Xentral offers two options for setting up stationery: Either a custom letterhead is created directly within Xentral by defining logos and footers, or an externally designed PDF is uploaded as a background. The second option often allows for more precise layouts and better print quality.
In addition to the graphical design, document templates enable customization of specific content and formatting. This includes fonts, page numbering, barcodes, and the display of the article table. The integrated document template preview helps verify and adjust these settings as needed.
This article provides an overview of the configuration options and includes a step-by-step guide for setting up document templates and stationery in Xentral.
The letterhead & stationery settings can be found here: Settings > Basic Settings > Documents > Letterhead or via the Smart Search by entering Letterhead.
In Xentral, you can customize your stationery by placing your company logo and defining the footer. Alternatively, you can upload an externally designed PDF as a background, which often provides higher display quality.
You can create a basic stationery layout directly in Xentral by inserting and positioning your company logo and defining the footer.
However, for better results, you may prefer to design the stationery in an external program and upload it as a PDF background.
The easiest way to define a letterhead with a logo and a footer is by uploading a PDF as a background.
Steps:
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Create a blank document in Microsoft Word or another design program of your choice.
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Insert your company logo and footer into the document.
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Export the document as a PDF.
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Upload the PDF as a background in Xentral.
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Check the preview to ensure the result meets your expectations.
For more details on uploading a PDF background, refer to the section PDF as Background in this article: PDF als Hintergrund
In Xentral, you can customize various elements in document templates to tailor them to your needs. The system offers a predefined document template with a fully configured letterhead, which can usually be adopted as is. However, extensive configuration options are available if adjustments are required. These include embedding a logo, defining the sender, automatically adopting recipient data, and specific settings for displaying information in the infobox. Additionally, article tables can be configured in detail, and text templates can be inserted both before and after the article table to optimize communication and documentation.
You can define and position many different elements in the document template (see illustration below).
Tip
Preview Option for Stationery: Use the preview option in the settings to check how your stationery will look after saving. The preview is reloaded every time changes are saved.
Note
If you want to review each document individually and have different requirements, proceed as follows:
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Customer Data: You need at least one customer with a complete address in the master data.
-
Article Data: At least one or two articles should be created in the master data so that they can later be inserted into the article table of your document template.
Creating and Reviewing a Document Draft (Example: Order):
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Create Document: Start by creating a draft document in the system, such as an order, and select a customer address along with some articles from your master data.
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Adjust Settings: Go to Settings > Basic Settings > Documents > Letterhead to define and adjust the document template settings.
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Save and Preview: Click 'Save', then 'Preview' (document preview in the order) to check the layout. Adjust the settings if necessary and repeat the preview until the result is satisfactory.
Numerous elements on the stationery can be customized individually.
Note
The stationery is fully set up by default and can usually be used without changes. The following options list all available customization possibilities for individual elements, should adjustments be needed.
The text blocks for the section below the article table can be stored individually in text templates for each document type or adjusted directly in the free text field of a document.
The sender can be directly integrated into the PDF background, for example, if a different stationery is used for a specific project.
Alternatively, the sender can be set centrally to ensure it is permanently displayed on all documents:
|
Field |
Description |
|---|---|
|
Display Sender |
When activated, the sender can be entered in the field and will be permanently displayed on all documents, e.g., Xentral ERP Software GmbH | Fuggerstraße 11 | D-86150 Augsburg |
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Underline Sender |
The sender will be displayed with an underline. |
In den PDF-Grundeinstellungen kannst du zahlreiche Anpassungen vornehmen, um den Briefkopf deinen Anforderungen entsprechend zu gestalten.
