Einstellungen > Dein System einrichten > E-Mail-Konten
E-Mails sind ein wichtiges Kommunikationsmittel in Xentral. In der Regel erfolgt die automatische Kommunikation, z.B. für den Auto-Versand, über das Standard-E-Mail-Konto. Bei Bedarf kannst du aber auch abweichende E-Mail-Konten in deinen Projekteinstellungen festlegen.
Du kannst in Xentral externe E-Mail-Konten, wie z.B. Microsoft oder Google E-Mail-Konten, zur Kommunikation im Ticketsystem oder für das E-Mail-Archiv (Webmail) anbinden. Microsoft- und Google-Konten werden über OAuth autorisiert und die Verbindungsinformationen automatisch bei Autorisierung abgerufen.
Möchtest du E-Mail-Konten anderer Anbieter anbinden, z.B. web.de, gmx.de und andere, so ist dies auch möglich. Hierbei musst du jedoch die Verbindungsinformationen (SMTP-/IMAP-Informationen) manuell eingeben.
Hinweis
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Anmerkung
Freigegebene Postfächer können auf diese Weise nicht an Xentral angebunden werden. Es ist ein Benutzername und ein eigenes Passwort notwendig!
Ein neues Microsoft E-Mail-Konto fügst du folgendermaßen hinzu:
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Klicke auf + Konto hinzufügen. Es wird ein Dropdown-Menü angezeigt.
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Wähle die Option Office 365 und gib deine Microsoft E-Mail-Adresse (Office 365, Outlook oder Hotmail) in das nun angezeigte Fenster ein. Klicke auf Verbinden. Du wirst zum Anmeldeformular des Microsoft E-Mail-Kontos weitergeleitet.
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Gib die Anmeldedaten deines E-Mail-Kontos ein. Sobald du deine E-Mail-Adresse und dein Passwort eingegeben und bestätigt hast, wirst du wieder zur Xentral E-Mail-Konten-Ansicht geleitet.
Dein neu hinzugefügtes E-Mail-Konto wird in der Übersicht angezeigt. Die technischen Verbindungseinstellungen für SMTP und IMAP werden automatisch mit den Standardeinstellungen deines E-Mail-Kontos gefüllt.
Gleichzeitig wird eine Testmail durch das System versendet. Konnte diese erfolgreich versendet werden, erscheint rechts unten eine grüne Erfolgsmeldung. Wird eine Fehlermeldung angezeigt, kontrolliere, ob du die Verbindungsdetails korrekt eingegeben hast.
Tritt ein Verbindungsfehler auf, klicke im Bereich Verbindungsdetails auf Reconnect und melde dich in deinem Microsoft-Konto an, falls du nicht bereits angemeldet bist. Dein Konto sollte nun wieder verbunden sein.
Anmerkung
Die Erfolgs- oder Fehlermeldung zur Testmail wird unter Umständen einige Sekunden nach der Erfolgsmeldung bei Hinzufügen des E-Mail-Kontos angezeigt. Bitte warte einige Sekunden.
Wichtig
Möchtest du weitere Microsoft Office-E-Mail-Konten hinzufügen, stelle sicher, dass du dich aus allen Microsoft-Konten in deinem Browser abgemeldet hast, bevor du fortfährst. Alternativ kannst du auch den Cache löschen. Tust du das nicht, wird das Konto, das du neu hinzufügen möchtest, mit den Informationen des letzten Kontos fehlerhaft in Xentral angelegt.
Ein neues Gmail-Konto fügst du folgendermaßen hinzu:
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Klicke auf + Konto hinzufügen. Es wird ein Dropdown-Menü angezeigt.
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Wähle die Option Google und gib deine E-Mail-Adresse in das nun angezeigte Fenster ein. Klicke auf Verbinden. Du wirst zum Anmeldeformular des Gmail-Kontos weitergeleitet.
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Gib die Anmeldedaten deines E-Mail-Kontos ein. Sobald du deine E-Mail-Adresse und dein Passwort eingegeben und bestätigt hast, wirst du wieder zur Xentral E-Mail-Konten-Ansicht geleitet.
