Optimize your Shopify Connector in Xentral: Configure workflows for products, stock, prices & orders. Enable features individually for efficient processes.
Im Bereich Workflows kannst du nun die Details zu den gewählten Features konfigurieren und die Features einzeln aktiv schalten. Du erreichst die Workflows unter dem Pfad Einstellungen > Verkaufen > Shops/Marktplätze > Shopify-Connector > Workflows.
Die Schaltfläche “Aktiv” steht dir in jedem Reiter zur Verfügung. Sie bezieht sich jeweils auf den Reiter, in dem du dich gerade befindest.
Note
Diese Schaltfläche benötigst du erst, nachdem du alle Einstellungen vorgenommen und getestet hast und alles bereit ist für den produktiven Einsatz deiner Schnittstelle.
Belasse den Schalter bis zum Abschluss deiner Tests auf links (inaktiv).
Caution
Erst nachdem deine Einrichtung und Tests abgeschlossen sind, kannst du die Schnittstelle produktiv schalten. Beachte dazu die Hinweise in diesem Handbuchabschnitt.
Im Folgenden findest du zu jedem Feature detaillierte Konfigurationsmöglichkeiten.
Um das Nettogewicht an den Shop zu übertragen, setze hier den Schalter nach rechts, andernfalls wird das Gewicht übertragen.
Bestimme, wie Artikel von Xentral an den Shop übertragen werden sollen:
Bei der Update Strategie hast du folgende Möglichkeiten:
Wenn Artikel, die du in Xentral löschst, automatisch im Shop gelöscht werden sollen, setze den Auswahlschalter “Produkte automatisch in Shop löschen?” nach rechts.
Note
Wird ein Matrixartikel gelöscht, werden alle zugehörigen Varianten im Shop gelöscht.
Lege im folgenden Abschnitt die Steuereinstellungen fest:
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“Collection für reduzierten Steuersatz”: Falls es in deinem Shop Artikel gibt, für die ein reduzierter Steuersatz gilt, wähle hier die entsprechende Kollektion aus Shopify aus, um die richtige Steuerberechnung sicherzustellen.
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“Connection für befreiten Steuersatz”: Falls es in deinem Shop Artikel gibt, für die eine Steuerbefreiung gilt, wähle hier die entsprechende Kollektion aus Shopify aus, um die richtige Steuerberechnung sicherzustellen.
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“Steuersatz (normal)”: Trage hier den Prozentwert (ohne Prozentzeichen) für normal besteuerte Artikel ein. (In Deutschland derzeit 19%)
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“Steuersatz (ermäßigt)”: Trage hier den Prozentwert (ohne Prozentzeichen) für Artikel mit ermäßigtem Steuersatz ein. (In Deutschland derzeit 7%)
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“Nettopreise übertragen”: Stelle den Schalter nach rechts, wenn du im Shop Nettopreise gepflegt hast, oder auf links für Bruttopreise.
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“Land des Firmensitzes”: Wähle hier das Land aus, in dem deine Firma sitzt.
Bei den Freifeldern hast du die Möglichkeit, Xentral Freifelder oder Xentral Eigenschaften an Metafelder in Shopify zu übertragen. Folgende Optionen stehen zur Wahl:
Freifeld zu Metafeld:
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“Freifelder aus Xentral übernehmen”: Freifelder aus Xentral werden automatisch in gleich lautende Metafelder geschrieben.
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“Manuelle Zuordnungstabelle”: Freifelder aus Xentral werden den Metafeldern manuell zugeordnet.
Eigenschaft zu Metafeld:
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“Eigenschaften aus Xentral automatisch in verfügbare Freifelder schreiben”: Eigenschaften aus Xentral werden automatisch in gleich lautende Metafelder geschrieben.
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“Eigenschaften aus Xentral den Shop verfügbaren Freifeldern manuell zuordnen”: Eigenschaften aus Xentral werden den Metafeldern manuell zugeordnet.
Bei der “Manuellen Zuordnungstabelle” und bei “Eigenschaften aus Xentral den Shop verfügbaren Freifeldern manuell zuordnen” erscheint eine Tabelle, in der du die Zuordnung eintragen kannst:
Triff hier eine Auswahl, welchem Shopify-Vertriebskanal die Artikel zugeordnet werden sollen.
Hier legst du fest, welche Kategorien aus dem Xentral Artikelbaum in die Kategorien der Shopify Produkttaxonomie übertragen werden werden.
