Stammdaten > Adressen > Reiter Adressenfilter
Im Adressenfilter hast du die Möglichkeit, deine Adressen nach bestimmten Kriterien filtern. Die so gefilterten Daten kannst du dann u.a. für Serienbriefe, den Newsletterexport oder Kampagnen verwenden.
Folgende Möglichkeiten stehen dir im Adressenfilter zur Verfügung:
Um Filtervorlagen zu erstellen:
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Klicke auf die Schaltfläche Neuen Filter hinzufügen rechts über der Tabelle.
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Wähle im Feld Bedingung für die Basis für die Filterung der Adressstammdaten. Klicke auf hinzufügen. Die hier ausgewählte Bedingungen kannst du in deinen Filter ein- oder ausschließen. Folgende Bedingungen stehen zur Auswahl:
Filter |
Basis |
Gruppe |
Vorab definierte Gruppen |
Gruppe für Ansprechpartner |
Gruppe für Ansprechpartner |
Projekt |
Zugewiesenes Projekt |
Adressfeld |
Auswahl eines Adressfeldes, z.B. Ort, Name etc. |
Artikel in Belegen |
Bestellte Artikel in Belegen |
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Wähle Folgendes bei Auswahl der jeweiligen Bedingung:
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Gruppe: Gib die gewünschte Gruppe ein. Alternativ kannst du aus den verfügbaren Gruppen auswählen, indem du auf das Lupen-Symbol klickst.
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Gruppe für Ansprechpartner: Gib die gewünschte Gruppe für Ansprechpartner ein. Alternativ kannst du aus den verfügbaren Gruppen auswählen, indem du auf das Lupen-Symbol klickst.
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Projekt: Gib das gewünschte Projekt ein. Alternativ kannst du aus den verfügbaren Projekten auswählen, indem du auf das Lupen-Symbol klickst.
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Adressfeld: Wähle das gewünschte Adressfeld aus der Adressfeld-Auswahlliste. Bitte beachte, dass dir hier nur bestimmte Adressfelder zur Auswahl stehen. Wählst du ein Adressfeld ohne Texteingabe (z.B. Marketingsperre - kann nur aktiviert oder deaktiviert werden), musst du keine weiteren Informationen eingeben. Wählst du ein Adressfeld mit Texteingabe (z.B. Ort, Kundennummer etc.), wird dir nach Auswahl des Adressfelds ein weiteres Auswahlfeld angezeigt mit folgender Auswahlmöglichkeit: ist, enthält, beginnt mit, endet mit. Mit diesen kannst du das gewünschte Adressfeld genauer definieren.
ist |
Gesuchtes Adressfeld muss genau dem definierten Begriff entsprechen. |
enthält |
Der eingegebene Begriff ist im Adressfeld enthalten, muss jedoch keine 1:1-Entsprechung sein und kann sich an jeder Stelle des Felds befinden, d.h. Anfang, Mitte oder Ende. |
beginnt mit |
Der gesuchte Begriff steht am Anfang des Adressfelds, weitere Begriffe, Buchstaben oder Zahlen können folgen. |
endet mit |
Der gesuchte Begriff steht am Ende des Adressfelds, weitere Begriffe, Buchstaben oder Zahlen können dem Begriff voranstellen. |
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Gib danach den gewünschten Begriff des Adressfelds in das Eingabefeld rechts ein.
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Artikel in Belege: Wähle aus, auf welchem Beleg der zu filternde Artikel enthalten ist. Zur Auswahl stehen: Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift. Wähle danach in welcher Form das gewünschte Kriterium im Beleg enthalten ist: enthält, beginnt mit, endet mit. Eine Erklärung für diese Optionen findest du weiter oben. Gib den gewünschten Begriff in das Eingabefeld rechts ein.
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Möchtest du eine definierte Bedingung spezifisch aus deiner Filtervorlage ausschließen, aktiviere das Kontrollkästchen ist nicht.
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Aktiviere das Kontrollkästchen Auch Ansprechpartner in Trefferliste anzeigen, welches du links über den definierten Filterkriterien findest, um die Ansprechpartner auf der gefilterten Liste anzuzeigen.
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Klicke auf die Schaltflächen UND oder ODER des Feldes Hinzufügen, wenn du weitere Filterkriterien anwenden möchtest. Bei Auswahl von UND müssen alle definierten Filterkriterien erfüllt sein, bei Auswahl von ODER reicht die Erfüllung eines Kriteriums.
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Wiederhole die eben beschriebenen Schritte für jedes Filterkriterium, dass du anwenden möchtest.
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Wähle unter Aktion die Option als neue Vorlage speichern aus.
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Gib im nun angezeigten Fenster deiner Filtervorlage einen Namen und klicke auf OK.
