The translation module in Xentral simplifies communication between you and your customers. The module allows you to create and customize individual translations for each language.
You can link the languages to the customer afterwards. This way, you can create quotes, orders, invoices and other receipts in the respective customer language and send them to your customers.
In the General Settings > Receipts > Translations menu, documents such as offer, sales order, invoice, delivery note, credit note and purchase order can be translated into English.
The overview of the texts used can be found under General Settings > Receipts > Translations.
In this overview, only the texts that are in use appear.
-
Click on +NEW to create a new text block
-
The language can be set to English or other supported languages (see menu item below)
-
Creating a document and accessing the PDF
-
All texts that are in use appear in the list of translations and can be modified there
-
Red text fields: There is no translation or only one default translation here
Click the pencil icon to edit a text.
-
Enter the texts to be translated in the first field.
-
Then click on Save at the bottom right.
-
order_name_processor
-
order_designation_sales
-
order_name_order number
-
order_header
-
order_footer
-
rechnung_header
-
rechnung_footer
For the payment status
With the variable {PAYMENTSTATUS} you can output the payment status in the text templates.
Open and Paid can then be translated as follows:
-
gutschrift_header
-
gutschrift_footer
-
dokument_menge
-
document_article number
-
document_article
-
Document_total
-
dokument_mwst
-
dokument_zzglmwst
-
document_individual
-
dokument_stueck
-
Document_totalnet
-
document_page
-
document_pageby
-
dokument_datum
-
document_offer_request
-
document_offer
-
document_job
-
document_invoice_delivery
-
document_contact person
-
document_invoice date
-
document_invoice
-
document_draft
-
document_invoice_copy
-
document_order_order confirmation
-
document_order date
-
document_partslist
-
document_proformainvoice until 16.1
-
designation order replacement from 16.2
-
document_delivery date
-
document_delivery note
-
document_order
-
document_order_offer number
-
document_order_oursecond number
-
document_order date
-
document_order_purchase
-
document_order_noitem number
-
document_order_order number
-
document_order_confirmation
-
document_delivery date_immediately
-
document_order_our article number
-
document_order_quantityinvpe
-
document_payment_invoice_anab
-
dokument_rabatt
-
dokument_gutschrift
-
dokument_stueck
-
dokument_gesamt_total
-
document_position
-
document_staffelpreis_von (from 19.1)
-
document_staffelpreis_pct (from 19.1)
-
document_offer
-
document_job
-
document_invoice
-
dokument_gutschrift
-
name cancellation invoice (→ for “cancellation invoice/invoice correction”)
-
document_delivery note
-
document_order
-
document_invoice_title: Label of the invoice document → EN:Invoice, EN:Invoice
-
document_position: Table Label Position Column → DE:Pos, EN:Pos
-
document_article number: Table Label Article Number Column → EN:Article No, EN:Article No
-
document_article: Table Label Article Description Column → EN:Article, EN:Description
-
document_delivery date: Table label Delivery date column → DE: Delivery date, EN: Shipment date
-
dokument_menge: Table Label Quantity Column → DE:Quantity, EN: Qty
-
document_total: Table label Total column → DE: Total, EN: Amount
-
dokument_mwst: Table label VAT column → DE: MwSt., EN: Vat
-
document_piece: Table label Unit price → DE: Stck, EN: Unit price
-
document_page: Label for document page → DE: Page, EN: Page
-
order_designation_sales: Labeling for Sales → DE: Sales, EN: Sales Agent
-
document_reminder1: Label for dunning document → DE: 1. Reminder, EN: 1st Demand Note
As described in the following example, you can customize the identifiers or variables of your documents using the translation tool.
At this point, the column identifier “VAT” of the article table should be replaced by “VAT”.
To swap identifiers, search for the relevant variable in the translation tool (the module can be found in the search field by typing "translations"). There, the desired word is entered in the search field, in this case "VAT".
In this case, this is {document_mwst}. Click on the pen icon on the right to edit.
Swap the value “VAT” with “VAT” in the German translation of the variable.
Then check the document preview to see if the change has been applied by the system.
You can edit the displayed texts in the documents such as offer, invoice, sales order, delivery note, credit note and purchase order. For this purpose, a text must be defined in the Translations module for the corresponding text module. If no text exists, the default text described here is used.
