Note
Das Modul Wareneingang (GS1) befindet sich aktuell im Beta-Status (Stand: 07/2025).
Hast du Interesse, diese Funktion schon jetzt zu verwenden und zu testen? Dann wende dich an support@xentral.com, damit das Modul für deine Xentral Instanz freigeschaltet wird.
Typischer Anwendungsfall: Diese Funktion richtet sich an Nutzer, die typischerweise im Wareneingang große Artikelmengen erfassen und direkt in die passenden Lagerplätze einlagern möchten. Außerdem ist das Modul Wareneingang (GS1) ideal für Geschäftsmodelle und Sortimente, bei denen ergänzende Artikelinformationen wie Mindesthaltbarkeitsdaten, Chargennummern und Seriennummern verpflichtend im ERP-System erfasst und gepflegt werden müssen (beispielsweise in der Lebensmittel- oder Elektronikbranche).
Verfügbarkeit: Bei der Erfassung eingehender Artikel im Wareneingang (Menü Lager > Wareneingang (GS1)).
Nicht verfügbar in: Warenausgang, Versandzentrum, Kommissionierverfahren.
Stell dir vor, du könntest Waren, die dein Lager erreichen, nicht nur schnell und unkompliziert in Xentral einbuchen, sondern auch direkt auf dem passenden Lagerplatz einlagern - und das alles mithilfe weniger Klicks und ohne die mühsame händische Eingabe von Artikelinformationen in verschiedenen Menüs. Vielleicht hast du auch ein Artikelsortiment, das die gleichzeitige Angabe von Mindesthaltbarkeitsdaten, Chargen oder Seriennummern erfordert und möchtest all diese Daten mit nur einem Scan erfassen? Oder erreichen dich ganz allgemein immer wieder umfangreiche Lieferungen mit vielen Artikeln?
Für all diese Szenarien hält Xentral eine Lösung bereit, die dir den Prozess stark vereinfacht: Das neue Modul Wareneingang (GS1). Dieses Modul wurde gezielt für die Erfassung von Artikeln entwickelt, die auf ihrem Artikeletikett über GS1-Barcodes (vormals auch als EAN128 bekannt) verfügen. In diesen Barcodes ist eine Vielzahl von Informationen verschlüsselt, die die eindeutige Identifikation der Artikel erlauben. Du benötigst nur einen geeignetes MDE-Gerät oder Handscanner, um diese Informationen nahtlos in Xentral zu übernehmen.
Important
Die folgenden Code-Typen kannst du mit dem Modul Wareneingang (GS1) erfassen:
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GS1 (vormals EAN128) (Strichcode)
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GS1-128 (Strichcode)
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GS1 DataMatrix (QR-Code)
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Erfassung großer Artikelmengen: Hast du regelmäßig umfangreiche Wareneingänge oder Retouren, bei denen zahlreiche Artikel in Xentral erfasst werden müssen? In Kombination mit einem Handscanner kannst du diese mühelos und zeitsparend erfassen.
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Flexible Artikelsuche: Auch, wenn wir für die Arbeit mit dem neuen Modul grundsätzlich die Verwendung eines MDE-Geräts oder Handscanners empfehlen, kannst du die gewünschten Artikel auch per Volltextsuche des Artikelnamens oder per Eingabe der Artikelnummer schnell und komfortabel auswählen.
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Transparenz und Produktsicherheit: Finden sich in deinem Sortiment Elektronikartikel, Lebensmittel oder Medizinprodukte? Für diese Artikel gelten Vorgaben wie beispielsweise die Erfassung der Seriennummer beim Wareneingang. Mit dem neuen Wareneingang erfasst du diese wichtigen Daten zuverlässig und sauber in Xentral, sodass die notwendige Rückverfolgbarkeit im Rahmen von Produktrückrufen oder Verordnungen wie der UDI (Unique Device Identification) stets gewährleistet ist.
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Reduzierte Fehleranfälligkeit im Prozess: Durch die Scan-Funktionalität des Moduls vermeidest du Fehler, die bei der manuellen Eingabe von Mindesthaltbarkeitsdaten, Chargen oder Seriennummern auftreten können. Du kannst dir jederzeit sicher sein, dass die im Code verschlüsselten Informationen auch 1:1 in Xentral übernommen werden.
