Anmerkung
Neues Feature (Beta) – Kontenrahmen in Xentral Stand 02/2026:
Der neue Kontenrahmen ist ab sofort als Beta-Version verfügbar. Damit kannst du deine Buchhaltungskonten zentral in Xentral verwalten und systemweit einheitlich verwenden.
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Status: Beta
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Verfügbar ab: 03/2026
In der Beta-Version kannst du bereits eigene Konten anlegen, bearbeiten und verwalten. Zukünftig wird der Kontenrahmen die Grundlage für alle Bereiche in Xentral sein, in denen Konten verwendet werden (z. B. Buchungen und DATEV-Export).
Hinweis: Da es sich um eine Beta handelt, können sich Funktionen und Abläufe noch ändern. Feedback ist ausdrücklich willkommen.
Überblick über aktuelle Überarbeitungen & neue Funktionen
Im Rahmen der Weiterentwicklung von Xentral wurden bestehende Module überarbeitet und neue Funktionen ergänzt. Nachfolgend finden Sie eine kompakte Übersicht der wichtigsten Änderungen:
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Überarbeitung des Kontenrahmens (Chart of Accounts): Optimierung und strukturelle Anpassungen zur verbesserten Abbildung buchhalterischer Anforderungen.
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Neues Feature (Beta) – Journal in Xentral: Einführung eines Buchhaltungs-Journals zur transparenteren und nachvollziehbaren Darstellung buchhalterischer Vorgänge.
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Neues Steuer-Setup (Tax Setup): Überarbeitetes Setup zur vereinfachten und strukturierten Konfiguration steuerlicher Einstellungen.
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Steuerarten (Tax Codes): Neue bzw. klarer strukturierte Verwaltung von Steuerarten zur korrekten steuerlichen Zuordnung.
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Steuerverpflichtungen (Tax Obligations): Neuer Modulname (ehemals „Lieferschwelle“) mit erweitertem Funktionsumfang zur Abbildung steuerlicher Verpflichtungen.
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Neue Ausnahme für Erlöskonten (Revenue Account Exception): Zentrale Verwaltung aller Erlöskonten-Ausnahmen in einer gemeinsamen Übersicht mit Suchfunktion, aktivierbaren/deaktivierbaren Regeln sowie eindeutiger Benennung und einfacher Löschmöglichkeit.
Der Kontenrahmen ist die zentrale Übersicht aller Konten, die du in Xentral verwendest. Er bildet die Grundlage für Buchungen, Auswertungen und Exporte (z. B. DATEV).
Mit dem neuen Feature wurde der Kontenrahmen überarbeitet, um langfristig mehr Funktionen und eine konsistente Kontenlogik im gesamten System zu ermöglichen.
Anmerkung
Wichtige Änderung: Konten müssen zuerst im Kontenrahmen angelegt werden Ab sofort gilt: Alle Konten, die in Xentral verwendet werden sollen, müssen zuerst im Kontenrahmen vorhanden sein.
Das bedeutet:
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Felder, in denen bisher Kontonummern frei eingetragen werden konnten, werden nach und nach durch Auswahlfelder ersetzt.
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In diesen Auswahlfeldern kannst du dann nur noch Konten auswählen, die bereits im Kontenrahmen angelegt wurden.
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Dadurch wird sichergestellt, dass Konten systemweit einheitlich genutzt werden und keine fehlerhaften oder abweichenden Kontonummern entstehen.
Jedes Konto im Kontenrahmen enthält folgende Informationen:
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Kontonummer: Die Kontonummer des Kontos, das du in Xentral verwenden möchtest.
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Name: Der Name des Kontos. Dieser wird gemeinsam mit der Kontonummer in Buchungen und im Journal angezeigt.
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Beschreibung: Eine optionale Beschreibung, die dir hilft, den Zweck des Kontos besser zu erkennen. Dieses Feld dient nur zur internen Orientierung.
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Kontotyp: Der Kontotyp bestimmt, wie das Konto in Xentral verwendet wird. Folgende Kontotypen stehen zur Verfügung:
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Erlös (Revenue): Konten für Umsätze und Erlöse, z. B. Produktverkäufe oder Dienstleistungen.
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Kosten (Cost): Konten für Aufwände und Verbindlichkeiten, z. B. Miete oder externe Dienstleistungen.
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Rabatt (Rebate): Konten zur Erfassung von gewährten Rabatten oder Preisnachlässen.