Dein neu hinzugefügtes E-Mail-Konto wird in der Übersicht angezeigt. Die technischen Verbindungseinstellungen für SMTP und IMAP werden automatisch mit den Standardeinstellungen deines E-Mail-Kontos gefüllt.
Gleichzeitig wird eine Testmail durch das System versendet. Konnte diese erfolgreich versendet werden, erscheint rechts unten eine grüne Erfolgsmeldung. Wird eine Fehlermeldung angezeigt, kontrolliere, ob du die Verbindungsdetails korrekt eingegeben hast.
Anmerkung
Die Erfolgs- oder Fehlermeldung zur Testmail wird unter Umständen einige Sekunden nach der Erfolgsmeldung bei Hinzufügen des E-Mail-Kontos angezeigt. Bitte warte einige Sekunden.
Wichtig
Möchtest du weitere Gmail-Konten hinzufügen, stelle sicher, dass du dich aus allen Google-Konten in deinem Browser abgemeldet hast, bevor du fortfährst. Alternativ kannst du auch den Cache löschen. Tust du das nicht, wird das Konto, das du neu hinzufügen möchtest, mit den Informationen des letzten Kontos fehlerhaft in Xentral angelegt.
Um andere E-Mail-Konten hinzuzufügen, gehe wie folgt vor:
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Klicke auf +Konto hinzufügen. Es wird ein Dropdown-Menü angezeigt.
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Wähle die Option Manuell einrichten. Das Formular E-Mail-Konto hinzufügen wird angezeigt. Die Felder dieses Formulars sind Pflichtfelder.
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Gib die E-Mail-Kontodaten in die Felder Name, E-Mail-Adresse, Benutzer und Passwort ein.
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Gib die Verbindungsinformationen für den E-Mail-Eingang (IMAP) und den E-Mail-Ausgang (SMTP) in die Felder IMAP-Server, IMAP-Port, IMAP-Verschlüsselung , SMTP-Server , SMTP-Port und SMTP-Verschlüsselung ein. Diese Informationen findest du normalerweise in den Einstellungen deines E-Mail-Kontos.
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Klicke auf Verbinden.
Dein neu hinzugefügtes E-Mail-Konto wird in der Übersicht angezeigt. Bei erfolgreicher Anlage wird eine grüne Erfolgsmeldung rechts unten angezeigt.
Gleichzeitig wird eine Testmail durch das System versendet. Konnte diese erfolgreich versendet werden, erscheint rechts unten eine grüne Erfolgsmeldung. Wird eine Fehlermeldung angezeigt, kontrolliere, ob du die Verbindungsdetails korrekt eingegeben hast.
Anmerkung
Die Erfolgs- oder Fehlermeldung zur Testmail wird unter Umständen einige Sekunden nach der Erfolgsmeldung bei Hinzufügen des E-Mail-Kontos angezeigt. Bitte warte einige Sekunden.
In der Regel erfolgt die automatische Kommunikation, z.B. für den Auto-Versand, über das Standard-E-Mail-Konto. Bei Bedarf kannst du aber auch abweichende E-Mail-Konten unter Administrationsmenü > Projekte > Reiter Einstellungen > Unterreiter Logistik/ Versand im Bereich E-Mail Versand Einstellungen festlegen.
Wichtig
Bevor du ein Standardkonto definieren kannst, musst du ein E-Mail-Konto (Microsoft, Gmail oder SMTP/IMAP), wie in den obigen Abschnitten beschrieben, anbinden.
Zum Anlegen des Standard-E-Mail-Kontos gehst du wie folgt vor:
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Navigiere zu
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Im Classic Design: Administration > System > Grundeinstellungen > Reiter E-Mail
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In Xentral NextGen: Smart Search: Grundeinstellungen, öffne dann den Reiter E-Mail
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Gib im Bereich Standard Einstellung E-Mail (bei Versand von E-Mails) die folgenden Informationen ein:
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E-Mail-Adresse - E-Mail-Adresse, die Empfänger sehen. Diese Adresse muss mit einem der E-Mail-Konten (Microsoft, Gmail oder SMTP/IMAP) identisch sein, die du zuvor angebunden hast.
