The translation module in xentral ERP is designed to simplify communication between you and your customers. Individual translations can be created and customized for any language imaginable.
The languages can be linked to the customer afterwards and thus quotations, orders, invoices etc. can be issued in the respective customer language and sent to the customer.
Translations is an ideal feature to increase customer loyalty and brand awareness of the company.
Documents such as offer, order, invoice, delivery note, credit note and purchase order can also be translated into english.
Administration > Settings > System > Translations
The overview of used texts can be found under Administration > Settings > System > Translations.
In this overview ONLY text names appear that are in use.
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To create a new text module click on +NEW
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The language can be set to "english" or other supported languages (see menu item below)
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Create document and call PDF
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All text descriptions that are in use appear in the list of translations and can be changed there
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Red text fields: There is no translation here yet or only a standard translation
To edit a text, click on the pen icon.
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The wording to be translated is entered into the first field Translation
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Click on the Save button at the bottom right to save the translation
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job_designation_processor
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job_designation_sales
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job_designation_order_number
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job_header
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job_footer
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invoice_header
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invoice_footer
For payment status
The {PAYMENT STATUS} variable can be used to output the payment status in the text templates.
Open and Paid can then be translated like this:
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invoice_footer_open
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invoice_footer_paid
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document_quantity
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document_article_number
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document_article
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document_total
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document_mwst
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document_zzglmwst
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document_single
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document_piece
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document_total
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document_page
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document_pagefrom
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document_date
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document_quote_request
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document_quote
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document_order
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document_invoice_delivery
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document_contact
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document_invoice_date
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document_invoice
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document_draft
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document_invoice_copy
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document_order_confirmation
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document_order_date
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document_checklist
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document_proforma_invoice up to 16.1
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document_order_record as of 16.2
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document_delivery date
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document_delivery_note
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document_order
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document_order_quotation_number
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document_order_our_customer_number
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document_order_date
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document_order_purchase
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document_order_no_article_number
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document_order_order_number
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document_order_confirmation
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document_delivery_date_immediately
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document_order_our_article_number
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document_order_quantity_invpe
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document_payment_invoice
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document_discount
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document_credit_statement
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document_piece
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document_total
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document_item
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document_scale_price_from (from 19.1)
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document_scale_price_piece (from 19.1)
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document_offer
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document_order
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document_invoice
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document_credit_note
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document_cancellation_invoice (→ for "cancellation invoice/invoice correction")
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document_delivery_note
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document_order
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document_invoice_title: Invoice document caption → DE:Rechnung, EN:Invoice
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document_position: Table label position column → DE:Pos, EN:Pos
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document_article_number: Table caption article number column → DE:Artikelnr, EN:Article No
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document_article: Table caption article description column → DE:Artikel, EN:Description
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document_delivery_date: Table caption delivery date column → DE: Lieferdatum, EN: Shipment date
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document_quantity: Table caption quantity column → DE:Menge, EN: Qty
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document_total: Table caption total column → DE: Gesamt, EN: Amount
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document_mwst: Table caption VAT column → DE: MwSt, EN: Vat
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document_stueck: Table label unit price → DE: Stck, EN: Unit price
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document_page: Label for document page → DE: Seite, EN: Page
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order_designation_sales: Label for sales agent → DE: Vertrieb, EN: Sales Agent
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document_mahnung1: Label for reminder document → DE: 1. Mahnung, EN: 1st demand note
As described in the following example, you can adapt or change the identifiers or variables of your documents with the help of the translation tool.
At this point, the column identifier "MwSt." (VAT) of the article table is to be replaced by "USt." (sales tax).
To swap the identifiers, the relevant variable is to be searched for in the translation tool (the module can be found in the search field by entering Translations). There, the desired word is entered in the search field, in this case "MwSt.".
In this case it is {dokument_mwst}. To edit it, click on the pen icon.
Swap the value "MwSt." with "USt." in the German translation of the variable.
Finally, check in the document preview if the change has been accepted by the system.
In the documents such as offer, invoice, order, delivery bill, credit bill and purchase order, the displayed texts can be edited. For this purpose, a text must be defined in the Translations module for the corresponding text module. If no text exists, the standard system text described here is used.