Im Folgenden findest du eine detaillierte Tabelle mit den verfügbaren Einstellungsoptionen:
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
HTML in Briefkopf und Text erlauben |
Aktiviert den erweiterten Texteditor und blendet diesen bei Textfeldern in den Einstellungen ein, um beispielsweise Schriftstile wie fett oder kursiv anzuwenden. |
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Schriftart |
Ermöglicht die Eingabe eigener Schriftarten, die weiter unten unter "Schriftart hochladen" hochgeladen werden können. Alternativ kann eine vorgegebene Schriftart gewählt werden. |
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Knickfalz ausblenden |
Blendet den Knickfalz auf dem Briefpapier aus, falls ein PDF-Hintergrund für die erste und zweite Seite verwendet wird. |
|
Barcode einblenden |
Aktiviert die Anzeige eines Barcodes mit der Belegnummer auf Belegen. NoteDer Barcode entspricht immer der Belegnummer und wird bei freigegebenen Belegen normalerweise unten über dem Footer angezeigt. Im Lieferschein ist ein weiterer Barcode mit dem selben Inhalt, der weiter oben steht, vorhanden. |
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Barcode Header Abstand Oben |
Bestimmt den vertikalen Abstand des Barcodes zur Adresse im Sichtfenster. Relevant für Lieferscheine mit Versandtaschen (Sichtfenster) zur besseren Scanbarkeit. |
|
Barcode Header Abstand Links |
Legt den horizontalen Abstand des Barcodes zur Adresse im Sichtfenster fest. Gilt für Lieferscheine mit Versandtaschen (Sichtfenster). |
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Barcode Footer Abstand Links |
Definiert den horizontalen Abstand des Barcodes im Footerbereich. |
|
Barcode Footer Abstand Oben |
Definiert den vertikalen Abstand des Barcodes im Footerbereich. |
|
Seitennummerierung und Belegnr Ausrichtung |
Aktiviert die Anzeige der Seitenzahl im Format "Seite x von y" und blendet die Belegnummer ein. Die Werte im Freifeld definieren die Ausrichtung: L = links, R = rechts, C = zentriert. |
|
Ausrichtung an Tabelle |
Richtet die Seitennummer bündig mit der Artikeltabelle aus. |
|
Belegnummer bei Seitenanzahl anzeigen |
Blendet die Belegnummer in der Seitenanzahl-Anzeige ein. |
|
Artikelbeschreibung über komplette Breite |
Erlaubt der Artikelbeschreibung, den gesamten verfügbaren Platz zu nutzen. Sie läuft unterhalb der Spalten „Steuer“, „Einheit“, „Rabatt“ und „Gesamtsumme“ weiter und wird nicht auf die Artikel-Spalte beschränkt. |
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Lange Artikelnummern im Briefpapier |
Zeigt die Artikelbezeichnungen unterhalb der Artikelnummern an, wenn die Spaltenbreiten aufgrund langer Artikelnummern nicht ausreichen. |
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Breite Position |
Bestimmt die Breite der Positions-Spalte in der Artikeltabelle (in mm). Diese zeigt die Nummerierung der Positionen an. |
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Breite Nummer |
Legt die Breite der Nummer-Spalte in der Artikeltabelle fest (in mm). Falls lange Artikelnummern aktiviert sind, muss diese Spalte nicht unnötig groß sein. |
|
Breite Menge |
Definiert die Breite der Mengen-Spalte in der Artikeltabelle (in mm). Diese zeigt die Menge der eingefügten Position an. |
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Breite Artikel |
Bestimmt die Breite der Artikel-Spalte in der Artikeltabelle (in mm). Diese zeigt den Artikelnamen, die Beschreibung sowie optionale Zusatzinformationen (Freifelder, Chargen, MHD etc.) an. Die Option „Artikelbeschreibung über die komplette Breite“ ist hierbei zu beachten. |
|
Breite Steuer |
Legt die Breite der Steuer-Spalte in der Artikeltabelle fest (in mm). Diese kann in den Steuer-Optionen der Grundeinstellungen deaktiviert werden. |
|
Breite Einheit |
Definiert die Breite der Einheit-Spalte in der Artikeltabelle (in mm). Die Spalte kann in den Systemeinstellungen aktiviert werden. |
|
Subpositionen in Gruppen |
Listet Gruppenpositionen als Unterpunkte der Gruppe mit entsprechender Nummerierung auf, z. B. 1.1. |
|
Subpositionen in Stücklisten |
Zeigt die Positionen einer Stückliste als Unterpunkte mit entsprechender Nummerierung, z. B. 1.1, 1.2, 2.1 etc. |
|
Stücklisten einrücken |
Verschiebt Stücklistenartikel um eine definierte Anzahl Millimeter nach rechts, um die Struktur der Stückliste besser sichtbar zu machen. |
|
Gesamtsumme ohne Doppelstrich |
Entfernt den Doppelstrich unter dem Gesamtbetrag. |
Note
Um sicherzustellen, dass die Tabelle im Dokument richtig dargestellt wird, ist es wichtig, dass die gesamte Breite der Tabelle konstant bleibt. Wenn du also die Breite einer Spalte erhöhst, solltest du die Breite einer anderen Spalte entsprechend verringern, um die Gesamtbreite der Tabelle beizubehalten. Das Setzen der Spaltenbreite auf 0, um eine Spalte auszublenden, ist nicht möglich und könnte zu Fehldarstellungen führen.
Diese Einstellungen bieten dir die Flexibilität, Elemente wie Schriftgrößen, Textausrichtung und Abstände individuell anzupassen, sodass sie funktional sind und gut aussehen. Im nächsten Abschnitt findest du eine detaillierte Auflistung aller verfügbaren Formatierungsoptionen.