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Deutlich vereinfachter Workflow: Im Gegensatz zu den bisherigen Funktionalitäten zum Wareneingang in Xentral musst du nicht mehr pro Artikel in verschiedenen Benutzeroberflächen händisch die Artikelanzahl oder zusätzliche Informationen wie Mindesthaltbarkeitsdatum und Chargen eingeben. Per Scan des Artikeletiketts und mit den passenden Voreinstellungen erfasst du all diese Informationen im Handumdrehen - das Ganze findet zentral in einer einzigen Benutzeroberfläche statt.
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Abbildung diverser Anwendungsfälle: Durch die vorherige Festlegung von Bestandsbewegungsarten in Xentral kannst du mithilfe des neuen Moduls genau die Szenarien abbilden, die du für dein Business benötigst. So kannst du nicht nur klassische Wareneingänge aus Lieferantenbestellungen erfassen, sondern auch Artikel aus Retouren einbuchen und später über die Bestandsbewegungsarten jederzeit nachverfolgen, aus welchem Grund Artikel eingebucht wurden.
Bevor du das Modul Wareneingang (GS1) nutzt, solltest du einige vorbereitende Einstellungen in Xentral vornehmen. So stellst du sicher, dass du die Vorteile des neuen Wareneingangs nutzen kannst und die Artikelerfassung korrekt funktioniert. Die notwendigen Einstellungen reichen von der korrekten Pflege der EAN-Informationen in den Artikelstammdaten bis zur korrekten Konfiguration deines Handscanners. In den folgenden Kapiteln findest du alles Wissenswerte sowie präzise Anleitungen für jeden Schritt, sodass du optimal auf die produktive Arbeit mit dem Modul Wareneingang (GS1) vorbereitet bist.
Die EAN (European Article Number) ist die wichtigste Information, anhand derer deine Produkte in Xentral identifiziert werden. EANs müssen deshalb für jeden Artikel einzigartig vergeben werden und dürfen nicht doppelt vorkommen. Damit deine Artikel fehlerfrei per Scan im Modul Wareneingang (GS1) erfasst werden können, ist es unabdingbar, dass in den Stammdaten jeder deiner Artikel eine einzigartige EAN gepflegt ist.
Gehe wie folgt vor, um die hinterlegten EANs zu prüfen und, falls nötig, zu vervollständigen.
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Öffne das Menü Verkaufen > Artikel.
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Öffne die Stammdaten des Artikels, dessen Informationen du prüfen oder anpassen möchtest, indem du rechts auf das Stift-Symbol klickst.
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Scrolle nach unten, bis du den Bereich Hersteller erreichst.
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Trage im Feld EAN/GTIN/Barcode die EAN ein.
Tip
Die EAN kannst du alternativ auch in den Feldern Herstellernummer, Artikelnummer oder im Tab Fremdnummern in den Artikelstammdaten angeben.
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Klicke auf Speichern.
Important
EANs können in verschiedenen Längen vorliegen, also über 8, 12, 13 oder 14 Stellen verfügen. Die maximale Länge beträgt 14 Stellen. Xentral benötigt die EAN immer als 14-stellige Eingabe, um sie korrekt weiterverarbeiten zu können. Im Folgenden zeigen wir dir, wie du im Fall von EANs mit weniger als 14 Stellen umgehst, um diese verarbeitbar zu machen.
Je nachdem, ob du Xentral gerade erst einrichtest und beginnst, deine Artikelstammdaten zu pflegen, oder ob du bereits zahlreiche Artikel in Xentral angelegt hast, hast du mehrere Möglichkeiten, EANs mit weniger als 14 Stellen für die korrekte Erkennung und Verarbeitung im Modul Wareneingang (GS1) zu behandeln.
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Option 1: Du richtest Xentral gerade erst neu ein, oder hast einen überschaubares Artikelsortiment mit entsprechend wenigen Artikelstammdatensätzen. Gehe in diesem Fall wie oben beschrieben vor, indem du im Feld EAN/GTIN/Barcode zunächst die EAN einträgst und dann das Feld mit führenden Nullen auffüllst, bis 14 Stellen erreicht sind (z.B. aus “12345678” wird “00000012345678”).
