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Import/Export

  • Aktualisiert

Inhaltsverzeichnis

Der Stammdaten Import ermöglicht es, Datenbestände aus anderen Systemen in die Datenbank von xentral einzufügen. Dazu müssen die Daten aus den fremden Systemen als CSV-Dateien (Textdateien, die sämtliche Informationen als kommaseparierte Listen enthalten) exportiert werden. Weitere Informationen stehen im Handbuch der entsprechenden Systeme zur Verfügung.

In den folgenden Videos werden Artikel samt Einkaufs- und Verkaufspreise importiert und im Nachgang die Stückliste geladen.

Artikelimport+Stücklisten

Die Datenmigration in Xetral

Funktionsumfang des Stammdaten Imports/Features

Es können folgende Datensätze hinzugefügt oder aktualisiert werden:

  • Adressen: Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Ansprechpartner
  • Artikel: Einzelartikel und Stücklisten
  • Erfasste Arbeitszeiten
  • Wiedervorlagen auf Kunden
  • Kundennotizen

Importieren von Stammdaten

Der Import von Stammdaten wird in xentral grundsätzlich über Import-Vorlagen erledigt. Diese Vorlagen können jederzeit wieder verwendet werden, sofern ein weiterer Import von Daten mit der gleichen Struktur notwendig wird. Über Stammdaten → Import/Export Zentrale → Stammdaten Import  können die Angaben vorgenommen werden:

Hinweis: Bis Version 21.1 unter Meine Apps → Import/Export Zentrale → Stammdaten Import.

In einer neu erstellten Import-Vorlage sind folgende Einstellungen vorzunehmen:

  • Bezeichnung → Beliebiger Name für die Import-Vorlage
  • Ziel → Auswahl der Art des Datenuploads (werden eingespielt: Adresse, Artikel, Einkaufspreise, Zeiterfassung, Wiedervorlagen, Notizen)
  • CSV-Daten ab Zeile → Zeilennummer in der CSV-Datei, in der die Auflistung der eigentlichen Daten beginnt
  • CSV Trennzeichen → In der CSV-Datei verwendetes Trennzeichen, mit dem Daten von einander getrennt sind
  • CSV Maskierung → In der CSV-Datei verwendetes Maskierungszeichen (optional)
  • Auswahl Charset → Codierung für die CSV-Datei. Bei CSVs aus Excel heraus auch ISO-8859-1 probieren
  • Charset → Falls eine andere Codierung als im Charset Dropdown benutzt wird, kann diese hier eingetragen werden, andernfalls leer lassen
  • CSV-Felder → Hier sind die Spaltennummern in der CSV und die Importvariablen einzutragen. Format = SpaltenNrCSV:XentralVariable;
  • Interne Bemerkung → Hier kann für die firmeninterne Kommunikation eine interne Bemerkung eingetragen werden

Danach ist die Import-Vorlage mit der '"Speichern"-Schaltfläche am Ende der Seite zu speichern.

Hinweis: Ein sorgfältiger Umgang bei der Zuordnung der Datenfelder ist sehr wichtig, da sonst der Datenbestand durcheinander gerät. Daher ist es wichtig auch bei vermeintlich kleinen Änderungen, den Import mit kleinen Datenmengen vorab zu testen.

Um die Daten in einer CSV-Datei zu importieren, ist der Reiter "Import starten: CSV Datei heraufladen" anzuklicken. Mit der "Durchsuchen..."-Schaltfläche ist die CSV-Datei auszuwählen. Danach ist auf die "CSV jetzt heraufladen"-Schaltfläche zu klicken.

Hinweis: Falls Schwierigkeiten bei der Darstellungsform auftreten, ist zu überprüfen, welches Trennzeichen die vorliegende CSV-Datei. Liegen kommagetrennte Werte vor, ist dies auch in Details bei den CSV-Trennzeichen auszuwählen.

Hinweise für die CSV Datei:

  • Die Daten werden beim Import nicht bereinigt. Daher ist vorher sicherzustellen, dass sich keine doppelten Daten in der CSV Datei befinden
  • Für die CSV Datei empfiehlt sich als Feldtrenner ein Strichpunkt ( ; ) und als Texttrenner ein Anführungszeichen ( " ) zu verwenden

Falls eine Variable in der Importvorlage verwendet wird und kein Inhalt in der CSV Datei vorhanden ist, überschreibt xentral einen möglicherweise vorhandenen Inhalt mit einem leeren Textfeld! Somit immer nur die Variablen importieren, bei denen auch der gewünschte Inhalt in der CSV Datei steht. Sobald die Datei vollständig übertragen wurde, erscheint eine Auflistung der enthaltenen Daten, die überprüfbar ist. Wichtig ist, dass in der Spalte "Aktion" entweder "Neu" oder "Update" steht, da sonst ein Fehler in der Importvorlage vorliegt. Es ist auf die "Importieren"-Schaltfläche zu klicken, um den Import der Daten anzustoßen und zu warten, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Wenn der Vorgang erfolgreich war, erscheinen die importierten Daten nun in xentral. Die zuletzt vergebene Artikelnummer bzw. Adressnummer muss noch in die Nummernkreise eingetragen werden. Das verhindert, dass beim Inkrementieren um 1 eine bereits vergebene Nummer doppelt erstellt wird.

Weiterführende Informationen: Nummernkreise

Workflow

Um Stammdaten in der Importzentrale hochzuladen, wird zunächst eine der Vorlagen ausgewählt. blobid1.png

In der Vorlage kann über den Reiter "Import starten: CSV Datei heraufladen" eine Datei für den Upload ausgewählt und hochgeladen werden. blobid2.png

Anschließend wird auf "importieren" geklickt und die Datei wandert in die Warteschlange. Es gibt 2 unterschiedliche Warteschlangen in der Importzentrale. Es gibt die Möglichkeit, sich die Dokumente in der Warteschlange für eine bestimmte Importvorlage anzusehen (*Importvorlage wählen* → Import starten: CSV Datei heraufladen → Warteschlange). Außerdem können alle wartenden Dokumente aller Importvorlagen anzeigt werden, indem direkt in der Importzentrale auf den Reiter Warteschlange geklickt wird. 

Der ganze Ablauf der Importvorlagen ist statusgetrieben. Der genau Statusablauf sieht folgendermaßen aus:

  1. 'created' bzw. 'nicht freigegeben': Den Zustand hat ein Import, bevor die "importieren" Schaltfläche geklickt wurde. Ein Import in diesem Zustand kann freigegeben werden indem in der Übersicht auf den Pfeil nach rechts geklickt wird
  2. 'in_queue' bzw. 'freigegeben': Diesen Zustand nimmt der Import ein wenn auf die Importieren-Schaltfläche, oder in der Übersicht auf den Pfeil nach rechts geklickt wird. Sobald ein Import freigegeben ist wird er vom Prozessstarter 'importvorlage' verarbeitet sobald er an der Reihe ist
  3. 'canceled' bzw. 'abgebrochen': Der Import wurde vom Benutzer abgebrochen
  4. 'in_progress' bzw. 'wird ausgeführt': Der Prozessstarter verarbeitet den Import aktuell
  5. 'done' bzw. 'abgeschlossen': Der Import wurde vom Prozessstarter vollständig verarbeitet
  6. 'complete' bzw. 'abgeschlossen': Ein Synonym für 'done'
  7. 'error' bzw. 'Fehler': Bei einem Import in diesem Zustand ist während der Verarbeitung durch den Prozessstarter ein Fehler aufgetreten. 

Prozessstarter

Um auch große Dateien ohne Server-Timeout importieren zu können, wird nach dem Klick auf "Importieren" die Datei im Hintergrund bearbeitet und die Meldung "Import an Prozessstarter übergeben" erscheint.

Der Import findet somit erst statt, wenn der Prozessstarter neu angelaufen ist.

Unter "Administration → Einstellungen → System → Prozessstarter → Suche nach Importvorlage" kann das Intervall und der letzte Ausführungszeitpunkt überprüft werden:

Werden nur kleine Datenmengen importiert, kann der Prozessstarter auch deaktiviert werden, um den Import unmittelbar durchzuführen.

xentral Praxistipps Import

Folgende Tipps sind hilfreich, um Dateien bei xentral richtig zu importieren.

Tipps im Umgang mit Excel und CSV-Dateien

Es ist wichtig, die richtigen Einstellungen beim Exportieren, Bearbeiten und Speichern der CSV Datei zu beachten. Sonst kommt es zu Formatfehlern, wie z.B. "?" in den Werten statt Umlauten.

Vor dem Bearbeiten der Datei:

  • Wenn die Daten aus dem Alt-System exportiert werden → Hier ist bereits die Kodierungs-Option → UTF-8 und als Trennzeichen eine Semikolon (;) auszuwählen
  • Excel will oft Spalteninhalte "interpretieren" und ändert dafür das Format der Werte. Dies ist ein Grund, warum xentral für Importe Open Office verwendet
  • Beim Öffnen der Datei in Open Office ist sicherzustellen, dass der Zeichensatz auf "Unicode (UTF-8)" steht
  • Im selben Fenster ist auf das 1. Rechteck der Tabelle (siehe Screenshot unten) zu klicken, damit alles markiert wird. Danach ist im Drop-Down "Text" auszuwählen, um keine Formatveränderung zu bewirken

Beim Speichern der CSV Datei:

Nachdem die Änderungen vorgenommen und als CSV Datei gespeichert wurden, ist im Popup unten die Option "Filtereinstellungen bearbeiten" zu wählen. Danach ist im nächsten Popup das Format beizubehalten und auf folgende Werte zu achten:

Excel Datei in eine CSV speichern:

Im Dropdown "Auswahl Charset" muss hier ISO-8859-1 ausgewählt werden. Falls die Umlaute immer noch nicht funktionieren, ist für UTF-8 unten ein Workaround beschrieben: Manchmal werden Excel-Dateien von der Struktur nur richtig in Excel angezeigt (in Open Office z.B. mit Zeilenumbrüchen). Will man aber direkt aus Excel diese Datei als CSV speichern, gibt es ohne einen Workaround oft Probleme mit den Umlauten.