Im Folgenden findest du eine detaillierte Tabelle mit den verfügbaren Einstellungsoptionen:
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Schriftgröße Betreffzeile |
Legt die Schriftgröße für die Betreffzeile fest. |
|
Schriftgröße Tabellenbeschriftung |
Definiert die Schriftgröße für Tabellenüberschriften wie „Artikel“, „Menge“, „MwSt.“ usw. |
|
Schriftgröße Artikel Beschreibung |
Bestimmt die Schriftgröße für die Artikelbeschreibung unterhalb des Artikelnamens. Dies betrifft auch zusätzliche Informationen wie EAN, Freifelder, Lagerplatz oder Charge/MHD. |
|
Schriftgröße Infobox |
Setzt die Schriftgröße für Inhalte innerhalb der Infobox. |
|
Schriftgröße Empfänger |
Bestimmt die Schriftgröße für den Empfänger. |
|
Abstand Infobox oben/unten: |
Definiert die Schriftgröße für den Text vor der Artikeltabelle. |
|
Abstand Infobox rechts/links: |
|
|
Ausrichtung Infobox Text: |
|
|
Abstand Artikeltabelle oben/unten: |
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|
Abstand Inhalt ab Seite 2 Oben: |
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|
Abstand Umbruch unten: |
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|
Schriftgröße Dokumententext |
Setzt die Schriftgröße für den Text vor der Artikeltabelle. |
|
Schriftgröße Tabelleninhalt |
Gibt die Schriftgröße für den Tabelleninhalt an, mit Ausnahme der Artikelbeschreibung. |
|
Schriftgröße Freitext |
Bestimmt die Schriftgröße für den Text nach der Artikeltabelle. |
|
Schriftgröße Brieftext |
Wird für spezielle Briefpapiere wie Adressstammblatt, Provisionenartikel, POS-Abschluss, Reisekosten oder Lagermindestmengen genutzt. |
|
Schriftgröße Absender |
Definiert die Schriftgröße für die Absenderadresse. |
|
Schriftgröße Gesamt |
Bestimmt die Schriftgröße für den Bereich Gesamt-Netto und Gesamtbetrag unterhalb der Artikeltabelle. |
|
Schriftgröße Steuer |
Gibt die Schriftgröße für die MwSt.-Zeile zwischen Netto- und Gesamtbetrag an. |
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Abstand Infobox oben/unten |
Positioniert die Infobox vertikal in Millimetern. Der eingegebene Wert verschiebt die Infobox nach oben oder unten. |
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Abstand Infobox rechts/links |
Bestimmt die horizontale Position der Infobox in Millimetern. Der Wert verschiebt die Infobox nach links oder rechts. |
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Ausrichtung Infobox Text |
Legt die Textausrichtung innerhalb der Infobox fest. Mögliche Werte sind „L“ für linksbündig und „R“ für rechtsbündig. Zusätzlich kann die Spaltenbreite in Millimetern angegeben werden, z. B. L;30;40 für eine linke Ausrichtung mit einer ersten Spalte von 30 mm und einer zweiten Spalte von 40 mm. |
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Abstand Artikeltabelle oben/unten |
Positioniert die Artikeltabelle und den dazugehörigen Textblock vertikal in Millimetern. |
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Abstand Inhalt ab Seite 2 Oben |
Bestimmt den oberen Abstand auf der zweiten Seite in Millimetern. Nützlich, wenn z. B. das Logo auf der ersten Seite mehr Platz einnimmt als auf den Folgeseiten. |
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Abstand Umbruch unten |
Gibt den Abstand in Millimetern zum unteren Seitenrand an, nach dem der Text nach der Artikeltabelle auf die nächste Seite umbricht. |
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Schriftgröße Dokumententext |
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Schriftgröße Tabelleninhalt |
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Schriftgröße Freitext |
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Schriftgröße Brieftext |
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Schriftgröße Absender |
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Schriftgröße Gesamt |
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Schriftgröße Steuer |
Gibt den Abstand in Millimetern zum unteren Seitenrand an, nach dem der Text nach der Artikeltabelle auf die nächste Seite umbricht. |
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Abstand Empfänger oben/unten |
Positioniert Absender und Empfänger vertikal in absoluten Millimetern. |
|
Abstand Empfänger links |
Positioniert Absender und Empfänger horizontal in absoluten Millimetern. |
|
Abstand Betreffzeile oben/unten |
Definiert die vertikale Positionierung der Betreffzeile in Millimetern. |
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Abstand Artikelname zu Beschreibung |
Erzeugt einen leeren Absatz zwischen Artikelname und Artikelbeschreibung. Wert in Millimetern angeben. |
|
Abstand Seitenrand Links / Rechts |
Legt den Abstand zum linken und rechten Seitenrand fest. Höhere Werte rücken den Inhalt weiter nach innen. Die Artikeltabelle muss ggf. in der Breite angepasst werden. NoteDu musst positive Werte in dieses Feld eintragen. Trägst du eine „0“ oder negative Werte ein, erscheint eine Fehlermeldung: Briefpapier::getStyleElement() oder LieferscheinPDF::getstyleelemenset(). |
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Abstand Seitennummer Unten |
Bestimmt die vertikale Position der Seitennummer in Millimetern. |
|
Abstand Gesamtsumme Links |
Definiert die horizontale Positionierung der Gesamtsumme (Netto, MwSt., Gesamtbetrag) in Millimetern. Der darunterliegende Doppelstrich wird dadurch nicht verschoben und muss ggf. deaktiviert werden. |
Du kannst bis zu drei Freitextblöcke als eigenständige Elemente auf dem Briefkopf einfügen und diese frei gestalten. Hier sind die spezifischen Einstellungen, die du für jeden Textblock individuell anpassen kannst:
Im Folgenden findest du eine detaillierte Tabelle, die die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten für jeden der drei Freitextblöcke auflistet. Beachte dabei, dass die genaue Einhaltung der Maßeinheiten essentiell ist, um Formatierungsfehler zu vermeiden und die gewünschte Darstellung präzise zu erreichen:
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Einblenden |
Aktiviert die Anzeige des Freitextes auf dem Beleg. |
|
Abstand Links |
Bestimmt den linken Abstand des Freitextes zum Beleg in Millimetern. |
|
Abstand Oben |
Legt die vertikale Positionierung des Freitextes fest, gemessen in Millimetern. |
|
Schriftgröße |
Ermöglicht die manuelle Eingabe der gewünschten Schriftgröße. |
|
Breite |
Definiert die Breite des Freitextes in Millimetern. |
|
Inhalt |
Ermöglicht die Eingabe des gewünschten Freitextes, einschließlich der Auswahl von Schriftart und Auflistungsoptionen. |
Note
Der Inhalt, der in die Freitextfelder eingegeben wird, erscheint automatisch auf allen Belegen.
