Heute bieten Banken ihren Kunden die Möglichkeit, alle Kontobewegungen jederzeit über ein Webportal als CSV-Datei zu exportieren. Diese CSV Dateien können in Xentral importiert werden, um Zahlungsein- und abgänge im System zu registrieren, und mit den entsprechenden Vorgängen zu verknüpfen. Die meisten Banken bieten zudem die Möglichkeiten eines automatisierten oder automatischen Live Imports via der PSD2-API.
Weitere Informationen dazu, wie du Kontoauszüge importierst, findest du hier.
Um die Kontobewegungen importieren zu können, muss in Xentral für jedes der Konten ein Geschäftskonto definiert werden.
In xentral können die Buchhungen Deiner Geschäftskonten importiert werden. Dazu zählen nicht nur Bankkonten, sondern auch PayPal, Stripe und viele weitere.
Unter Buchhaltung > Zahlungseingang kannst Du für jedes Deiner angebunden Geschäftskonten einen Zahlungsimport durchführen, um alle Buchungen dieses Kontos in xentral hinterlegt zu haben. Das ermöglicht die Verknüpfung aller Buchungen auf ihre zugehörigen Belege, also Rechnungen, Gutschriften und Verbindlichkeiten. Diese Verknüpfung kann mit einem Klick für alle Buchungen durchgeführt werden, die einem Beleg anhand von Betrag und Verwendungszweck eindeutig zuzuordnen sind. Erkennbar ist das an den grün hinterlegten Zeilen. Übrige Buchungen können mit wenigen weiteren Klicks manuell verknüpft werden. Die Markierung der Belege als "bezahlt" erfolgt dadruch automatisch. Für jede Buchung wird in xentral ein Kontoauszug erstellt. Über diesen ist bei Korrekturbedarf auch eine Auflösung einer Verknüpfung möglich.
Im Bereich Kontenblatt können Sie Kontoauszüge nach den Konten aus dem Kontenrahmen gefiltert durchsuchen. Dort werden die Konten aus dem Modul Kontorahmen durchsucht, die Gegenkonten aus den Kontoauszügen herausgesucht und dort geprüft, ob das Gegenkonto einer Kunden- oder Lieferantennummer entspricht. Ebenso werden die die Geschäftskonten durchsucht, die DATEV-Konten sind. Das ist der Fall, wenn im Geschäftskonto das Feld "DATEV" anders gefüllt ist als mit "0".
Die aktuellen Kontoauszüge der Geschäftskonten kannst du importieren, um Zahlungseingänge mit offenen Aufträgen zu verknüpfen und damit für den Buchhaltungsexport vor zu kontieren.
Wähle dazu das Stift-Icon in der Menü-Spalte in der Übersicht (Buchhaltung → Zahlungseingang) an.
Anmerkung
Wenn du den Live-Import im jeweiligen Geschäftskonto aktiviert hast, geht das über den Button Live-Import. CSV-Dateien kannst du über Durchsuchen und Importieren einspielen.
Wenn du das Stift-Icon ausgewählt hast, gelangst du in diese Maske:
-
Einnahmen sind grau markiert
-
Ausgaben sind rot markiert
-
Gefundene Aufträge/ Rechnungen sind grün markiert
Xentral erkennt beim Kontoimport automatisch, ob eine Buchung zu einem früheren Zeitpunkt bereits importiert wurde. In diesem Fall wird die Buchung nicht erneut importiert.
Mit dem Button "Alle automatisch erkannten Buchungen fertigstellen" werden alle erkannten Buchungen sofort auf einmal verbucht, unabhängig davon, ob diese sich auf anderen Seiten befinden.
Wenn der Betreff einer Überweisung Hinweise auf eine(n) Rechnung/Auftrag enthält und der Überweisungsbetrag mit dem Auftragswert übereinstimmt, schlägt Xentral die passende Verknüpfung automatisch vor (grüne hinterlegte Zeilen im Screenshot). Dabei werden Zahlungen bei Vorkasse-Bezahlarten (z.B. PayPal, Kreditkarte, Vorkasse) mit Aufträgen und bei anderen Bezahlarten mit Rechnungen verknüpft (z.B. Zahlung auf Rechnung, Barzahlung, Nachnahme).