Für den Workaround wird benötigt:

  • Excel

  • Open Office

  • Einen guter Texteditor (z.B. Notepad++)

  • Datei in Excel als Format "UTF-16 Unicode-Text (.txt)" Datei speichern

  • Die Textdatei im Texteditor öffnen und dort als CSV Datei speichern (einfach .csv am Dateinamen anhängen)

  • Die neue CSV Datei mit Open Office öffnen und folgenden Einstellungen tätigen:

  • Die CSV in Open Office neu abspeichern
  • Filtereinstellungen bearbeiten → Für die Bearbeitung ist der Haken zu setzen

Nun sollte die CSV Datei für den Import mit dem richtigen Format geeignet sein.

Adressen Import

Adressen sollten immer vor den Artikeldaten importiert werden. Im Idealfall sind verschiedene CSV Dateien für Kunden und Lieferanten vorhanden. Mitarbeiter werden meist per Hand eingepflegt, könnten jedoch auf die gleiche Weise importiert werden.

Kunden

Um Kunden in der CSV-Datei korrekt anzulegen, sind nachstehende Informationen zu beachten.

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: name und kundennummer
  • Pro Kunde nur eine Zeile
  • Jede Kundennummer ist nur einmal vorhanden
  • Alle Felder ohne Inhalt werden auf den Standard gestellt (z.B. Land, Sprache, etc.)

Beispiel für eine Importvorlage: 1:kundennummer; 2:name; 3:typ; 4:strasse; 5:plz; 6:ort; 7:telefon; 8:telefax; 9:ustid; 10:land;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

kundennummer name typ strasse plz ort telefon telefax ustid land
10000 Anton Ansberger Herr Untere Talstr. 13 12345 Augsburg 01234567 012312321 291239123 DE
10001 Bert Bertram Herr Obere Talstr. 11 1231 Bern 032565151 03135154 156465456 CH
10002 Christine Chramer Frau Hauptstr. 1 13331 Chemnitz 0123123123 012030123 123123123 DE
10003 Dieter Deininger Herr Seitenstr. 3 21313 Düsseldorf 012312321 9123123123 123123123 DE
10004 Edgar Ehinger Herr Holzbachstr. 5 12222 Erfurt 012355555 012322222 123553235 DE
10005 Friederike Federling Frau Fischstr. 1 02321 Frankfurt 0123213 012312312 1232121 DE

Hinweis: Es ist möglich, die Kundennummer automatisch von xentral aus den hinterlegten Nummernkreisen vergeben zu lassen. In der CSV Datei ist in der Spalte für die Kundennummer als Inhalt für jeden Kunden das Wort "NEU" (ohne Anführungszeichen) zu schreiben.

Lieferanten

Hier ist analog zum Vorgang der Kunden vorzugehen, nur ist statt der Variable 'kundennummer' die Variable 'lieferantennummer' zu verwenden.

Rolle vergeben beim Import

Soll die Kundennummer oder die Lieferantennummer mit der Rolle bei der Neuanlage von Adressen vergeben werden, werden mindestens folgende Informationen in der Importdatei benötigt:

CSV-Datei, die für das Importbeispiel angelegt wurde:

Die Importvorschau sieht dann folgendermassen aus:

Die Rolle wird in der Adresse folgendermassen vergeben:

Hinweis: Für die Vergabe einer neuen Kundennummer aus dem Nummernkreis des Projektes wird das betreffende Projekt und "neu" als Kundennummer angegeben.

Ansprechpartner

Es gibt auch die Möglichkeit, Ansprechpartner am Stück zu importieren. Hier werden die Ansprechpartner einem Kunden zugeordnet und in einer eigenen Zeile in der CSV-Datei dargestellt (siehe CSV-Beispielinhalt weiter unten).

Hinweis: Dieser Import ist nur zum einmaligen Importieren der Ansprechpartner gedacht. Ein "Updaten" einzelner Ansprechpartner ist nicht vorgesehen und muss manuell über Stammdaten → Adresse → Edit → Ansprechpartner geschehen.

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: name und kundennummer
  • Pro Kunde nur eine Zeile
  • Ansprechpartner müssen in der CSV Datei in der Spalte "Kundennummer" mit "ANSPRECHPARTNER:Kundennummer" gekennzeichnet werden, wobei die Kundennummer die in xentral hinterlegte Nummer für den Kunden ist
  • Alle Felder ohne Inhalt werden auf den Standard gestellt (z.B. Land, Sprache, etc.)

Beispiel für eine Importvorlage: 1:kundennummer; 2:name; 3:typ; 4:email; 5:telefon; 6:telefax; 7:mobil; 8:strasse; 9:plz; 10:ort; 11:abteilung; 12:anschreiben;

Hinweis: Es ist zu beachten, dass die Ansprechpartner in der Spalte "Kundennummer" mit dem Inhalt "ANSPRECHPARTNER:Kundenummer" gekennzeichnet werden müssen

Beispielinhalt für die CSV Datei: Hier werden 2 Kunden mit jeweils 2 Ansprechpartnern nach xentral importiert.

Kundennummer Name Typ (firma, frau, herr) E-Mail Telefon Telefax Mobil
11223456 Max Muster GmbH firma muster@email.de 0123123 0123123123 0123123123
ANSPRECHPARTNER:11223456 Alex Adler herr alexadler@email.de 012345677 07123123213 017612312231
ANSPRECHPARTNER:11223456 Berthold Bracht herr bertholdbracht@email.de 012345677 07123123213 017612312231
33445677 Schrauben GmbH firma schraube@email.de 912312321 12301231 123000123
ANSPRECHPARTNER:33445677 Doris Dagobert frau dorisdagobert@email.de 012345677 07123123213 017612312231
ANSPRECHPARTNER:33445677 Emil Entlin herr emilentlin@email.de 012345677 07123123213 017612312231

 

Danach kann der Ansprechpartner unter der Adresse im Reiter "Ansprechpartner" eingesehen werden:

Gruppen

Adressen können auch Gruppen über den Import zugeordnet werden.

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: kundennummer oder lieferantennummer und gruppe1 - falls Adresse neu erstellt wird, wird zudem name und typ benötigt
  • Alle Gruppen müssen vor dem Import schon in xentral unter Administration → Einstellungen → Buchhaltung → Gruppen angelegt sein

Beispiel für eine Importvorlage bei Adressupdate:

1:kundennummer; 2:gruppe1; 3:gruppe2;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

10001;Geschäftskunde;Elektronikbranche;

10002;Endkunde;Elektronikbranche;

10003;Geschäftskunde;Kommunikationsbranche;

Hinweise:

  • Es können bis zu 5 Gruppen pro Adresse übergeben werden: Variablen → gruppe1, gruppe2, gruppe3, gruppe4, gruppe5
  • In der CSV Datei wird entweder der Gruppenname oder die Gruppenkennziffer erwartet
  • Falls keine Rolle (Kunde, Mitarbeiter, Lieferant) angelegt werden soll: Variable kundennummer verwenden aber die Spalte dafür in der CSV Datei leer lassen

Lead Adressen

Adressen können auch als Lead über den Import angelegt werden.

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: lead, name und typ

Beispiel für eine Importvorlage: 1:name; 2:lead; 3:ort;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

Anton Adler;1;Augsburg;

Berta Bussard;1;Berlin;

Catrin Cathlin;1;Cottbus;

Vertrieb

Zuordnung der Kunden zu einem Vertriebsmitarbeiter

Um allen Kunden aus einem Projekt X eine Vertriebsadresse bzw. einen Vertriebsmitarbeiter Y zuzuordnen, ist es ausreichend, eine CSV Datei im Stammdatenimport hochzuladen mit folgenden Spalten:

  • Kundennummer
  • AdressID der Vertriebsadresse

Die Adressen können im ersten Schritt exportiert werden. Der Export der Liste aller Kundennummern eines Projektes ist hier erklärt https://community.xentral.com/hc/de/articles/360018921560-Export-von-Stammdaten-und-Unternehmensdaten.

Im Anschluss wird diese Datei bearbeitet und wieder in einem Importformat hochgeladen. Relevant für den Import sind Spalte 1 und Spalte 3 (Spalte 2 kann ausgelassen werden, sofern die Kundennummer im System eindeutig vorliegt, ansonsten ist die SystemID die eindeutige Adress ID): kundennummersystemidvertrieb10000381000148100025810003781000498

Die Importvorlage sieht passend zu Spalte 1 und 3 folgendermassen aus:

Der Upload der CSV Datei erfolgt über den Tab " Import starten: CSV Datei hochladen".

Import: Der Upload zeigt die gefundenen Daten an. Hier werden bei großen Datenmengen nur die ersten Seiten als Vorschau angezeigt. Über die Schaltfläche "Import" wird die Änderung in die Adressdaten geladen. Im Beispiel sind die erfolgreichen Daten (GRÜN) markiert. Die leeren Datensätze (nicht markiert) sollten in der Datei vollständig entfernt sein. Diese sind in der CSV Datei durch unvollständige Löschung und Bearbeitung der Datei entstanden. Die Datei ist ggf. nochmal nachzuarbeiten, korrekt zu speichern und neu hochzuladen.

Hinweis: Für Importe, die eine Änderung des Adressstammes, relevanter Daten und großer Datenmengen nach sich ziehen, sollte der Import von Daten zuvor mit einer kleinen Datensatzmenge getätigt und genau kontrolliert werden.

Ergebnis: Adresse Vertrieb: Die Vertriebsadresse ist bei den ausgewählten Kunden im Adresstamm hinterlegt:

Versandart

Allen Kunden ist eine Versandart Y zuzuordnen.

Hinweis: Die Versandart muss nicht zwangsläufig der Kundenadresse zugewiesen werden. Die Standardversandart kann auch in den Systemeinstellungen unter Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → Steuer/Währung hinterlegt werden. Nur für abweichende Fälle wird dann die andere Versandart in der Kundenadresse direkt eingefügt.