Note
Um Texte in verschiedenen Sprachen korrekt anzeigen zu lassen, kannst du die Übersetzungsvariablen freitext1inhalt, freitext2inhalt und freitext3inhalt verwenden. Diese Variablen findest du in den Einstellungen für Übersetzungen. Dort hast du die Möglichkeit, die entsprechenden Anpassungen vorzunehmen, um die Übersetzungen zu aktualisieren oder hinzuzufügen.
Es besteht auch die Möglichkeit, Inhalte in den Freitextfeldern mithilfe von IF-Abfragen zu hinterlegen. Dies ist besonders nützlich, um Inhalte nur dann anzuzeigen, wenn sie tatsächlich vorhanden sind.
Für weiterführende Informationen zu IF-Abfragen mit Variablen, siehe den entsprechenden Abschnitt: IF-Abfrage mit Variablen
Die Fußzeile des Briefkopfs kann individuell angepasst werden. Hier sind die Einstellungsmöglichkeiten, die du nutzen kannst:
|
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Footer einblenden |
Aktiviert die Anzeige der Fußzeile auf dem Briefkopf. |
|
Footer zentriert (Spalte 1) |
Zeigt nur Spalte 1 zentriert an, während alle anderen Footer-Spalten ausgeblendet werden. |
|
Spalte 1-4 |
Jede Spalte bietet sechs Zeilen zur individuellen Eingabe von Inhalten. |
|
Breite |
Definiert die Breite jeder Spalte in Millimetern. Die Gesamtbreite muss eingehalten werden. Es ist möglich, eine Spalte auf Breite 0 zu setzen, um weniger Spalten anzuzeigen. |
|
Farbe |
Legt die Farboption der Fußzeile fest: Schwarz (0), Standardfarbe/Default (30) oder Weiß (255). |
Note
Die Footerzeile wird global angezeigt. Solltest du mehrere Projekte nutzen, beachte bitte, dass der Footer nicht für einzelne Projekte individuell angepasst werden kann. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Footer pro Projekt als PDF zu hinterlegen, um individuelle Anpassungen zu ermöglichen.
Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, um einen Hintergrund für das Briefpapier einzufügen. Zudem wird angezeigt, welcher Hintergrund derzeit verwendet wird.
|
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Aktuell wird verwendet: Kein |
Anzeige, ob aktuell ein PDF hinterlegt ist oder kein Hintergrund verwendet wird. |
|
Logo |
Verwendet eine Bilddatei als Hintergrund. Hinweis: Aktuell wird nur das JPG-Format unterstützt. |
|
PDF als Hintergrund |
Eine PDF-Datei wird als Hintergrund für das Briefpapier hinterlegt. |
|
Kein Hintergrund |
Es wird kein Hintergrund verwendet. |
Ein Logo kann als Bilddatei (JPG) oder als PDF hinterlegt werden. Die Nutzung einer PDF-Datei bietet eine bessere Skalierbarkeit und Darstellung.
Hinweis zur Platzierung: Soll das Logo weiter rechts erscheinen, muss die Bilddatei entsprechend breit sein. Eine weiße Fläche auf der linken Seite sorgt dafür, dass das Logo an der gewünschten Position dargestellt wird.
Wird auf dem Beleg angezeigt als:
Ein PDF mit Firmeninhalten wie Logo, Footer und Design kann als Hintergrund für das Briefpapier genutzt werden. Falls noch kein passendes PDF vorhanden ist, kannst du es wie folgt erstellen:
-
Ein leeres Dokument in Word oder einem ähnlichen Programm anlegen.
-
Logo, Footer und gewünschtes Design einfügen.
-
Das Dokument als PDF exportieren.
-
Das erstellte PDF in Xentral als Hintergrund hinterlegen.
-
Optional: Ab Seite 2 kannein anderer Hintergrund festgelegt werden, z. B. wenn die Absenderzeile nur auf der ersten Seite erscheinen oder das Logo ab der zweiten Seite anders positioniert sein soll. Dazu einfach die Option für Folgeseiten aktivieren, das PDF hochladen und speichern.
