Die Funktion Erweiterte Adresssuche richtet sich an Anwender, die über den Standard-Adressfilter hinaus detaillierte Such- und Auswertungsmöglichkeiten benötigen. In vielen Fällen ist die Basissuche im Modul Verkaufen > Adressen für alltägliche Arbeiten ausreichend. Die erweiterte Suche empfiehlt sich dann, wenn umfangreiche Datenbestände vorliegen du präzisere Filterkriterien bnötigst
Anmerkung
Die erweiterte Adresssuche ist kein separates Modul in Xentral, sondern ein Tab innerhalb des Moduls Adressen. Die erweiterte Adressuche dient ausschließlich dazu, zusätzliche Spalten und Filtermöglichkeiten innerhalb des Adressstamms bereitzustellen.
Die erweiterte Adressssuche öffnest du, indem du zunächst zu Verkauf > Adressen navigierst und dann das Tab Erweiterte Adresssuche öffnest. Nutze alternativ kannst die Smart Search, um nach dem Begriff Adresssuche erweitert zu suchen und das Modul zu öffnen.
Globale Suche:
Die globale Suche erfolgt über das Feld Suche links oberhalb der Tabelle.
Wenn du hier einen Begriff eingibst, wird spaltenübergreifend in allen Datensätzen nach diesem Begriff gesucht. Auch Teilbegriffe sind zulässig. Als Ergebnis werden alle Kunden- und Lieferantendatensätze angezeigt, die den Suchbegriff enthalten.
Spaltensuche:
Für die spaltenbasierte Suche gibst du deinen Suchbegriff direkt im Suchfeld unterhalb der jeweiligen Spaltenüberschrift ein.
Die Filterung bezieht sich dabei ausschließlich auf diese Spalte, wobei auch Teilbegriffe zulässig sind. Das Ergebnis zeigt alle Datensätze an, die den Suchbegriff in der entsprechenden Spalte enthalten.
Tipp
Klicke auf das Stift-Symbol in der Spalte Menü, um einzelne Kunden- oder Lieferantendatensätze bei Bedarf direkt zu öffnen und anzupassen.
Im Vergleich zum Standard-Adressfilter im Modul Verkauf > Adressen beinhaltet die erweiterte Suche im Tab Erweiterte Adresssuche zusätzliche Spalte. Damit erweitert sich die Filterbasis erheblich und erlaubt gezieltere Abfragen, z. B. nach internen Organisationsstrukturen oder Kommunikationsdaten.
Die folgenden Tabelle enthält eine Liste der verfügbaren Suchfelder in der Standard-Suche sowie in der erweiterten Adresssuche.
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Standard-Adressfilter |
Erweiterte Adresssuche |
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Um die oben beschriebenen zusätzlichen Spalten in der erweiterten Adresssuche anzuzeigen, musst du diese zunächst einblenden. Nicht benötigte Spalten kannst du bei Bedarf ganz einfach ausblenden.
Gehe wie folgt vor, um zusätzliche Spalten in der erweiterten Adresssuche ein- oder auszublenden.
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Öffne das Menü Verkaufen > Adressen.
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Öffne das Tab Erweiterte Adresssuche.
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Klicke rechts oberhalb der Tabelle auf Spalten.
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Klicke im Auswahlmenü auf den Namen der gewünschten Spalte, um sie in der Tabelle einzublenden.
Anmerkung
Aktivierte Spalten erkennst du an einem grauen Häkchen links neben der Spalte im Menü Spalten.
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Um eine Spalte zu deaktivieren, klicke einfach erneut auf den Namen der Spalte.
Die Spalte wird in der Tabelle direkt ein- oder ausgeblendet. Es sind keine weiteren Arbeitsschritte notwendig.
Du kannst die erweiterte Adresssuche nicht nur zum Filtern und Durchsuchen von Adressdaten nutzen, sondern auch zum Export von Adressdaten, falls die Daten in der Adressübersicht im Menü Verkaufen > Adressen für deinen Anwendungsfall nicht ausreichen sind. Stell dir vor, du möchtest alle in Xentral vorhandenen Adressen inklusive spezieller Informationen wie dem Adresszusatz und der E-Mail-Adresse exportieren. Die erweiterte Adresssuche bietet dir dazu die Auswahl zwischen den Dateiformaten CSV, Excel und PDF, sodass du mit nur wenigen Klicks die gewünschten Informationen exportieren und weiterverarbeiten kannst.
Wichtig
Stelle vor dem Export sicher, dass alle Spalten mit den benötigten Informationen in der Tabelle eingeblendet sind. Andernfalls werden diese Informationen nicht im Export enthalten sein. Wie du Spalten einblendest, haben wir im Kapitel Zusätzliche Spalten in der erweiterten Adresssuche einblenden erläutert.
Gehe wie folgt vor, um Adressdaten gezielt per erweiterter Adresssuche zu exportieren.
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Öffne das Menü Verkaufen > Adressen.
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Öffne das Tab Erweiterte Adresssuche.
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Klicke rechts oberhalb der Tabelle auf Werkzeuge.
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Wähle das gewünschte Exportformat aus. Die Formate CSV, Excel und PDF stehen zur Verfügung.
Der Export wird gestartet. Anschließend kannst du die heruntergeladene Datei auf deinem Computer öffnen und bei Bedarf in externen Tools weiterverarbeiten.
Tipp
Auf Wunsch kannst du per Klick auf Drucken ohne weitere Zwischenschritte die Druckansicht öffnen und deine Daten direkt ausdrucken. Außerdem kannst du die Daten per Klick auf Zwischenablage in deine Zwischenablage kopieren.