Gutscheine

Mit dem Zusatzmodul Gutscheine können Gutscheine zentral gesteuert und verwaltet werden. Dieses bietet folgende Möglichkeiten

Gutscheine können entweder manuell oder automatisch über eine Vorlage erstellt werden.

Manuelle Erstellung

Über den Button +Neuer Eintrag gelangt man in die Anlagemaske.

Hier sind die folgenden Angaben vorzunehmen:

• Datum: Ausstellungsdatum des Gutscheins

• Code: Angabe des Gutscheincodes

• Artikel: Gutscheinartikel (muss vorher in den Stammdaten angelegt werden)

• Gültig von: Festlegung des Start-Datums für die Gültigkeit

• Gültig bis: Festlegung des End-Datums für die Gültigkeit

• Kunde: Angabe des Kunden, auf den die Ausstellung erfolgt ist

• Wert: Angabe des wertmäßigen Betrags

• Währung: Angabe der Währung

• Steuer: Auto, Normal, Ermäßigt oder Befreit

• Checkbox: „nur Käufer darf den Gutschein einlösen“

Nach dem Abschluss mit dem Button Speichern wird der Gutschein erzeugt und der Übersicht hinzugefügt.

Automatische Anlage

Für die automatische Erstellung von Gutscheinen gilt es die folgenden Einrichtungsschritte zu beachten:

1. Anlage der Gutschein-Artikels unter Stammdaten > Artikel

2. Erstellung der Gutschein-Vorlage unter Administration > AppStore > Gutscheine > Vorlagen

3. Verkauf des Gutscheinartikels per Auftrag oder POS

Anlage des Gutschein-Artikels

Der Artikel dient als wesentliche Referenz bei der Vorlage, um die automatsche Gutscheinerstellung zu ermöglichen. Ebenso wird er auch für die manuelle Gutscheinerstellung und auch bei der Einlösung benötigt. Hierbei gilt es insbesondere diese Unterscheidungsmerkmale bei der Anlage zu beachten:

• Wertmäßiger Betrag des Gutscheins

• Währung des Gutscheins

• Gültigkeit des Gutscheins

• Steuerliche Behandlung des Gutscheins

Sofern eines dieser Merkmale unterschiedlich ausgeprägt ist, bei sonst gleichartigen Merkmalen, ist ein neuer Gutschein-Artikel anzulegen.

Anmerkung

Gutscheine werden als normale Artikel in Rabattberechnungen mit einbezogen. Daher sollte bei Gutscheinartikeln die Rabattsperre gesetzt werden wenn die Einberechnung von Gruppenrabatten verhindert werden soll.

Sollte beim Verkauf des Gutscheins ein anderes Erlöskonto als in den Standardeinstellungen hinterlegt für den Buchhaltungsexport gewünscht sein, muss dieses im Artikel eingegeben werden. Gehe dazu unter Stammdaten > Artikel > *jeweiliger Artikel* > Details > Finanzbuchhaltung.

Erstellung der Gutschein-Vorlage

Über den Button +Neuer Eintrag gelangt man in die Maske für die Vorlagenerstellung, in welcher diese Einstellungen vorzunehmen sind:

• Artikel: Artikel aus den Stammdaten bei dem die Vorlage angewendet wird

• Code-Vorlage: Auswahl in welcher Form der Code erstellt werden soll (Numerisch 10 Stellen oder Alpha-Numerisch 10 Stellen)

• Steuerkonfiguration: Auto, Normal, Ermäßigt oder Befreit

• Gültig: Festlegung der Gültigkeit

• Code Anzeigen im Dokument: Code soll auf den Belegen mit abgebildet werden

Nach dem Abschluss mit dem Button Speichern wird die Gutschein-Vorlage erzeugt und der Vorlagen-Übersicht hinzugefügt.

Verkauf von Gutscheinen

Der Verkauf von Gutscheinen kann sowohl über einen Auftrag als auch die POS erfolgen. Beim Auftrag wird der Gutschein-Artikel als Position hinzugefügt und freigegeben. Beim Verkauf über die POS wird der Gutschein-Artikel dem Warenkorb hinzugefügt und der Verkauf abgewickelt.