-
dokument_rechnung_titel (deutsch) = "Rechnung";
-
dokument_rechnung_titel (englisch) = "Invoice";
-
dokument_position (deutsch) = "Pos";
-
dokument_position (englisch) = "Pos";
-
dokument_artikelnummer (deutsch) = "Artikelnr";
-
dokument_artikelnummer (englisch) = "Article No";
-
dokument_artikel (deutsch) = "Artikel";
-
dokument_artikel (englisch) = "Description";
-
dokument_menge (deutsch) = "Menge";
-
dokument_menge (englisch) = "Qty";
-
dokument_gesamt (deutsch) = "Gesamt";
-
dokument_gesamt (englisch) = "Amount";
-
dokument_mwst (deutsch) = "MwSt.";
-
dokument_mwst (englisch) = "Vat";
-
dokument_zzglmwst (deutsch) = "zzgl. MwSt.";
-
dokument_zzglmwst (englisch) = "excl. Vat";
-
dokument_inklmwst (deutsch) = "inkl. MwSt.";
-
dokument_inklmwst (englisch) = "incl. Vat";
-
dokument_rabatt (deutsch) = "Rabatt";
-
dokument_rabatt (englisch) = "Discount";
-
dokument_stueck (deutsch) = "Stck";
-
dokument_stueck (englisch) = "Unit price";
-
dokument_einzel (deutsch) = "Einzel";
-
dokument_einzel (englisch) = "Unit price";
-
dokument_einheit (deutsch) = "Einheit";
-
dokument_einheit (englisch) = "Unit";
-
dokument_gesamtnetto (deutsch) = "Gesamt netto";
-
dokument_gesamtnetto (englisch) = "Net total";
-
dokument_seite (deutsch) = "Seite";
-
dokument_seite (englisch) = "Page";
-
dokument_seitevon (deutsch) = "von";
-
dokument_seitevon (englisch) = "of";
-
dokument_datum (deutsch) = "Datum";
-
dokument_datum (englisch) = "Date";
-
dokument_angebot_anfrage (deutsch) = "Ihre Anfrage";
-
dokument_angebot_anfrage (englisch) = "Your request";
-
dokument_angebot (deutsch) = "Angebot";
-
dokument_angebot (englisch) = "Quote";
-
dokument_bestellung (deutsch) = "Bestellung";
-
dokument_bestellung (englisch) = "Order";
-
dokument_bestellung_angebotnummer (deutsch) = "Ihr Angebot";
-
dokument_bestellung_angebotnummer (englisch) = "Your Quote";
-
dokument_bestellung_unserekundennummer (deutsch) = "Unsere Kunden-Nr.";
-
dokument_bestellung_unserekundennummer (englisch) = "Our Customer No.";
-
dokument_bestelldatum (deutsch) = "Bestelldatum";
-
dokument_bestelldatum (englisch) = "Order date";
-
dokument_bestellung_einkauf (deutsch) = "Einkauf";
-
dokument_bestellung_einkauf (englisch) = "Purchaser";
-
dokument_bestellung_keineartikelnummer (deutsch) = "siehe Artikel-Nr.";
-
dokument_bestellung_keineartikelnummer (englisch) = "see Article No.";
-
dokument_lieferdatum_sofort (deutsch) = "sofort";
-
dokument_lieferdatum_sofort (englisch) = "immediately";
-
dokument_bestellung_unsereartikelnummer (deutsch) = "Unsere Artikel-Nr.";
-
dokument_bestellung_unsereartikelnummer (englisch) = "Our Article No.";
-
dokument_bestellung_bestellnummer (deutsch) = "Best-Nr.";
-
dokument_bestellung_bestellnummer (englisch) = "Order No.";
-
dokument_bestellung_mengeinvpe (deutsch) = "Menge in VPE";
-
dokument_bestellung_mengeinvpe (englisch) = "Packaging unit";
-
dokument_auftrag (deutsch) = "Auftrag";
-
dokument_auftrag (englisch) = "Sales order";
-
dokument_auftrag_auftragsbestaetigung (deutsch) = "Auftragsbestätigung";
-
dokument_auftrag_auftragsbestaetigung (englisch) = "Confirmation of order";
-
dokument_lieferdatum (deutsch) = "Lieferdatum";
-
dokument_lieferdatum (englisch) = "Shipment date";
-
dokument_lieferschein (deutsch) = "Lieferschein";
-
dokument_lieferschein (englisch) = "Delivery note";
-
dokument_ansprechpartner (deutsch) = "Ansprechpartner";
-
dokument_ansprechpartner (englisch) = "Contact person";
-
dokument_rechnungsdatum (deutsch) = "Rechnungsdatum";
-
dokument_rechnungsdatum (englisch) = "Invoice date";
-
dokument_auftragsdatum (deutsch) = "Auftragsdatum";
-
