Angebote können in xentral heraus unter Verkauf → Angebot manuell erstellt werden. Beim Übernehmen des Kunden werden alle Stammdaten im Beleg, sofern im Adressstamm vorhanden, eingefügt.
Im Angebot können bereits Zahlungsweise und Zahlungsziel hinterlegt werden. Wird das Angebot später zum Auftrag weitergeführt, werden diese Einstellungen im weiteren Verlauf bis in die Rechnung hinein übernommen.
Aus einem Angebot heraus kann ebenfalls eine Wiedervorlage angelegt werden, um sich selbst an das Nachfassen zu erinnern und das Angebot vertriebsintern anderen Mitarbeitern zuzuweisen, Informationen zu hinterlegen und vieles mehr.
Existierende Anfragen können über das Aktionsmenü zu einem Angebot weitergeführt werden.
Ein Video zum Modul "Angebot" findest du auf YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=tSe9VUK-5xs
Folgende Felder im Reiter Details > Angebot kannst du mit Informationen befüllen:
Allgemein
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Kunde > Hier trägst du die Nummer des Kunden ein
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Projekt > Hier wählst du das zugehörige Projekt aus
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Aktionscode > Hier kannst du einen Aktionscode eintragen, der über das Modul Aktionscodes definiert wurde
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Status > Gibt Auskunft über den Status des Angebots, z.B. "freigegeben"
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Ihre Anfrage > Hier kannst du die Nummer, den Betreff oder das Datum des Kunden eintragen. Auf dem Angebot wird diese Information mit ausgegeben.
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Interne Bezeichnung > Hier kannst eine interne Bezeichnung oder Notiz eingegeben werden (erscheint nicht auf dem Beleg)
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Datum → Datum des Angebots
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Liefertermin > Termin bis wann die angebotene Ware oder Dienstleistung geliefert werden kann
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Angebot gültig bis > Hier legst du fest, wie lange das Angebot gültig sein soll. Diese Information wird auf den Angebotsbeleg aufgedruckt
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gepl. Auftragsdatum > Datum der geplanten Auftragserteilung
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Bevorzugtes Lager > Hier trägst du das bevorzugte Lager ein
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Schreibschutz > Setze diesen Haken, um den Schreibschutz für das Angebot zu aktivieren
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Abweichende Bezeichnung > Wenn du den Haken setzt, wird die abweichende Bezeichnung aus den Grundeinstellungen genommen
Im Unterrreiter Positionen des Reiters Details werden die Artikel eingefügt, die dem Kunden angeboten werden sollen. Im Artikelstamm hinterlegte Gruppenpreise oder kundenspezifische Preise werden automatisch erkannt. Preis und Menge können aber auch jederzeit manuell angepasst werden und Spezialfelder eingefügt werden.
Artikel manuell suchen / neu anlegen
Ist ein Artikel nicht auffindbar, kann er auch manuell über den Button Artikel manuell suchen / neu anlegen gesucht werden oder direkt im Artikelstamm neu angelegt werden. Dies funktioniert analog zum Auftrag.
Es gibt Möglichkeiten, die Positionen durch Spezialfelder besser zu organisieren und optisch hervorzuheben. Zum Hinzufügen eines Spezialfelds auf die Schaltfläche Spezialfeld einfügen klicken.
Dafür stehen folgende Optionen zur Auswahl:
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Gruppenüberschrift
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Zwischensumme
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Gruppensumme
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Gruppensumme (mit optionalen Preisen)
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Seitenumbruch
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Bild
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Summen im Angebot einzuschließen:
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Zwischensumme → Summe alle über der Zwischensumme gelisteten Positionen (außer den optionalen)
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Gruppensummen → Nach der Definition einer Gruppe können Gruppensummen definiert werden, die die Positionen der darüber stehenden Gruppe summieren. Dabei werden optionale Positionen aus der Gruppe ausgenommen. Die Gruppensumme kann auch inkl. der optionalen Positionen gesondert ausgegeben werden, d.h. die Summe der Gruppensumme und der optionalen Positionen in einer Gruppe.
Das Beispiel listet je eine der möglichen Summen auf und zeigt die Darstellung im Angebots-PDF.
Bilder können über Spezialfelder (siehe Beschreibung oben) zwischen den einzelnen Artikeln hinterlegt werden.
