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Eine neue Exportvorlage anlegen

Eine neue Exportvorlage anlegen

Diese Artikel zeigt, wie eine neue Exportvorlage anzulegen ist. Für weitere Informationen steht der Artikel Import/Export zu Verfügung.

Über folgenden Pfad kann eine Exportvorlage erstellt werden: Stammdaten > Import-/Exportzentrale > Stammdaten Export > "+NEU"

Hinweis: Bis Version 21.1 kann eine Exportvorlage unter Verwaltung > Import-/Exportzentrale > Stammdaten Export > "+NEU" erstellt werden.

Um eine neue Exportvorlage anzulegen, ist folgendermaßen vorzugehen:

Folgende Angaben können allgemein gemacht werden:

Bezeichnung: Beliebiger Name für die Export-Vorlage ist anzugeben
Quelle: Die Auswahl der Art des Datendownloads ist hier möglich. Aus dem Dropdown-Menü kann ausgewählt werden: Adresse, Angebot, Auftrag, Ansprechpartner, Artikel, Gutschrift, Rechnung, Lieferschein, Bestellung, Angebot Positionen, Auftrag Positionen, Rechnung Positionen, Gutschrift Positionen, Lieferschein Positionen, Bestellung Positionen
CSV Beschriftung: Durch Anhaken wird die erste Zeile der CSV-Datei als Beschriftung verwendet
CSV Trennzeichen: In der CSV-Datei verwendetes Trennzeichen, mit dem Daten von einander getrennt sind
CSV Maskierung: In der CSV-Datei verwendetes Maskierungszeichen ist optional auszuwählen
Filter Datum: Durch Anhaken wird bei der Ausgabe nach Datum gefiltert
Filter Projekt: Durch Anhaken wird bei der Ausgabe nach Projekt gefiltert
API Freigabe: Durch Anhaken wird das Abfragen über API möglich
CSV-Felder: Hier sind die Exportvariablen einzutragen
Filter: Hier können Filter für den Download gesetzt werden. Hinweis: Die Operationen sind AND-Operationen und keine OR-Operationen. Es wird nach Einträgen gesucht, die „alle Bedingungen“ erfüllen und nicht „mindestens eine davon“
Interne Bemerkung: Hier kann für die firmeninterne Kommunikation eine interne Bemerkung eingetragen werden

Hinweis: Es kann in der Exportvorlage nur nach Spalten gefiltert werden, die auch in der entsprechenden Tabelle vorhanden sind.

Beispiel für eine Exportvorlage: nummer; name_de; name_en; beschreibung_de; beschreibung_en; kurztext_de; kurztext_en; internerkommentar; hersteller; herstellernummer; herstellerlink; ean; verkaufspreisnetto; einkaufspreisnetto; lieferantname; lieferantnummer;

Export Rechnungen mit bestimmter Zahlungsweise

Um Rechnungen mit bestimmter Zahlungsweise exportieren zu können, sind folgende Angaben zu machen:

Beispiel für eine Exportvorlage: datum; name; ansprechpartner; land; soll; kundennummer; belegnr; ustid; gegenkonto; waehrung; auftrag_internet; steuersatz_normal; zahlungsweise;

Folgende Filter sind zu verwenden: zahlungsweise='rechnung'; status!='angelegt';

Export Erlöse mit Vertrieb

Es ist möglich, Daten aus einer CSV-Datei herunterzuladen. Diese könnte z.B. so aussehen:

Um die Erlöse, die durch den Vertrieb entstanden sind, zu exportieren, ist folgende Exportvorlage anzulegen:

Beispiel für eine Exportvorlage: datum; soll; kundennummer; belegnr; name; land; ustid; gegenkonto; waehrung; auftrag_transaktionsnummer; auftrag_internet; steuersatz_normal; steuersatz_normal_betrag; steuersatz_ermaessigt; steuersatz_ermaessigt_betrag; vertrieb;

Belegdaten Export

Diverse Belegdaten können ebenfalls exportiert werden.

Export der Positionen einer Bestellung

Wie Positionen aus einer Bestellung exportiert werden können, ist nachstehend nachzulesen.

Folgende Felder können aus einer CSV-Datei exportiert werden:

beleg_name
beleg_belegnr
beleg_datum
beleg_status
bp.sort: Sortierreihenfolge der Positionen
bp.bestellnummer: Bestellnummer beim Lieferanten
bp.bezeichnunglieferant: Bezeichnung beim Lieferanten
bp.preis: Hier ist der Einzelpreis als Belegposition eingetragen
bp.menge: Hier ist die Menge die Belegposition eingetragen
bp.nummer: Hier ist die Artikelnummer als Belegposition einzutragen

Mit diesen Felder können Einstellungen im Tab Details vorgenommen werden.

Beispiel für eine Exportvorlage: beleg_name; beleg_belegnr; beleg_datum; beleg_status; bp.sort; bp.bestellnummer; bp.bezeichnunglieferant; bp.preis; bp.menge;

Im Feld „Filter“ kann dabei die ID des Belegs angegeben werden, z.B. bp.bestellung=52. Ist das Feld „Filter“ leer, werden die Positionen aller Belege ausgegeben.