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dokument_rechnung_titel (deutsch) = "Rechnung";
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dokument_rechnung_titel (englisch) = "Invoice";
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dokument_position (deutsch) = "Pos";
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dokument_position (englisch) = "Pos";
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dokument_artikelnummer (deutsch) = "Artikelnr";
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dokument_artikelnummer (englisch) = "Article No";
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dokument_artikel (deutsch) = "Artikel";
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dokument_artikel (englisch) = "Description";
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dokument_menge (deutsch) = "Menge";
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dokument_menge (englisch) = "Qty";
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dokument_gesamt (deutsch) = "Gesamt";
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dokument_gesamt (englisch) = "Amount";
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dokument_mwst (deutsch) = "MwSt.";
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dokument_mwst (englisch) = "Vat";
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dokument_zzglmwst (deutsch) = "zzgl. MwSt.";
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dokument_zzglmwst (englisch) = "excl. Vat";
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dokument_inklmwst (deutsch) = "inkl. MwSt.";
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dokument_inklmwst (englisch) = "incl. Vat";
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dokument_rabatt (deutsch) = "Rabatt";
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dokument_rabatt (englisch) = "Discount";
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dokument_stueck (deutsch) = "Stck";
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dokument_stueck (englisch) = "Unit price";
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dokument_einzel (deutsch) = "Einzel";
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dokument_einzel (englisch) = "Unit price";
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dokument_einheit (deutsch) = "Einheit";
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dokument_einheit (englisch) = "Unit";
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dokument_gesamtnetto (deutsch) = "Gesamt netto";
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dokument_gesamtnetto (englisch) = "Net total";
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dokument_seite (deutsch) = "Seite";
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dokument_seite (englisch) = "Page";
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dokument_seitevon (deutsch) = "von";
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dokument_seitevon (englisch) = "of";
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dokument_datum (deutsch) = "Datum";
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dokument_datum (englisch) = "Date";
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dokument_angebot_anfrage (deutsch) = "Ihre Anfrage";
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dokument_angebot_anfrage (englisch) = "Your request";
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dokument_angebot (deutsch) = "Angebot";
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dokument_angebot (englisch) = "Quote";
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dokument_bestellung (deutsch) = "Bestellung";
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dokument_bestellung (englisch) = "Order";
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dokument_bestellung_angebotnummer (deutsch) = "Ihr Angebot";
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dokument_bestellung_angebotnummer (englisch) = "Your Quote";
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dokument_bestellung_unserekundennummer (deutsch) = "Unsere Kunden-Nr.";
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dokument_bestellung_unserekundennummer (englisch) = "Our Customer No.";
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dokument_bestelldatum (deutsch) = "Bestelldatum";
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dokument_bestelldatum (englisch) = "Order date";
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dokument_bestellung_einkauf (deutsch) = "Einkauf";
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dokument_bestellung_einkauf (englisch) = "Purchaser";
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dokument_bestellung_keineartikelnummer (deutsch) = "siehe Artikel-Nr.";
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dokument_bestellung_keineartikelnummer (englisch) = "see Article No.";
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dokument_lieferdatum_sofort (deutsch) = "sofort";
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dokument_lieferdatum_sofort (englisch) = "immediately";
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dokument_bestellung_unsereartikelnummer (deutsch) = "Unsere Artikel-Nr.";
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dokument_bestellung_unsereartikelnummer (englisch) = "Our Article No.";
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dokument_bestellung_bestellnummer (deutsch) = "Best-Nr.";
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dokument_bestellung_bestellnummer (englisch) = "Order No.";
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dokument_bestellung_mengeinvpe (deutsch) = "Menge in VPE";
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dokument_bestellung_mengeinvpe (englisch) = "Packaging unit";
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dokument_auftrag (deutsch) = "Auftrag";
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dokument_auftrag (englisch) = "Sales order";
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dokument_auftrag_auftragsbestaetigung (deutsch) = "Auftragsbestätigung";
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dokument_auftrag_auftragsbestaetigung (englisch) = "Confirmation of order";
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dokument_lieferdatum (deutsch) = "Lieferdatum";
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dokument_lieferdatum (englisch) = "Shipment date";
