Funktionalität im Beta-Programm verfügbar
Die hier beschriebene Funktionalität ist derzeit nur für (einige) Teilnehmer an unserem Beta-Programm verfügbar und/oder für ausgewählte Kunden. Falls die Funktionalität nicht für dich verfügbar ist und du diese gerne nutzen würdest, kontaktiere bitte unseren Customer Support und teile uns deine Lizenznummer mit (im klassischen Design: Administration > System > Grundeinstellungen > Reiter Einstellungen > Unterreiter Lizenz).
Mit der Anbindung von HubSpot an Xentral kannst du deine Verkaufsaktivitäten weiter optimieren. Du kannst Daten zwischen HubSpot und Xentral auf folgende Weisen austauschen:
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Kontaktdaten zwischen den beiden Umgebungen synchronisieren - Kontakte werden hinzugefügt und können mit zusätzlichen Daten von Xentral an HubSpot und anders herum aktualisiert werden.
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Kontaktdaten von HubSpot nach Xentral importieren - Du kannst Kontakte aus HubSpot in Xentral hinzufügen und diese mit zusätzlichen Informationen aus HubSpot aktualisieren.
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Kontaktdaten aus Xentral nach HubSpot exportieren - Du kannst Kontakte von Xentral nach HubSpot exportieren und diese mit zusätzlichen Informationen aus Xentral aktualisieren.
Beachte bitte in Bezug auf das Löschen und Ändern von Daten den folgenden Verarbeitungsprozess bei der Synchronisierung und beim Import und Export:
Wenn du die kompletten Kontaktdaten oder einzelne Informationen wie die Telefonnummer in einem System (z.B. Xentral) löscht, werden diese durch den Datenaustausch nicht neu hinzugefügt. Sie werden auch nicht im anderen System (z.B. HubSpot) gelöscht.
Ebenso werden in einem System geänderte Kontaktdaten wie z.B. die Telefonnummer nicht an das andere System übergeben. Bei zwei Systemen mit gegenseitiger Synchronisierung wird die Änderung bei der nächsten Synchronisierung nicht rückgängig gemacht.
Anmerkung
Der Umfang der Integration deckt aktuell den Austausch von Kontaktdaten zwischen Xentral und HubSpot ab. Derzeit können keine Firmendaten ausgetauscht werden.
Die Verbindung von Xentral und HubSpot erfolgt per OAuth-Authentifizierung. Gehe wie folgt vor, um Xentral und HubSpot zu verbinden:
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Melde dich in Xentral an und navigiere zum App Center.
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Suche nach der HubSpot-App und klicke auf Öffnen.
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Klicke zur Herstellung der Verbindung auf Verbindung zu HubSpot herstellen.
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Gib im angezeigten HubSpot-Fenster die Anmeldedaten (E-Mail-Adresse und Passwort) eines Admin-Benutzers in HubSpot ein und bestätige.
Wenn du bereits in HubSpot eingeloggt bist, wähle das HubSpot-Konto, dass du verbinden möchtest, und klicke auf Konto auswählen.
Du hast deine Xentral-Instanz nun erfolgreich mit deinem HubSpot-Konto verknüpft.
Möchtest du die Verbindung zwischen Xentral und HubSpot trennen, gehe dazu wie folgt vor:
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Navigiere zu App Center > HubSpot.
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Klicke in den HubSpot-Einstellungen auf Widerrufe Verbindung zu HubSpot.
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Klicke in der OAuth Account-Ansicht, auf die du weitergeleitet wurdest, auf Autorisierung widerrufen und bestätige dies mit OK, um die Verbindung zu trennen.
Deine Xentral-Instanz ist nun nicht mehr mit deinem HubSpot-Konto verbunden.
Wenn Xentral und HubSpot verbunden sind, kannst du die Form des Datenaustauschs auswählen. In den HubSpot-Einstellungen in Xentral kannst du zwischen den folgenden Optionen wählen:
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Sync: Xentral ↔ HubSpot
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Import: HubSpot → Xentral
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Export: Xentral → HubSpot
Klicke auf Speichern, nachdem du einen anderen Datenaustausch-Typ gewählt hast.
Mehr über die Möglichkeiten des Datenaustauschs in die jeweilige Richtung erfährst du im Abschnitt Funktionsumfang der Anbindung.
Der Datenaustausch zwischen Xentral und HubSpot erfolgt automatisch oder manuell. Dies kannst du im Bereich Aktionen in den HubSpot-Einstellungen in Xentral einstellen, indem du auf die entsprechende Schaltfläche klickst. Wenn du für den Datenaustausch die automatische Synchronisierung auswählst, wird das Intervall, in dem synchronisiert wird, durch den Prozessstarter HubSpot Synchronize Deals gesteuert.
Das Intervall des Datenaustauschs kannst die folgendermaßen anpassen:
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Navigiere zu Administration > System > Prozessstarter, suche nach dem Prozessstarter Hubspot Synchronize Deals und klicke auf
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Passe die Einstellungen des Prozessstarters an und klicke auf Speichern.
Wenn du Daten manuell zwischen Xentral und HubSpot austauschen möchtest, gehe wie folgt vor:
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Wähle je nach gewünschter Aktion in den HubSpot-Einstellungen die Option Import: HubSpot → Xentral oder die OptionExport: Xentral → HubSpot und klicke auf Speichern.
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Klicke im Bereich Aktionen auf Manuellen Import:HubSpot → Xentral starten oder Manuellen Export: Xentral → HubSpot starten, je nachdem was du im vorherigen Schritt ausgewählt hast.
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Die Aktion wird nun ausgeführt und entsprechende Informationen werden dir in der Nachrichtenleiste angezeigt. Wenn die Aktion abgeschlossen ist, kannst du im Reiter Übersicht prüfen, ob Konflikte aufgetreten sind.