Artikel Export

Im Folgenden ist ein Beispiel für eine mögliche Exportvorlage einzusehen, welche verwendet wird, um Artikeldaten aus dem System zu ziehen.

Beispiel für eine Exportvorlage: nummer; name_de; name_en; beschreibung_de; beschreibung_en; kurztext_de; kurztext_en; internerkommentar; hersteller; herstellernummer; herstellerlink; ean;

Hinweis: Es können gelöschte Artikel aus den Export-Dateien gefiltert werden, indem in das Feld "Filter" "nummer not like 'DEL';" eingetragen wird.

Adressen Export

Für den Export von Adressdaten können verschiedene Felder ausgegeben werden. Anbei sind einige Beispiele aufgeführt.

Kundennummer und Projekt

Eine Liste aller Kunden/Lieferanten eines Projekts wird oftmals benötigt, um den anschließenden Nachimport, die Änderung einer Einstelloption oder eines Feldes in dem Adresssatz vornehmen zu können.

Export der Liste aller Kundennummern eines Projekts

Um alle Kundennummern eines Projekts als Liste zu exportieren, ist folgende Exportvorlage anzulegen:

Verwende hierfür folgende Exporteinstellungen:

Quelle: Wähle "Adresse" aus dem Dropdown-Menü
Filter Projekt: Durch Anhaken kann bei der Ausgabe ein Projekt ausgewählt werden
CSV Felder: Trage "kundennummer" ein, um die Kundennummer in der ersten Spalte zu exportieren
Filter: Trage "kundennummer!='';" ein, um die Bedingung zu setzen, dass alle Kunden bzw. alle Adressen, bei denen die Kundennummer nicht leer ist, gefiltert werden.

Hinweis: Der Download der CSV Datei erfolgt über den Tab Export starten: CSV Datei herunterladen.

Projektauswahl

Wähle im Tab Export starten: CSV Datei herunterladen in der Übersicht das Projekt "STANDARD" aus, wenn nach diesem gefiltert werden soll.

CSV-Liste

Folgende Export-Liste erscheint als Ergebnis nachdem du auf Download klickst.

Diese Export-Liste kann überarbeitet und erweitert werden, um für Bestandskunden neue Nachimports durchzuführen. Sofern die Kundennummern eindeutig sind, können diese normal verwendet werden. Die System-ID kann beim Import als Spalte einfach weggelassen werden.

Hinweis: Statt der Kundennummer für den Adresssatz kann die SystemID für den Import verwendet werden. Wird die ID nicht benötigt, kann sie in der bearbeiteten Datei als Spalte bestehen bleiben und ein Import dieser Spalte ausgelassen werden.

Adresse mit Liefersperre

Es ist zudem möglich, alle Adressen mit einer Liefersperre zu exportieren. Falls eine Kundennummer vorhanden ist, wird diese in der ersten Spalte ausgegeben.

Beispiel für eine Exportvorlage: kundennummer; name; liefersperre; liefersperregrund;

Setze "liefersperre=1;" als Filter.

Adresse mit Postleitzahlenbereich und Telefonnummer

Für den Vertrieb können Listen der Kundenadressen über einen bestimmten Postleitzahlenbereich ausgegeben werden:

Beispiel für eine Exportvorlage: kundennummer; name; telefon; plz;

Wird nur ein Postleitzahlenbereich als Ausgabe gewünscht, kann zusätzlich im Bereich „Filter“ eine Eingrenzung vorgenommen werden. In diesem Beispiel sind die Postleitzahlen zwischen 80000 und 90000 gewünscht. Die Eingabe lautet daher: plz > 80000 AND plz < 90000;

Im Filter kannst du zusätzliche Bedingungen angeben:

lieferantennummer!='': Alle Lieferanten, deren Lieferantennummer nicht leer ist, werden gefiltert
land='GB': Es wird der Filter für das Land Großbritannien (GB) gesetzt
lagerartikel='0': Falls keine Lagerartikel angezeigt werden sollen, ist dieser Filter zu setzen
stueckliste='0': Falls keine Stücklisten-Hauptartikel angezeigt werden sollen, ist dieser Filter zu setzen
nummer!='DEL': Falls keine gelöschten Artikel anzeigt werden sollen, ist dieser Filter zu setzen
intern_gesperrt='0': Falls keine gesperrten Artikel angezeigt werden sollen, ist dieser Filter zu setzen

Lieferscheinadressen mit Bedingung

SELECT l.belegnr,l.datum,l.name,l.abteilung,l.adresszusatz,l.unterabteilung,l.land,l.strasse,l.ort
FROM lieferschein l LEFT JOIN lieferschein_position lp ON lp.lieferschein=l.id
WHERE lp.artikel=4 AND l.datum>='2017-12-01' AND l.datum ⇐'2017-12-31'