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dokument_lieferschein (deutsch) = "Lieferschein";
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dokument_lieferschein (englisch) = "Delivery note";
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dokument_ansprechpartner (deutsch) = "Ansprechpartner";
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dokument_ansprechpartner (englisch) = "Contact person";
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dokument_rechnungsdatum (deutsch) = "Rechnungsdatum";
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dokument_rechnungsdatum (englisch) = "Invoice date";
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dokument_auftragsdatum (deutsch) = "Auftragsdatum";
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dokument_auftragsdatum (englisch) = "Order date";
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dokument_rechnung (deutsch) = "Rechnung";
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dokument_rechnung (englisch) = "Invoice";
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dokument_gutschrift (deutsch) = "Gutschrift";
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dokument_gutschrift (englisch) = "Credit note";
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dokument_stueckliste (deutsch) = "Stückliste";
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dokument_stueckliste (englisch) = "BOM";
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dokument_proformarechnung (deutsch) = "Proformarechnung";
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dokument_proformarechnung (englisch) = "Proforma invoice";
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dokument_entwurf (deutsch) = "Entwurf";
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dokument_entwurf (englisch) = "Draft";
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dokument_rechnung_kopie (deutsch) = "doppel";
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dokument_rechnung_kopie (englisch) = "copy";
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dokument_skonto (deutsch) = "Skonto";
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dokument_skonto (englisch) = "Discount";
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dokument_skontoanderezahlungsweisen (deutsch) = "Skonto x% aus Zahlungskonditionen";
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dokument_innerhalb (deutsch) = "innerhalb";
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dokument_innerhalb (englisch) = "within";
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dokument_tagen (deutsch) = "Tagen";
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dokument_tagen (englisch) = "days";
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dokument_tagebiszum (deutsch) = "Tage bis zum";
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dokument_tagebiszum (englisch) = "days to the";
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dokument_offene_lastschriften (deutsch) = "Der Betrag wird mit offenen Lastschriften verrechnet.";
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dokument_auszahlungskonditionen (deutsch) = "aus Zahlungskonditionen";
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dokument_zahlung_rechnung_anab (deutsch) = "Rechnung zahlbar innerhalb {ZAHLUNGSZIELTAGE} Tage.";
Additional variables that have no text (in German) by default:
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eigener_skontotext_anab (deutsch) => Zahlungsweisen: Eigener Skontotext (wenn Skonto > 0%) Satz in Angebot/Auftrag (DE);
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eigener_skontotext_re (deutsch) => Zahlungsweisen: Eigener Skontotext (wenn Skonto > 0%) Satz in RE (DE);
Question: I want to translate a variable, but I don't know what it is called. Where can I find an overview?
Answer: Under Administration > Settings > System > Translation you can find a relevant list of variables for your document, provided that the customer/supplier is created with a different language for the documents.
Question: How do the translations (entries) get into the translation table in the company settings?
Answer: To translate documents in general:
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Create a customer with language English
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Create a document on this customer (e.g. offer)
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Release the document and click in the preview (Tab > Preview)
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Then the missing translations are loaded into the translation table at the back of the document
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These entries can then be changed
Question: How can I translate the own discount text in the payment methods?
Answer: The variables for the own cash discount text would be as follows:
own_skontotext_anab ⇒ payment methods: Own discount text (if discount > 0%) record in offer/order (DE);
own_skontotext_re ⇒ payment methods: Own cash discount text (if cash discount > 0%) record in RE (DE);
For the following fields in basic settings ⇒ Payment methods:
Question: How can I change the expression "incl. VAT 19%" on the document to "plus VAT"?
Answer: This is possible via the translation of the following variable: dokument_inklmwst
Thus, the net/gross specific text can also be made neutral in just "VAT".
Question: How can I translate an order with a different name (e.g. "proforma invoice") into English? It still uses the translation "confirmation of order" even with the hook proforma invoice.
Answer:
For this you still need to create the translation of the deviating order designation.
There is directly under Administration > Settings > System > Basic settings > System also a globe next to the field Label deviating order give (best to find via the search). Then you can create the translation directly through this shortcut and do not need to go to the translation module.
Alternatively, you can create the translation in the Translations module as always:
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Go to Administration > Settings > System > Translations > Variables and click on "Load missing translations".
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Go to the Overview tab and find the variable designation order set.
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Create the English translation of the different order designation, e.g. "Proforma invoice".