Bei der Versandart die Typbezeichnung unter "Administration → Einstellungen → Versandarten → Übersicht" verwenden:

Beispieltabelle für die Versandart: kundennummerversandart10000express_dpd10001express_dpd10002express_dpd10003express_dpd10004express_dpd

Vor dem Import einer neuen Versandart in alle Kunden ist Folgendes zu prüfen: Wenn die Versandart A in allen Kunden gespeichert ist und diese firmenweit auf Versandart B geändert werden soll, kann direkt in der Versandart das "Modul" von Versandart A auf Versandart B umgestellt werden. Dies sollte jedoch nur vorgenommen werden, wenn Versandart A wirklich komplett eliminiert werden soll. In diesem Fall eines Modul-Wechsels wird die Versandart ID in der Adresse, im Projekt und in allen Einstellungen für die Logistik beibehalten und wechselt auf die neue Versandart B.

Die wichtigsten Importvariablen für Adressen

Nachstehend sind die wichtigsten Importvariablen für Adressen zu sehen:

Name in XentralImportvariableBeispielinhalt CSVPosition in XentralAnmerkungNamenameMax MustermannAdressen / Details / AdressdatenPflichtfeld - Kann auch für Firma genommen werdenAnredetypHerrAdressen / Details / AdressdatenErwartet: Herr, Frau, Firma, Mr, Mrs, CompanyKundennummerkundennummer100001Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+)Pflichtfeld (bei Kunden) - Nicht doppelt vergebenLieferantennummerlieferantennummer200001Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+)Pflichtfeld (bei Lieferanten) - Nicht doppelt vergebenMitarbeiternummermitarbeiternummer30001Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+)Pflichtfeld (bei Mitarbeiter) - Nicht doppelt vergebenAnsprechpartneransprechpartnerHildegard MüllerAdressen / Details / Adressdaten AdresszusatzadresszusatzApartmentAdressen / Details / Adressdaten StraßestrasseUntere Talstr. 13Adressen / Details / Adressdaten OrtortAugsburgAdressen / Details / Adressdaten PLZplz86159Adressen / Details / Adressdaten LandlandDEAdressen / Details / AdressdatenWichtig: Nur ISO Code (DE, AT, NL, etc.)Telefontelefon0123456789Adressen / Details / Adressdaten Telefaxtelefax0987654321Adressen / Details / Adressdaten AnschreibenanschreibenSehr geehrter Herr MustermannAdressen / Details / Adressdaten E-Mailemailmax-mustermann@email.deAdressen / Details / Adressdaten Mobilmobil0170123456Adressen / Details / Adressdaten Internetseiteinternetseitehttp://example.comAdressen / Details / Adressdaten Ust-Idustid12354567Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+) Sprache für BelegesprachedeutschAdressen / Details / AdressdatenMöglich in CSV: deutsch, englischGruppengruppe1GeschäftskundeAdressen / GruppenDie Gruppe muss zuvor in Xentral angelegt seinSonstigessonstigesEin sehr treuer KundeAdressen / Details / Adressdaten Name in XentralImportvariableBeispielinhalt CSVPosition in XentralAnmerkung

Eine vollständige Liste der Importvariablen findet sich in xentral innerhalb der Importvorlage.

Hinweis: Alle Felder in der CSV-Datei, für die es kein entsprechendes Feld in xentral gibt, können in sogenannte Freifelder geladen werden. Von diese sind bei einer Adresse 20 Stück, unter dem Tab "Sonstige Daten", vorhanden, die aufsteigend mit der Importvariable freifeld1, freifeld2, etc importiert werden können.

Artikel Import

Die Artikelnummer wird meistens als Index oder Schlüssel verwendet. Das Leerzeichen ist immer das Ende der Artikelnummer und wird von anderen Systemen auch so interpretiert. Weiterführende Systeme und andere interne Prozesse in xentral, z.B. Packtischprozesse, benötigen Artikelnummern ohne Sonderzeichen und Leerstellen für die Verarbeitung via Scanner, Barcodescanner oder Mobilen Devices. Leerzeichen sollten deshalb z.B. durch Minuszeichen oder Unterstriche ersetzt werden. Können die Artikelnummern auf Plattformen nicht geändert werden, kann die Plattformnummer via Fremdnummer in der xentral Artikelnummer hinterlegt werden.

Artikel

Um Artikel korrekt zu importieren, sind folgende Punkte zu beachten:

  • Checkliste für die CSV Datei:
  • Pflichtfelder: name_de und nummer
  • Pro Artikel nur eine Zeile → jede Artikelnummer ist nur einmal vorhanden
  • Alle Felder ohne Inhalt werden auf den Standard gestellt (z.B. Währung auf Euro)

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:name_de; 3:artikelbeschreibung_de; 4:kurztext_de; 5:internerkommentar; 6:ean; 7:gewicht; 8:lieferantennummer; 9:lieferanteinkaufnetto; 10:lieferanteinkaufmenge; 11:verkaufspreis1netto; 12:verkaufspreis1menge; 13:lagerartikel; 14:lager_platz; 15:lager_menge_total; 16:mindestlager;

Hinweis: Mit der Variable “lager_platz” wird das Standardlager geändert, wenn kein Lagerbestand in der Importdatei vorhanden ist. Wenn ein Lagerbestand vorhanden ist, wird der Bestand geändert, nicht das Standardlager.

Beispielinhalt für die CSV Datei:

 

200001;Rennrad Cross X;Rennrad Cross X von Rennprofis empfohlen;Rennrad Cross X für Profis.;Unser Bestseller;1234567;3,5;300001;1300;1;1900;1;1;HL001A;3;2; 200002;Rahmen Rennrad Cross X;Rahmen für das Rennrad Cross X zum selber montieren.;Rahmen Cross X in grün.;Verkauft sich gut.;1231234;2;300001;500;1;700;1;1;HL001A;5;3; 200003;Reifen Rennrad Cross X;Reifen für das Rennrad Cross X zum selber montieren.;Reifen Cross X 28 Zoll.;;1231231;0,3;300003;10;1;30;1;1;HL001B;20;10; 200004;Sattel Rennrad Cross X;Sattel für das Rennrad Cross X zum selber montieren.;Sattel Cross X in schwarz.;;12312312;0,2;300003;15;1;25;1;1;HL001B;10;3;

Stückliste

Um eine Stückliste zu erstellen, sind folgende Punkte zu beachten:

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: nummer, stuecklistevonartikel und stuecklistemenge
  • Alle Artikel in der Stückliste (auch der Hauptartikel) sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:stuecklistevonartikel; 3:stuecklistemenge;

Der Haken im Hauptartikel bei Stückliste wird durch den Import automatisch gesetzt.

Beispielinhalt für die CSV Datei:

nummer stuecklistevonartikel stuecklistemenge
200002 200001 1
200003 200001 2
200004 200001 1

Bedeutet im vorliegenden Beispiel: Ein Rennrad (Art.Nr. 200001) setzt sich zusammen aus 1 x Rahmen (Art.Nr. 200002), 2 x Reifen (Art.Nr. 200003), 1 x Sattel (Art.Nr.200004) Alle Unterartikel einer Stückliste können auch separat verkauft werden.

Fremdnummern

Wenn Fremdnummern für externe Verkaufsplattformen importieren werden sollen, kann dies mit Hilfe der internen Artikelnummer in xentral und der externen Nummer, z.B. Amazon SKU, vorgenommen werden. Via CSV-Import kann also die Beziehung zwischen interner und externer Nummer hergestellt werden.

Die Importvorlage würde wie folgt aussehen: 1:nummer; 2:fremdnummerX_shopid;

Anbei ein Beispiel für einen Fremdnummern Import:

  • der Shop hat im Beispiel die ID=3 → für die Shop-ID in die Shopschnittstelle klicken (Administration → Einstellungen → Online-Shops → Shop anklicken und oben in der URL die ID ablesen)
  • die Artikelnummer lautet: 1000004
  • die Fremdnummer lautet: 1234567

Die .csv Datei mit der Fremdnummer wurde folgendermassen definiert, die Reihenfolge der Spalten kann, wie bei jedem Import, beliebig gewählt werden:

  • Spalte 1 ist die Artikelnummer → 1000004
  • Spalte 2 ist die Fremdnummer → 1234567

Die Importvorlage sieht folgendermaßen aus:

mceclip0.png

Hinweis: Die 3 bei der Fremdnummer ist die jeweilige Shop-ID, die 1 für die erste Fremdnummer, welche für diesen Artikel importiert wird.

Im Artikel wird die Fremdnummer dann wie folgt gespeichert:

Shop-ID herausfinden:

Für die Shop-ID ist in die Shopschnittstelle klicken, unter Administration → Shop Schnittstelle → Übersicht ist der betreffende Shop anzuklicken.

Hinweis: Bis Version 21.1 unter Administration → Einstellungen → Online-Shops.

Eigenschaften

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: nummer und eigenschaft1name / eigenschaftnameeindeutig1 und eigenschaft1wert / eigenschaftwerteindeutig1
    • Eigenschaftnameeindeutig1: Nur eine Eigenschaft mit dem gleichen Namen ist zugelassen
    • Eigenschaft1name: Mehrere Eigenschaften mit unterschiedlichen Werten können angelegt werden
  • Alle Artikel sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Hier gibt es 2 Varianten für die Variablen.

Variante1: Eigenschaften nicht überschreiben eigenschaftname1 - eigenschaftname20

Eigenschaften mit demselben Namen werden nicht überschrieben. Bsp: Es können 2 Eigenschaften mit dem Name "Farbe" hinterlegt werden, z.B. Farbe = Grün und Farbe = Blau

Variante2: Eigenschaften überschreiben eigenschaftnameeindeutig1 - eigenschaftnameeindeutig20

Eigenschaften mit demselben Namen werden überschrieben. Bsp: Wenn 2 x hintereinander Eigenschaften mit dem Name "Farbe" importiert werden, dann wird der erste Eigenschaftswert überschrieben.