Nicht automatisch erkannte Zahlungseingänge bleiben grau hinterlegt, und können manuell mit den passenden Aufträgen/ Rechnungen/ Gutschriften verknüpft werden. Zahlungsabgänge werden in der Import-Ansicht rot hinterlegt.
In der Übersicht der Zahlungseingänge gibt es eine direkte PDF-Vorschau für die Belege, die verknüpft werden können (Verbindlichkeiten, Rechnungen, Gutschriften und Aufträge).
Um welche Art der Buchung es sich handelt, ist an der Farbe der Zeile erkenntlich:
-
Grün = Zahlungseingang, der erfolgreich auf eine Rechnung oder einen Auftrag verknüpft werden konnte
-
Grau = Nicht erkannte Einnahme bzw. positive Buchung
-
Rot = Ausgabe bzw. negative Buchung, die nicht zugeordnet werden konnte
-
Lila = Negative Buchung, die einer Verbindlichkeit zugeordnet werden konnte
-
Orange = Erkannte Buchung
-
auf stornierten Auftrag/ Rechnung
-
auf Auftrag/ Rechnung mit bereits verknüpfter Zahlung
-
auf eine Rechnung/ POS-Rechnung, die durchs System automatisch als bezahlt markiert wurde (aber ohne direkt darauf gebuchten Zahlungseingang)
-
mit passender Nummer, bei der sich Xentral jedoch nicht komplett sicher ist , ob sie stimmt
-
Ein schnelles Erstellen von Klärfällen ist direkt in der Übersicht Zahlungseingang möglich. Über das !-Icon erscheint das Dialogfenster, um die Buchung als Klärfall zu markieren und einen Grund zu hinterlegen.
Nach Klärfällen kann im Reiter Kontoauszüge gefiltert werden. Diese Markierung kann zum Beispiel der Kommunikation zwischen dem Mitarbeiter, der den Zahlungseingang bearbeitet und der Buchhaltung dienen.
Anmerkung
Der Grund des Klärfalls wird im Buchhaltungsexport für das DATEV-Format nicht mit exportiert. Allerdings kann die Liste aller Klärfälle über einen Datumsbereich im Tab "Alle Kontoauszüge" gezogen werden.
Es ist möglich, auch Verbindlichkeiten im Zahlungseingang zu verknüpfen. Dabei wird der Status der Verbindlichkeit auf "bezahlt" gesetzt. Sollte der Zahlungsimport rückgängig gemacht werden, wird der Status der Verbindlichkeit nicht zurückgesetzt. Dieser bleibt auf "bezahlt". Damit sollen mehrfache Auszahlungen verhindert werden.
Anmerkung
Im Autocomplete Feld werden alle Verbindlichkeiten angezeigt, die nicht direkt über den Zahlungseingang auf bezahlt gesetzt wurden. Manuell auf bezahlt gesetzte Verbindlichkeiten werden immer noch angezeigt.
Wird ein Skonto auf der Verbindlichkeit automatisch im Zahlungseingang erkannt, analog zum Zahlungseingang auf eine Kundenrechnung mit Skonto.
Anmerkung
Wenn die Rechnungssumme abzüglich Skonto beglichen wurde, kannst du die Rechnung als bezahlt markieren, indem du in der Rechnung unter Details → Rechnung in der Oberfläche "Mahnwesen" einen Betrag als Skonto im Feld "Skonto gegeben" eintragen. Weitere Informationen dazu findest du hier.
Zahlungen können auch auf mehrere Belege (egal ob Auftrag, Rechnung oder Gutschrift) gebucht werden:
-
Aktion: "Auftragsguthaben" auswählen (analog für Rechnung oder Gutschrift)
-
Feld: "Auftrag" → Hier werden die Auftragsnummern mit Komma getrennt eingegeben (keine Leerzeichen verwenden!)