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Name des Absenders - Name, den die Empfänger sehen (z.B. der Namen deines Unternehmens).
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Standardsignatur - Hier kannst du deine Standard-Signatur definieren. Im Feld Standardsignatur kannst du die folgenden Variablen verwenden: {MITARBEITER}, {MITARBEITER_TELEFON}, {MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX}.
Wie du ein Bild zu deiner Signatur hinzufügst, kannst du im Artikel E-Mail-Konten anbinden nachlesen.
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Definiere im Feld Standard Grußformel deine Grußformel, die am Ende der E-Mail eingefügt wird. Du kannst hier die folgenden Variablen verwenden: {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX}.
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Du kannst E-Mail-Adressen hinzufügen, die eine Kopie per E-Mail erhalten sollen. Dazu verwendest du die folgenden Felder:
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Kopie-Empfänger 1 und Kopie-Empfänger 2 für E-Mail-Adressen, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen.
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BCC für eine E-Mail-Adresse, die eine Blindkopie der E-Mail erhalten soll.
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Optional: Du kannst eine HTML-Vorlage erstellen und diese beim Versenden von E-Mails anwenden. Kopiere dazu deinen gültigen HTML-Code in das Feld HTML Template.
Anmerkung
Wir empfehlen die Nutzung dieser Option nur dann, wenn du weißt, wie man gültige HTML-Inhalte erstellst.
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Klicke auf Speichern.
In den E-Mail-Kontoeinstellungen kannst du die Konto- und Verbindungsinformationen ändern, die E-Mail-Adresse für bestimmte Module aktivieren, automatische Antworten definieren oder eine Signatur hinzufügen.
Um bestimmte Informationen zu bearbeiten, klicke auf auf der rechten Seite des entsprechenden Bereichs. Zum Speichern deiner Änderungen klicke auf Speichern auf der rechten Seite des Bereichs im Bearbeitungsmodus.
Wenn du ein Microsoft oder Google E-Mail-Konto hinzufügst, erstellt Xentral automatisch einen Kontonamen während der Anlage. Als Basis wird der Text vor dem @-Zeichen verwendet. Fügst du eine E-Mail-Adresse manuell hinzu, musst du den Kontonamen eingeben. Es kann sein, dass du diesen jedoch nachträglich für eine bessere Identifizierung noch anpassen möchtest.
Du kannst die folgenden Informationen im Bereich Kontodetails bearbeiten:
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Gib den Namen, den du für das E-Mail-Konto verwenden möchtest, in das Feld Angezeigter Name ein.
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Bei Bedarf kannst du über das Dropdown-Menü Sichtbar nur für einschränken, wer dieses E-Mail-Konto sehen kann. Lässt du dieses Feld leer, können alle Benutzer mit Zugriff auf das Ticketmodul und das E-Mail-Archiv die E-Mails dieses Kontos lesen und E-Mails von diesem Konto aus versenden.
Du kannst die Verbindungsdetails deines E-Mail-Kontos anpassen, wenn sich z.B. Zugriffspunkte geändert haben oder du dein Passwort geändert hast.
Um die Verbindungseinstellungen deines E-Mail-Kontos zu ändern, suche im Bereich Verbindungsdetails nach dem entsprechenden Feld und ändere den Inhalt nach Bedarf.
Du kannst deine E-Mail-Adresse für die Kommunikation im Ticketsystem oder zum Speichern deiner E-Mails im E-Mail-Archiv für zukünftige Referenzzwecke freigeben.
Dein E-Mail-Konto aktivierst du folgendermaßen für das Ticketsystem:
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Aktiviere den Schalter Für Ticket-Modul aktivieren, damit das E-Mail-Konto im Ticketsystem verwendet werden kann.
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Das Feld Standard-Projekt enthält im Normalfalls das von dir definierte Standardprojekt. Möchtest du dieses ändern, wähle das gewünschte Projekt aus dem Dropdown-Menü.
