Inhaltsverzeichnis

Amainvoice ist eine Buchführungssoftware für Amazon-Verkäufer, die unter anderem Rechnungen und Gutschriften für Amazon-Aufträge erstellt.

Mit der Schnittstelle zu Amainvoice können die von Amainvoice erstellten Rechnungen und Gutschriften direkt nach xentral importiert werden, um so alle Belege an einer Stelle zu bündeln. Die Belege können über den Finanzbuchhaltung-Export von xentral an die Buchhaltung übergeben werden.

Hinweis: Xentral muss manuell auf die aktuelle Version aktualisiert werden, um die Oberfläche wie beschrieben sehen zu können. 

Features der Schnittstelle

• Automatisches Abholen der Rechnungen und Gutschriften von Amainvoice
• Optional: Nachträgliches Anlegen von Aufträgen

Anbindung in xentral

Um Amainvoice an xentral anzubinden, müssen folgende Daten aus dem Amainvoice-Backend in die Schnittstelle eingetragen werden:

• FirmKeyId
• Identifier

Im Amainvoice-Backend sind die Einstellungen hier zu finden: Einstellungen > Firmenstammdaten. Nach dem Aktivieren der xentral API über eine Checkbox erscheint der Auth Token, der wiederum in xentral eingetragen wird. Die Kundennummer kannst du oben rechts neben dem Firmennamen finden.

Des Weiteren werden folgende Einstellungen getätigt:

• Rechnungen abholen ab: Rechnungen und Gutschriften werden ab dem angegeben Datum abgeholt. Das Datum darf max. 2 Monate in der Vergangenheit liegen, da nur Rechnungen der letzten 2 Monate abgeholt werden können
• Expertenmodus: Ermöglicht die zusätzliche Einstellung Aufträge
• Aufträge: Nur einstellbar, wenn der Expertenmodus aktiviert ist

Workflow mit Auftragsimport aus Amazon

Üblicherweise wird mit der Schnittstelle von xentral zu Amazon so gearbeitet, dass xentral aus Amazon die Aufträge abholt, aber keine Rechnungen zu diesen erstellt. Dies ermöglichen die Einstellungen in der Amazon-Schnittstelle. Mit diesem Workflow kann xentral dann verwendet werden, um die Ware zu versenden und das Lager korrekt zu verwalten.

Die Rechnungen zu den Aufträgen aus Amazon werden dann parallel von Amainvoice erstellt und nach und nach zu xentral importiert.

Workflow ohne Auftragsimport aus Amazon

Werden mit xentral keine Amazon-Aufträge abgeholt, können die Aufträge alternativ auch direkt durch die Amainvoice-Schnittstelle angelegt werden. Auftrag und Rechnung werden also quasi gemeinsam von Amainvoice zu xentral übertragen.

Das hat den Vorteil, dass der komplette Geschäftsvorfall wieder in xentral abgelegt ist und sich alle Statistiken gebündelt in xentral befinden. xentral dient dann als Arbeitsbasis für das Controlling und die Archivierung.

Typische Fehlermeldungen

'Es sieht so aus, als ob der Prozesstarter "amainvoice" nicht regelmäßig ausgeführt wird'

Es gibt einen Amainvoice Prozessstarter, der aktiv sein muss, damit die Schnittstelle funktioniert.

Amainvoice Modul

Einstellungen

Die folgenden Einstellungen kannst du im Amainvoice Modul anpassen:

• Amainvoice Kundennummer: Die Kundennummer aus dem Amainvoice Portal. Achtung: Nicht zu verwechseln mit der Mandantennummer 
• Xentral Auth Token: Den Token findest du ebenfalls im Amainvoice Portal
• Rechnungen abholen ab: Das Datum, ab dem die Rechnungen und Gutschriften abgeholt werden sollen
• Projekt FBA: Das Projekt für die Versandregelung FBA (Fulfilled by Amazon)
• Projekt FBM: Das Projekt für die Versandregelung FBM (Fulfilled by merchant)
• Zahlungsweise: Aufträge erhalten diese Zahlungsweise
• Experten Modus: Blendet erweiterte Konfigurationen ein
• Aufträge: Normalerweise werden mit Amainvoice nur Rechnungen und Gutschriften zu vorhandenen Aufträgen erstellt. Wenn der Haken aktiviert ist, werden auch Aufträge durch Amainvoice angelegt. Hinweis: Diese Option nur aktivieren, wenn die Aufträge nicht durch die xentral-Schnittstelle bereits importiert werden

Logs

Im Reiter Logs werden beim Import von Rechnungen, Gutschriften oder Aufträgen aus Amainvoice Logfiles protokolliert, um eine Überprüfung des Importprozesses zu ermöglichen.

Wähle für das Nachladen von Rechnungen oder Gutschriften einen Tag aus der Log-Liste aus und klicke auf Rechnungen / Gutschriften nachladen. Der Tag muss dabei innerhalb der letzten zwei Monate liegen. Diese Aktion lädt nur Rechnungen & Gutschriften, die bereits einen Eintrag in der Datenbank haben, weshalb kein Datum eingetragen werden muss.

Um alle Daten aus einem bestimmen Zeitraum erneut herunterzuladen, gib einen Zeitraum (innerhalb der letzten zwei Monate) an und klicke auf Daten erneut von AmaInvoice herunterladen. Diese Aktion triggern ein Nachladen bzw. Herunterladen der Daten von der API und kann mehrere Stunden in Anspruch nehmen.