Mit Xentral kannst du deine Verkäufe automatisch an Taxdoo übermitteln lassen. Taxdoo überwacht tagesaktuell, ob Lieferschwellen ins Ausland überschritten wurden. Dabei werden automatisch Wechselkurse und verschiedene Steuersätze im jeweiligen Land berücksichtigt und du kannst die Umsätze zentral verwalten und an dein Steuerbüro übermitteln.
Nachdem du Xentral mit Taxdoo verbunden hast, stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
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Xentral überträgt automatisch abgeschlossene Umsätze und Gutschriften auf Basis von Aufträgen und Rechnungen
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Übertragung über die Taxdoo API bis zum Beginn des Folgemonats möglich. Hier schließt Taxdoo den aktuellen Monat ab und du solltest alle Belege übertragen haben
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Protokoll der übertragenen Verkäufe und Gutschriften/ Stornos
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Projekte (Vertriebskanäle) ein- und ausschließbar
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Startdatum für Übertragungen zu Taxdoo ist einstellbar
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Klicke im App Center > Taxdoo > Einstellungen. Hier findest du die Einstellungen, um dein Xentral mit Taxdoo zu verbinden.
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Fülle die Zugangsdaten aus
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Taxdoo Token. Diesen bekommst du aus dem Kundenbereich in deinem Taxdoo Backend über Settings > API
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Gib deine “Verkäufer Daten” ein. Diese sind Pflichtfelder in Xentral, die Taxdoo benötigt um eine Übertragung anzunehmen.
Folgendes ist einzutragen:
- Verkäufer Name* → Dein Firmenname z.B. “Musterfirma GmbH”
- Verkäufer Straße → Straße + HNr. der Firma
- Verkäufer PLZ* → Postleitzahl der Firmenadresse
- Verkäufer Ort → Ort der Firmenadresse
- Verkäufer Bundesland* → Bundesland der Firmenadresse z.B. “Bayern”
- Verkäufer Land (ISO-2)* → ISO Ländercode z.B. “DE” für Detutschland
Warnung
Achte hier auf Vollständigkeit der Daten. Ansonsten kann die erste Übertragung fehlschlagen!
Anmerkung
Die “Verkäuferdaten” sind sozusagen dein Business und du bist der “Inhaber des Shops” - das Business, in dessen Namen Daten zu Taxdoo übertragen werden.
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Wähle das Startdatum, ab wann du Verkäufe zu Taxdoo exportieren möchtest.
Anmerkung
Best practice: Mit dem aktuell zu importierenden Monat starten oder für die Monatsüberschneidung mit dem letzten Tag des vorherigen Monats z.B: 30.03. oder 1.4. um den April abzuholen.
Ohne dieses Datum gibt es keine Begrenzung im Export, d.h. wenn die Belege weiter zurückliegen als im letzten Monat, bitte ein Startdatum setzen. Sofern die Übertragung einmal laufend ist wird immer regelmäßig nach Status exportiert bis Taxdoo den Stapel am 7. des Folgemonats schließt. Das ist dann nur ein Problem, wenn Belege nachträglich oder rückwirkend in ein ERP einfliessen.
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Die folgenden Einstellungen sind Sondereinstellungen für Spezialfälle, die du wahrscheinlich im ersten Schritt nicht benötigst. Diese Informationen helfen dir zu prüfen, ob die Einstellungen für deinen Anwendungsfall erforderlich sind:
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Folgende Projekte ausschliessen: Projekte können vom Export zu Taxdoo ausgeschlossen werden. Die Funktion muss aktiviert sein und das auszuschliessende Projekt zusätzlich in die Liste unten eingetragen werden über "neuer Eintrag"
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(Log: Für Xentral intern für Fehlererkennung im Datentransfer)
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Sandbox: Benötigst du ausschließlich für einen Test mit der Taxdoo Sandbox (benötigt für testen, Testinstanz, Vorschau etc., es ist möglich eine Testversion von Taxdoo zu erhalten)
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Amainvoice-Belege ausschließen: Die Amazon Belege werden in diesem Fall nicht zu Taxdoo geschickt, um doppelte Übertragungen aus zwei Systemen zu vermeiden. Es werden die Belege ausgeschlossen, die über Amainvoice erstellt werden.
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Du kannst über Xentral folgende Verkäufe und Belege zu Taxdoo übertragen:
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Verkäufe (Aufträge mit Rechnung)
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Gutschriften / Stornos
Xentral überträgt abgeschlossene Verkäufe mit Rechnungsbeleg. Das bedeutet Aufträge mit Status “abgeschlossen”, die zu einer Rechnung weitergeführt wurden. Die Rechnung muss den Status “versendet” haben.
Anmerkung
Verkäufe ohne Positionen oder mit Auftragswert 0,00 Euro werden nicht übertragen.