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Option 2: Lege im Menü Einstellungen > Lager & Logistik > Lager > Etiketten ein separates Etikettenlayout für GS1-Barcodes an, oder erweitere dein bestehendes Etikettenlayout. Öffne das Etikettenlayout per Klick auf das Stift-Symbol. Im Feld XML fügst du die Variable “01{EAN}” ein und stellst die benötigte Anzahl an Nullen der Variable voran. Wenn deine EANs 8-stellig sind, muss somit dein Etikettenlayout für GS1-Barcodes den Bestandteil 01000000{EAN} enthalten.
Als Ergebnis werden die fehlenden Stellen automatisch vor deinen in Xentral gepflegten EANs hinzugefügt und können anschließend beim Scan erfasst werden, ohne dass du mühsam manuelle Anpassungen in den Artikelstammdaten vornehmen musst.
Mindesthaltbarkeitsdaten, Chargen und Seriennummern sind unerlässliche Artikeldaten, wenn dein Business sich um den Handel mit Lebensmitteln oder elektrischen Geräten dreht. Deshalb ist es auch für die Arbeit mit dem Modul Wareneingang (GS1) verpflichtend, dass diese Informationen auch in deinen Artikelstammdaten in Xentral geführt werden.. Andernfalls kommt es bei der Erfassung der Artikel per Scan zu Problemen, sodass Artikel mit MHDs, Chargen und Seriennummern nicht in Xentral erfasst und zugeordnet werden können.
Gehe wie folgt vor, um die in Xentral hinterlegten Einstellungen zu prüfen und, falls nötig, vorzunehmen.
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Öffne das Menü Verkaufen > Artikel.
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Öffne die Stammdaten des Artikels, dessen Einstellungen du prüfen oder anpassen möchtest, indem du rechts auf das Stift-Symbol klickst.
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Scrolle nach unten, bis du den Bereich Sonstige Einstellungen erreichst.
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Falls Mindesthaltbarkeitsdaten verwendet werden: Aktiviere die Option Mindesthaltbarkeitsdatum.
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Falls Chargen verwendet werden: Triff für die Option Chargenverwaltung die Auswahl aktivieren.
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Falls Seriennummern verwendet werden: Triff für die Option Seriennummern die Auswahl Originale einlagern und nutzen.
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Klicke auf Speichern.
Am Einfachsten machst du dir die Buchung des Wareneingangs mit dem Modul Wareneingang (GS1), wenn du für deine Artikel Standard-Lagerplätze vergibst. So wird für jeden gescannten Artikel direkt der zugewiesene Standard-Lagerplatz vorausgewählt, ohne dass du weitere Eingaben oder Einstellungen vornehmen musst. Auf diese Weise arbeitest du besonders zeiteffizient, wenn du große Wareneingänge mit zahlreichen Positionen in Xentral erfassen möchtest.
Gehe wie folgt vor, um deinen Artikeln Standard-Lagerplätze zuzuweisen.
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Öffne das Menü Verkaufen > Artikel.
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Öffne den gewünschten Artikel, indem du rechts auf das Stift-Symbol klickst.
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Scrolle nach unten, bis du den Bereich Lager / Abmessungen erreichst.
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Wähle im Feld Standardlager den Standard-Lagerplatz des Artikels aus.
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Klicke auf Speichern.
Lagerbewegungsarten in Xentral dienen dazu, Warenbewegungen im System individuell zu kennzeichnen und damit auch nachzuvollziehen, welche Gründe es für bestimmte Warenbewegungen gab. Für die Arbeit mit dem Modul Wareneingang (GS1) werden Lagerbewegungsarten mit der Richtung Eingang benötigt. Du solltest im Vorfeld alle deine benötigten Wareneingangsgründe in Form von Lagerbewegungsarten in Xentral anlegen (z.B.: “Wareneingang Nachbestellung”, “Retoure” und “Wareneingang Fund”). Die Lagerbewegungsarten wählst du dann später bei der Erfassung von Wareneingangen mit dem Modul Wareneingang (GS1) aus und kannst somit die Gründe deiner Wareneingänge transparent in Xentral festhalten und nachverfolgen.
Tip
Wie du Lagerbewegungsarten in Xentral anlegst, ist im Artikel Stock movement types beschrieben.