Note
PDF-Dateien, die mit Adobe-Produkten erstellt wurden, können unter Umständen nicht mit dem Briefpapier in Xentral kompatibel sein. Falls Probleme auftreten, versuche das PDF mit einem anderen Tool zu erstellen oder speichere bzw. exportiere es erneut – oft reicht schon ein einfaches Neu-Speichern aus.
Ein PDF-Hintergrund hier in den globalen Einstellungen wird grundsätzlich nicht benötigt, wenn:
-
Kein Logo auf den Belegen erscheinen soll.
-
Jedes Projekt bereits ein eigenes Briefpapier hinterlegt hat.
-
Alle Ausdrucke auf vorgedrucktem (farbigen) Papier erfolgen und die Belege nicht via E-Mail verschickt werden.
Ladezeit des Briefpapiers:
Wenn die Dateigröße zu groß ist, kann die Vorschau in der Belegerstellung etwas länger laden. Als Faustregel gilt: Die Anzeige sollte zügig erfolgen. Ist dies nicht der Fall, ist die Datei möglicherweise zu groß und sollte optimiert werden.
Note
Damit die Ladezeiten kurz bleiben und automatische Druckvorgänge reibungslos ablaufen, sollte die Datei für das Logo oder das Briefpapier-PDF nicht größer als 100 KB sein. In den meisten Fällen reicht es aus, die Auflösung oder Qualität des Logos leicht zu reduzieren, um die Dateigröße zu optimieren.
Bei Dateien über 100 KB wird folgender Warnhinweis angezeigt:
Neben den Standardschriftarten kannst du auch eine eigene Schriftart hinterlegen. Dafür müssen die Schriftdateien im TTF-Format in vier Varianten vorliegen. Im Folgenden wird erklärt, wie du eine benutzerdefinierte Schriftart hochlädst und speicherst.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Bezeichnung |
Es sind nur Buchstaben, Zahlen, Unterstriche und Minus erlaubt |
|
Schriftschnitt Normal |
Die Standard-Schriftdatei im TTF-Format, die ohne besondere Formatierungen verwendet wird. |
|
Schriftschnitt Kursiv |
Eine separate TTF-Datei für die kursive Schriftvariante, um Texte schräg darzustellen. |
|
Schriftschnitt Fett |
Die TTF-Datei für die fette Schriftart, um wichtige Inhalte hervorzuheben. |
|
Schriftschnitt Fettkursiv |
Eine kombinierte TTF-Datei, die sowohl fett als auch kursiv formatierte Texte ermöglicht. |
Caution
Es werden nur TTF-Schriftarten unterstützt. Für jeden Schriftschnitt muss eine eigene Datei hochgeladen werden.
So fügst du eine eigene Schriftart hinzu:
-
Bezeichnung: Vergib einen Namen für die Schriftart. Erlaubt sind Buchstaben, Zahlen, Unterstriche und Minuszeichen.
-
Schriftschnitt: Lade die vier TTF-Dateien über die Schaltfläche 'Datei auswählen' hoch.
-
Klicke auf 'Speichern', um die Schriftart in Xentral zu hinterlegen.
Sobald die vier Varianten hochgeladen und gespeichert wurden, steht die Schriftart zur Nutzung bereit. Die Dateien werden entsprechend als TTF Datei hinzugefügt und der Schriftart ein Name gegeben und dann gespeichert.
Um bestimmte Sonderzeichen verwenden zu können, muss eine Schriftart ausgewählt werden, die entsprechende Sonderzeichen enthält. Standardmäßig können in Xentral die folgenden Schriftarten im Feld "Schriftart" (Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → Briefkopf) eingegeben werden.
-
DejaVuSans
-
DejaVuSansMono
Alternativ können auch eigene Schriftarten mit entsprechenden Zeichensätzen hochgeladen werden. Dafür gibt es im Briefkopf die folgenden Felder:
Hier kann zum Beispiel ein erweiterter Zeichensatz für die Schriftart Arial hinterlegt werden. Online finden sich dazu einige OpenSource-Schriftarten, wenn nach "Arial CE Schriften Download" gesucht wird.
Note
Eine neue Schriftart ist dann notwendig, wenn du Sonderzeichen oder Buchstaben außerhalb des deutschen Alphabets verwenden möchtest.
Es ist über folgende Einstellung möglich lange Artikelnummern und -namen versetzt zueinander in der Artikeltabelle aufzulisten. Die Nummer fließt dabei über die Bezeichnung hinweg. Genauso können lange Artikelbeschreibungen über die gesamte Breite hinweg angezeigt werden.
-
Bestellung Eigene Artikelnummer erste Spalte → Als Standard definieren
-
Bestellung Lange Artikelnummern → Als Standard definieren
Die Absenderzeile (eigene Firmenadresse) kann auf dem Briefpapier gemeinsam mit dem Empfänger verschoben werden, da beide miteinander gekoppelt sind.
Wenn mehrere Briefpapiere benötigt werden, z. B. für unterschiedliche Sprachen oder für B2B- und B2C-Geschäfte, kann dies individuell im Projekt eingestellt werden.
