Um eine formlose Produktanfrage deiner potenziellen neuen Kunden in Xentral zu erfassen, kannst du die Anfrage als Vorstufe eines Angebots verwenden. Eine Anfrage ist rechtlich nicht bindend, sie ist die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.
Eine Anfrage kann mündlich, schriftlich oder als E-Mail erfolgen. Wenn du die Informationen einem internen Vorgang zuweisen möchtest, das offiziell bindende Angebot allerdings erst in den nächsten Tagen oder Wochen erfolgt, kannst du die Adressdaten anlegen und dem neuen Kontakt eine Anfrage zuweisen.
Folgende Informationen kannst du in einer schriftlichen Anfrage erfassen:
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Beschreibung deiner Ware/Dienstleistung
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Angefragte Menge
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Eingangsdatum der Anfrage
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Digitaler Beleg der Anfrage als Datei
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Unverbindliche Informationen wie Lieferzeit, Verpackung, Fracht, Zahlungsbedingungen u.v.m. in Form von Textbausteinen
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Interne Bezeichnung und Interne Notizen
Du kannst eine Anfrage freigeben, stornieren, als beauftragt markieren oder in ein nächstes folgendes Angebotsdokument überführen. Im Aktionsmenü stehen dir folgende Aktionen zur Auswahl:
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Anfrage stornieren → Setzt den Status der Anfrage auf Storniert.
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Anfrage kopieren → Erstellt eine neue Anfrage im Entwurfsmodus mit allen Daten (Stammdaten, Positionen, etc.).
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Anfrage freigeben → Hierüber kann die Anfrage im Entwurfsmodus freigegeben werden. Die Freigabe steht nur für Belege im Entwurfsmodus zur Verfügung.
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Als Angebot weiterführen → Erstellt ein Angebot im Entwurfsmodus mit den selben Daten.
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Markieren als beauftragt → Setzt den Status der Anfrage auf Beauftragt.
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Markieren als Abgerechnet → Status wird auf Abgerechnet gesetzt.
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PDF öffnen → Öffnet den Anfrage-Beleg als PDF.
Anmerkung
Eine formlose Anfrage dient als interner Beleg und sichert eure Teamkommunikation und Dokumentation gegenüber dem Kunden. In Xentral kann der Anfrage Beleg nicht über den abschicken Dialog versendet werden. Den Beleg kannst du natürlich jederzeit als PDF herunterladen.
Eine Anfrage kann die folgenden Status haben:
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Beauftragt = Die Anfrage wurde letztlich zu einem Auftrag überführt.
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Freigegeben = Die Anfrage wurde für die Überführung zum Angebot freigegeben indem sie eine Nummer im Nummernkreis erhält.
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Warten = Das Angebot zur Anfrage wurde angefordert.
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Angebot = Die Anfrage wurde als Angebot weitergeführt.
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Abgerechnet = Die Anfrage wurde abgerechnet (Markierung mit interner Notiz möglich, alternativ manuelle Erstellung einer Rechnung)
Erfasse zur erhaltenen Anfrage Informationen deines potenziellen Kunden, um eine gute Kommunikation sicherzustellen.
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Du kannst in den Adressdaten in Xentral die Anschrift und den Ansprechpartner abspeichern. Ebenso Informationen, wie Kunden auf euch aufmerksam geworden sind.
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Im Freitext und Kopftext kannst du Informationen wie konkrete Warenbezeichnung (sofern du es nicht als Artikel anlegen möchtest), die Wünsche des Anfragenden (Gewünschter Angebots- und Liefertermin, Preisliste, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Fragen zu Garantie und Gewährleistung und auch Hinweise auf langfristige Zusammenarbeit festhalten).
Zu deiner erhaltenen Anfrage kannst du diese Felder in Xentral verwenden:
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Freitext und Kopftext: erscheint auf der Anfrage
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Interne Bemerkung: Interne Informationen für dich und dein Team wie z.B. Wer hat die Anfrage entgegen genommen, wie ist die Anfrage eingegangen, Sonstige Vereinbarungen.
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Stammdaten: Auf Basis des ausgewählten Kunden zieht sich Xentral die Daten des Kunden automatisch aus den Stammdaten. Diese können händisch ergänzt oder ersetzt werden.
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Dateien: Unter diesem Reiter ist eine Übersicht über alle hinzugefügten Dateien für diese Anfrage. Außerdem können hier auch per Drag & Drop neue Dateien hinzugefügt werden.