Xentral überträgt Gutschriften / Stornorechnungen, die aus einer Rechnung weitergeführt wurden. Achte darauf, dass deine Gutschrift / Stornorechnung den Status “freigegeben” oder “versendet” hat. Die dazugehörige Rechnung muss mindestens eine Rechnungsnummer haben und darf nicht mehr im Entwurfsmodus sein. Damit deine Gutschrift übertragen wird, musst du folgendes sicherstellen:
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In der Gutschrift hast du im Feld “erledigt am” ein Datum eingetragen.
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ODER: du verwendest den Zahlungseingang und hast eine Geldüberweisung auf die Gutschrift verknüpft und insgesamt einen ausgeglichenen Saldo. Beispiel: Ein Kunde bezahlt dir 100 EUR, storniert 25 EUR und du bezahlst deinem Kunden die 25 EUR zurück. In diesem Fall hast du die Rechnung weitergeführt als Gutschrift und die 25 EUR Rückzahlung auf deine Gutschrift verknüpft. Der Gesamtsaldo ist somit ausgeglichen (und IST >= SOLL).
Anmerkung
Aufträge mit Rechnungsstatus “storniert” werden ebenfalls übertragen. D.h. wenn du eine Rechnung zu einer Gutschrift oder Stornorechnung weiterführst, wird der Umsatz (Auftrag) an Taxdoo natürlich gemeldet. Die Gutschrift / Stornorechnung wird ebenfalls übertragen.
Damit diene Verkäufe zu Taxdoo automatisch übertragen werden, aktiviere den Prozesstarter in Xentral über den Link “Aktivieren” in der Hinweis-Nachricht. Die Übertragung startet nun automatisch im Zeitrahmen, der in deinem Prozessstarter eingestellt ist (einmal pro Tag ist ausreichend).
Anmerkung
Aufgrund einer Limitierung seitens Taxdoo können maximal 100 Aufträge pro Minute übertragen werden. Zu beachten ist, dass Daten die per API an Taxdoo angeliefert werden und frühestens nach 24 Stunden im Taxdoo Dashboard sichtbar sind (d.h. die Taktung des Prozesstarters auf Xentral Seite hat hierauf keinen Einfluss. Ein- bis zweimal pro Tag ist ausreichend).
Warnung
Sollte der Prozessstarter nicht übertragen, oder du möchtest die Parameter überprüfen, kannst du dies direkt im Modul "Prozessstarter" erledigen. In der Liste findest du auch die empfohlenen Standardparameter, die du verwenden solltest.
Die Periode sollte nicht weniger als 15 Minuten betragen.
Im Reiter Übertragen werden die bereits übertragenen Aufträge an Taxdoo angezeigt.
In der Infomeldung in diesem Tab siehst du, wieviele Aufträge aktuell bereit sind, um übertragen zu werden.
Anmerkung
Rechnungen, die ohne Auftrag in Xentral erstellt werden, werden nicht berücksichtigt. Zentrales Dokument ist der abgeschlossene Auftrag, aus dem in der Regel die Rechnung folgt. Falls die Übertragung automatisch nicht funktioniert, kannst du die Rechnung als "versendet" markieren. Dann werden die Aufträge für die Übertragung eingereiht.
Im Reiter Fehlgeschlagen werden die fehlgeschlagenen Aufträge angezeigt, die nicht an Taxdoo übertragen worden sind. Hier siehst du auch die Gründe, warum eine Übertragung fehlgeschlagen ist.
Ist einer deiner Verkäufe nicht zu Taxdoo übertragen worden, da Taxdoo eine Order abgelehnt hat, ist es möglich diese in Xentral erneut anzustossen. Ist dieser Verkauf allerdings übertragen worden und fehlerhaft, ist eine erneute Übertragung aus Xentral nicht möglich, die Transaktion wird hier von Taxdoo abgelehnt. Grund dafür ist eine Doublettenerkennung auf Seiten Taxdoo.
Beachte, dass es eine Zeitzonenverschiebung geben kann und beim deinen Orders in Xentral ggf. die Deutsche Zeitzone anders dargestellt wird. Taxdoo interpretiert die Daten immer in der Zeitzone Coordinated universal time (UTC+0). Zeitzone Berlin wäre UTC+2.
D.h. für die Übertragung. zu Taxdoo nimmt Xentral nicht nach Datum, sondern die möglichen Verkäufe Für die Datumsdarstellung in Taxdoo kann sich jedoch eine Tagesverschiebung ergeben.
Beachte, dass die Bestellungen nur das Datum der Bestellung enthalten, nicht aber die Uhrzeit. Taxdoo verarbeitet die Bestellungen mit der Zeitzone UTC + 0, daher muss die mögliche Zeitzonendifferenz im Prozessplan ausgeglichen werden. Wenn die Zeitzone z.B. UTC + 2 ist, sollte der Vorgang frühestens um 03:00 Uhr morgens geplant werden (Zeitzonendifferenz +1 Stunde, um die Sommerzeit zu kompensieren).