Nachdem du deine Artikelstammdaten in Xentral geprüft und bei Bedarf aktualisiert hast, solltest du noch dein MDE-Gerät oder Handscanner für die Erfassung von Artikeln im Wareneingang prüfen und einrichten. Dazu benötigst du das Handbuch deines Scanners. Anschließend nimmst du den finalen Test im Modul Scanner-Test in Xentral vor.
Tip
Genauere Informationen und eine Anleitung für das Testen der Scanner-Konfiguration findest du im Artikel Scanner-Test (GS1).
Vorausgesetzt, dass du alle notwendigen Einstellungen sowohl in Xentral als auch an deinem MDE-Gerät oder Handscanner vorgenommen hast, kannst du nun mit der Erfassung von Artikeln im Wareneingang beginnen.
Im Folgenden erfährst du Schritt für Schritt, was zu tun ist und welche Möglichkeiten dir im Menü Lager > Wareneingang (GS1) zur Verfügung stehen, wie beispielsweise die Anpassung der erfassten Artikelmengen, die Angabe von Mindesthaltbarkeits- und Chargeninformationen sowie die Auswahl des Ziellagerplatzes, auf dem die Artikel eingebucht werden.
Typischerweise erreichen Artikel entweder von deinem Lieferanten (im Rahmen einer Nachbestellung) oder aufgrund von Retouren dein Lager.
Caution
Wähle vor dem Beginn der Artikelerfassung den korrekten Anlass (in Xentral: Lagerbewegungsart) aus, sodass die Artikel später korrekt in deinem System verbucht werden.
Zur Erinnerung: Wie du Lagerbewegungsarten für die verschiedenen Szenarien des Wareneingangs anlegst und was dabei wichtig ist, ist in diesem Kapitel beschrieben.
Je nach Anwendungsfall hast du im Modul Wareneingang (GS1) die folgenden Möglichkeiten, Artikel zu erfassen. Schau dir die Tabelle unten an, um zu erfahren, wie du pro Anwendungsfall am Besten vorgehst.
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Anwendungsfall |
Vorgehensweise |
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Eine Bestellung, die du bei deinem Lieferanten getätigt hast, hat dein Lager erreicht. Nun möchtest du die Waren annehmen und den Wareneingang der gelieferten Artikel in Xentral erfassen. |
Nutze das Suchfeld, um die Bestellnummer entweder zu scannen oder manuell einzugeben. Bei manueller Eingabe kannst du aus einer Liste an Bestellnummern, die in Xentral vorhanden sind, den korrekten Eintrag wählen. Im Anschluss fährst du mit der Erfassung der Artikel fort. Xentral prüft bei jedem Artikelscan, ob der Artikel in der ausgewählten Bestellung enthalten ist. Du erhältst eine Fehlermeldung, falls dies nicht der Fall ist. ImportantBeachte, dass du bei diesem Anwendungsfall zu Beginn eine Lagerbewegungsart auswählen musst, die als Referenzdokument eine Bestellung erwartet. Zudem muss in der Lagerbewegungsart die Richtung Eingang eingestellt sein. |
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Dich hat eine Retoure von einem Endkunden erreicht. Nun möchtest du die retournierten Artikel in deinen Warenbestand in Xentral einbuchen. |
Nutze das Suchfeld, um die Retourennummer entweder zu scannen oder manuell einzugeben. Bei manueller Eingabe kannst du aus einer Liste an Retourennummern, die in Xentral vorhanden sind, den korrekten Eintrag wählen. Im Anschluss fährst du mit der Erfassung der Artikel fort. Xentral prüft bei jedem Artikelscan, ob der Artikel in der ausgewählten Retoure enthalten ist. Du erhältst eine Fehlermeldung, falls dies nicht der Fall ist. Die erfassten Artikel und die dazugehören Artikelinformationen werden nach der Artikelerfassung in der Artikeltabelle angezeigt. Dort kannst du die erfassten Informationen prüfen und bei Bedarf anpassen. ImportantBeachte, dass du bei diesem Anwendungsfall zu Beginn eine Lagerbewegungsart auswählen musst, die als Referenzdokument eine Retoure erwartet. Zudem muss in der Lagerbewegungsart die Richtung Eingang eingestellt sein. |
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Du hast Artikel in deinem Lager gefunden, hast eine außerplanmäßige Lieferung deines Lieferanten erhalten oder dich hat eine unangemeldete Retoure erreicht. Es besteht also kein Zusammenhang zu einer bereits in Xentral vorhandenen Retoure oder Bestellung bei einem Lieferanten. |
