Import/Export

Um Stammdaten in der Importzentrale hochzuladen, wird zunächst eine der Vorlagen ausgewählt.

In der Vorlage kann über den Reiter "Import starten: CSV Datei heraufladen" eine Datei für den Upload ausgewählt und hochgeladen werden.

Anschließend wird auf "importieren" geklickt und die Datei wandert in die Warteschlange. Es gibt 2 unterschiedliche Warteschlangen in der Importzentrale. Es gibt die Möglichkeit, sich die Dokumente in der Warteschlange für eine bestimmte Importvorlage anzusehen (*Importvorlage wählen* → Import starten: CSV Datei heraufladen → Warteschlange). Außerdem können alle wartenden Dokumente aller Importvorlagen anzeigt werden, indem direkt in der Importzentrale auf den Reiter Warteschlange geklickt wird.

Der ganze Ablauf der Importvorlagen ist statusgetrieben. Der genau Statusablauf sieht folgendermaßen aus:

Um auch große Dateien ohne Server-Timeout importieren zu können, wird nach dem Klick auf "Importieren" die Datei im Hintergrund bearbeitet und die Meldung "Import an Prozessstarter übergeben" erscheint.

Der Import findet somit erst statt, wenn der Prozessstarter neu angelaufen ist.

Unter "Administration → Einstellungen → System → Prozessstarter → Suche nach Importvorlage" kann das Intervall und der letzte Ausführungszeitpunkt überprüft werden:

Werden nur kleine Datenmengen importiert, kann der Prozessstarter auch deaktiviert werden, um den Import unmittelbar durchzuführen.

Es ist wichtig, die richtigen Einstellungen beim Exportieren, Bearbeiten und Speichern der CSV Datei zu beachten. Sonst kommt es zu Formatfehlern, wie z.B. "?" in den Werten statt Umlauten.

Vor dem Bearbeiten der Datei:

Beim Speichern der CSV Datei

Nachdem die Änderungen vorgenommen und als CSV Datei gespeichert wurden, ist im Popup unten die Option "Filtereinstellungen bearbeiten" zu wählen. Danach ist im nächsten Popup das Format beizubehalten und auf folgende Werte zu achten:

Um Kunden in der CSV-Datei korrekt anzulegen, sind nachstehende Informationen zu beachten.

Checkliste für die CSV Datei:

Beispiel für eine Importvorlage:

1:kundennummer; 2:name; 3:typ; 4:strasse; 5:plz; 6:ort; 7:telefon; 8:telefax; 9:ustid; 10:land;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

Hier ist analog zum Vorgang der Kunden vorzugehen, nur ist statt der Variable 'kundennummer' die Variable 'lieferantennummer' zu verwenden.

Soll die Kundennummer oder die Lieferantennummer mit der Rolle bei der Neuanlage von Adressen vergeben werden, werden mindestens folgende Informationen in der Importdatei benötigt:

CSV-Datei, die für das Importbeispiel angelegt wurde:

Du kannst dir eine Vorschau des Imports anzeigen lassen.

Die Rolle wird in der Adresse wird über das entsprechende Auswahlmenü vergeben:

Es gibt auch die Möglichkeit, Ansprechpartner am Stück zu importieren. Hier werden die Ansprechpartner einem Kunden zugeordnet und in einer eigenen Zeile in der CSV-Datei dargestellt (siehe CSV-Beispielinhalt weiter unten).

Checkliste für die CSV Datei:

Alle Felder ohne Inhalt werden auf den Standard gestellt (z.B. Land, Sprache, etc.)

Beispiel für eine Importvorlage: 1:lieferantennummer; 2:name; 3:typ; 4:email; 5:telefon; 6:telefax; 7:mobil; 8:strasse; 9:plz; 10:ort; 11:abteilung; 12:anschreiben;

Beispielinhalt für die CSV Datei: Hier werden 2 Kunden mit jeweils 2 Ansprechpartnern nach xentral importiert.

Danach kann der Ansprechpartner unter der Adresse im Reiter "Ansprechpartner" eingesehen werden:

Adressen können auch als Lead über den Import angelegt werden.

Checkliste für die CSV Datei:

Beispiel für eine Importvorlage:

1:name; 2:lead; 3:ort;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

Anton Adler;1;Augsburg;

Berta Bussard;1;Berlin;

Catrin Cathlin;1;Cottbus;

Um allen Kunden aus einem Projekt X eine Vertriebsadresse bzw. einen Vertriebsmitarbeiter Y zuzuordnen, ist es ausreichend, eine CSV Datei im Stammdatenimport hochzuladen mit folgenden Spalten:

Die Adressen können im ersten Schritt exportiert werden. Der Export der Liste aller Kundennummern eines Projektes ist hier erklärt.