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Steuer (Tax): Steuerkonten zur Erfassung von Steuerbeträgen. Aktuell werden insbesondere Umsatzsteuer-Konten (Eingangs- und Ausgangssteuer) unterstützt.
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Um ein neues Konto anzulegen, gehst du wie folgt vor:
Schritte:
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Klicke oben rechts auf „Erstellen“.
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Trage die Pflichtfelder ein: Kontonummer, Kontotyp, Name.
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Optional kannst du eine Beschreibung hinzufügen.
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Klicke auf "speichern".
Achtung
Kontonummer und Kontotyp können nach dem Speichern nicht mehr geändert werden. Bitte prüfe diese Angaben sorgfältig vor dem Speichern.
Wenn du ein bestehendes Konto bearbeiten möchtest:
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Klicke rechts in der Zeile auf das "Stift-Symbol".
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Du kannst anschließend nur folgende Felder ändern: Name, Beschreibung.
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Klicke auf "speichern".
Kontonummer und Kontotyp bleiben unveränderbar.
Konten können gelöscht und bei Bedarf neu angelegt werden. Dabei gilt:
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Wenn ein Konto bereits in Buchungen verwendet wurde, bleiben diese Buchungen unverändert.
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Ein gelöschtes Konto sollte nicht entfernt werden, wenn es bereits produktiv genutzt wurde.
Achtung
Konten sollten grundsätzlich nicht gelöscht werden, sobald sie bereits in Buchungen oder Exporten verwendet wurden, um Konsistenz in der Buchhaltung sicherzustellen.
Mit dem neuen Journal erhältst du erstmals eine zentrale Übersicht über alle buchhaltungsrelevanten Vorgänge, die in Xentral verarbeitet werden. Sobald ein Vorgang für deine Buchhaltung relevant wird, werden automatisch Konten zugeordnet und die Buchung im Journal erfasst.
Anmerkung
Status: Beta Verfügbar ab: 03/2026
Das Journal hilft dir dabei, buchhaltungsrelevante Transaktionen transparent nachzuvollziehen und später z. B. mit DATEV abzugleichen. Alle Einträge sind durchsuchbar und können jederzeit eingesehen werden.
Jeder Journal-Eintrag besteht aus zwei Bereichen:
Dokument-Informationen (Kopfbereich): Hier werden die allgemeinen Informationen zur Buchung angezeigt, z. B.:
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Belegnummer (auslösendes Dokument)
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Geschäftspartnernummer (Kunde oder Lieferant; wird auch als Gegenkonto verwendet)
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Transaktionstyp
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Buchungstext
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Buchungsdatum
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Gebucht von (z. B. Benutzer oder automatisierter Systemnutzer)
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Betrag (Brutto)
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Soll-/Haben-Kennzeichnung
Positions-Informationen (Detailbereich): Hier siehst du die einzelnen Buchungszeilen, z. B.:
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Kontonummer
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Kontoname
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Buchungstext (z. B. Artikelname bei Rechnungen/Gutschriften)
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Betrag
Im Journal werden folgende Transaktionstypen gesammelt:
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Debitorenrechnung
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Debitorengutschrift
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Kreditorenrechnung
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Kreditorengutschrift
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Zahlungseingang
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Zahlungsausgang
Anmerkung
Zum Start werden zunächst Debitorenrechnungen und Debitorengutschriften unterstützt. Die weiteren Transaktionstypen werden schrittweise ergänzt.
Achtung
Wichtige Hinweise zur Funktionsweise:
Sobald eine Transaktion im Journal erfasst wurde, gilt:
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Journal-Buchungen sind unveränderbar.
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Das zugehörige Dokument (z. B. Rechnung) wird automatisch schreibgeschützt.
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Dadurch wird sichergestellt, dass Buchungen nicht nachträglich verändert werden können. Diese Unveränderbarkeit ist ein wichtiger Baustein für die GoBD-Konformität in Xentral.
Der DATEV-Export basiert künftig auf dem Journal. Das bedeutet:
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Deine DATEV-Buchungen lassen sich direkt mit den Journal-Einträgen abgleichen.
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Konten können im DATEV-Export nicht mehr manuell geändert werden.
Achtung
Stelle daher sicher, dass deine Konten und Konteneinstellungen korrekt gepflegt sind, bevor eine Buchung im Journal entsteht.
Das Journal bildet die Grundlage für weitere Funktionen, z. B. neue Auswertungen oder Übersichten zur Abstimmung und Buchhaltungskontrolle.