Die Konfiguration erfolgt über die Einstellungen im Projekt:
-
Eigenes Briefpapier für Projekt: Ersetzt das allgemeine Briefpapier durch das im Projekt hinterlegte, sodass alle Belege dieses Projekts mit dem spezifischen Briefpapier erstellt werden.
-
Beschriftung: Der Absender und der Footer können entweder aus den Standard-Briefkopf-Einstellungen übernommen oder direkt im PDF-Hintergrund des Projekts hinterlegt werden.
Note
Das PDF-Briefpapier muss mit dem Typ 'Briefpapier Seite 1' hochgeladen werden. Optional kann ein zweites PDF mit dem Typ 'Briefpapier Seite 2' für die Folgeseiten hinterlegt werden z.B. ohne Logo und ohne Absenderzeile.
Note
PDF-Dateien, die mit Adobe-Produkten erstellt wurden, sind möglicherweise nicht vollständig mit dem Briefpapier in Xentral kompatibel. Falls Probleme auftreten, versuche das PDF mit einem anderen Tool zu erstellen oder speichere bzw. exportiere es erneut – oft reicht ein einfaches Neu-Speichern aus.
Briefpapier ausblenden
Das Briefpapier kann für jeden Beleg individuell deaktiviert werden z.B in einem speziellen Kundenauftrag.
Wichtige Einstellung:
-
kein Briefpapier: Aktiviert diese Option, um das Briefpapier für das aktuelle Dokument auszublenden. Der Haken muss gesetzt und der Beleg anschließend gespeichert werden.
-
Es werden nur das hinterlegte PDF und/oder das Logo ausgeblendet. Footer und Adresszeile aus den festen Einstellungen bleiben weiterhin sichtbar.
Note
Wenn in den Einstellungen für Textvorlagen z. B. für Angebote die Option 'Angebot ohne Briefpapier' aktiviert wurde, wird der Haken automatisch bei neuen Angeboten gesetzt.
Das Briefpapier kann jederzeit wieder eingeblendet werden, indem der Haken direkt im jeweiligen Dokument entfernt und gespeichert wird.
In den Systemeinstellungen kannst du zusätzliche Anpassungen für das Briefpapier vornehmen. Diese betreffen unter anderem die Anzeige von Empfängerdaten, die Infobox, den Betreff sowie die Artikeltabelle. Im Folgenden findest du eine Übersicht der relevanten Einstellungen, die speziell für das Briefpapier nützlich sind.
Die Empfängeradresse wird automatisch aus dem Beleg übernommen. Du kannst folgende Anzeigeoptionen anpassen:
-
Adress-Typ im Dokument: Zeigt in der ersten Zeile des Adressblocks an, ob es sich um eine Person (Herr, Frau), eine Firma oder einen individuellen Adresstyp handelt. Dies gilt für Belegarten wie Angebot (AN), Auftrag (AB), Rechnung (RE), Lieferschein (LS) und Gutschrift (GS).
-
Ansprechpartner in Rechnung und Gutschrift anzeigen: Wenn aktiviert, wird der Ansprechpartner in der zweiten Zeile des Adressblocks auf Rechnungen und Gutschriften angezeigt.
-
Ansprechpartner in Angebot, Auftrag und Bestellung anzeigen: Ist diese Option aktiv, erscheint der Ansprechpartner in der zweiten Zeile des Adressblocks bei Angeboten, Aufträgen und Bestellungen.
Je nach Belegart werden in der Infobox unterschiedliche Informationen automatisch angezeigt. Zusätzlich kannst du weitere Optionen aktivieren:
-
Dokumente Bearbeiter ausblenden: Entfernt den Bearbeiter aus der Infobox, sodass dieser nicht auf dem Beleg erscheint.
-
Dokumente Vertrieb ausblenden: Blendet den Vertriebsmitarbeiter in der Infobox aus.
-
Bearbeiter Telefon im Dokument: Zeigt die Telefonnummer des Bearbeiters auf dem Beleg an. Die Nummer muss in den Stammdaten des Benutzers hinterlegt sein.
-
Bearbeiter E-Mail im Dokument: Blendet die E-Mail-Adresse des Bearbeiters in der Infobox ein. Diese wird aus den Stammdaten des Benutzers übernommen.
-
Dokumente Beschriftung Bearbeiter: Erlaubt die Umbenennung des Feldnamens „Bearbeiter“ auf dem Beleg, falls eine andere Bezeichnung gewünscht ist.
-
Dokumente Beschriftung Vertrieb: Ermöglicht die individuelle Anpassung der Bezeichnung „Vertrieb“ im Dokument.
-
Projekt in Dokument: Fügt die Projekt-Kennung (z. B. AN für Angebot, RE für Rechnung) in die Infobox des Belegs ein.
-
Beschriftung Internetnummer: Zeigt die Bestellnummer aus einem Online-Shop (Internetnummer) in der Infobox an.
-
Dokumente Beschriftung Internetnummer: Erlaubt die Umbenennung des Feldnamens „Internetnummer“ auf dem Beleg.