Im Anschluss wird diese Datei bearbeitet und wieder in einem Importformat hochgeladen. Relevant für den Import sind Spalte 1 und Spalte 3 (Spalte 2 kann ausgelassen werden, sofern die Kundennummer im System eindeutig vorliegt, ansonsten ist die SystemID die eindeutige Adress ID): kundennummersystemidvertrieb10000381000148100025810003781000498

Die Importvorlage sieht passend zu Spalte 1 und 3 folgendermassen aus:

Der Upload der CSV Datei erfolgt über den Tab " Import starten: CSV Datei heraufladen".

Ergebnis: Adresse Vertrieb: Die Vertriebsadresse ist bei den ausgewählten Kunden im Adresstamm hinterlegt:

Allen Kunden ist eine Versandart Y zuzuordnen.

Bei der Versandart die Typbezeichnung unter "Administration → Einstellungen → Versandarten → Übersicht" verwenden:

Beispieltabelle für die Versandart: kundennummerversandart10000express_dpd10001express_dpd10002express_dpd10003express_dpd10004express_dpd

Vor dem Import einer neuen Versandart in alle Kunden ist Folgendes zu prüfen: Wenn die Versandart A in allen Kunden gespeichert ist und diese firmenweit auf Versandart B geändert werden soll, kann direkt in der Versandart das "Modul" von Versandart A auf Versandart B umgestellt werden. Dies sollte jedoch nur vorgenommen werden, wenn Versandart A wirklich komplett eliminiert werden soll. In diesem Fall eines Modul-Wechsels wird die Versandart ID in der Adresse, im Projekt und in allen Einstellungen für die Logistik beibehalten und wechselt auf die neue Versandart B.

Für den Import der Besteuerung von Kunden kannst du mit der Variable ust_befreit arbeiten und folgende Werte nutzen:

Sollte es sich bei der Adresse um einen Lieferanten handeln und sollte die Beteuerung Verbindlichkeiten rechts unter "Zahlungskonditionen beim Lieferant bei Bestellungen" importiert werden, heißt die Variable umsatzsteuer_lieferant und folgende Werte können genutzt werden:

Um Artikel korrekt zu importieren, sind folgende Punkte zu beachten:

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:name_de; 3:artikelbeschreibung_de; 4:kurztext_de; 5:internerkommentar; 6:ean; 7:gewicht; 8:lieferantennummer; 9:lieferanteinkaufnetto; 10:lieferanteinkaufmenge; 11:verkaufspreis1netto;

12:verkaufspreis1menge; 13:lagerartikel; 14:lager_platz; 15:lager_menge_total; 16:mindestlager;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

200001;Rennrad Cross X;Rennrad Cross X von Rennprofis empfohlen;Rennrad Cross X für Profis.;Unser Bestseller;1234567;3,5;300001;1300;1;1900;1;1;HL001A;3;2; 200002;Rahmen Rennrad Cross X;Rahmen für das Rennrad Cross X zum selber montieren.;Rahmen Cross X in grün.;Verkauft sich gut.;1231234;2;300001;500;1;700;1;1;HL001A;5;3; 200003;Reifen Rennrad Cross X;Reifen für das Rennrad Cross X zum selber montieren.;Reifen Cross X 28 Zoll.;;1231231;0,3;300003;10;1;30;1;1;HL001B;20;10; 200004;Sattel Rennrad Cross X;Sattel für das Rennrad Cross X zum selber montieren.;Sattel Cross X in schwarz.;;12312312;0,2;300003;15;1;25;1;1;HL001B;10;3;

Um eine Stückliste zu erstellen, sind folgende Punkte zu beachten:

Checkliste für die CSV Datei:

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:stuecklistevonartikel; 3:stuecklistemenge;

Der Haken im Hauptartikel bei Stückliste wird durch den Import automatisch gesetzt.

Beispielinhalt für die CSV Datei:

Bedeutet im vorliegenden Beispiel: Ein Rennrad (Art.Nr. 200001) setzt sich zusammen aus 1 x Rahmen (Art.Nr. 200002), 2 x Reifen (Art.Nr. 200003), 1 x Sattel (Art.Nr.200004) Alle Unterartikel einer Stückliste können auch separat verkauft werden.