Nutze das Suchfeld, um den Artikel entweder zu scannen oder die Artikelnummer oder den Artikelnamen manuell einzugeben. Die erfassten Artikel und die dazugehören Artikelinformationen werden nach der Artikelerfassung in der Artikeltabelle angezeigt. Dort kannst du die erfassten Informationen prüfen und bei Bedarf anpassen. ImportantBeachte, dass du auch bei diesem Anwendungsfall zu Beginn eine geeignete Lagerbewegungsart angeben musst. Beispiel: Erstelle für die Einbuchung gefundener Artikel eine Lagerbewegungsart mit der Richtung Eingang und dem Namen “Wareneingang (Fund”). Stelle sicher, dass in den Einstellungen der Lagerbewegungsart für die Einstellung Referenzdokument die Option Nicht erforderlich aktiviert ist. Die Angabe eines Referenzdokumentes ist bei diesem Beispiel nicht notwendig, da ein solches in diesem Anwendungsfall nicht vorliegt und somit auch nicht zugeordnet werden kann. |
Im Folgenden beschreiben wir den grundlegenden Ablauf des Wareneingangs im Menü Lager > Wareneingang (GS1).
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Öffne das Menü Lager > Wareneingang (GS1).
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Wähle oben links im Feld Lagerbewegungsart die passende Lagerbewegungsart aus.
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Lege oben rechts im Bereich Ziel-Lagerplatz fest, auf welchen Lagerplatz die erfassten Artikel bei Abschluss des Wareneingangs automatisch eingebucht werden sollen. Aktivierst du die Option Standardlagerplatz, wird automatisch der in den Stammdaten des jeweiligen Artikels festgelegte Standardlagerplatz ausgewählt. Alternativ kannst du die Option darunter auswählen und im Suchfeld einen spezifischen Lagerplatz auswählen, auf den dann alle Artikel eingelagert werden.
Note
Egal welche Option du auswählst - du kannst bei Bedarf die Ziellagerplätze manuell anpassen, bevor du den Wareneingang abschließt.
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Erfasse nun die Artikel, die dein Lager erreicht haben. Du kannst Artikel auf verschiedenen Wegen erfassen:
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Per MDE-Gerät oder Handscanner: Wir empfehlen dir diese Methode, da sie die Möglichkeit für Fehler drastisch reduziert. Scanne ganz einfach das GS1-Etikett auf den gelieferten Artikeln. Hast du mehrere Exemplare eines Artikels erhalten? Dann führe einfach wiederholte Scans des Artikels durch, bis die gelieferte Menge in der Spalte Menge der Artikeltabelle angezeigt wird.
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Per manueller Artikelsuche: Im Feld Barcode kannst du den Artikelnamen oder Teile des Artikelnamens eingeben und kannst den passenden Artikel aus den Suchergebnissen auswählen. Ebenso kannst du die Artikelnummer des Artikels in Xentral eingeben, um den Artikel auszuwählen. Diese Methode ist im Vergleich zum Barcode-Scan deutlich fehleranfälliger. Die gelieferten Artikelmengen musst du bei dieser Vorgehensweise zudem manuell in der Spalte Menge der Artikeltabelle eintragen.
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Sobald du alle Artikel erfasst hast, klicke oben rechts auf Alles einlagern.
Die erfassten Artikel werden in den Bestand aufgenommen und auf die ausgewählten Lagerplätze eingebucht.
Tip
Möchtest du vor dem Abschluss des Wareneingangs noch Anpassungen an den erfassten Informationen vornehmen, zum Beispiel Ziellagerorte oder die Anzahl bestimmter Artikel ändern? Dann schau dir das folgende Kapitel an, um zu erfahren, wie dies funktioniert.
Solange du die in der Artikeltabelle erfassten Positionen noch nicht per Klick auf Alles einlagern bestätigt hast, kannst du die Informationen jederzeit manuell anpassen. Nachfolgend findest du einige Anwendungsfälle, bei denen eine Anpassung der angezeigten Informationen notwendig ist und du lernst, wie du diese Anpassungen vornimmst.