Note
Es erfolgt keine direkte Verknüpfung “Artikelkategorie zu Kollektion”. Wir verknüpfen Xentral Artikel-Tags mit Shopify Produkttags und den Xentral Artikelbaum mit der Shopify Produkttaxonomie. Wenn du Kollektionen auf Basis von Tags anlegen möchtest, erfolgt dies innerhalb Shopify mit automatisierten Anlage.
Für die erste Gruppe klicke auf + Gruppe hinzufügen und ordne eine (Unter-)Kategorie des Xentral-Artikelbaums einer Shopify-Kategorie zu. Optional kannst du weitere Kategorien verknüpfen.
Setze den Schalter Warengruppe in Produkttyp übertragen? nach rechts, wenn du die Xentral Artikelkategorie in den Shopify Produkttyp übertragen möchtest.
“Lager Zuordnung”: Verknüpfe hier die Lagerorte aus Xentral mit den entsprechenden Standorten des Shops. Du kannst mehrere Lagerorte verknüpfen:
Tip
Wenn du einen neuen Lagerort angelegt hast, der im Auswahlfeld noch nicht zur Verfügung steht, klicke auf Optionen neu laden, um die Auswahl zu aktualisieren.
Wähle folgende Optionen aus, um die an den Shop übertragene Bestandsmenge zu manipulieren:
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“Reservierungen beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn die reservierte Menge vom Lagerbestand abgezogen werden soll.
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“Offene Bestellungen beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn offene Auftragsmengen abgezogen werden sollen.
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“Lagerkorrekturwert beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn der Lagerbestand um den im Artikel festgelegten Lagerkorrekturwert verändert werden soll. Das Feld “Lagerkorrekturwert” findest du unter Artikel > Details > Online-Shop Optionen, Bereich Lagerbestand.
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“Pseudo Lagerzahl statt echten Lagerzahlen verwenden”: Setze den Schalter nach rechts, wenn statt dem berechneten Lagerbestand eine im Artikelstamm festgelegte Pseudomenge übertragen werden soll. Das Feld Pseudo Lagerzahl findest du ebenfalls unter Artikel > Details > Online-Shop Optionen, Bereich Lagerbestand.
Der Reiter Aufträge ist das Kernstück der Workflow-Konfiguration. Hier legst du unter anderem fest
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ab welchem Zahlungsstatus Shopbestellungen zu Xentral importiert werden und wie Zahlungen gehandhabt werden,
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wie Vertriebskanäle zugeordnet werden,
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wie Lieferbedingungen verknüpft werden,
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auf welche Artikelnummern Versandgebühren und Rabatte gebucht werden,
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wie mit Kommentaren verfahren werden soll und
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wie Kunden angelegt und zugeordnet werden.
Bestimme, welche Zahlungsstatus als Auslöser für den Import aus dem Shop dienen sollen und (optional) welcher Name als Bearbeiter in die importierten Aufträge eingetragen werden soll:
Wähle ein Standardprojekt, das standardmäßig in die importierten Aufträge eingefügt wird.
Sofern du unterschiedliche Vertriebskanäle in deinem Shop angelegt hast, kannst du sie unter Sales Channel > Projekt Zuordnung mit den dazugehörigen Xentral-Projekten verknüpfen
Außerdem kannst Du bestimmte Tags aus Shopify-Bestellungen einem Xentral-Projekt zuordnen. Beachte, dass diese Einstellung eine eventuelle Zuordnung über den Sales-Channel überschreibt.
Hinterlege bei der Standardzahlungsart eine Zahlungsweise, die verwendet werden soll, falls keine Zahlungsweise vom Shop übergeben wird.
Verknüpfe bei Bedarf weitere Zahlungsweisen, in dem du auf + Gruppe hinzufügen klickst.
Du kannst außerdem Zahlungsarten auswählen, für die kein Autoversand gelten soll. Solche Aufträge werden importiert und können im weiteren Verlauf manuell in den Versand gegeben werden.
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Hinterlege bei Welche Lieferbedingungen sollen für den Bestellimport für diesen Onlineshop gelten? eine feste Lieferbedingung, die bei importierten Belegen eingetragen wird. Möchtest du keine Lieferbedingungen nutzen, kannst du das Feld leer lassen.