Mit der neuen Version wurde das Steuer-Setup in Xentral erweitert, um steuerliche Buchungen präziser und systemweit einheitlich abzubilden. Statt nur Steuersatz und Steuerart zu verwenden, basiert das Modell jetzt auf Steuercodes (Tax Codes), die den konkreten Steuerfall eindeutig definieren.
Dadurch kann Xentral steuerliche Fälle sauber unterscheiden – insbesondere bei identischen Steuersätzen wie 0 %, die je nach Kontext unterschiedliche Bedeutungen haben können (z. B. Export, Reverse Charge oder steuerfrei). Diese Fälle müssen getrennt gemeldet und buchhalterisch unterschiedlich behandelt werden.
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Steuersatz (Tax Rate) Der Steuersatz beschreibt den prozentualen Steueranteil, z. B. 19 % für die deutsche Standard-Umsatzsteuer.
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Steuerart (Tax Type) Die Steuerart kategorisiert die Art der Umsatzsteuer. Es gibt insgesamt 7 Kategorien:
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Standardsatz (Standard)
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Ermäßigter Satz (Reduced)
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Steuerfrei (Free)
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Reverse Charge / Umkehrung der Steuerschuld (Reverse Charge)
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Export / Ausfuhr (Export)
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Sonderfall / Spezialfall (Special)
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Stark ermäßigter Satz (Super-Reduced)
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Jede europäische Umsatzsteuer ist einer dieser Kategorien zugeordnet.
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Steuercode (Tax Code) Ein Steuercode ergibt sich aus der Kombination von Steuerart (Tax Type) und Land (Country) und beschreibt damit den konkreten Steuerfall. Jeder Steuercode hat einen festen Steuersatz.
Steuersätze können nicht mehr unabhängig ausgewählt werden, sondern immer nur im Rahmen eines Steuercodes. Beispielsweise haben Export, Reverse Charge und steuerfreie Umsätze zwar alle einen Steuersatz von 0 %, gelten aber als unterschiedliche Steuerfälle und müssen separat an die Behörden gemeldet werden. Daher werden sie als unterschiedliche Steuercodes geführt.
Jeder Steuercode enthält vier zugehörige Konten:
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Erlöskonto (Revenue Account): Erfasst den Nettoumsatz.
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Umsatzsteuerkonto (Debit Tax Account / Output VAT Account): Erfasst die Beträge der Ausgangssteuer.
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Aufwandskonto (Cost Account): Wird als Standardkonto für Eingangsrechnungen verwendet.
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Vorsteuerkonto (Credit Tax Account / Input VAT Account): Erfasst die Beträge der Eingangssteuer.
Bei einem Steuersatz von 0 % sind in der Regel kein Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonto notwendig, da Netto- und Bruttobeträge identisch sind. In diesem Fall erfolgt die Buchung ausschließlich über das Erlös- bzw. Aufwandskonto.
In der Übersicht „Steuerarten“ siehst du alle angelegten Steuercodes pro Land. Wenn du auf eine Zeile klickst, öffnet sich die Detailansicht des jeweiligen Steuercodes. Dort kannst du die steuerlichen Parameter sowie die zugehörigen Konten einsehen und bearbeiten.
Ein Steuercode steht jeweils für eine bestimmte steuerliche Behandlung (z. B. Standard, Export oder Reverse Charge).
Jeder Steuercode enthält folgende Informationen:
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Land: Gibt an, für welches Land der Steuercode gilt.
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Name: Bezeichnung des Steuercodes. Diese wird initial vorbelegt, kann aber an deine Anforderungen angepasst werden.
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Steuerart (Tax Type): Kategorisierung des Steuercodes. Zur Auswahl stehen aktuell:
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Steuerfrei (Free)
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Reverse Charge / Umkehr der Steuerschuld (Reverse Charge)
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Export / Ausfuhr (Export)
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Ermäßigter Steuersatz (Reduced)
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Regelsteuersatz (Standard)
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Sonderfall / Spezialsteuersatz (Special)
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Stark ermäßigter Steuersatz (Super Reduced)
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Steuersatz (Tax Rate): Prozentualer Steuersatz, z. B. 19 %.
Zusätzlich werden die zugehörigen Konten definiert:
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Erlöskonto (Revenue Account): Konto zur Erfassung des Nettoumsatzes.
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Umsatzsteuerkonto (Revenue Tax Account / Output VAT Account): Konto zur Erfassung der Ausgangssteuer.
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Aufwandskonto (Cost Account): Standardkonto für Eingangsrechnungen.