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Du hast ein Exemplar eines bereits erfassten Artikels vergessen, oder ein Exemplar zu viel gescannt: Per Klick auf die angezeigte Anzahl in der Spalte Menge kannst du die Menge manuell anpassen. Bei zu wenig erfassten Exemplaren kannst du ganz einfach das Artikeletikett erneut scannen. Die Artikelmenge wird automatisch in der Tabelle angepasst.
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Du möchtest den Lagerort eines bereits erfassten Artikels ändern: Klicke beim Eintrag des gewünschten Artikels auf den Lagerplatz, der in der Spalte Lagerplatz angezeigt wird. Aus dem nun angezeigten Dropdown-Menü kannst du nun den passenden Lagerplatz auswählen.
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Du möchtest einen Artikel vollständig aus dem Wareneingang entfernen. Klicke in der Zeile des betroffenen Artikels auf Löschen (Papierkorb-Symbol rechts). Bestätige anschließend die Sicherheitsabfrage, indem du auch dort auf Löschen klickst.
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Bei Bedarf kannst du auch alle erfassten Artikel unkompliziert aus dem aktuellen Wareneingang entfernen. Klicke dazu oben rechts auf Alles verwerfen. Bestätige anschließend die Sicherheitsabfrage, indem du auch dort auf Alles verwerfen klickst.
Note
Du kannst die Breite der einzelnen Spalte in der Artikeltabelle anpassen, um die gewünschten Informationen mehr oder weniger prominent darzustellen und zu vermeiden, dass beispielsweise lange Artikelnummern abgeschnitten dargestellt werden. Außerdem kannst du die Reihenfolge der Spalten verändern.
Änderungen, die du auf folgenden Wegen vornimmst, werden pro Benutzer gespeichert. Wenn du das Modul Wareneingang (GS1) das nächste Mal betrittst, werden deine Änderungen also für deinen Benutzer beibehalten. Für andere Xentral-Beutzer gilt dies genau so.
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Spaltenbreiten anpassen: Bewege den Cursor an den rechten Rand der Spalte, die du breiter oder schmaler einstellen möchtest. Sobald die Darstellung des Cursors sich von einer Faust zu einem Pfeil mit zwei Spitzen und einer senkrechten Linie ändert, kannst du mit gedrückter Maustaste die Spalte nach links bewegen, um sie schmaler anzuzeigen, oder nach rechts, um sie zu verbreitern.
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Reihenfolge der Spalten ändern: Bewege den Cursor auf die Spaltenüberschrift. Sobald die Darstellung des Cursors zu einer Faust wird, halte die Maustaste gedrückt und platziere die Spalte per Drag-and-Drop an der gewünschten Position.
Nachdem du wie oben beschrieben deine gelieferten Artikel im Menü Lager > Wareneingang (GS1) erfasst und eingelagert hast, kannst du diesen Vorgang sowie alle eingelagerten Artikel noch einmal überprüfen. In Xentral führst du diesen separaten Schritt im separaten Modul Wareneingangsbeleg durch. Dort kannst du die erfassten Daten im Nachhinein genau einsehen und, falls gewünscht, eine weitere Qualitätskontrolle der eingelagerten Artikel vornehmen.
Important
Die folgenden Schritte sind nicht verpflichtend, sondern optional. Du kannst selbst entscheiden, ob die nachgelagerte Prüfung des Wareneingangs für den Workflow in deinem Unternehmen sinnvoll ist.
Gehe wie folgt vor, um den Wareneingangsbeleg zu prüfen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Wareneingangsbeleg zu öffnen.
Eine Liste aller in Xentral erfassten Wareneingänge wird angezeigt.
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Öffne deinen soeben abgeschlossenen Wareneingang, indem du beim gewünschten Eintrag in der Liste auf Prüfen klickst.
Eine Übersicht aller erfasster Artikel und deren Anzahl wird angezeigt. Du kannst außerdem sehen, welcher Xentral-Benutzer die Wareneingangsbuchung vorgenommen hat.
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Prüfe die Einträge in der Liste.
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Klicke auf Beleg abschließen.