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Möchtest du das E-Mail-Konto einer bestimmten Warteschlange im Ticketsystem zuweisen, wähle die gewünschte Warteschlange im Standard-Warteschlange-Dropdown-Menü. Hier ist beschrieben, wie du Warteschlangen anlegst.
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Klicke auf das Feld Ab Datum. Es wird ein Kalender angezeigt. Wähle im Kalender das Startdatum für den Import von E-Mails dieses E-Mail-Kontos aus. Du kannst auch ein vergangenes Datum wählen, wenn du ältere E-Mails importieren möchtest.
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Aktiviere den Schalter E-Mails nach dem Import löschen, um E-Mails nach dem Import in Xentral bei deinem Anbieter zu löschen.
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Aktiviere den Schalter Automatisch schließen, wenn alle importierten E-Mails/Tickets automatisch auf geschlossen gesetzt werden sollen. Beispiel: Du hast die E-Mails/Tickets bereits in einem anderen System verarbeitet, möchtest sie aber trotzdem zu Analysezwecken in Xentral importieren.
Das E-Mail-Archiv aktivierst du folgendermaßen:
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Aktiviere den Schalter Webmail, wenn E-Mails dieses E-Mail-Kontos im E-Mail-Archiv gesichert werden sollen.
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Gib in das Feld E-Mails löschen die Anzahl der Tage ein, für die E-Mail archiviert werden sollen, bevor sie endgültig gelöscht werden. Möchtest du deine E-Mails unbegrenzt im E-Mail-Archiv aufbewahren, gib hier 0 ein.
Du kannst eine automatische Antwort hinzufügen, die versendet wird, wenn eine neue E-Mail eingeht.
Führe die folgenden Schritte aus, um eine automatische Antwort einzurichten:
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Aktiviere den Schalter Automatische Antwort aktivieren, um automatische Antworten von diesem E-Mail-Konto aus zu senden.
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Gehen im System an einem Tag mehrere E-Mails vom selben Versender ein und die automatische Antwort soll nur einmal täglich pro Versender versendet werden, aktiviere den Schalter Nur eine E-Mail pro Tag.
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Gib den Betreff deiner automatischen Antwort in das Feld Betreff ein.
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Bearbeite den Text deiner automatischen Antwort im Texteditor. Die kannst die Formatierungsoptionen des Texteditors verwenden, um deinen Text zu formatieren
Du kannst eine Signatur definieren, die am Ende deines E-Mail-Textes eingefügt wird, wenn du E-Mails versendest.
Du kannst dein E-Mail-Konto einem bestimmten Projekt/ Verkaufskanal zuweisen, z.B. Amazon, POS, Shopify, etc.
Gehe dazu wie folgt vor:
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Öffne das Formular Logistik-Einstellungen pro Vertriebskanal auf eine der folgenden Weisen:
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Klicke in der E-Mail-Konten-Übersicht auf
für das entsprechende Projekt. Scrolle herunter bis zum Bereich Projektverknüpfungen und klicke auf den Link Logistikeinstellungen pro Vertriebskanal im Fließtext.
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Navigiere zu
Einstellungen > Lager > Logistik-Einstellungen pro Vertriebskanal
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Öffne den Vertriebskanal, dem du dein E-Mail-Konto hinzufügen willst, indem du für den jeweiligen Kanal auf
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Scrolle bis zum Bereich E-Mail Versand Einstellungen (falls abweichend von Daten aus Firmeneinstellungen) runter und gibt die E-Mail-Adresse deines E-Mail-Kontos in das Feld E-Mail ein.
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Scrolle ganz nach unten und klicke auf Speichern.
Das E-Mail-Konto ist nun dem Vertriebskanal zugewiesen. Du siehst du Vertriebskanäle, die einem E-Mail-Konto zugewiesen sind, in der E-Mail-Konten-Übersicht unter der E-Mail-Adresse/dem Kontonamen und in den Kontoinformationen unter Projektverknüpfungen.
Wenn du ein E-Mail-Konto nicht mehr verwendest, kannst du es in Xentral löschen, so dass es nicht mehr im Ticketsystem oder im E-Mail-Archiv verwendet werden kann.