Wenn Fremdnummern für externe Verkaufsplattformen importieren werden sollen, kann dies mit Hilfe der internen Artikelnummer in xentral und der externen Nummer, z.B. Amazon SKU, vorgenommen werden. Via CSV-Import kann also die Beziehung zwischen interner und externer Nummer hergestellt werden.

Die Importvorlage würde wie folgt aussehen: 1:nummer; 2:fremdnummerX_shopid;

Anbei ein Beispiel für einen Fremdnummern Import:

Die .csv Datei mit der Fremdnummer wurde folgendermassen definiert, die Reihenfolge der Spalten kann, wie bei jedem Import, beliebig gewählt werden:

Die Importvorlage sieht folgendermaßen aus:

Die Fremdnummer wird dann im Artikel gespeichert.

Shop-ID herausfinden:

Für die Shop-ID ist in die Shopschnittstelle klicken, unter Administration → Shop Schnittstelle → Übersicht ist der betreffende Shop anzuklicken.

Checkliste für die CSV Datei:

Pflichtfelder: nummer und eigenschaft1name / eigenschaftnameeindeutig1 und eigenschaft1wert / eigenschaftwerteindeutig1

Alle Artikel sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Hier gibt es 2 Varianten für die Variablen.

Variante1: Eigenschaften nicht überschreiben eigenschaftname1 - eigenschaftname20

Eigenschaften mit demselben Namen werden nicht überschrieben. Bsp: Es können 2 Eigenschaften mit dem Name "Farbe" hinterlegt werden, z.B. Farbe = Grün und Farbe = Blau

Variante2: Eigenschaften überschreiben eigenschaftnameeindeutig1 - eigenschaftnameeindeutig20

Eigenschaften mit demselben Namen werden überschrieben. Bsp: Wenn 2 x hintereinander Eigenschaften mit dem Name "Farbe" importiert werden, dann wird der erste Eigenschaftswert überschrieben.

Variante1

Beispiel für eine Importvorlage:

1:nummer; 2:eigenschaftname1; 3:eigenschaftwert1; 4:eigenschaftname2; 5:eigenschaftwert2; 6:eigenschaftname3; 7:eigenschaftwert3;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

In diesem Fall sind es nach dem Import 3 Eigenschaften. Z.B. gibt es bei Artikel 200001 die Eigenschaften Farbe: Grün, Farbe: Blau und Größe: M.

Variante2

Beispiel für eine Importvorlage:

1:nummer; 2:eigenschaftnameeindeutig1; 3:eigenschaftwert1; 4:eigenschaftnameeindeutig2; 5:eigenschaftwert2; 6:eigenschaftnameeindeutig3; 7:eigenschaftwert3;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

In diesem Fall sind es nach dem Import nur 2 Eigenschaften. z.B. gibt es bei Artikel 200001 die Eigenschaften Farbe: Blau und Größe: M

Variante mit Übersetzungen

Beispiel für eine Importvorlage:

1:nummer; 2:eigenschaftname1; 3:eigenschaftwert1; 4:eigenschaftname1_fr; 5:eigenschaftwert1_fr;

Beispielinhalt für die CSV-Datei:

In diesem Fall wird für die Artikel jeweils die Eigenschaft mit der Übersetzung angelegt, z.B. hat der Artikel 700001 die Eigenschaft Farbe: Weiss und dazu die französische Übersetzung der Eigenschaft Couleur: Blanc.

Eigenschaften

In den Einstellungen können verschiedene Eigenschaften für den Export angegeben werden.

Lager

Stückliste

Einkaufspreis

Verkaufspreis

Charge & MHD

Eine vollständige Liste der Importvariablen ist in xentral innerhalb der Importvorlage zu finden.

Mit dem Import von Einkaufspreisen können Lieferantenlisten hinein geladen werden, die statt der Artikelnummer die Herstellernummer mitgegeben haben.