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Vorsteuerkonto (Cost Tax Account / Input VAT Account): Konto zur Erfassung der Vorsteuer.
Das Steuer-Setup kann auch vorgenommen werden, wenn die Steuerpflicht in Xentral noch nicht aktiv ist, z. B. wenn absehbar ist, dass Lieferschwellen überschritten werden.
Anmerkung
Standardmäßig sind alle gängigen europäischen Umsatzsteuerarten bereits als Voreinstellungen vorhanden. Für Deutschland sind zudem Standardkonten auf Basis des DATEV SKR03 hinterlegt.
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Für andere Länder sind keine Konten vorbelegt, da diese im SKR03 nicht enthalten sind. Diese Konten müssen in Abstimmung mit deinem Steuerberater individuell angelegt werden.
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Wenn du keine separaten Konten pro Land verwenden möchtest, kannst du auch die deutschen Standardkonten nutzen. Im DATEV-Export werden Land und Steuersatz mitgegeben, sodass dein Steuerberater die Buchungen entsprechend differenzieren kann. Bitte kläre die gewünschte Vorgehensweise vorab mit deinem Steuerberater.
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Wichtig ist, dass du für gleiche Steuerarten konsistente Konten verwendest (z. B. 8400 für Standard-Umsätze in mehreren Ländern), sofern dies mit deinem steuerlichen Setup abgestimmt ist.
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Beachte außerdem: Einige Länder haben mehr Steuerarten als Deutschland. In diesen Fällen können keine direkten deutschen Kontenäquivalente verwendet werden. Auch hier empfiehlt sich eine Abstimmung mit dem Steuerberater.
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Hinweis: Mit den geplanten OSS-Regelungen ab 2028 wird dein Steuerberater voraussichtlich separate Konten für europäische Steueranmeldungen benötigen. Es kann daher sinnvoll sein, bereits jetzt länderspezifische Konten anzulegen, um langfristig vorbereitet zu sein.
Es kommt häufig vor, dass sich Steuersätze ändern. Da Steuersätze in Xentral immer an einen Steuercode gekoppelt sind, musst du bei einer Änderung einen neuen Steuercode anlegen.
Klicke dazu auf „Steuerkonto anlegen“ und gehe wie folgt vor:
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Name: Wähle eine eindeutige Kennung für den neuen Steuercode.
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Land: Wähle das Land aus, in dem sich der Steuersatz ändert.
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Steuerart: Wähle den betroffenen Typ (z. B. Standardsatz).
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Steuersatz: Hinterlege den neuen Prozentsatz.
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Gültig ab: Wähle das Datum, ab dem der neue Steuersatz gelten soll.
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Gültig bis: Lasse dieses Feld beim neuen Steuercode leer.
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Neue Konten auswählen: Da neue Steuercodes separat von alten Codes gemeldet werden müssen, musst du neue Steuer-, Erlös- und Steuerkonten auswählen.
Achtung
Es dürfen keine zwei Steuercodes mit denselben Angaben zu Land und Steuerart gleichzeitig gültig sein. Setze deshalb beim alten Steuercode das Feld „Gültig bis“ auf einen Tag vor dem Datum, an dem der neue Steuercode gültig wird.
Die Funktion Steuerverpflichtungen (Tax Obligations) ersetzt die bisherige Lieferschwelle und erweitert das Konzept über Europa hinaus. Damit kannst du in Xentral festlegen, in welchen Ländern du steuerlich registriert bist und lokale Umsatzsteuer berechnen musst.
Eine Steuerpflicht kann in z.B. folgenden Fällen entstehen:
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Überschreiten der EU-Lieferschwelle: Sobald du mehr als 10.000 € Waren oder Dienstleistungen in andere EU-Länder lieferst, musst du dort lokale Umsatzsteuer berechnen.
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Feste Niederlassung im Ausland: Wenn du z. B. ein Büro oder Lager in einem Land betreibst, kann eine lokale Steuerregistrierung erforderlich sein – auch ohne Überschreiten der Lieferschwelle.
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Lieferungen außerhalb Europas: Lieferungen in Nicht-EU-Länder gelten grundsätzlich als Export, außer du bist dort lokal steuerlich registriert (z. B. durch eine Niederlassung).
Sobald du in einem Land steuerpflichtig wirst, solltest du die Steuerpflicht in Xentral aktivieren:
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Land auswählen (aus der vorhandenen Länderliste)
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Bearbeitung über das Stift-Symbol öffnen
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USt-IdNr. eintragen
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Startdatum festlegen
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Aktiv-Status einschalten
Im Hintergrund erstellt Xentral automatisch einen neuen Zeitraum. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt die Steuerberechnung für Transaktionen nach den lokalen Regeln des jeweiligen Landes.