dokument_auftragsdatum (englisch) = "Order date";
-
dokument_rechnung (deutsch) = "Rechnung";
-
dokument_rechnung (englisch) = "Invoice";
-
dokument_gutschrift (deutsch) = "Gutschrift";
-
dokument_gutschrift (englisch) = "Credit note";
-
dokument_stueckliste (deutsch) = "Stückliste";
-
dokument_stueckliste (englisch) = "BOM";
-
dokument_proformarechnung (deutsch) = "Proformarechnung";
-
dokument_proformarechnung (englisch) = "Proforma invoice";
-
dokument_entwurf (deutsch) = "Entwurf";
-
dokument_entwurf (englisch) = "Draft";
-
dokument_rechnung_kopie (deutsch) = "doppel";
-
dokument_rechnung_kopie (englisch) = "copy";
-
dokument_skonto (deutsch) = "Skonto";
-
dokument_skonto (englisch) = "Discount";
-
dokument_skontoanderezahlungsweisen (deutsch) = "Skonto x% aus Zahlungskonditionen";
-
dokument_innerhalb (deutsch) = "innerhalb";
-
dokument_innerhalb (englisch) = "within";
-
dokument_tagen (deutsch) = "Tagen";
-
dokument_tagen (englisch) = "days";
-
dokument_tagebiszum (deutsch) = "Tage bis zum";
-
dokument_tagebiszum (englisch) = "days to the";
-
dokument_offene_lastschriften (deutsch) = "Der Betrag wird mit offenen Lastschriften verrechnet.";
-
dokument_auszahlungskonditionen (deutsch) = "aus Zahlungskonditionen";
-
dokument_zahlung_rechnung_anab (deutsch) = "Rechnung zahlbar innerhalb {ZAHLUNGSZIELTAGE} Tage.";
Additional variables that have no text (in German) by default:
-
eigener_skontotext_anab (deutsch) => Zahlungsweisen: Eigener Skontotext (wenn Skonto > 0%) Satz in Angebot/Auftrag (DE);
-
eigener_skontotext_re (deutsch) => Zahlungsweisen: Eigener Skontotext (wenn Skonto > 0%) Satz in RE (DE);
Question: I want to translate a variable, but I don't know what it's called. Where can I find an overview?
Answer: In the General Settings > Receipts > Translations menu, you will find a relevant list of variables for your document, provided the customer/supplier is created with a different language for the documents.
Question: How do the translations (entries) get into the translation table in the company settings?
Answer: To translate documents in general:
-
Create a customer with the language English
-
Create a document for this customer (e.g. offer)
-
Release the receipt and open the preview (Tab > Preview)
-
The missing translations are loaded into the back of the translation table and can be changed afterwards
Question: How can I translate my own discount text in the payment methods?
Answer: The variables for your own discount text are as follows:
own_skontotext_anab ⇒ Payment methods: Own discount text (if discount > 0%) rate in quotation/order (DE);
own_skontotext_re ⇒ Payment methods: Own discount text (if discount > 0%) rate in RE (DE);
For the following fields in Basic Settings > Payment Methods:
Question: How can I change the expression “incl. VAT 19%” on the receipt to “plus VAT” ?
Answer: This can be done by translating the following variable: document_inklmwst
As a result, the net / gross specific text can also be made neutral, for example in only "USt":
Question: How can I place an order with a different name (e.g. “Proformarechnung”) into English? The translation “confirmation of order” is still used with the checkmark Proformarechnung.
Answer:
For this you still have to create the translation of the different order title. To do this, follow these steps:
-
Open the General Settings > Receipts > Translations menu.
-
Open the Variables tab.
-
Click on Load missing translations.
-
Open the Overview tab and look for the variable bezeichnungauftragersatz.
-
Create the English translation of the different order title, e.g. "Pro- forma invoice".