-
Beschriftung Kundennummer: Passt die Bezeichnung „Kundennummer“ an, falls eine andere Formulierung bevorzugt wird.
-
Dokumente Beschriftung Bestellnummer: Ermöglicht die Anpassung des Feldnamens „Bestellnummer“ auf dem Beleg.
Tip
Falls du Infoboxen direkt für einzelne Belege noch individualisierter anpassen möchtest, findest du die entsprechenden Anleitungen im Modul Belege Infoboxen: Receipts Info Boxes - Extend Document Information
Der Betreff eines Belegs besteht aus der Belegart und der zugehörigen Belegnummer.
-
Beschriftung Abweichend 'XY': Ermöglicht die Verwendung einer alternativen Bezeichnung für den Beleg. Diese kann direkt in den Beleg-Details ausgewählt werden und ist für die Belegarten AN (Angebot), AB (Auftrag), LS (Lieferschein), RE (Rechnung), GS (Gutschrift), BE (Bestellung) sowie die Proformarechnung verfügbar.
Die Artikeltabelle wird automatisch mit den Positionen aus dem Beleg ausgefüllt. In den Systemeinstellungen kannst du folgende Einstellungen vornehmen:
-
Positionen mit Freifelder: Zeigt Name und Inhalt von Freifeldern unterhalb der Artikelbeschreibung an. Freifelder müssen zuvor in den Grundeinstellungen aktiviert werden.
-
Positionen mit EAN: Blendet die EAN-Nummer unter der Artikelbeschreibung ein.
-
Positionen mit Zolltarifnummer: Zeigt die Zolltarifnummer immer unter der Artikelbeschreibung an, bei deaktivierter Option nur in Export-Rechnungen.
-
Herkunftsland immer ausblenden: Versteckt das Herkunftsland, auch in Export-Rechnungen.
-
Positionen mit MHD: Zeigt das Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) auf Rechnungen (RE) und Lieferscheinen (LS) an, wenn der entsprechende Logistikprozess (Scannen im Versandzentrum / FIFO) aktiv ist.
-
Positionen mit Charge: Blendet Chargennummern auf RE und LS ein, wenn das entsprechende Logistikverfahren verwendet wird.
-
Positionen mit Seriennummern: Zeigt Seriennummern auf RE und LS unterhalb der Artikelbeschreibung an.
-
Herstellernummer im Dokument: Fügt die Herstellernummer unter der Artikelbeschreibung hinzu.
-
Abmessung im Dokument: Blendet die Produktmaße (Höhe, Breite, Länge) unterhalb der Artikelbeschreibung ein.
-
Artikel Einheit im PDF: Aktiviert die Einheit-Spalte in der Artikeltabelle auf dem Beleg. Weitere Infos: Einheiten pflegen.
-
Lieferdatum in KW: Zeigt das Lieferdatum als Kalenderwoche (KW) in den Beleg-Positionen an.
-
Artikelbild in 'X' anzeigen: Fügt das Artikelbild unterhalb der Artikelnummer ein. Verfügbar für AN (Angebot), AB (Auftrag), LS (Lieferschein), RE (Rechnung), GS (Gutschrift) und BE (Bestellung).
-
Bestellung ohne Preise: Blendet Einkaufspreise (EK) in Bestellungen aus.
-
Bestellung mit Artikeltext: Zeigt die Artikelbeschreibung in Bestellungen an.
-
Bestellung Eigene Artikelnummer erste Spalte: Nutzt die normale Artikelnummer in der Artikelnummer-Spalte, anstatt der Bestellnummer aus dem hinterlegten EK-Preis.
-
Bestellung Lange Artikelnummern: Lässt lange Artikelnummern in die benachbarte Artikel-Spalte überlaufen. Die Artikelbeschreibung rutscht dann in die nächste Zeile.
-
Staffelpreise bei Positionen anzeigen: Listet Staffelpreise unterhalb der Artikelbeschreibung im Angebot auf.
-
Unterstücklisten im Auftrag auflösen: Löst auch Unterstücklisten im Auftrag auf, nicht nur die erste Ebene. Voraussetzung: Die Auflösung von Stücklisten ist im Projekt aktiviert.
Zusätzliche Einstellungen für die Artikeltabelle können in den Einstellungen Steuer/Währung vorgenommen werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
-
Steuerspalte ausblenden: Entfernt die Steuerspalte vollständig aus der Tabelle. Voraussetzung: Es darf nur ein einziger Steuersatz im Beleg vorhanden sein.
-
Immer Netto/Brutto Rechnungen: Zeigt die Einzelpreise der Positionen immer sowohl netto als auch brutto an. Weitere Anpassungen sind im Projekt und in den Adress-Einstellungen möglich.
-
Belege mit 4 Nachkommastellen: Stellt die Beträge in der Artikeltabelle mit vier statt zwei Nachkommastellen dar.
-
Anzeige Steuer auf Belege: Zeigt die Einzelpreise der Positionen immer sowohl netto als auch brutto an. Weitere Anpassungen sind in den Grundeinstellungen und in den Adress-Einstellungen möglich.
