E-Rechnung (auch ‘E-Invoice' oder 'elektronische Rechnung’), ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Sie enthält die gleichen Informationen wie eine herkömmliche Papierrechnung, erfüllt jedoch zusätzliche technische und formale Anforderungen, um sicherzustellen, dass sie für steuerliche Zwecke geeignet ist. Die Standardisierung der E-Rechnung in Deutschland und der EU dient der Vereinfachung des Austauschs zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen.
Tipp
Eine E-Rechnung kann in verschiedenen Formaten vorliegen, einschließlich PDF, XML und anderen elektronischen Formaten.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Geschäft zu empfangen. Das bedeutet, dass Lieferanten ohne vorherige Zustimmung E-Rechnungen anstelle von PDF- oder Papierrechnungen zusenden dürfen. Hierfür müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können. Ein herkömmliches E-Mail-Postfach ist ausreichend, sofern es entsprechend für den Empfang solcher Rechnungen eingerichtet ist. Für die Ausstellung von E-Rechnungen wird aufgrund des hohen Umsetzungsaufwands eine Übergangsfrist gelten.
Stand: 11/2024 Änderungen und Irrtümer vorbehalten
Anmerkung
Informiere dich, welche Steuerrechtlichen Vorgaben für dein Geschäft gelten, indem du dich an dein lokales Steuerbüro oder das Finanzamt/Steuerbehörde wendest.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. Ab dem 1. Januar 2027 sind sie zudem verpflichtet, Rechnungen in diesen Formaten zu versenden. Xentral unterstützt dich bei beiden Prozessen – sowohl beim Empfang als auch beim Versand von E-Rechnungen.
Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format auszustellen und zu versenden. Bis dahin gilt eine Übergangsfrist, in der weiterhin Papierrechnungen oder nicht strukturierte elektronische Formate wie PDF genutzt werden können. Unternehmen sollten diese Zeit nutzen, um ihre Systeme und Prozesse auf den neuen Standard umzustellen, damit sie ab 2027 die gesetzlichen Vorgaben problemlos erfüllen können.
Schritte:
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E-Rechnung herunterladen: Du erhältst eine E-Rechnung von einem Lieferanten und lädst sie auf deinen Computer herunter.
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Rechnung in Xentral hochladen: Öffne in Xentral das Verbindlichkeiten-Modul. Dort kannst du die heruntergeladene E-Rechnung hochladen.
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Rechnung speichern: Nach dem erfolgreichen Hochladen speicherst du die Rechnung zur weiteren Bearbeitung, Verwaltung oder für die Weiterleitung an deinen Buchhalter.
Schritte:
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Rechnungsversand an Kunden: Dein System sendet Rechnungen automatisch per E-Mail an deine Kunden – und zwar in zwei Formaten:
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PDF im ZUGFeRD-Format (mit jedem PDF-Viewer lesbar)
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XRechnung
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Flexibilität für deine Kunden: Deine Kunden können das für sie passende Format verwenden und das andere ignorieren.
Stand: 07/2024
Ab 1. Januar 2025 muss der Empfang einer E-Rechnung im B2B Geschäft ermöglicht werden. D.h. ein Unternehmen darf dir ohne deine Zustimmung eine E-Rechnung anstelle einer PDF- oder Papierrechnung zusenden. Für die Ausstellung einer E-Rechnung wird es voraussichtlich aufgrund des großen Umsetzungsaufwandes auf diese Neuerung eine Übergangsfrist geben.
Xentral laufende Entwicklungen:
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Empfang einer E-Rechnung: Beim Einlösen im Verbindlichkeitsmodul werden wir die Formate X-Rechnung und ZUGFeRD unterstützen. Voraussichtlich ist diese Funktion ab Q4/2024 in der beta Version erhältlich und richtet sich nach der Vorgabe der gesetzlichen Pflicht für B2B Geschäfte.
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Versenden einer E-Rechnung: Auf dem Sendeweg beim Rechnungsversand werden wir die Formate X-Rechnung und ZUGFeRD unterstützen. Der Umsetzungszeitraum ist abhängig von der gesetzlichen Pflicht für B2B Geschäfte und den Übergangsfristen.
Stand: 07/2024 Änderungen und Irrtümer vorbehalten