Für Verbindlichkeiten ist die Vorgehensweise wie folgt:
-
Klicke bei der jeweiligen Buchung auf das Stift-Symbol
-
Klicke im Popup-Fenster auf den Reiter Verbindlichkeiten
-
Wähle eine Verbindlichkeit mit dem Pfeil-Symbol aus und klicke auf Speichern
-
Der Betrag wird aufgeteilt und der Restbetrag kann erneut mit einer Verbindlichkeit verknüpft werden (siehe Schritt 1)
Ist die Summe des Zahlungsbetrags kleiner als der Wert beider Belege/ Verbindlichkeiten, wird auf die zuletzt gebuchte Belegnummer der vorhandene "Restbetrag" gebucht. Dieser Beleg wird nicht als bezahlt markiert, da zu wenig Geld verknüpft ist.
Anmerkung
Skonto wird beim Verknüpfen mehrerer Aufträge, Rechnungen oder Gutschriften nicht verarbeitet.
Rücklastschriften können erneut auf eine Rechnung verbucht werden. Die Rechnung wird dann wieder auf "offen" umgestellt und der Lastschriftbetrag wird inkl. der Gebühr angezeigt.
Die Rechnung wird ganz normal im Mahnwesen angezeigt. Sobald der Kunde überwiesen hat, kann die neue Zahlung wieder auf die Rechnung gebucht werden. Die Restsumme (Gebühr) kann entweder als Skonto gegeben werden oder der Kunde überweist diese nach.
Wenn eine Rücklastschrift mehreren Rechnungen zugeordnet werden soll, nutze den folgenden Workflow:
-
Rechnungen auf offen setzen: Damit die Rechnungen in der Übersicht auftauchen, musst du den Zahlungsstatus auf offen setzen (Buchhaltung > Rechnung > Details > Rechnung).
-
Rechnungen zuordnen: Navigiere zu Buchhaltung > Zahlungseingang > Import und klicke auf das Pfeil-Symbol bei der Rücklastschrift, die du bearbeiten möchtest. Es erscheint eine Übersicht, in welcher du die einzelnen Rechnungen über das Pfeil-Symbol auswählen kannst. Wähle die erste Rechnung über das Pfeil-Symbol aus und trage den Wert bei SOLL ein. Nun entsteht eine Splitbuchung über den restlichen Betrag. Das Ganze muss für die anderen Rechnungen wiederholt werden.
-
Das Ergebnis findest du in der Übersicht unter Buchhaltung > Zahlungseingang > Import.
Beispiel mit zwei Rechnungen: Wenn es zwei Rechnungen gibt, die per Rücklastschrift eingebucht werden müssen, kann die Zuordnung folgendermaßen vorgenommen werden: Damit die Position aufgesplittet wird, ist über den Stift zu gehen und dort den "SOLL" Betrag auf einen Rechnungswert inkl. der Rücklastgebühr zu reduzieren.
Im Beispiel unten geht die Rechnung über 19,04 Euro und die Rücklast beträgt 33 Euro.
Nach den Eintragungen wird gespeichert, dadurch wird die Buchung aufgesplittet und die Positionen können jeweils auf die Rechnung gebucht werden.
Kontoauszugsbuchungen können auch gesplittet werden, wenn z.B. zwei Rechnungen in einer Summe bezahlt wurden oder eine Überzahlung stattgefunden hat.
Beispiel:
-
Rechnungsbetrag: 8,12
-
Gutschrift: 3,70
-
Kunde bezahlt: 4,42 (RE-GS)
Im Zahlungseingang ist bei einer solchen Buchung auf das Editier-Icon zu klicken.
Danach kann nach der Belegnummer (RE) gesucht und über den Pfeil die Angaben des Belegs übernommen werden.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern, wird die Buchung abgeschlossen und erscheint als neue Zeile. Die ursprüngliche Zeile wird türkis markiert und besteht aus dem restlichen Betrag. Diese Zeile kann jetzt mit der Gutschrift verknüpft und auf "Buchungen fertigstellen" geklickt werden:
Analog können auch für Zahlungsausgänge bzw. Verbindlichkeiten gesplittet werden.