Weitere Einstellungen für die Artikeltabelle können in den Logistikeinstellungen des Projekts vorgenommen werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
-
Lagerplatz auf Lieferschein ausblenden: Verhindert die Anzeige des Lagerplatzes als Vorschlag auf dem Lieferschein.
-
Kommissionierlauf gruppieren nach Lieferscheinen: Teilt die Kommissionierliste auf verschiedene Lieferscheine auf. Falls mehrere Lieferscheine denselben Artikel enthalten, wird dieser auf einzelne Zeilen verteilt und nicht kumuliert.
-
Sortierung Kommissionierschein: Sortiert den Kommissionierschein basierend auf Lieferscheinpositionen oder Lagerplatz-Reihen.
-
Automatisch Stücklisten auflösen/explodieren: Löst beim Einfügen einer JIT-Stückliste alle enthaltenen Unterartikel automatisch auf.
Note
Diese Optionen sind abhängig vom gewählten Logistikprozess. Die jeweiligen Einstellungen und Möglichkeiten findest du dort.
Nummerierte Unterpunkte können in den Positionen dargestellt werden, um eine bessere Übersicht zu ermöglichen. Dies ist besonders hilfreich für verschiedene Produktgruppen oder Stücklisten, da so die einzelnen Produkte klar zugeordnet werden können.
Aktiviere die Option 'Subpositionen in Gruppen', um nummerierte Unterpunkte in den Positionen darzustellen.
Um eine Produktgruppe im Dokument zu definieren, klicke im entsprechenden Beleg unter Positionen ganz unten auf 'Spezialfeld einfügen'.
Danach können die Artikel hinzugefügt werden. Im folgenden Beispiel werden zwei Stücklisten durch separate Gruppenüberschriften klar voneinander abgegrenzt.
Auf den Dokumenten werden die Gruppen nun mit nummerierten Unterpositionen dargestellt, sodass die Zuordnung der Artikel klar ersichtlich ist.
In den Briefkopf-Einstellungen stehen zusätzlich die Optionen 'Subpositionen in Stücklisten' und 'Stücklisten einrücken' zur Verfügung. Diese ermöglichen eine strukturierte Darstellung der Unterpositionen innerhalb einer Stückliste.
Dadurch werden Stücklisten auf dem Beleg mit einer Einrückung dargestellt. Diese Option auch für Unterstücklisten, also eine zweistufige Darstellung, verfügbar.
Soll diese Darstellung auch im Auftrag genutzt werden (Achtung: standardmäßig 'explodieren' Unterstücklisten nur in Produktionen im Produktionsmodul), dann muss in den Systemeinstellungen unter Artikel bei Optionen die Option 'Unterstücklisten im Auftrag auflösen' aktiviert werden.
In den Systemeinstellungen gibt es folgende Option:
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Ansprechpartner in Rechnung, Gutschrift anzeigen: Wird der Ansprechpartner aktiviert, erscheint er in der zweiten Zeile des Adressblocks auf Rechnungen und Gutschriften.
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Ansprechpartner in Angebot, Auftrag, Bestellung anzeigen: Ist diese Option aktiviert, wird der Ansprechpartner in der zweiten Zeile des Adressblocks auf Angeboten, Aufträgen und Bestellungen eingeblendet.
Folgende Fehlermeldungen können beim Aufruf eines PDF-Belegs u.a. auftreten:
„FPDF error: Unable to find pointer to xref table”
„FPDF error: Unable to find xref table - Maybe a Problem with auto_detect_line_endings”
"Unexpected server response (500) while retrieving PDF"
Generell deuten diese Fehler auf eine der folgenden Gründe hin:
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PDF Anzeigefehler: Die PDF-Klasse kann die PDF-Datei nicht vollständig lesen/anzeigen. Das PDF wurde nicht im Standard erzeugt. Nicht jedes PDF Format wird von xentral unterstützt.
→ Oft reicht es schon aus, wenn du PDF Datei öffnest (z.B. in der Vorschau) und nochmals als PDF exportierst. Normalerweise klappt es bei Export als PDF aus Word heraus oder Export als PDF aus der Apple Vorschau heraus. Gute Erfahrungen haben wir außerdem mit dem Format PDF/A-1a:2005 gemacht. Es handelt sich hierbei um die Datei aus Administration > System > Grundeinstellungen > Reiter Einstellungen >Tab Briefkopf > Bereich Hintergrund.
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Briefpapiereinstellung Projekt: Gegebenenfalls wurde im Projekt der Haken für ein eigenständiges Briefpapier gesetzt, ohne dass selbiges tatsächlich hochgeladen wurde.
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die Datei für den Upload war zu groß
→ Wähle eine kleinere Datei aus
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Briefpapiereinstellungen Briefkopf: Seite 2 Haken ist angehakt und es wurde kein PDF für Seite 2 hinterlegt.
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eine im PDF verwendete Schriftart ist dem System unbekannt oder ist inkompatibel
→ Lösche unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Briefkopf vorübergehend den Eintrag im Feld "Schriftart" oder verwende eine der angegebenen Standard-Schriftarten