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Hinterlege bei der Standardversandart eine Versandart, die verwendet werden soll, falls keine Versandart vom Shop übergeben wird.
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Verknüpfe bei Bedarf weitere Versandarten, in dem Du auf + Gruppe hinzufügen klickst.
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Fast-Lane Versandarten: Falls du deinen Kunden Express-Versandarten anbieten möchtest, kannst du auf dieses Feld klicken und dort die zutreffenden Versandarten anhaken.
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Belege im Autoversand erstellen: Wähle hier, welche Belege im Autoversand erstellt werden sollen. Die Option Nur Rechnung bietet sich z. B. an, wenn du einen Abholprozess abbilden möchtest.
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Ordne unter Versandkosten den Porto-Artikel zu, auf den Versandgebühren geschrieben werden sollen.
Caution
Wenn du Artikel mit reduzierten Steuersätzen hast, aktiviere das Modul Versand Aufsplitten, damit der korrekte Steuersatz für die Versandkostenposition berechnet wird.
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Belässt du den Auswahlschalter Befreiten Steuersatz bei fehlender Steuerinformation übertragen links (Standardeinstellung), erscheint beim Auftragsimport eine Fehlermeldung, für den Fall dass Steuerinformationen in den Auftragspositionen fehlen. Setze den Auswahlschalter nach rechts, falls du Steuerinformationen bewusst nicht übertragen möchtest. So unterbindest du an dieser Stelle ungewollte Fehlermeldungen.
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Trage den Standort des Versandlagers ein, damit Steuern korrekt berechnet werden können.
Note
Berücksichtige im Zusammenhang der Steuern auch die Lieferschwellen-Thematik. Nähere Informationen dazu findest du hier.
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Falls du eine USt-Identprüfung bereits im Shop abgedeckt hast, kannst du den Auswahlschalter USt-IdNr. automatisch als geprüft kennzeichnen nach rechts stellen, um eine Doppelprüfung zu vermeiden.
Important
Ein aktiv gesetzter Schalter übergibt stets das Kriterium USt-Id-Nr. ok. Nimmst du deine USt-Identprüfung nicht innerhalb von Xentral vor, musst du daher bereits im Shop sicherstellen, dass ausschließlich Aufträge positiv geprüfter Kunden übergeben werden.
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Weise einen Rabatt-Artikel zu, auf den Gutschriften und Rabatte gebucht werden sollen.
Lege hier fest, wie Kommentare aus dem Shop-Beleg in Xentral übernommen werden sollen.
Unter “Kommentar aus Bestellung verarbeiten” stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
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“nicht beachten”: Kommentare werden nicht übernommen
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“in Freitext schreiben”: Kommentare werden in das Freitextfeld des Auftrags importiert
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“in interne Bezeichnung schreiben”: Kommentare werden in das Interne Bezeichnung Feld des Auftrags importiert
Setze den Auswahlschieber bei Autoversand bei Kommentar stoppen? nach rechts, wenn du verhindern möchtest, dass Aufträge mit Kommentar automatisch im Auto-Versand fortgeführt werden.
In den folgenden Feldern legst du fest, wie Kunden zwischen deinem Shop und Xentral verknüpft werden sollen. Wir unterscheiden zwischen im Shop angelegten Kunden und Gastkunden, die kein Konto angelegt haben.
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Für Kunden sowie für Kunden ohne Kundenkonto (Gastkunden) hast du folgende Optionen:
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Hast du bei mind. einem der beiden vorhergehenden Felder die Option “Kunde aus Bestellung auf einen bestehenden Kunden zuordnen” gewählt, legst du im Feld Kundenzuordnung fest, anhand welcher Kriterien die Zuordnung erfolgt, wobei die Prüfreihenfolge “Kundennummer” vor “Mail-Adresse” vor “Name & Adresse” ist.
Note
Beispiel: Du hast alle drei Möglichkeiten angehakt.
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Das System prüft als erstes, ob eine übereinstimmende Kundennummer vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, erfolgt die nächste Prüfrunde anhand der Mail-Adresse:
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Das System prüft, ob eine übereinstimmende Mail-Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, erfolgt der letzte Prüfschritt:
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Das System prüft, ob ein Datensatz mit übereinstimmendem Namen und Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, wird nach der Regel verfahren, die du im nächsten Schritt eingestellt hast.