Das Stiftsymbol rechts neben einer Buchung ist auszuwählen und im Dialogfenster die fehlenden Daten einzutragen.
Sollten Sie Teilbezahlungen auf eine Rechnung bekommen, können Sie wie oben beschrieben vorgehen und ebenfalls auf das Edit-Icon in der Zahlungszeile klicken. Nach dem Übernehmen der Rechnungsdaten, müssen Sie aber nochmal den Betrag händisch an die Teilsumme anpassen:
Beispiel: Gesamtbetrag: 185,05 Euro Teilzahlung: 100 Euro + 85,05 Euro
Die Restzahlung wird dann genauso verbucht, nur dass Xentral hier bereits die Differenz beim Zuweisen erkennt und diese so verbucht werden kann:
Ausgaben und Einnahmen, die nicht Kundenkonten (Aufträge, Rechnungen, Gutschriften) betreffen, können direkt auf Konten des hinterlegten Kontenrahmens gebucht werden.
Zudem ist es möglich, Verbindlichkeiten direkt aus Zahlungseingängen heraus zu erstellen und zu verknüpfen.
Im Dialogfenster kann die Verbindlichkeit angelegt werden. Stimmen der Betrag der Verbindlichkeit und der des Zahlungseingangs überein, wird der Status automatisch umgestellt.
Es erscheint ein neues Tab um alle Kontoauszüge über alle Geschäftskonten hinweg zu sehen. Natürlich werden hier immer noch die Projektzuordnungen des Mitarbeiters beachtet, damit man nicht zu viel sieht.
In dieser Oberfläche bestehen die gleichen Filter-Möglichkeiten, wie in den Buchungsübersichten der einzelnen Konten.
Verknüpfungen von Dokument und Kontoauszugsbuchung können wieder aufgelöst werden. Zu beachten ist, dass hierbei keine neue Buchung (für die Buchhaltung) erzeugt wird. Die ursprüngliche Buchung wird gelöscht und die neue Buchung erzeugt. Datum der Buchung ist weiterhin das Datum der Bankbuchung.
Buchhaltung → Zahlungseingang →
-
Verknüpfte Kontobuchungen erhalten den Status "abgeschlossen"
-
Noch nicht verknüpfte Kontobuchungen den Status "prüfen"
-
Als "Importfehler" verbuchte Kontobuchungen werden durchgestrichen dargestellt
Abgeschlossene Verknüpfungen können mit der Aktion wieder aufgelöst werden.
Diese Buchung wird geöffnet und ist bei den Kontoauszügen nun wieder erneut zu verbuchen.
Es ist möglich, mit einem Klick auf das Edit Icon noch zusätzliche Eigenschaften festzulegen.
-
Importfehler → Markiert diese Buchung als Importfehler und verhindert somit, dass diese Buchung im FiBu Export erscheint.
-
Abgeschlossen → Markiert diese Buchung als abgeschlossen und verhindert, dass diese Buchung wieder im Zahlungseingang aufgeführt wird.
Das Suchfeld ermöglicht eine Suche nach Inhalten in Kontoauszugsbuchungen. Z.B. die Umsatzsteuerabbuchungen des Finanzamtes im letzten Jahr für das Steuerbüro. Hier kann blitzschnell nach Namen, Behörden oder anderen Texten gesucht werden. Das Suchergebnis kann als Liste per Knopfdruck exportiert werden.
Buchhaltung → Zahlungseingang → . Die Verknüpfung eines Zahlungsbetrags mit einer Bestellung oder einer Rechnung kann auch manuell bearbeitet oder geändert werden (z. B. Änderung der Aufteilung eines Betrags auf mehrere Rechnungen). Die Verknüpfung eines Kontoauszugs mit einer oder mehreren Rechnungen ist direkt in den Kontoauszügen ersichtlich. Öffnen Sie dazu die Zahlung vorne mit dem blauen Pfeil.
Um diese Buchungen zu ändern ist auf die Auftragsnummer zu klicken. Dann gelangst du in den Auftrag, im Reiter Positionen findest du die Zahlungen und öffnest diese mit einem Klick auf zur Buchung.