Auf Basis der Rechnungen, die im Rahmen des Autoversands oder der Weiterführung (bei Auftrag) bzw. des Verkaufsvorgangs (bei POS) erstellt werden, werden die Gutscheine automatisch mit der zugrundliegenden Informationen aus der Gutschein-Vorlage erzeugt und der Übersicht hinzugefügt. Die Rechnung wird bei dieser Form der Gutschein-Erstellung mit als Referenz angegeben.

Der aufgeführte Gutscheincode ist auch auf den Rechnungsbelegen vorhanden.

Die Einlösung von Gutscheinen ist sowohl über einen Auftrag als auch die POS möglich. Dabei gilt es zu beachten, dass zuerst alle Warenpositionen erfasst sein müssen, bevor der Gutschein selbst als Position hinzugefügt wird. Dieses Vorgehen ist von Bedeutung, da auf Grundlage der vorher erfassten Positionen die Berechnung erfolgt, in welcher Höhe der Gutscheinwert belastet wird.

Im Auftrag gelangt man über den Button Gutschein in eine Maske für die Auswahl des Gutscheins, worüber dieser als Position hinzugefügt wird.

In der POS kann dieser ebenso über den Button Gutschein als Position hinzugefügt werden. Dabei ist zunächst der Gutscheincode einzugeben, woraufhin der Gutschein dem Warenkorb beigefügt wird.

Sobald die Freigabe (bei Auftrag) erteilt bzw. der Verkaufsvorgang (bei POS) abgeschlossen wird, werden die Beträge mit dem aktuellen Gutscheinwert verrechnet.

Sofern ein Restbetrag verbleibt, wird dieser nun in der Gutscheinübersicht ausgewiesen. Ist dieser komplett in Anspruch genommen worden, entfällt dieser aus der Übersicht und kann zukünftig nicht mehr verwendet werden.

Es gibt ebenfalls die Möglichkeit einen Gutscheincode mit Provisionshintergrund hinterlegen. Bei Eingabe des Gutscheins erhält der Vertriebsmitarbeiter automatisch die Provision für diesen Auftrag.

Anlegen des Gutscheines mit Vertreter-Provision

Der Gutschein mit Provisionsbezug wird identisch wie der normale Gutschein über den Button Neuer Eintrag hinzugefügt.

• Code: Gutscheincode, der an den Kunden weitergegegeben werden kann

• Artikel: Sollte der Gutschein sich auf einen bestimmten Artikel beziehen, kann dieser hier eingetragen werden

• Kunde: Sollte der Gutschein nur für einen bestimmten Kunden gültig sein, kann dieser hier eingetragen werden

• Vertreter: Sollte anhand des Gutscheines automatisch Provision an einen Vertreter gehen, kann dieser hier eingetragen werden

• Provisionssatz: Hier kann die Höhe des Provisionssatzes des Gutscheines für den Vertreter eingetragen werden

• Wert: Der Betrag (€-Wert) des Gutscheines

• Nur Käufer darf den Gutschein einlösen: Bezieht sich auf Gutscheine die beispielsweise im Online Shop eingegeben werden. Hier darf der Gutschein nur über den Account (von dem Kunden) eingelöst werden, über den er gekauft wurde. Dies verhindert die Übertragbarkeit von Gutscheinen

Provision aufrufen

Unter App Center > Provision kann die Provision des Gutscheines abgerufen und weiterverarbeitet werden. Zuvor müssen die grundlegenden Provisionseinstellungen getätigt worden sein. Im Reiter Belege kann die Provision des Gutscheins anhand des Auftrages ersichtlich werden.

Um Gutscheine in Shopify verkaufen und auch einlösen zu können empfiehlt es sich diese direkt in Shopify zu verwalten. Für den Fall, dass nun Artikel in Shopify gleichzeitig mit einem Gutschein gekauft werden, wird der Gutschein direkt von Shopify versandt und der Auftrag bekommt den Status teilweise ausgeführt. Somit wird dieser über die Shopschnittstelle zu xentral importiert und der Gutschein taucht in xentral nicht mit auf.