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Bezeichnung → Bezeichnung des Bildes
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Beschreibung → Beschreibung des Bildes
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Datei auswählen → Auswahl des Bildes, welches eingefügt werden soll
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Breite → Breite des Bildes. Falls nichts ausgewählt wird, stellt sich eine Breite von 30 mm automatisch ein
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Höhe → Höhe des Bildes. Falls nichts ausgewählt wird, stellt sich eine Höhe von 30 mm automatisch ein
Beispiel, wie es im Beleg erscheint:
Mit dieser Funktion können Stücklisten hinzugefügt werden. Voraussetzung hierfür ist das extra Modul "Stückliste Angebot einfügen" aus dem Appstore.
Nach dem Klick auf den Button, kann man mit dem Pfeil eine Stückliste auswählen:
Anschließend werden die Positionen der Stückliste gelistet.
Hier kann Folgendes ausgewählt werden:
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Menge → Positionsmenge
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Preis berechnen aus Teile → Kalkuliert den Verkaufspreis der Stückliste aus den VKs der einzelnen Bestandteile der Stückliste. Blendet den Preis des Hauptartikels aus.
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Artikel auswählen → Zeigt, welche Artikel auf dem Beleg erscheinen. Auch wird der kalkulierte Preis nur aufgrund der ausgewählten Artikel festgelegt.
Beim Editieren des Hauptstücklistenartikels kann der Preis aus Teilen berechnet werden:
Es können auch andere Artikel in den Angebotspositionen zu dieser Stückliste hinzugefügt werden. Dazu ist ein Artikel als Position in das Angebot einzufügen. Über das Edit-Icon rechts in der Zeile kann in der Übersicht das Feld "Gehört zu" ausgewählt und dort die Artikelnummer der Stückliste angegeben werden.
Über das Edit-Icon erscheint eine neue Maske. Hier können Beleg-Positionen noch weiter angepasst werden.
Im Aktionsmenü stehen folgende Aktionen zur Auswahl:
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Angebot stornieren → Setzt den Status des Angebots auf 'Storniert'
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Angebot kopieren → Erstellt ein neues Angebot im Entwurfsmodus mit allen Daten (Stammdaten, Positionen, etc.)
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Angebot freigeben → Hierüber kann das Angebot freigegeben werden
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Angebot abschicken → Möglichkeit das Angebot per Drucker, E-Mail etc. zu verschicken. Status wird auf 'Versendet' gesetzt
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Angebot abgelehnt → Status wird auf 'Abgelehnt' gesetzt
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Angebot neue Version → Erstellt ein neues Angebot mit den selben Daten. Das neue Angebot erhält die selbe Nummer mit einer '-1' angehängt und einer Verknüpfung zum ursprünglichen Angebot
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Als Auftrag weiterführen → Erstellt einen Auftrag im Entwurfsmodus mit den selben Daten
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Als Proformarechnung weiterführen → Erstellt eine Proformarechnung im Entwurfsmodus mit den selben Daten
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Als beauftragt markieren → Setzt den Status des Angebots auf 'Beauftragt'
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Export als CSV → Exportiert das Angebot als CSV Datei
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PDF öffnen → Öffnet den Angebots-Beleg als PDF
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Als Projekt weiterführen → Erstellt ein Projekt mit den selben Daten
In diesem Reiter können Wiedervorlagen erstellt werden.
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Bezeichnung → Bezeichnung der Wiedervorlage
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Bearbeiter → Mitarbeiter, der die Wiedervorlage bearbeitet
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für Kunde → Kunde für den die Wiedervorlage erstellt wird
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Beschreibung → Beschreibung der Wiedervorlage
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Volumen → Geldbetrag der Wiedervorlage (optional)
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Chance → Abschlusswahrscheinlichkeit des Angebots (optional)
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Stage → Stage, in der sich die Wiedervorlage befindet. Stages müssen zuvor angelegt und definiert werden
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Erinnerungsdatum → Datum an dem an die Wiedervorlage erinnert werden soll
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Uhrzeit → Uhrzeit am Erinnerungsdatum an dem an die Wiedervorlage erinnert werden soll
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Melden bei Mitarbeiter → Mitarbeiter bei dem gemeldet werden soll, wenn die Wiedervorlage abgeschlossen ist
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abgeschlossen → Wiedervorlage als abgeschlossen markieren
Es ist möglich, Tage anzugeben, nachdem eine Wiedervorlage für ein freigegebenes Angebot erstellt werden soll. Der Betrag des Angebots wird in das Volumen Feld der Wiedervorlage überführt. Unter Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen kann die Anzahl der Tage hinterlegt werden.
Wenn ein Angebot als Auftrag weitergeführt / storniert / als abgelehnt markiert / als beauftragt markiert wird, wird die Wiedervorlage automatisch geschlossen.