Nun erscheint die Ansicht einer einzelnen Bankbuchung. Im unteren Bereich ist die Verknüpfung zu einer oder mehreren Rechnungen zu sehen, die bearbeitet werden können.
Es kann auf die einzelne Buchung geklickt und der Betrag bearbeitet werden, indem ein neuer Betrag eingegeben (z.B 10 EUR werden mit Trennzeichen "Punkt" eingegeben: 10.00) und auf "ok" geklickt wird.
In diesem Expertenmodus ist zu berücksichtigen, dass die geänderten Beträge zusammenaddiert die Summe der Kontobuchung ergeben.
Die Buchung für eine einzelne Rechnung ist im Protokoll des Dokumentes zu sehen.
Das Tab Summen und Salden zeigt eine Übersicht über die Haben, Soll und Saldo der einzelnen Konten innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Der Zeitraum kann über den Filter mit "Datum von:" und "Datum bis:" definiert werden.
Die Haben-Beträge errechnen sich aus allen positiven Werten der Kontoauszüge und die Soll Beträge aus den Ausgaben. Das Saldo ist jeweils die Differenz von Haben und Soll. Das Startsaldo bezieht sich immer auf das Saldo am Tag zum Start des ausgewählten Zeitraums. Zusätzlich werden jeweils die Kontonummer & Bezeichnung sowie die Anzahl an Buchungen angezeigt. In der untersten Zeile finden sich die Gesamtsummen aller Konto für den ausgewählten Zeitraum.
Ein Datenimport einer Kontoauszugsdatei kann auch wieder rückgängig gemacht werden. Es kann immer nur der letzte Import rückgängig gemacht werden. Dabei werden Verknüpfungen wieder gelöst - mit Ausnahme von Verbindlichkeiten.
Im Bereich "Kontenblatt" können Kontoauszüge nach den Konten aus dem Kontenrahmen gefiltert durchsucht werden.
Im Kontenblatt werden:
1.) die Konten aus dem Modul Kontenrahmen (Administration → Einstellungen → Buchhaltung → Kontenrahmen) durchsucht
2.) die Gegenkonten aus den Kontoauszügen herausgesucht und dort geprüft, ob das Gegenkonto einer Kunden- oder Lieferantennummer entspricht
3.) die Geschäftskonten durchsucht, die DATEV-Konten sind (also wenn im Geschäftskonto das Feld "DATEV" anders gefüllt ist als mit 0)
Zusätzlich bietet dir Xentral die Möglichkeit, Zahlungseingänge manuell zu erfassen. Diese Option kannst du nutzen, wenn dir Konten vorliegen, die keinen Online-Zugriff haben und auch keinen erhalten werden.
Um die richtige Erfassung sicherzustellen, gib bei "Konto" das gewünschte Bankkonto an. Dieses ist zwar nur ein Bilanzkonto, das ist hier aber irrelevant. Das Konto ist Teil des Sachkontenrahmens und beide Konten sind im Kontenrahmen enthalten.
Du entscheidest dann, ob
-
auf Debitor/ Kreditor/ Sachkonto oder
-
Bilanz oder GuV gebucht wird.
Anmerkung
"Gegenkonto" ist kein Pflichtfeld! Wenn du ohne Gegenkonto buchst, erfolgt das Mapping im Zahlungseingang.
Anmerkung
Diese Option befindet sich noch in der Beta-Phase.
Für Gebühren o.ä. gibt es auch einen Workaround, um diese fest dem korrekten Konto zuzuordnen und eine automatische Buchung zu initiieren.
Dazu legst du eine regelmäßige Verbindlichkeit an (Administration → Einstellungen → Buchhaltung → Verbindlichkeiten → Regelmäßige Verbindlichkeiten → *+ Neuen Eintrag anlegen*).
Wichtig ist es, dass du als Art "Kontenrahmen" auswählst. Bei konstanten Beträgen für Haben und Soll kannst du hier auch einen Wert eingeben.