Variante1

Beispiel für eine Importvorlage:

1:nummer; 2:eigenschaftname1; 3:eigenschaftwert1; 4:eigenschaftname2; 5:eigenschaftwert2; 6:eigenschaftname3; 7:eigenschaftwert3;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

nummer eigenschaftname1 eigenschaftwert1 eigenschaftname2 eigenschaftwert2 eigenschaftname3 eigenschaftwert3
200001 Farbe Grün Farbe Blau Größe M
200002 Farbe Gelb Farbe Blau Größe S
200003 Farbe Grün Farbe Rot Größe L

In diesem Fall sind es nach dem Import 3 Eigenschaften. Z.B. gibt es bei Artikel 200001 die Eigenschaften Farbe: Grün, Farbe: Blau und Größe: M.

Variante2

Beispiel für eine Importvorlage:

1:nummer; 2:eigenschaftnameeindeutig1; 3:eigenschaftwert1; 4:eigenschaftnameeindeutig2; 5:eigenschaftwert2; 6:eigenschaftnameeindeutig3; 7:eigenschaftwert3;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

nummer eigenschaftnameeindeutig1 eigenschaftwert1 eigenschaftnameeindeutig2 eigenschaftwert2 eigenschaftnameeindeutig3 eigenschaftwert3
200001 Farbe Grün Farbe Blau Größe M
200002 Farbe Gelb Farbe Blau Größe S
200003 Farbe Grün Farbe Rot Größe L

In diesem Fall sind es nach dem Import nur 2 Eigenschaften. z.B. gibt es bei Artikel 200001 die Eigenschaften Farbe: Blau und Größe: M

Variante mit Übersetzungen

Beispiel für eine Importvorlage:

1:nummer; 2:eigenschaftname1; 3:eigenschaftwert1; 4:eigenschaftname1_fr; 5:eigenschaftwert1_fr;

Beispielinhalt für die CSV-Datei:

nummer eigenschaft wert eigenschaft_fr wert_fr
700001 Farbe Weiss Couleur Blanc
700002 Größe L Taille L
700003 Material Baumwolle Matériau Coton

In diesem Fall wird für die Artikel jeweils die Eigenschaft mit der Übersetzung angelegt, z.B. hat der Artikel 700001 die Eigenschaft Farbe: Weiss und dazu die französische Übersetzung der Eigenschaft Couleur: Blanc.

Eigenschaften

In den Einstellungen können verschiedene Eigenschaften für den Export angegeben werden.

Charge und MHD

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: nummer und lager_platz und lager_menge_addieren und lager_mhd / lager_charge
  • Alle Artikel sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:lager_platz; 3:lager_menge_addieren; 4:lager_mhd; 5:lager_charge;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

nummer lager_platz lager_menge_addieren lager_mhd lager_charge
200001 HL001A 10 13.10.2020 123456
200002 HL001A 15 13.10.2020 123456
200003 HL001A 23 23.10.2020 456789

Das Resultat des Imports lautet:

  • 10 x Artikel 200001 werden eingelagert mit MHD vom 13.10.2020 und Chargen Nr. 123456
  • 15 x Artikel 200001 werden eingelagert mit MHD vom 13.10.2020 und Chargen Nr. 123456
  • 23 x Artikel 200001 werden eingelagert mit MHD vom 23.10.2020 und Chargen Nr. 456789

Hinweis: Der Import funktioniert nur mit der Variable lager_menge_addieren und nicht mit lager_menge_total. Mit der Variable “lager_platz” wird das Standardlager geändert, wenn kein Lagerbestand in der Importdatei vorhanden ist. Wenn ein Lagerbestand vorhanden ist, wird der Bestand geändert, nicht das Standardlager.

Shop Verknüpfungen

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: nummer und shop_x und aktiv_x
  • Alle Artikel sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Die Variablen shop_ und aktiv_ werden jeweils noch mit der ID des Shops ergänzt. Diese ist in der URL zu finden, wenn eine Shop-Schnittstelle unter Administration → Online-Shops editiert wird.

z.B. ... index.php?module=onlineshops&action=edit&id=2

Wäre shop_2 und aktiv_2

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; "1":shop_2; "1":aktiv_2;

Hinweis: "1" ist ein fester Inhalt, damit werden keine weiteren Spalten in der CSV Datei benötigt, um die Option zu aktivieren.

Beispielinhalt für die CSV Datei:

nummer
200001
200002
200003

Die wichtigsten Importvariablen für Artikel

Name in Xentral Importvariable Beispielinhalt CSV Position in Xentral Anmerkung
Name name_de Rennrad Cross X Artikel / Details / Artikel Pflichtfeld falls Artikel neu erstellt wird
Artikel Nr. nummer 200001 Artikel / Details / Artikel Pflichtfeld
Artikelbeschreibung (DE) artikelbeschreibung_de Rennrad Cross X von Rennprofis empfohlen. Artikel / Details / Artikel  
Kurztext (DE) kurztext_de Rennrad Cross X für Profis. Artikel / Details / Artikel  
Artikelkategorie artikelkategorie_name Rennräder Artikel / Details / Artikel Falls nicht vorhanden in den Einstellungen wird eine Neue angelegt.
Interner Kommentar internerkommentar Das ist unser Bestseller! Artikel / Details / Artikel  
EAN Nr. ean 9783125171541 Artikel / Details / Artikel  
Ermäßigte Umsatzsteuer umsatzsteuer ermaessigt Artikel / Details / Artikel Möglich in CSV: ermaessigt, normal
Gewicht (in kg) gewicht 3,1 Artikel / Details / Artikel  
Von Artikel variante_von 200010 Artikel / Details / Artikel  

Lager

 

Lagerartikel lagerartikel 1 Artikel / Details / Artikel Möglich in CSV: 0, 1 (1 entspricht Lagerartikel, 0 entspricht kein Lagerartikel)
Lagerbestand lager_menge_total 7 Artikel / Lager Der Artikel muss ein Lagerartikel sein, s.o. lagerartikel = 1
Min. Lagermenge mindestlager 5 Artikel / Details / Artikel  
Standardlager lager_platz HL001A Artikel / Details / Artikel Hier ist explizit nach dem Regalnamen und nicht dem Lagernamen gefragt

Stückliste

In Stückliste stuecklistevonartikel 200020 Artikel / In Stückliste Gibt Hauptartikel von diesen Stücklistenartikel an
Stücklistenartikel Menge stuecklistemenge 13 Artikel / In Stückliste  

Einkaufspreis

Lieferant lieferantennummer 70001 Artikel / Einkauf Pflichtfeld für Einkaufspreis - Lieferant muss mit Lieferantennr. in Xentral angelegt sein
Preis pro Stück lieferanteinkaufnetto 700 Artikel / Einkauf Pflichtfeld für Einkaufspreis
Ab Menge lieferanteinkaufmenge 1 Artikel / Einkauf Pflichtfeld für Einkaufspreis - Falls Standardpreis (kein Staffelpreis) → als Menge 1 angeben
Währung lieferanteinkaufwaehrung USD Artikel / Einkauf Pflichtfeld für Einkaufspreis

Verkaufspreis

Preis verkaufspreis1netto 1100 Artikel / Verkauf Pflichfeld für Verkaufspreis
Ab Menge verkaufspreis1menge 1 Artikel / Verkauf Pflichtfeld für Verkaufspreis - Falls Standardpreis (kein Staffelpreis) → als Menge 1 angeben

Charge & MHD

MHD lager_mhd 13.10.2020 Artikel / Charge + MHD Im Format: dd.mm.yyyy oder yyyy-mm-dd
Charge lager_charge 123456 Artikel / Charge + MHD Erwartet die Chargen Nr.
Name in WaWision Importvariable Beispielinhalt CSV Position in WaWision Anmerkung

Eine vollständige Liste der Importvariablen ist in xentral innerhalb der Importvorlage zu finden.

Hinweis: Auch bei den Artikeln können Informationen, für welche es kein Feld in xentral gibt, in Freifelder laden. Im Artikel gibt es dazu 40 Stück (Details → Parameter und Freifelder), die mit freifeld1 - freifeld40 importiert werden können. Um diese Felder anzuzeigen müssen diese noch unter Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → Freifelder ganz oben bei "Freifelder im Artikel einblenden" aktiviert werden.

Einkaufspreise (über Herstellernummer)

Mit dem Import von Einkaufspreisen können Lieferantenlisten hinein geladen werden, die statt der Artikelnummer die Herstellernummer mitgegeben haben.

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: herstellernummer und lieferantennummer
  • Pro Einkaufspreis nur eine Zeile
  • Die Lieferanten und Artikel sind davor schon in xentral gepflegt, mit Lieferantennummer und Herstellernummer

Beispiel für eine Importvorlage: 1:herstellernummer; 2:lieferantennummer; 3:lieferanteinkaufnetto; 4:lieferanteinkaufmenge; 5:lieferanteinkaufwaehrung; 6:lieferanteinkaufnetto2; 7:lieferanteinkaufmenge2; 8:lieferanteinkaufwaehrung2;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

herstellernummer lieferantennummer lieferanteinkaufnetto lieferanteinkaufmenge lieferanteinkaufwaehrung lieferanteinkaufnetto2 lieferanteinkaufmenge2 lieferanteinkaufwaehrung2
123456 70000 10 1 EUR 8 10 EUR
234567 70000 11 1 EUR 9 10 EUR
345678 70000 14 1 EUR 10 100 EUR
  456789 70000 15 1 EUR 13 10 EUR              

Artikelimport Beispiele

Hier finden sich Beispiele für einen Artikeldaten-Import. In der Praxis hat es sich bewährt, die Artikeldaten nacheinander in mehreren Tabellenlisten und Importformaten einzuspielen. Die Reihenfolge war hier z.B.:

  • Import 1: Anlegen der Artikel mit Nummer und Bezeichnung
  • Import 2: Einspielen der Verkaufspreise (ggf. Staffeln) auf die bestehenden Artikelnummern
  • Import 3: Einspielen der Einkaufspreise mit Lieferantendaten
  • Import 4: Nachimport von Artikeldaten → Optional, kann auch in Import 1 direkt mit angelegt werden oder am Ende, wenn alle Preisstrukturen stehen. Wenn zuvor eine Datenbank-Sicherung (Snapshot) gemacht wurde, kann der letze Artikeldaten-Nachimport am Schluss so oft eingespielt und zurückgesetzt werden (Snapshot), bis er endgültig passt.
  • Import 5: Import von Gruppenpreisen, wenn dies benötigt wird

Bei Staffelpreisen und komplizierteren Strukturen empfiehlt sich folgender Ablauf:

  • Importvorlage in xentral anlegen mit allen relevanten Feldern + speInfo: die Felder der Importvorlage als Text direkt, z.B. als Office Datei, abspeichern und die Einstellungen als Screenshot sichern
  • Datenbanksnapshot anlegen. Dabei ist beim Download zu prüfen, ob dieser auch >0Byte ist. Nicht alle Webserver haben die Fähigkeit der Snapshotfunktion. Wenn dies der Fall ist, wird auf dem Server das Programm MySQLDump benötigt
  • Import durchführen, jedoch nur im nicht produktiven System
  • Wenn der Import nicht komplett passt, kann direkt der Snapshot (s.o.) zurück eingespielt werden. Wenn dieser nach dem Anlegen der Vorlage erstellt wurde, sind alle Daten noch vorhanden. Auf diese Weise können mehrere Iterationen im Import durchgeführt werden.

Import 1: Artikel anlegen

Artikel können mit einem Schnellimport mit einer bestehenden Nummer oder einer neuen Nummer aus einem Nummernkreis angelegt werden. Sind Artikel von Hand selbst nach zu pflegen, reicht hier auch die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung und ggf. das Setzen des Lagerhakens über Lagerartikel → Artikel, welcher im Lager auf Bestand liegt: Folgende Felder sind hier sinnvoll, je nachdem welche Artikelebenen zu bewältigen sind:

  • Artikelnummer → Die bestehende Nummer ist in die Spalte eintragen oder aus zentralen Nummernkreis fortlaufend neu zu vergeben (Spalteninhalt: NEU)
  • "Artikelnummer neu vergeben aus Artikelkategorie" setzt voraus, dass die Artikelkategorie angelegt wurde und hier eine nächste, zu vergebene Artikelnummer eingetragen wurde
  • Projekt für Artikel vergeben → Projekt ID in einer Spalte mit aufnehmen
  • Artikelkategorie vergeben → Artikelkategorie ID in einer Spalte mit aufnehmen
  • Haken → Artikel ist Lagerartikel. 1=Artikel wird im Lager geführt. Leer bei Dienstleistungsartikeln
  • Umsatzsteuersatz → Ohne Angabe werden die Artikel auf 19% gesetzt (Steuer Inland Standard), für den ermässigten Satz z.B. 7% hier in die Spalte "ermaessigt" angeben

Wenn es keine Artikelnummern gibt und diese neu fortlaufend vergeben werden sollen, kann in die Spalte der Artikelnummer "NEU" eingetragen werden. Alternativ kann auch direkt im Tabellenprogramm die erste Nummer angegeben und in der Spalte die fortlaufenden Nummern nach unten gezogen werden. Dadurch liegen diese für den Import in die Tabelle bereits vor.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:name_de; 3:projekt; 4:artikelkategorie; 5:lagerartikel;

Import 2: Verkaufspreise

Verkaufspreise können in einem weiteren Import direkt auf bestehende Artikelnummern importiert werden. Die wichtigsten Felder sind folgende:

  • Artikelnummer
  • Verkaufspreis (netto)
  • Menge (meist "1")

Für einen Artikel können auch Staffelpreise importiert werden (z.B. 1, 10, 100, 1000).

Hinweis: Der Verkaufspreis wird als Standardpreis für alle Kunden importiert. Jede Menge darf hier für einen Artikel nur einmal vorhanden sein.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:verkaufspreis1netto; 3:verkaufspreis1menge; 4:verkaufspreis2netto; 5:verkaufspreis2menge; 6:verkaufspreis3netto; 7:verkaufspreis3menge; 8:verkaufspreis4netto; 9:verkaufspreis4menge;

Hinweis: Beim Update der Preise ist es wichtig, dass zusätzlich noch die Währungsvariable (z.B. verkaufspreis1waehrung) in der Importvorlage vorhanden ist, damit keine neuen Preise angelegt werden.

Import 3: Einkaufspreis/ Lieferantendaten

Einkaufspreise können in einem weiteren Import ebenso auf bestehende Artikelnummern importiert werden. Die wichtigsten Felder sind folgende:

  • Artikelnummer
  • Lieferantennummer aus xentral
  • Netto Einkaufspreis bei entsprechendem Lieferanten
  • Menge (im Standard 1 Stck.)
  • Artikel Bestellnummer bei entsprechendem Lieferanten

Hinweis: Zwei Lieferanten können nicht über eine Zeile importiert werden, du benötigst immer eine Zeile pro Lieferant. 

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:lieferantennummer; 3:lieferanteinkaufnetto; 4:lieferanteinkaufmenge; 5:lieferantbestellnummer;

Soll ein Artikel bei allen Lieferanten einkaufbar sein, muss im Artikel der Haken "Einkauf bei allen Lieferanten" gesetzt werden. Ein Preis wird in diesem Fall nicht importiert.

Einkaufspreise mit neuen Preisen ersetzen

EK Preise können aktualisiert werden und der "alte" EK Preis erhält automatisch ein Gültigkeitsdatum, das bis zum gestrigen Datum eingetragen ist.

Dafür müssen aber folgende Daten vom alten und neuen EK übereinstimmen:

  • Menge (ab)
  • Währung
  • Bezeichnung (falls vorhanden)
  • Bestellnummer (falls vorhanden)

Import 4: Nachimport Artikeldaten

Folgende Artikeldaten können z.B. auch in einem Nachimport später importiert werden, wobei ein sofortiger Import in Schritt 1 möglich wäre:

  • Artikelbeschreibung, welche z.B. dann auch bei Dokumenten (Rechnung, Auftrag, etc.) angezeigt wird
  • Kurztext → Ein optionaler, zusätzlicher Text kann eingegeben werden
  • Interner Kommentar → Dieser ist optional, z.B. für die Suche durchsuchbar
  • EAN → Die EAN Nummer des Artikels ist zu einzutragen
  • Gewicht → Das Gewicht, das z.B. bei der Paketmarke mit ausgewertet werden kann, wie das Gesamtgewicht der Lieferung, ist anzugeben
  • Lagerplatz → Der Lagerplatz, z.B. Standardlager und Lager für die Einlagerung, wie Lagerplatz Ebene 2, "Regal" in xentral, ist anzugeben
  • Lagermenge → Die absolute Menge für die Einlagerung in ein Lager ist anzugeben
  • Mindestlager → Die Mindestlagermenge, z.B. für den Bestellvorschlag, ist anzugeben

Grundsätzlich können alle Eigenschaften eines Artikels überschrieben werden, zu welchen Variablen in der Import-Zentrale vorhanden sind. Notwendig ist hierbei, dass die Nummer als Referenz angegeben wird. Andernfalls entsteht kein Update, sondern nur eine Artikelneuanlage.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 3:artikelbeschreibung_de; 4:kurztext_de; 5:internerkommentar; 6:ean; 7:gewicht; 14:lager_platz; 15:lager_menge_total; 16:mindestlager;

Import 5: Gruppenpreise Beispiel

Im Folgenden ist ein Beispiel für Gruppenpreise aufgezeigt:

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:verkaufspreis1netto; 3:verkaufspreis1menge; 4:verkaufspreis1gruppe; 5:verkaufspreis2netto; 6:verkaufspreis2menge; 7:verkaufspreis2gruppe; 8:verkaufspreis3netto; 9:verkaufspreis3menge; 10:verkaufspreis3gruppe;

Artikel Lagermengen importieren

Für den Import von Artikelmengen wird die Artikelnummer, die Lagermenge, d.h. die absolute Bestandsmenge für diesen Platz oder die neu hinzukommende Menge, d.h. die additive Bestandsmenge für diesen Lagerplatz, und der Lagerplatz selbst benötigt:

Beispiel für eine Importvorlage:

1:nummer; 
2:lager_platz2; 
3:lager_menge_total2; 
4:lager_platz3; 
5:lager_menge_total3; 
6:lager_platz4; 
7:lager_menge_total4;

Folgende Angaben sind zudem möglich:

  • lager_menge_addieren2 → Bucht die Menge des Artikels auf die bestehende Menge in diesem Lagerplatz auf
  • lager_menge_total2 → Bucht die Menge (total) des Artikels komplett neu ein

Zeiterfassung

Mit dem Import für die Zeiterfassung, können Zeiten auf einen Kunden gebucht werden. Diese sind danach an 3 Stellen wiederzufinden:

  • Im Zeitkonto Modul: Team → Zeitkonten → Zeitkonto → Zeiten abrechnen
  • In den Stammdaten des Kunden: Stammdaten → Adressen → Kunden auswählen → Zeitkonto
  • In der eigenen Zeiterfassung: Team → Zeiterfassung → Eigene Zeiterfassung Übersicht

Hinweis: Bis Version 21.1 sind die Zeiten hier zu finden:

  • Im Zeitkonto Modul: Verwaltung → Zeitkonten → Zeitkonto → Zeiten abrechnen
  • In den Stammdaten des Kunden: Stammdaten → Adressen → Kunden auswählen → Zeit
  • In der eigenen Zeiterfassung: Mein Bereich → Zeiterfassung → Eigene Zeiterfassung Übersicht

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: datum_von, zeit_von, datum_bis, zeit_bis, taetigkeit, kundennummer
  • Der Kunde muss mit der entsprechenden Kundennummer in Xentral angelegt sein
  • Falls auf Mitarbeiter gebucht wird muss der Mitarbeiter in Xentral angelegt sein

Beispiel für eine Importvorlage: 1:datum_von; 2:zeit_von; 3:datum_bis; 4:zeit_bis; 5:taetigkeit; 6:details; 7:kundennummer; 8:mitarbeiternummer;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

20.09.2016;09:00;20.09.2016;18:00;Außentermin bei Kunden.;Neue Produkte vorgestellt.;10000;2500;

21.09.2016;09:00;21.09.2016;17:30;Präsentation erarbeitet.;Präsentation über neue Produktpalette XY.;10002;2500;

22.09.2016;09:30;22.09.2016;18:30;Workshop geben im Auftrag vom Kunden; Workshop zur besseren Einarbeitung der Mitarbeiter.;10003;2500;

Eigene Zeiterfassung Übersicht

Die Übersicht der eigenen Zeiterfassung kann sich so gestalten:

Wiedervorlagen

Es können auch Wiedervorlagen nach xentral importiert werden.

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: datum_faellig, kundennummer, mitarbeiternummer, betreff
  • Der Kunde muss mit der entsprechenden Kundennummer in xentral angelegt sein
  • Der Mitarbeiter muss mit der entsprechenden Mitarbeiternummer in xentral angelegt sein
  • Das "Ziel" in der Importvorlage muss auf "Wiedervorlagen" stehen.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:datum_faellig; 2:uhrzeit_faellig; 3:kundennummer; 4:mitarbeiternummer; 5:betreff; 6:text; 7:abgeschlossen;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

25.01.2017;14:00;10000;90000;Kunden anrufen wegen Angebot;Nochmal nachfragen wegen des letzten Angebots;0;

13.01.2017;10:30;10001;90006;Bei der Entwicklung nachfragen;Status des neuen Features bei der Entwicklung nachfragen;1;

Nach dem Import können die Wiedervorlagen unter Stammdaten → Adressen → Korrespondenz → Wiedervorlage eingesehen werden:

Notizen

Notizen können ebenfalls nach xentral importiert werden.

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: datum, kundennummer, mitarbeiternummer, betreff
  • Der Kunde muss mit der entsprechenden Kundennummer in xentral angelegt sein
  • Der Mitarbeiter muss mit der entsprechenden Mitarbeiternummer in xentral angelegt sein
  • Das "Ziel" in der Importvorlage muss auf "Notiz" stehen.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:datum; 2:uhrzeit; 3:kundennummer; 4:mitarbeiternummer; 5:betreff; 6:text;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

25.01.2017;14:00;10000;90000;Kunden angerufen wegen Angebot;Nochmal nachgefragt wegen des letzten Angebots;

13.01.2017;10:30;10001;90006;

 

Bei der Entwicklung nachgefragt;Status des neuen Features bei der Entwicklung: Fertigstellung in KW2;

Nach dem Import können die Wiedervorlagen unter Stammdaten → Adressen → Korrespondenz → Notizen eingesehen werden.

Artikel-Provisionen

Über den Stammdatenimport können auch Provisionen auf einen bestehenden Artikel importiert werden.

Hinweis: Provisionsabrechnung ist ein extra Modul. Link zum Shop.

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder (nur Vertreter): artikel , vertreter_provision und vertreter_provisionsart
  • Pflichtfelder (Vertreter & Vertriebsleiter): artikel , vertreter_provision , vertreter_provisionsart , vertriebsleiter_provision , vertriebsleiter_provisionsart
  • Pro Artikel-Provision nur eine Zeile
  • Jede Artikelnummer ist nur einmal vorhanden und bereits in xentral angelegt

Beispiel für eine Importvorlage (Vertreter und Vertriebsleiter): 1:artikel; 2:vertreter; 3:vertreter_provision; 4:vertreter_provisionsart; 5:vertriebsleiter_provision; 6:vertriebsleiter_provisionsart; 7:gueltig_von; 8:gueltig_bis;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

700010;6;6;vk;1;vk;01.01.2019;31.12.2019;

700007;6;6;vk;1;vk;01.01.2019;31.12.2019;

700002;4;5;ek;1;ek;01.01.2019;31.12.2019

Bedeutet im vorliegenden Beispiel: Unter Buchhaltung → Provisionen → Provisionen pro Artikel können die importierten Provisionen betrachtet werden:

Hinweis: Um zusätzlich die Provision des Vertriebsleiters anzugeben, sind die Importvariablen 'vertriebsleiter_provision' und 'vertriebsleiter_provisionsart' nötig. Zuvor muss der Vertriebsleiter einem Vertreter zugeordnet werden, dies kann auch über einen CSV Import erfolgen. Die Vertreter- und Vertriebsleiter Verknüpfung wird direkt im Modul "Provisionen" angelegt/importiert.

Die wichtigsten Importvariablen für Artikel-Provisionen

Die nachstehenden Variablen sind die wichtigsten Importvariablen für Artikel-Provisionen:

Name in Xentral Importvariable Beispielinhalt CSV Position in Xentral Anmerkung
Name name Max Mustermann Adressen / Details / Adressdaten Pflichtfeld - Kann auch für Firma genommen werden
Anrede typ Herr Adressen / Details / Adressdaten Erwartet: Herr, Frau, Firma, Mr, Mrs, Company
Kundennummer kundennummer 100001 Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+) Pflichtfeld (bei Kunden) - Nicht doppelt vergeben
Lieferantennummer lieferantennummer 200001 Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+) Pflichtfeld (bei Lieferanten) - Nicht doppelt vergeben
Mitarbeiternummer mitarbeiternummer 30001 Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+) Pflichtfeld (bei Mitarbeiter) - Nicht doppelt vergeben
Ansprechpartner ansprechpartner Hildegard Müller Adressen / Details / Adressdaten  
Adresszusatz adresszusatz Apartment Adressen / Details / Adressdaten  
Straße strasse Untere Talstr. 13 Adressen / Details / Adressdaten  
Ort ort Augsburg Adressen / Details / Adressdaten  
PLZ plz 86159 Adressen / Details / Adressdaten  
Land land DE Adressen / Details / Adressdaten Wichtig: Nur ISO Code (DE, AT, NL, etc.)
Telefon telefon 0123456789 Adressen / Details / Adressdaten  
Telefax telefax 0987654321 Adressen / Details / Adressdaten  
Anschreiben anschreiben Sehr geehrter Herr Mustermann Adressen / Details / Adressdaten  
E-Mail email max-mustermann@email.de Adressen / Details / Adressdaten  
Mobil mobil 0170123456 Adressen / Details / Adressdaten  
Internetseite internetseite http://example.com Adressen / Details / Adressdaten  
Ust-Id ustid 12354567 Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+)  
Sprache für Belege sprache deutsch Adressen / Details / Adressdaten Möglich in CSV: deutsch, englisch
Gruppen gruppe1 Geschäftskunde Adressen / Gruppen Die Gruppe muss zuvor in Xentral angelegt sein
Sonstiges sonstiges Ein sehr treuer Kunde Adressen / Details / Adressdaten  
Name in Xentral Importvariable Beispielinhalt CSV Position in Xentral Anmerkung

Hinweis: Sollten Änderungen an den Provisionen per Import erfolgen, ist es notwendig, alle bisherigen Provisionen zu löschen.

Matrix Produkte

Alle Informationen zur Bedienung von Matrixprodukten sind unter Matrixprodukt zu finden. Zunächst ist ein Matrixprodukt als Artikel anzulegen, falls noch nicht vorhanden.

Hinweis: Über die Importzentrale können maximal zwei Dimensionen importiert werden. Artikel mit mehr Dimensionen können direkt über die Oberfläche des Matrixprodukts erzeugt werden. Informationen dazu findest du hier.

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: nummer, matrixprodukt, matrixproduktvon, matrixproduktgruppe1 und matrixproduktwert1
  • Ein Hauptartikel (Matrixartikel) muss davor bereits in xentral angelegt sein und in der CSV in der Spalte matrixproduktvon stehen
  • Es empfiehlt sich, die Unterartikel ebenfalls als normale Artikel schon in xentral angelegt zu haben, um mit dem Matrixartikel-Import nur noch die Artikel in ein Matrixprodukt zu verknüpfen. Andernfalls ist ein Namen anzugeben, da sonst alle Matrixunterprodukte gleich heißen.

Beispiel für eine Importvorlage:

1:nummer; 
2:matrixprodukt;
3:name_de;  
4:matrixproduktvon; 
5:matrixproduktgruppe1; 
6:matrixproduktwert1; 
7:matrixproduktgruppe2; 
8:matrixproduktwert2;

Beispielinhalt für die CSV-Datei:

nummer matrixprodukt name_de matrixproduktvon matrixproduktgruppe1 matrixproduktwert1 matrixproduktgruppe2 matrixproduktwert2
201313-BS 1 T-Shirt Farbe: Blau - Größe: S 201313 Farbe Blau Größe S
201313-BM 1 T-Shirt Farbe: Blau - Größe: M 201313 Farbe Blau Größe M
201313-BL 1 T-Shirt Farbe: Blau - Größe: L 201313 Farbe Blau Größe L
201313-RS 1 T-Shirt Farbe: Rot - Größe: S 201313 Farbe Rot Größe S
201313-RM 1 T-Shirt Farbe: Rot - Größe: M 201313 Farbe Rot Größe M
201313-RL 1 T-Shirt Farbe: Rot - Größe: L 201313 Farbe Rot Größe L

Das bedeutet im vorliegenden Beispiel: Ein Matrixprodukt (201313) wird erstellt, die Unterartikel (201313-BS, 201313-BM, etc) als Artikel dieses Matrixprodukts markiert. Für diese Unterartikel werden 2 Matrixeigenschaften (Farbe, Größe) vergeben und verschiedene Werte mitgegeben.

Artikelbaum

Es können auch Artikelbaum-Strukturen für einen Artikel importiert werden. Es empfiehlt sich, zuerst die Artikel "normal" hinein zu laden und den Artikelbaum im nächsten Schritt zu verknüpfen. Weitere Informationen sind unter Artikelbaum zu finden.

Checkliste für die CSV Datei:

  • Pflichtfelder: nummer, artikelkategorie_name, artikelbaum1
  • Der Artikel sollte davor schon angelegt worden sein, sonst wird mindestens noch die Variable name_de benötigt
  • Die Hauptkategorie und Unterkategorie müssen davor schon angelegt sein, damit diese verknüpft werden können

Hinweis: Es gibt die Variablen artikelbaum1 - artikelbaum20

Beispiel für eine Importvorlage (auf bestehende Artikel):

1:nummer;

2:artikelkategorie_name;

3:artikelbaum1;

4:artikelbaum2;

5:artikelbaum..; Es können bis zu 20 Äste definiert werden.

Beispielinhalt für die CSV Datei:

Bedeutet im vorliegenden Beispiel:

  • Die Artikel 1001 und 1002 werden jeweils der Artikelkategorie "Hauptkategorie" zugewiesen
  • Außerdem erscheinen im Artikelbaum die Unterkategorien "Unterkategorie (2)" und "Unterunterkategorie (2)"

Hinweis: Der Import kann keine Ebene auslassen / überspringen. Hauptkategorie|Unterkategorie|Unterunterunterkategorie würde daher nicht funktionieren.

Artikelbaum zurücksetzen

Sobald in einer der CSV Spalten für die Variable artikelbaum1 - artikelbaum5 der Wert CLEAR steht, wird der Artikelbaum für diesen Artikel zurückgesetzt.

Gambio Artikelimport Beispiel (Stand 04/2017 - Gambio Shop 3.1)

Die fett gedruckten Felder sind Pflichtfelder/ bzw. die relevanten Felder für die Zuordnung der Artikel.

Beispiel für einen Export aus Gambio:

Feldeinstellungen:

1: {products_model} → Artikelnummer des Produkts {p_model} → alternativ Artikelnummer des Produkts inkl. Eigenschaften

2: {products_name.de} → Produktname {p_name.de} → alternativ Produktname inkl. Eigenschaften

3: {p_description.de} → Produktbeschreibung

4: {p_short_description.de} → Produktkurzbeschreibung

5: {products_ean} → EAN{p_ean} → alternativ EAN mit Eigenschaften

6: {p_weight_comma} → Produktgewicht

7: {c_name.de} → Kategorie

8: {p_manufacturer_name} → Hersteller

Beispiel für einen Artikelimport in xentral:

1:nummer;

2:name_de;

3:artikelbeschreibung_de;

4:kurztext_de;

5:ean;

6:gewicht;

7:artikelkategorie_name;

8:hersteller;

9:lagerartikel;

10:umsatzsteuer;

Beispielinhalt für die CSV-Datei: 

nummer name_de artikelbeschreibung_de kurztext_de ean gewicht artikelkategorie_name hersteller lagerartikel umsatzsteuer
100001 Schraube M10x20 Bavaria ipsum dolor sit amet boarischer Ewig und drei Dog Gidarn. A so a Schmarn Gamsbart oba Enzian Haferl di Vergeltsgott middn. Gelbe Rüam auf’d Schellnsau Spezi de Sonn Marei wann griagd ma nacha wos z’dringa noch da Giasinga Heiwog, Trachtnhuat. Bavaria ipsum dolor sit amet boarischer Ewig und drei Dog Gidarn. 1234567891011 0,1 Metallwaren Bavaria ipsum 1 (für ja, 0 für nein) ermaessigt (falls der Artikel eine ermäßigte UST hat, beim normalen UST - Satz einfach das Feld leer lassen)

Hinzufügen von Shop-Texten

Ab der Version 20.1 können über eine Zeile auch mehrere Texte zu einem Shop hinzugefügt werden. Es kann pro Shop nur eine Übersetzung hinterlegt werden. Darüber hinaus werden alle neu hinzugefügten Texte standardmäßig als inaktiv angelegt, d.h. der Binärwert für "active" muss mitgegeben werden, wenn diese direkt auch aktiv geschaltet sein sollen.

Beispiel Importvorlage

Beispiel für die CSV-Datei:

Artikelnummer;Name_FR;Kurztext_FR;Beschreibung_FR;Shop;Shop-

Text_FR;Name_IT;Kurztext_IT;Beschreibung_IT;Shop-Text_IT;Shop_IT; 700001;grenouille;Das ist ein

 Kurztext(FR);Hier sehen wir eine Beschreibung;5;Online-Text für

 Ebay(FR);rana;KurztextIT;BeschreibungIT;ShoptextIT;5;

Formate

Wenn du in der Import/Export Zentrale unter Stammdaten Import einen neuen Eintrag anlegst, findest du im Reiter Formate eine große Auswahl an verfügbaren Variablen. Diese Variablen sind im Folgenden aufgelistet und beschrieben:

