feld leer lassen.
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Hinterlege bei der Standardversandart eine Versandart, die verwendet werden soll, falls keine Versandart vom Shop übergeben wird.
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Verknüpfe bei Bedarf weitere Versandarten, in dem Du auf + Gruppe hinzufügen klickst.
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Fast-Lane Versandarten: Falls du deinen Kunden Express-Versandarten anbieten möchtest, kannst du auf dieses Feld klicken und dort die zutreffenden Versandarten anhaken.
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Belege im Autoversand erstellen: Wähle hier, welche Belege im Autoversand erstellt werden sollen. Die Option Nur Rechnung bietet sich z. B. an, wenn du einen Abholprozess abbilden möchtest.
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Ordne hier den Porto-Artikel zu, auf den Versandgebühren geschrieben werden sollen.
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Belässt du den Auswahlschalter Befreiten Steuersatz bei fehlender Steuerinformation übertragen links (Standardeinstellung), erscheint beim Auftragsimport eine Fehlermeldung, falls Steuerinformationen in den Auftragspositionen fehlen. Setze den Auswahlschalter nach rechts, falls du Steuerinformationen bewusst nicht übertragen möchtest. So unterbindest du an dieser Stelle ungewollte Fehlermeldungen.
Anmerkung
Berücksichtige im Zusammenhang der Steuern auch die Lieferschwellen-Thematik. Nähere Informationen dazu findest du hier.
- Trage den Standort des Versandlagers ein, damit Steuern korrekt berechnet werden können
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Falls du eine USt-Identprüfung bereits im Shop abgedeckt hast, kannst du den Auswahlschalter USt-IdNr. automatisch als geprüft kennzeichnen hier nach rechts stellen, um eine Doppelprüfung zu vermeiden.
Wichtig
Ein aktiv gesetzter Schalter übergibt stets das Kriterium USt-Id-Nr. ok. Nimmst du deine USt-Identprüfung nicht innerhalb von Xentral vor, musst du daher bereits im Shop sicherstellen, dass ausschließlich Aufträge positiv geprüfter Kunden übergeben werden.
Lege hier fest, wie Kommentare aus dem Shop-Beleg in Xentral übernommen werden sollen.
Unter “Kommentar aus Bestellung verarbeiten” stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
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“nicht beachten”: Kommentare werden nicht übernommen
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“in Freitext schreiben”: Kommentare werden in das Freitextfeld des Auftrags importiert
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“in interne Bezeichnung schreiben”: Kommentare werden in das Interne Bezeichnung Feld des Auftrags importiert
Setze den Auswahlschieber bei Autoversand bei Kommentar stoppen? nach rechts, wenn du verhindern möchtest, dass Aufträge mit Kommentar automatisch im Auto-Versand fortgeführt werden.
In den folgenden Feldern legst du fest, wie Kunden zwischen deinem Shop und Xentral verknüpft werden sollen. Wir unterscheiden zwischen im Shop angelegten Kunden und Gastkunden, die kein Konto angelegt haben.
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Für Kunden sowie für Kunden ohne Kundenkonto (Gastkunden) hast du folgende Optionen:
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Hast du bei mind. einem der beiden vorhergehenden Felder die Option “Kunde aus Bestellung auf einen bestehenden Kunden zuordnen” gewählt, legst du im Feld Kundenzuordnung fest, anhand welcher Kriterien die Zuordnung erfolgt, wobei die Prüfreihenfolge “Kundennummer” vor “Mail-Adresse” vor “Name & Adresse” ist.
Anmerkung
Beispiel: Du hast alle drei Möglichkeiten angehakt.
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Das System prüft als erstes, ob eine übereinstimmende Kundennummer vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, erfolgt die nächste Prüfrunde anhand der Mail-Adresse:
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Das System prüft, ob eine übereinstimmende Mail-Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, erfolgt der letzte Prüfschritt:
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Das System prüft, ob ein Datensatz mit übereinstimmendem Namen und Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, wird nach der Regel verfahren, die du im nächsten Schritt eingestellt hast.
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Bestimme schließlich im Feld Wenn kein Kunde gefunden wird, dann: wie verfahren werden soll, falls kein Kunde zugeordnet werden kann:
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Setze den Auswahlschieber bei Bestehende Kunden nur innerhalb des Projektes zuordnen? nach rechts, wenn du die Suche nach Kunden auf das Shopify-spezifische Projekt in Xentral einschränken möchtest.
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Hast du oben bei der Kundenanlage die Option “Jeden Kunden auf Default-Kunden schreiben” gewählt, trägst du schließlich im Feld “Default-Kunden auswählen” eine entsprechende Kundennummer ein.
Wenn du POS-Kunden hast, wähle im Auswahlfeld “Ja” und gib im nächsten Feld die gewünschte allgemeine Kundennummer an.
Anmerkung
Dies ist nur zutreffend, falls du deinen Shop für Kunden nutzt, die vor Ort im Laden kaufen und von denen dir nicht alle Daten vorliegen, um ein einzelnes Kundenkonto anzulegen.
Tipp
Wenn du sowohl POS- als auch Online-Kunden hast, kannst du über die Saleschannel-Zuordnung für jeden Vertriebskanal unterschiedliche Projekte zuordnen, um die Prozesse unterschiedlich steuern und auswerten zu können.
Setze den Auftragsschalter nach rechts, wenn du in den Belegen die Artikelbezeichnung aus dem Xentral Artikelstamm andrucken möchtest. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn du im Shop andere Bezeichnungen (z. B. für SEO-Zwecke) verwendest, als du in der Auftragsabwicklung nutzen möchtest.
In diesem Abschnitt kannst du festlegen, in welcher Sprache Belege ausgegeben werden sollen. Du kannst die Sprache aus dem Shop übernehmen oder eine manuelle Zuordnung hinterlegen.
Wichtig
Stelle sicher, dass die Sprachen, die du verwenden möchtest, in der Xentral-Sprachenliste angelegt sind. Weitere Hinweise dazu findest du hier.
Im Feld “Auftragsstatus für Auftragsstatus & Tracking Export” hast du folgende Wahlmöglichkeiten:
Setze den Schalter “Aufträge automatisch im Shop stornieren” nach rechts, wenn du Aufträge, die in Xentral storniert werden, auch im Shop stornieren möchtest.
Wenn in Xentral erstellte Retouren an den Shop übertragen werden sollen, setze den Schalter im entsprechenden Feld nach rechts.
Klicke auf + Gruppe hinzufügen, um die Versanddienstleister aus deinem Shop mit den Versandarten in Xentral zu verknüpfen.
Wenn du alle Einstellungen in den Workflows vorgenommen und getestet hast, kann es losgehen. Klicke bei allen Features, die du nutzen möchtest, beim Integrationsmodus auf Aktiv (rechts) und auf Speichern.
Anmerkung
Stelle sicher, dass du alle Workflows korrekt eingerichtet und anschließend getestet hast, bevor du deine Anbindung live schaltest! Nutze für deine Tests die Funktionen im Journal.
Anmerkung
Sollten nicht alle Pflichtfelder (mit * gekennzeichnet) ausgefüllt sein, erhälst du eine Fehlermeldung.
Überprüfe das Register auf nicht ausgefüllte Pflichtfelder.
Trage die geforderten Werte ein, speichere und aktiviere die Integration anschließend erneut.
Nach Aktivierung befindet sich das Feature im Produktivmodus: