Zahlungsweisen definieren, wie ein Kunde den offenen Betrag für Produkte oder Dienstleistungen begleichen kann. Sie regeln die Zahlungsbedingungen, wie etwa Fälligkeit, Skonto oder Zahlungsziele, und sind ein zentraler Bestandteil der Abwicklung von Transaktionen.
In Xentral stehen dir umfassende Funktionen zur Verfügung, um diese Zahlungsweisen flexibel zu gestalten und an die Anforderungen deines Unternehmens anzupassen. Du kannst Standardtexte definieren, mehrsprachige Texte hinterlegen und durch Variablen dynamische Informationen wie Skonto oder Zahlungsstatus in Belege einfügen.
Die Konfiguration kannst du über die Smart-Suche über Zahlungsweisen und Zahlungsbedingungen finden oder zentral unter Einstellungen > Buchhaltung > Zahlungen & Geschäftskonten > Zahlungsweisen und Zahlungsbedingungen.
Zahlungsweise:
Eine Zahlungsweise beschreibt die konkrete Methode, wie eine Zahlung durchgeführt wird. Beispiele dafür sind Rechnung, Vorkasse, PayPal, Lastschrift oder Kreditkarte. Sie legt fest, über welchen Weg der Betrag vom Kunden an das Unternehmen transferiert wird.
Zahlungsbedingung:
Eine Zahlungsbedingung definiert die Rahmenbedingungen einer Zahlung, wie beispielsweise Fälligkeit, Skontobedingungen oder Zahlungsziele. Sie beschreibt also, wann und unter welchen Konditionen eine Zahlung erfolgen soll, z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen mit 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen.“
Zu den gängigen Zahlungsweisen zählen beispielsweise:
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Zahlung auf Rechnung (sofort, mit Zahlungsziel oder Skonto).
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Vorkasse (Bezahlung vor Lieferung).
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Lastschrift (automatische Abbuchung vom Konto).
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Online-Zahlungsmethoden wie PayPal oder Kreditkarte.
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Barzahlung oder Nachnahme.
Du kannst in Xentral verschiedene Zahlungsarten freischalten und individuell konfigurieren. Dazu gehört unter anderem:
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Das Festlegen von spezifischen Standardtexten für jede Zahlungsweise.
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Die Pflege mehrsprachiger Texte für eine internationale Kommunikation.
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Die Automatisierung von Zahlungszielen und Skontoberechnungen bei der Zahlungsart „Rechnung“.
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Anlegen individueller Zahlungsweisen und deren Verhaltensweise.
In Xentral kannst du Zahlungsweisen wie „Rechnung“, „Vorkasse“ oder „PayPal“ flexibel aktivieren, anpassen oder neue Zahlungsarten hinzufügen, um sie optimal auf dein Unternehmen abzustimmen. Zudem lassen sich für jede Zahlungsweise spezifische Bedingungen wie Zahlungsziel oder Skonto definieren.
Tipp
In Xentral stehen dir bereits Standard Zahlungsweisen wie z.B. Vorkasse, Rechnung zur Verfügung. Du kannst diese mit Textbausteinen erweitern oder individuell konfigurieren.
Du kannst auch neue Zahlungsweisen hinzufügen oder spezielle B2B Zahlungsweisen anlegen und dieser ein Verhalten wie z.B. 'Vorkasse' geben.
Schritte um eine Zahlungsweise neu anzulegen:
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Klicke auf Zahlungsweise hinzufügen, um eine neue Zahlungsweise zu erstellen.
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Wähle die gewünschte Zahlungsweise aus der Liste aus oder wähle 'Custom" um eine eigene Zahlungsweise zu definieren.
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Trage die relevanten Daten ein und klicke auf 'Speichern'.
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Die neue Zahlungsweise ist nun einsatzbereit und du kannst sie in deinen Prozessen verwenden.
Warnung
Vermeide Doppelungen zu bereits bestehenden Zahlungsweisen in Bezeichnung und Typ. Ein Modul kann auch mehrfach verwendet werden.
Tipp
Eine Zahlungsweise in Xentral kannst du sie individuell konfigurieren und an spezielle Anforderungen, wie besondere Zahlungsarten oder Online-Shop-Mappings, anpassen. Nach dem 'Speichern' steht die Zahlungsweise direkt in deinen Workflows - z.B. Dropdown im Auftragsdokument - zur Verfügung. Achte darauf, keine bereits existierenden Bezeichnungen oder Typen zu verwenden, um Verwechslungen zu vermeiden und die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
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Bezeichnung |
Bezeichnung der Zahlungsweise im Dropdown in der Xentral Oberfläche. |
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Typ |
Xentral Typ der Zahlungsweise z.B: 'rechnung', 'vorkasse', 'paypal', 'nachnahme', 'lastschrift', 'kreditkarte', 'eckarte', 'bar', 'amazon'. |
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Modul |
Einstellung für eine spezielle Modulanbindung: Rechnung, PayPalplus, Mollie, Klarna |
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Text auf Beleg |
Standardtextfeld für dien Andruck einer Beschreibung zu dieser Zahlungsweise mit der Möglichkeit folgende Variablen zu verwenden: Variabeln: {ZAHLUNGBISDATUM}, {ZAHLUNGSZIELTAGE}, {ZAHLUNGSZIELSKONTO}, {ZAHLUNGSZIELSKONTOTOTAL}, {ZAHLUNGSZIELTAGESKONTO}, {ZAHLUNGSZIELSKONTODATUM}, {SOLL}, {SOLLMITSKONTO}, {SKONTOBETRAG}, {SKONTOFAEHIG}, {SKONTOFAEHIGNETTO}, {BELEGNR}, {NAME}, {STEUERNORMAL}, {GESAMTNETTONORMAL}, {STEUERERMAESSIGT}, {GESAMTNETTOERMAESSIGT}, {WAEHRUNG}, {TAGXMONAT} (Bei Modul Tagxmonat) |
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Projekt |
Optional: Projektauswahl für Zahlungsweisen, die nur in einem bestimmten Projekt angezeigt werden sollen z.B. B2B oder weitere Niederlassung. |
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Autom. bezahlt (Rechnung) |
Setzt Zahlungsstatus einer Rechnung auf 'bezahlt'.Diese Einstellung verhält sich so, als würde eine Rechnung manuell auf bezahlt gesetzt werden. |
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Autom. bezahlt (Verbindlichkeit) |
Setzt Zahlungsstatus einer Verbindlichkeit auf 'bezahlt' und verschiebt diese in das Verbindlichkeiten-Archiv. Diese Einstellung verhält sich so, als würde eine Verbindlichkeit manuell auf bezahlt gesetzt werden.Verbindlichkeiten werden automatisch auf bezahlt gesetzt. |
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Verhalten wie |
Verhalten der Zahlungsweise wie Rechnung, Vorkasse, Lastschrift:
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Aktiv |
Setzt die Zahlungsweise im System auf aktiv. Nicht mehr verwendete Zahlungsweisen können deaktiviert werden. |
Administration → Einstellungen → Buchhaltung → Zahlungsweisenmethods
Anmerkung
Wenn du nichts festlegst, wird der Xentral Standard für die jeweiligen Zahlungsweisen angezeigt.
Lege zu folgenden Standard-Zahlungsweisen individuelle Texte fest: 'Rechnung', 'Vorkasse', 'Nachnahme', 'Lastschrift', 'Barzahlung', 'PayPal', 'Kreditkarte', 'Amazon Payments', 'Ratenzahlung' und 'EC-Kartenzahlung'.
Schritte:
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Aktiviere das Häkchen für die Zahlungsweise, um eine Bedingung individuell zu überschreiben.
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Gib deinen Text und auch Variablen ein. Den Hinweissatz für einen Skontobetrag größer als 0% kannst du separat eingeben und steuern für Angebot/Auftrag und Rechnung.
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Klicke auf Speichern.
Achtung
Der neue Text wird in deinen Belegen, die aktuell in Bearbeitung sind sowie den neuen Belegen angezeigt. Archivierte Dokumente mit Schreibschutz bleiben unverändert.
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Variable |
Beschreibung |
|---|---|
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{ZAHLUNGSZIELSKONTO} |
Prozent, wie viel Skonto gewährt wird (Dynamisch berechnet auf Gesamtbetrag ⇒ Skontogesperrte Artikel werden gegengerechnet) |
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{ZAHLUNGSZIELSKONTOTOTAL} |
Prozent, wie viel Skonto gewährt wird (Fester Wert im Beleg, ohne dass skontogesperrte Artikel berücksichtigt werden) |
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{ZAHLUNGSZIELTAGESKONTO} |
Anzahl der Tage, wie lange Skonto gewährt wird |
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{ZAHLUNGSZIELSKONTODATUM} |
Datum, bis wann Skonto gewährt wird |
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{SOLLMITSKONTO} |
Gesamtbetrag abzüglich Skonto (skontogesperrte Artikel werden berücksichtigt) |
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{SKONTOBETRAG} |
Betrag, den der Kunde durch Skonto weniger zahlen muss |
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{SKONTOFAEHIG} |
Gesamtbetrag (Brutto) der Positionen, die für Skonto in Frage kommen (ohne skontogesperrte Artikel) |
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{SKONTOFAEHIGNETTO} |
Gesamtbetrag (Netto) der Positionen, die für Skonto in Frage kommen (ohne skontogesperrte Artikel) |
Hinweis
Skonto - Beispiel Textbausteine:
Rechnung zahlbar innerhalb {ZAHLUNGSZIELTAGE} Tage bis zum {ZAHLUNGBISDATUM}.
Rechnung zahlbar innerhalb {ZAHLUNGSZIELTAGESKONTO} Tage bis zum {ZAHLUNGSZIELSKONTODATUM}, {ZAHLUNGSZIELSKONTO}% Skonto ({SKONTOBETRAG} {WAEHRUNG} brutto): {SOLLMITSKONTO} {WAEHRUNG} brutto.
Bitte bezahlen Sie den Rechnungsbetrag von {SOLL} {WAEHRUNG} inkl. MwSt. innerhalb {ZAHLUNGSZIELTAGE} Tage bis zum {ZAHLUNGBISDATUM}.
Weiterhin stehen die Variablen aus den Adressstammdaten zur Verfügung, wobei diese durch das Präfix „ADRESSE_“ kenntlich gemacht werden müssen, z.B. ADRESSE_INHABER.
Andere verfügbare Variablen sind {ZAHLUNGSSTATUS} und {BEZAHLT_AM}. {ZAHLUNGSSTATUS} zeigt den aktuellen Status der Zahlung an, d.h. ob die Zahlung schon bezahlt wurde oder nicht. {BEZAHLT_AM} zeigt das Datum der Zahlung an.
Du kannst diese Variablen, z.B. auch in einem IF-Block nutzen: {IF}{ZAHLUNGSSTATUS}="bezahlt"{THEN}Der Rechnungsbetrag von {WAEHRUNG} {SOLL} wurde bereits mit der Anzahlungsrechnung am {BEZAHLT_AM} beglichen.{ELSE}Der Rechnungsbetrag von {WAEHRUNG} {SOLL} wurde noch nicht mit der Anzahlungsrechnung beglichen.{ENDIF}
Zu den verschiedenen Texten können auch Übersetzungen gepflegt werden. Über das graue Globussymbol können in einem separaten Fenster die gewünschten Eintragungen gemacht werden.
Klicke auf das Weltkugel Icon und füge eine Übersetzung in einer Sprache hinzu. Weiterführende Informationen zu Übersetzungen findest du im Artikel: Übersetzungen.
Zusätzliche Informationen zum Workflow mit Zahlungweisen und nützliche Praxistipps befinden sich im Artikel Zahlungsweisen - Workflow.