Deine Filtervorlage ist angelegt.
Um eine bestehende Filtervorlage zu ändern:
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Wähle im Bereich Vorlage links oben im Feld Bezeichnung die Vorlage aus, die du ändern möchtest, und klicke auf laden.
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Deine Filtervorlage wird angezeigt. Ändere nun die Filterkriterien nach Bedarf, lösche einzelne Filterbedingungen durch einen Klick auf das Kreuz rechts am Ende der Filterbedingung oder füge neue Filterbedingungen über die Schaltflächen UND oder ODER hinzu. Bei Auswahl von UND müssen alle definierten Filterkriterien erfüllt sein, bei Auswahl von ODER reicht die Erfüllung eines Kriteriums.
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Wenn du die gewünschten Änderungen vorgenommen hast, wählst du unter Aktion die Option bestehende Vorlage überschreiben.
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Du wirst gefragt, ob du die Vorlage überschreiben willst. Klicke auf OK.
Die geänderte Filtervorlage wird gespeichert.
Um eine bestehende Filtervorlage zu löschen:
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Wähle im Bereich Vorlage links oben im Feld Bezeichnung die Vorlage aus, die du löschen möchtest, und klicke auf laden.
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Wähle unter Aktion die Option Vorlage löschen.
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Du wirst gefragt, ob du die Vorlage wirklich löschen möchtest. Klicke auf OK.
Die Filtervorlage wird gelöscht.
Welche Vorbedingungen für den Druck von Serienbriefen erforderlich sind und wie du Serienbriefe drucken kannst, erfährst du im Artikel Serienbriefe.
Um E-Mail-Adressen für Newsletter zu exportieren:
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Wähle im Bereich Vorlage links oben die Vorlage aus, auf deren Basis du deinen Export vornehmen möchtest. Klicke dann auf laden. Alternativ kannst du alle E-Mail-Adressen aus deinen Stammdaten exportieren. In dem Fall wählst du keine Filtervorlage aus und fährst einfach mit dem nächsten Schritt fort.
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Wähle unter Aktion eine der folgenden Optionen:
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Export E-Mails für Newsletter. Eine CSV-Datei mit den Namen und E-Mail-Adressen wird exportiert.
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Export E-Mails für Newsletter (UTF-8). Eine CSV-Datei im UTF-8-Format mit den Namen und E-Mail-Adressen wird exportiert.
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Export E-Mails inkl. aller Ansprechpartner für Newsletter. Eine CSV-Datei mit den Namen, Ansprechpartnern und E-Mail-Adressen wird exportiert.
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Export E-Mails inkl. aller Ansprechpartner für Newsletter (UTF-8). Eine CSV-Datei im UTF-8-Format mit den Namen, Ansprechpartnern und E-Mail-Adressen wird exportiert.
Der Export wird durch Auswahl der entsprechenden Aktion gestartet. Du musst dafür also nicht auf die Schaltfläche jetzt anlegen klicken.
Die exportierte Datei findest du im Download-Ordner deines PCs. Diese Datei kannst du dann u.a. an E-Mail-Anbieter weiterleiten, die z.B. deine Newsletter versenden.
Anmerkung
Ein Senden von Newslettern über Xentral ist nicht möglich.
Anmerkung
Werden Umlaute in den CSV-Dateien nicht richtig dargestellt, kann die CSV-Dateien über ISO-8859-1 (Excel-Format) oder direkt in Excel geöffnet werden.
Um Adressdaten zu exportieren:
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Wähle im Bereich Vorlage links oben die Vorlage aus, auf Basis deren du deinen Export vornehmen möchtest. Klicke dann auf laden. Alternativ kannst du alle Adressen aus deinen Stammdaten exportieren. In dem Fall wählst du keine Filtervorlage aus und fährst einfach mit dem nächsten Schritt fort.
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Wähle unter Aktion eine der folgenden Optionen:
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Export Adressen als CSV
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Export Adressen als CSV (UTF-8)
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Export Adressen inkl. aller Ansprechpartner als CSV
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Export Adressen inkl. aller Ansprechpartner als CSV (UTF-8)
Es werden immer die folgenden Informationen exportiert:
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Kundennummer
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Lieferantennummer
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Firma/Name
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Ansprechpartner
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Abteilung
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Unterabteilung
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E-Mail
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Telefonnummer
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Fax
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Mobil
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Straße
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PLZ
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Ort
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Land
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Projekt
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Typ
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Anschreiben
Der Export wird durch Auswahl der entsprechenden Aktion gestartet. Du musst dafür also nicht auf die Schaltfläche jetzt anlegen klicken.
Die exportierte Datei findest du im Download-Ordner deines PCs.