Gehe wie folgt vor, um das E-Mail-Konto zu löschen:
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Öffne das Konto, das du löschen möchtest, mit einem Klick auf
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Scrolle im Formular ganz nach unten.
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Klicke auf Konto löschen.
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Um die Löschung des E-Mail-Kontos zu bestätigen, gib die E-Mail-Adresse deines Kontos ein.
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Klicke auf Konto löschen.
Das E-Mail-Konto ist gelöscht und wird nicht mehr in der E-Mail-Konten-Übersicht angezeigt.
Xentral protokolliert all deine ausgehenden E-Mails. Falls eine E-Mail den Empfänger nicht erreicht hat, zeigt das Protokoll eine Fehlermeldung für diese E-Mail an. Dies kann dir dabei helfen, Probleme beim E-Mail-Versand zu beheben.
Gehe wie folgt vor, um die Fehlerbehebung zu starten:
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Navigiere zu
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Administration > System > Mailausgang Log oder
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Administration > System > E-Mail-Archiv > Reiter Postausgang
Du siehst eine Tabelle mit einer Übersicht all deiner ausgehenden E-Mails. Du kannst den Inhalt der E-Mails in der Kurzübersicht (klicke auf
) überprüfen und den Empfänger in der Spalte To sehen. CC-Empfänger sind unterstrichen, BCC-Empfänger sind mit einer gepunkteten Linie unterstrichen. Informationen über den Betreff findest du in der Spalte Subject und zum Absender in der Spalte From.
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Betrachte die Spalte Fehler auf der rechten Seite. Falls die E-Mail nicht versendet werden konnte, wird hier eine Fehlermeldung angezeigt.
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In der folgenden Tabelle findest du mögliche Ursachen der Fehlermeldung und empfohlene Lösungsschritte.
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Fehlermeldung |
Mögliche Ursachen und empfohlene Lösungsschritte |
|---|---|
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You must provide at least one recipient‘s email address |
Es wurde kein Empfänger angegeben. Trage einen Empfänger ein und versende die E-Mail erneut. |
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Mailer is not supported |
Der E-Mail-Anbieter wird nicht unterstützt. Versuche es mit einem anderen Anbieter erneut. |
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Could not instantiate mail function |
Mehrere Probleme können diesen Fehler erzeugen:
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SMTP error: Could not authenticate |
Der SMTP-Benutzername oder das Passwort sind falsch oder das Authentifizierungsverfahren wird nicht unterstützt. |
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The following From address failed |
Der E-Mail-Anbieter erkennt die E-Mail-Adresse nicht, von der die E-Mail gesendet werden soll. Prüfe, ob die E-Mail-Adresse vom E-Mail-Anbieter gehostet wird. |
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SMTP Error: the following recipients failed |
Die E-Mail-Adresse des Empfängers ist unbekannt oder existiert nicht. In seltenen Fällen kann der Fehler auch durch Beschränkungen des E-Mail-Anbieters hervorgerufen werden. |
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SMTP error: Data not accepted |
Der E-Mail-Anbieter akzeptiert keine E-Mails von dieser Adresse oder diesem Nutzer. Mögliche Gründe dafür sind:
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SMTP error: Could not connect to SMTP host |
Der SMTP-Hostname ist möglicherweise falsch geschrieben oder existiert nicht. Eine andere Möglichkeit ist, dass die falsche SSL-Methode verwendet wird. |
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Could not access file |
Eine Datei, die als Anhang gesendet werden sollte, existiert nicht auf dem Server. |
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File Error: Could not open file |
Auf eine Datei, die als Anhang gesendet werden sollte, kann nicht zugegriffen werden. In diesem Fall existiert die Datei entweder nicht oder du hast nicht die erforderlichen Zugriffsrechte für die Datei. |
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Unknown encoding |
Die Kodierung zum Versenden der E-Mail wird nicht unterstützt. |
|
Signing error |
Möglicherweise gibt es ein Problem mit der offenen SSL-Verschlüsselung auf dem Server. |