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Bestimme schließlich im Feld Wenn kein Kunde gefunden wird, dann: wie verfahren werden soll, falls kein Kunde zugeordnet werden kann:
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Setze den Auswahlschieber bei Bestehende Kunden nur innerhalb des Projektes zuordnen? nach rechts, wenn du die Suche nach Kunden auf das Shopify-spezifische Projekt in Xentral einschränken möchtest. Üblicherweise bleibt diese Schaltfläche deaktiviert.
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Hast du oben bei der Kundenanlage die Option “Jeden Kunden auf Default-Kunden schreiben” gewählt, trägst du schließlich im Feld “Default-Kunden auswählen” eine entsprechende Kundennummer ein.
Wenn du POS-Kunden hast, wähle im Auswahlfeld “Ja” und gib im nächsten Feld die gewünschte allgemeine Kundennummer an.
Note
Dies ist nur zutreffend, falls du deinen Shop für Kunden nutzt, die vor Ort im Laden kaufen und von denen dir nicht alle Daten vorliegen, um ein einzelnes Kundenkonto anzulegen.
Tip
Wenn du sowohl POS- als auch Online-Kunden hast, kannst du über die Saleschannel-Zuordnung für jeden Vertriebskanal unterschiedliche Projekte zuordnen, um die Prozesse unterschiedlich steuern und auswerten zu können.
In diesem Abschnitt kannst du festlegen, in welcher Sprache Belege ausgegeben werden sollen. Du kannst die Sprache aus dem Shop übernehmen oder eine manuelle Zuordnung hinterlegen.
Important
Stelle sicher, dass die Sprachen, die du verwenden möchtest, in der Xentral-Sprachenliste angelegt sind. Weitere Hinweise dazu findest du hier.
Setze den Auftragsschalter nach rechts, wenn du in den Belegen die Artikelbezeichnung aus dem Xentral Artikelstamm andrucken möchtest. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn du im Shop andere Bezeichnungen (z. B. für SEO-Zwecke) verwendest, als du in der Auftragsabwicklung nutzen möchtest. Du kannst außerdem wählen, ob bzw. welche Artikelbeschreibung in den Auftragspositionen angezeigt werden soll:
Im Feld “Auftragsstatus für Auftragsstatus & Tracking Export” hast du folgende Wahlmöglichkeiten:
Setze den Schalter “Aufträge automatisch im Shop stornieren” nach rechts, wenn du Aufträge, die in Xentral storniert werden, auch im Shop stornieren möchtest.
Wenn in Xentral erstellte Retouren an den Shop übertragen werden sollen, setze den Schalter im entsprechenden Feld nach rechts.
Klicke auf + Gruppe hinzufügen, um die Versanddienstleister aus deinem Shop mit den Versandarten in Xentral zu verknüpfen.
Note
Dies ist eine neue Funktionserweiterung. Falls du die Schnittstelle schon länger nutzt, kann es sein, dass du diesen Reiter noch nicht sehen kannst. Um ihn zu aktivieren, folge in Xentral dem Pfad Einstellungen > Verkaufen > Shops/Marktplätze > Shopify-Connector > Einstellungen (Zahnrädchen) und aktiviere dort das Feature "Rückzahlungen".
Die Funktion "Rückzahlungen" ermöglicht, dass Gutschriften nach Freigabe automatisch als Rückzahlung an Shopify Pay übergeben und dem Kunden ausgezahlt werden.
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Rechnung als Gutschrift weiterführen.
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Gutschrift freigeben. Dadurch erscheint die Gutschrift in der Tabelle Zahlungsverkehr.
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Tabelle Zahlungsverkehr öffnen.
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Register "Offen": Vorgang markieren --> Shopify Pay als Konto wählen --> Zahlung zuordnen und freigeben.
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Register "Shopify Pay": Vorgang markieren --> Zahlung ausführen. Dadurch wird der Vorgang an Shopify Pay übergeben und die Zahlung an den Kunden veranlasst.
Wenn du alle Einstellungen in den Workflows vorgenommen hast, solltest du die Anbindung ausgiebig testen.
Schränke die Artikelzuordnung auf wenige Artikel ein.
Nutze einige Testdaten und führe die Tests mit Hilfe der Funktionen im Journal durch.
Sobald die Schnittstelle die Testdaten richtig und wie erwartet übergibt, kannst du mit der Produktiv-Schaltung fortfahren.
Viel Spaß mit deiner neuen Schnittstelle!