Achtung
Wenn der Aktiv-Status nicht eingeschaltet wird, wird zwar ein neuer Zeitraum erstellt, aber keine Steuerpflicht aktiviert.
Tipp
Damit nach der Aktivierung einer Steuerpflicht die Buchungen korrekt erfolgen, musst du zusätzlich die passenden Konten in den jeweiligen Steuercodes hinterlegen. Nur wenn die Steuercodes korrekt konfiguriert sind, kann Xentral die Umsätze und Steuerbeträge auf die richtigen Erlös-, Aufwands- und Steuerkonten buchen.
Sobald eine Steuerpflicht aktiv ist, werden bei neuen Buchungen automatisch die lokalen Steuersätze angewendet. Die daraus entstehenden Buchungen sind anschließend im Journal nachvollziehbar.
Solltest du in einem Land nicht mehr steuerpflichtig sein, kannst du die Steuerpflicht jederzeit wieder deaktivieren:
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Öffne die entsprechende Steuerpflicht
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Lege ein Startdatum fest, ab dem keine Steuerpflicht mehr besteht
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Lasse den Aktiv-Status deaktiviert
Ab diesem definierten Zeitpunkt wird keine lokale Steuer mehr berechnet.
Stand: 03/2026: Aktivierung über die Lieferschwelle (geplant): Geplant ist eine Massenfunktion, mit der Steuerpflichten für alle europäischen Länder gleichzeitig aktiviert werden können, sobald die Lieferschwelle überschritten wurde. Weitere Informationen folgen.
Mit der Funktion „Neue Ausnahme für Erlöskonten“ kannst du gezielt festlegen, wann ein anderes Erlöskonto verwendet werden soll als das standardmäßig im Steuersatz hinterlegte Konto.
So kannst du ein abweichendes Erlöskonto definieren z. B. abhängig von:
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Projekt
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Produktkategorie
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Produkt
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Lieferland
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Zentrale Übersicht: Alle Ausnahmen werden jetzt an einem Ort verwaltet. Du findest sie nicht mehr in den einzelnen Einstellungen von Projekten, Produktkategorien oder Produkten.
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Verbesserte Suchfunktion: Du kannst deine Regeln gezielt durchsuchen nach: Konto, Projekt, Produkt, Produktkategorie. So bekommst du schnell einen Überblick über bestehende Ausnahmen.
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Regeln aktivieren oder deaktivieren: Du kannst jede Regel über ihren Status steuern. So kannst du Regeln deaktivieren, ohne sie direkt zu löschen.
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Regeln benennen: Jede Regel kann einen eigenen Namen erhalten. Das hilft dir, den Zweck der Ausnahme sofort zu erkennen.
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Regeln löschen: Nicht mehr benötigte Regeln kannst du jederzeit löschen.
So erstellst du eine neue Ausnahme:
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Namen vergeben: Vergib einen eindeutigen Namen, der den Zweck der Regel klar beschreibt, z. B. „Amazon FBA Ausnahme Deutschland“.
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Lieferland festlegen: Wähle den Delivery Country Code. Damit bestimmst du, für welches Land die Ausnahme gelten soll.
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Auslöser definieren: Lege fest, wann die Regel greifen soll. Du kannst als Trigger ein oder mehrere Kriterien auswählen: Projekt, Produktkategorie, Produkt.
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Buchungskonto auswählen: Wähle das Erlöskonto, das anstelle des Standardkontos aus den Steuereinstellungen verwendet werden soll.
Beispiel:
Name: „Amazon FBA Exception“
Delivery Country Code: „DE“
Projekt: „Amazon FBA“
Buchungskonto: „8401“
Ergebnis: Alle Umsätze, die im Projekt „Amazon FBA“ entstehen und nach Deutschland geliefert werden, werden automatisch auf das Erlöskonto 8401 gebucht – statt auf das Standardkonto aus den Steuereinstellungen.
Hinweise für die Praxis:
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Verwende klare und sprechende Regel-Namen.
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Prüfe regelmäßig deine aktiven Regeln.
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Deaktiviere Regeln zuerst, bevor du sie endgültig löschst.
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Dokumentiere komplexe Kontenlogiken intern, besonders bei mehreren länderspezifischen Ausnahmen.