Checkliste für die CSV Datei:

Beispiel für eine Importvorlage: 1:herstellernummer; 2:lieferantennummer; 3:lieferanteinkaufnetto; 4:lieferanteinkaufmenge; 5:lieferanteinkaufwaehrung; 6:lieferanteinkaufnetto2; 7:lieferanteinkaufmenge2; 8:lieferanteinkaufwaehrung2;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

Artikel können mit einem Schnellimport mit einer bestehenden Nummer oder einer neuen Nummer aus einem Nummernkreis angelegt werden. Sind Artikel von Hand selbst nach zu pflegen, reicht hier auch die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung und ggf. das Setzen des Lagerhakens über Lagerartikel → Artikel, welcher im Lager auf Bestand liegt: Folgende Felder sind hier sinnvoll, je nachdem welche Artikelebenen zu bewältigen sind:

Wenn es keine Artikelnummern gibt und diese neu fortlaufend vergeben werden sollen, kann in die Spalte der Artikelnummer "NEU" eingetragen werden. Alternativ kann auch direkt im Tabellenprogramm die erste Nummer angegeben und in der Spalte die fortlaufenden Nummern nach unten gezogen werden. Dadurch liegen diese für den Import in die Tabelle bereits vor.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:name_de; 3:projekt; 4:artikelkategorie; 5:lagerartikel;

Verkaufspreise können in einem weiteren Import direkt auf bestehende Artikelnummern importiert werden. Die wichtigsten Felder sind folgende:

Für einen Artikel können auch Staffelpreise importiert werden (z.B. 1, 10, 100, 1000). Wenn du beim Import eines neuen Preises ein Gültigkeitsdatum vergeben möchtest, achte bitte darauf, dass das Datumsformat in der CSV-Datei yyyy-mm-dd sein muss. Da je nach Programm beim Erstellen der CSV-Datei dieses Format häufig automatisch überschrieben wird, solltest du die Formatierung umstellen auf "Text".

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:verkaufspreis1netto; 3:verkaufspreis1menge; 4:verkaufspreis2netto; 5:verkaufspreis2menge; 6:verkaufspreis3netto; 7:verkaufspreis3menge; 8:verkaufspreis4netto; 9:verkaufspreis4menge;

Einkaufspreise können in einem weiteren Import ebenso auf bestehende Artikelnummern importiert werden. Die wichtigsten Felder sind folgende:

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:lieferantennummer; 3:lieferanteinkaufnetto; 4:lieferanteinkaufmenge; 5:lieferantbestellnummer;

Soll ein Artikel bei allen Lieferanten einkaufbar sein, muss im Artikel der Haken "Einkauf bei allen Lieferanten" gesetzt werden. Ein Preis wird in diesem Fall nicht importiert.

Folgende Artikeldaten können z.B. auch in einem Nachimport später importiert werden, wobei ein sofortiger Import in Schritt 1 möglich wäre:

Grundsätzlich können alle Eigenschaften eines Artikels überschrieben werden, zu welchen Variablen in der Import-Zentrale vorhanden sind. Notwendig ist hierbei, dass die Nummer als Referenz angegeben wird. Andernfalls entsteht kein Update, sondern nur eine Artikelneuanlage.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 3:artikelbeschreibung_de; 4:kurztext_de; 5:internerkommentar; 6:ean; 7:gewicht; 14:lager_platz; 15:lager_menge_total; 16:mindestlager;

Im Folgenden ist ein Beispiel für Gruppenpreise aufgezeigt:

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:verkaufspreis1netto; 3:verkaufspreis1menge; 4:verkaufspreis1gruppe; 5:verkaufspreis2netto; 6:verkaufspreis2menge; 7:verkaufspreis2gruppe; 8:verkaufspreis3netto; 9:verkaufspreis3menge; 10:verkaufspreis3gruppe;

Die Übersicht der eigenen Zeiterfassung kann sich so gestalten:

Notizen können ebenfalls nach xentral importiert werden.

Checkliste für die CSV Datei:

Beispiel für eine Importvorlage: 1:datum; 2:uhrzeit; 3:kundennummer; 4:mitarbeiternummer; 5:betreff; 6:text;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

25.01.2017;14:00;10000;90000;Kunden angerufen wegen Angebot;Nochmal nachgefragt wegen des letzten Angebots;

13.01.2017;10:30;10001;90006;

Bei der Entwicklung nachgefragt;Status des neuen Features bei der Entwicklung: Fertigstellung in KW2;

Nach dem Import können die Wiedervorlagen unter Stammdaten → Adressen → Korrespondenz → Notizen eingesehen werden.

Die nachstehenden Variablen sind die wichtigsten Importvariablen für Artikel-Provisionen:

Hinweis: Sollten Änderungen an den Provisionen per Import erfolgen, ist es notwendig, alle bisherigen Provisionen zu löschen.

Sobald in einer der CSV Spalten für die Variable artikelbaum1 - artikelbaum5 der Wert CLEAR steht, wird der Artikelbaum für diesen Artikel zurückgesetzt.