Artikel / Einkauf

Variable Beschreibung
nummer Artikel Nr.
name_de Artikelname (DE)
name_en Artikelname (EN)
artikelbeschreibung_de Artikelbeschreibung (DE)
artikelbeschreibung_en Artikelbeschreibung (EN)
kurztext_de Kurztext (DE)
kurztext_en Kurztext (EN)
uebersicht_de Onlineshop / Artikelbeschreibung (DE)
uebersicht_en Onlineshop / Artikelbeschreibung (EN)
metatitle_de Im Artikelstamm/Texte, Tag für alternativen Artikel
metatitle_en englischer Metatitel
metadescription_de Weitere Artikelbeschreibung
metadescription_en englische Metabeschreibung
metakeywords_de Schlüsselbegriffe, mit denen Artikel gefunden werden kann
metakeywords_en englischen Metakeywords
artikelkategorie (id) ID der Artikelkategorie für Zuweisung bei Import
artikelkategorie_name Artikelkategorie
artikelbaumX (X=1 bis 20; CLEAR um alle Zuordnungen zu löschen) X ist Variable zur Nummerierung der Artikelkategorie im Artikelbaum
bildtitelX (X=1 bis 20; X entspricht der Sortierung des Bildes in den Dateien des Artikels) Bestimmt Reihenfolge für Import von Bilddateien, X wird durch eine Zahl 1-20 ersetzt.
bildbeschreibung(X=1 bis 20; X entspricht der Sortierung des Bildes in den Dateien des Artikels) Analog Bildtitel, außer dass es um die Beschreibung geht
internerkommentar Interner Kommentar
hersteller Feld Hersteller im Artikelstamm
herstellerlink URL zum Hersteller
herstellernummer Identifikationsnummer des Herstellers
ean EAN Nr.
herstellerland Land in dem Hersteller des Artikels sitzt
herkunftsland Land in dem Artikel produziert wurde
zolltarifnummer Nummer für den Zoll
ursprungsregion Subnationale Region aus welcher der Artikel stammt
allelieferanten Setzt den Haken "Einkauf" bei allen Artikeln im Artikelstamm
standardlieferant Standardlieferantennummer
geraet Setzt den Haken "Gerät", ob Artikel ein Gerät ist. Nur nützlich zur Auswertung.
serviceartikel Setzt den Haken "Serviceartikel".
inventurek Inventurwert im Artikelstamm wird importiert
inventurekaktiv Setzt Haken bei Inventurwert
berechneterek Kalkulierter Einkaufspreis aus Artikelstamm
berechneterekwaehrung Währung des kalkulierten Einkaufspreis
verwendeberechneterek Setzt Haken bei kalkuliertem EK-Preis
steuer_erloese_inland_normal Unter Artikel → Details → Finanzbuchhaltung das Feld Inland (normal) unter Erlöse
steuer_erloese_inland_ermaessigt Das Feld Inland (ermäßigt) unter Erlöse
steuer_aufwendung_inland_nichtsteuerbar Das Feld Inland (steuerfrei) unter Erlöse
steuer_erloese_inland_innergemeinschaftlich Das Feld Innergemeinschaftlich EU unter Erlöse
steuer_erloese_inland_eunormal Das Feld EU (normal) unter Erlöse
steuer_erloese_inland_euermaessigt Das Feld EU (ermäßigt) unter Erlöse
steuer_erloese_inland_export Das Feld Export unter Erlöse
steuer_aufwendung_inland_normal Das Feld Inland (normal) unter Aufwendungen
steuer_aufwendung_inland_ermaessigt Das Feld Inland (ermäßigt) unter Aufwendungen
steuer_aufwendung_inland_nichtsteuerbar Das Feld Inland (steuerfrei) unter Aufwendungen
steuer_aufwendung_inland_innergemeinschaftlich Das Feld Innergemeinschaftlich EU unter Aufwendungen
steuer_aufwendung_inland_eunormal Das Feld EU (normal) unter Aufwendungen
steuer_aufwendung_inland_euermaessigt Das Feld EU (ermäßigt) unter Aufwendungen
steuer_aufwendung_inland_import Das Feld Import unter Aufwendungen
mindesthaltbarkeitsdatum (1=aktiv,0=nicht aktiv) Haken bei MHD
seriennummern (keine,eigene,vomprodukt,vomprodukteinlagern) Eine der folgenden Optionen für Seriennummer kann eingetragen werden: keine,eigene,vomprodukt,vomprodukteinlagern
chargenverwaltung (0=keine,2=originale nutzen) Auswahl ob Artikel Chargen hat oder nicht
mindestlager Minimaler Lagerbestand
mindestbestellung Zahlenwert im Feld "Mindestbestellmenge"
umsatzsteuer Ermäßigte Umsatzsteuer
artikelabschliessenkalkulation Checkbox 'Einkaufspreis beim Abschließen der Bestellung in Kalkulation übernehmen' zu finden unter Artikel / Kalkulation
artikelfifokalkulation Checkbox 'Kalkulierter EK Preis automatisch nach FIFO Prinzip der letzten Eingänge den Mittelwert neu berechnen' zu finden unter Artikel / Kalkulation
lieferantname Im Tab "Einkaufspreis" beim Anlegen eines Einkaufspreis der Name des Lieferanten
lieferantbestellnummer Analog lieferantname die Artikelnummer des Lieferanten
lieferantartikelbezeichnung Analog lieferantname die Artikelbezeichnung des Lieferanten
lieferanteinkaufnetto Einkaufspreis (netto) pro Stück
lieferanteinkaufwaehrung Währung des EInkaufspreises, z.B. (EUR, CHF, USD)
lieferanteinkaufmenge Staffelmenge des Einkaufspreise z.B. ab 10 Stück = 10, für Standardpreis Menge = 1 angeben
lieferanteinkaufvpemenge Beim Anlegen des Einkaufspreis kann eine VPE (Verpackungseinheit) angelegt werden. Diese Variable befüllt die Menge der VPE
lieferanteinkaufvpepreis Preis der VPE
lieferantbestellnummer2 - 3 siehe lieferantbestellnummer
lieferantartikelbezeichnung2 - 3 siehe lieferantartikelbezeichnung
lieferanteinkaufnetto2 - 3 siehe lieferanteinkaufnetto
lieferanteinkaufwaehrung2 - 3 siehe lieferanteinkaufwaehrung
lieferanteinkaufmenge2 - 3 siehe lieferanteinkaufmenge
lieferanteinkaufvpemenge2 - 3 siehe lieferanteinkaufvpemenge
lieferanteinkaufvpepreis2 - 3 siehe lieferanteinkaufvpepreis
lieferantrahmenvertrag_vonX (X = leer, bzw 1-3) Es kann ein Lieferantrahmenvertrag beim Anlegen eines Einkaufspreis angelegt werden. Gibt das Startdatum des Vertrags an.
lieferantrahmenvertrag_bisX (X = leer, bzw 1-3) Enddatum des Vertrags
lieferantpreis_anfrage_vomX (X = leer, bzw 1-3) Beim Anlegen des Einkaufspreises kann eine Lieferantenpreisanfrage von einem bestimmten Datum zugeordnet werden.
lieferantgueltig_bisX (X = leer, bzw 1-3) Befüllt das Feld "Gültig bis" beim Anlegen eines Einkaufspreises
lieferantdatum_lagerlieferantX (X = leer, bzw 1-3) Wert des Lager
lieferantsicherheitslagerX (X = leer, bzw 1-3) Feld Sicherheitslager bei Anlage Einkaufspreis
lieferantrahmenvertrag_mengeX (X = leer, bzw 1-3) Befüllt das Feld Menge unter Rahmenvertrag bei Anlage Einkaufspreis
lieferantlieferzeit_aktuellX (X = leer, bzw 1-3) Befüllt die Felder bei Lieferzeit Aktuell bei Anlage Einkaufspreis
lieferantlieferzeit_standardX (X = leer, bzw 1-3) Befüllt die Felder bei Lieferzeit Standard bei Anlage Einkaufspreis
lieferantlager_lieferantX (X = leer, bzw 1-3) Befüllt das Feld bei Lagerbestand Lieferant bei Anlage Einkaufspreis
lieferantrahmenvertragX (X = leer, bzw 1-3) Setzt Haken bei Rahmenvertrag bei Anlage Einkaufspreis
lieferantbemerkungX (X = leer, bzw 1-3) Befüllt Feld Interner Kommentar, nur zu Infozwecken für Mitarbeiter
lieferantnichtberechnetX (X = leer, bzw 1-3) Haken bei Preis nicht berechnet aus Währungstabelle bei Anlage Einkaufspreis (0, 1)
lieferantennummer Lieferantennummer, muss im System vorhanden sein
standardlieferant (Lieferantennummer aus Xentral) Befüllt Feld Standardlieferant unter den Details im Artikel
kundennummer Befüllt Feld Kunde bei Anlage Verkaufspreis
gewicht Gewicht (in kg)
breite Breite (in cm)
hoehe Höhe (in cm)
laenge Länge (in cm)
einheit Einheit des Artikels
xvp Anzahl der Xentral Volume Points (XVPs)
produktion Haken bei Produktionsartikel in Details
lagerartikel Lagerartikel = 1, Kein Lagerartikel (z.B. Dienstleistung, Porto) = 0
lager_platz Standardlager (Regalname angeben, nicht Lagername)
lager_menge_addieren Lagerbestand der zum bestehenden Bestand addiert werden soll
lager_menge_total Lagerbestand der auf den Lagerplatz gebucht werden soll
lager_mhd MHD zur Einlagerung auf dem Lagerplatz
lager_charge Charge zur Einlagerung auf dem Lagerplatz
lager_platzX (X = 1-5) siehe lager_platz
lager_menge_addierenX (X = 1-5) siehe lager_menge_addieren
lager_menge_totalX (X = 1-5) siehe lager_menge_total
lager_mhdX (X = 1-5) siehe lager_mhd
lager_chargeX (X = 1-5) siehe lager_charge
lager_vpe_mengeX (X = 1-5)
Das Feld Menge in VPE unter Artikel -> Lager -> Lagerbestand -> Stiftsymbol (wird für amazon seller app Anlieferungen FBA benötigt), X für die Durchnummerierung
lager_vpe_gewichtX (X = 1-5) Das Feld Gewicht von VPE
lager_vpe_laengeX (X = 1-5) Das Feld Länge von VPE
lager_vpe_breiteX (X = 1-5) Das Feld Breite von VPE
lager_vpe_hoeheX (X = 1-5) Das Feld Höhe von VPE
lager_vpe_mengeX2 (X = 1-5) Das Feld Menge in VPE von X2
lager_vpe_gewichtX2 (X = 1-5) Das Feld Gewicht von VPE von X2
lager_vpe_laengeX2 (X = 1-5) Das Feld Länge von VPE von X2
lager_vpe_breiteX2 (X = 1-5) Das Feld Breite von VPE von X2
lager_vpe_hoeheX2 (X = 1-5) Das Feld Höhe von VPE von X2
verkaufspreisXnetto (X = 1-10) Verkaufspreis
verkaufspreisXpreisfuermenge (X = 1-10) Angegebener verkaufspreisXnetto gilt für Menge
verkaufspreisXmenge (X = 1-10) Ab Menge
verkaufspreisXwaehrung (EUR,CHF,USD,...) (X = 1-10) Währung
verkaufspreisXgruppe (Kennziffer) (X = 1-10) "Gruppenspezifischer Preis für Gruppe
verkaufspreisXkundennummer (X = 1-10) "Kundenspezifischer Preis für Kunde mit Kundennummer
verkaufspreisXartikelnummerbeikunde (X = 1-10) Artikelnummer, die der Kunde verwendet (zur Information)
verkaufspreisXgueltigab (X = 1-10) Startdatum des Verkaufspreises
verkaufspreisXgueltigbis (X = 1-10) Enddatum des Verkaufspreises
verkaufspreisXinternerkommentar (X = 1-10) Interner Kommentar z.B. bzgl. besonderer Konditionen oder Gründe für Zeitraum
variante_von Artikel ist eine Variante von (Artikelnummer)
projekt Projekt
geloescht (auf 1 setzen) "Gelöschter Artikel = 1, nicht gelöscht = 0
inaktiv Kein Haken bei Artikel inaktiv unter Online-Shop Optionen (Inaktiver Artikel = 1, aktiver Artikel = 0)
juststueckliste Haken bei Just-in-time-Stückliste in den Details vom Artikel
stueckliste Haken bei Stückliste in den Details vom Artikel
stuecklistevonartikel In Stückliste (Nummer): Gibt Hauptartikel von diesem Stücklistenartikel an
stuecklistemenge Anzahl des Artikels in Stücklisten
stuecklisteart Art der Stückliste: et = Einkauf, it = Information, bt = Beistellung
vkmeldungunterdruecken Haken bei Keine Verkaufspreis Meldung bei Artikeldetails
shop_shopid (shopid ersetzen durch die ID des Shops)
Hier muss die ID des Shops angegeben werden, der mit dem verknüpft werden soll. z.B. shop_3 für Shop mit ID 3. Tipp: Die ID der Shopschnittstelle sehen Sie zum Beispiel am Ende der URL einer Shopschnittstelle
aktiv_shopid (shopid ersetzen durch die ID des Shops) Angabe im Artikel in den Online-Shop Optionen, ob die Shop-Verknüpfung aktiv ist
fremdnummerX_shopid (shopid ersetzen durch die ID des Shops, X = 1-40) Befüllt das Feld Shop unter Fremdnummern im Artikel
fremdnummerbezeichnungX_shopid (shopid ersetzen durch die ID des Shops, X = 1-40) Befüllt das Feld Bezeichnung unter Fremdnummern im Artikel
pseudopreis Pseudopreis, auch Streichpreis z.B. zur Anzeige im Onlineshop
freifeld1 - freifeld40 Freifelder des Artikels nach eigener Definition im System, eine Typprüfung findet nicht statt
intern_gesperrt Feld Sperre aktiv unter den Details im Artikel
intern_gesperrtgrund Textfeld Meldung zur Sperre unter den Details im Artikel
autolagerlampe (Lagersync) Haken bei Lagerzahlen Sync. unter den Online-Shop Optionen im Artikel (aktiviert = 1, deaktiviert = 0)
pseudolager Befüllt das Feld Pseudo Lagerzahl in den Online-Shop Optionen des Artikels
lagerkorrekturwert
Befüllt das Feld Lagerkorrekturwert in den Online-Shop Optionen des Artikels. Zur Anpassung des Lagerbestand (z.B. "1" zum Erhöhen, "-1" zum Verringern)
restmenge Setzt Haken bei Restmenge (Abverkauf): Artikel wird nach Abverkauf auf "nicht mehr verfügbar" umgestellt
provision1 (in %) Modul Provisionen → Provisionen → Neuer Eintrag unter den Provisioneneinstellungen das Feld Provision
provisiontyp1 (ek, vk, erloes, leer) In den gleichen Zeile das Feld Typ
provision2 (in %) In den gleichen Einstellungen das Feld Provision Vertriebsleitung
provisiontyp2 (ek, vk, erloes, leer) In der gleichen Zeile das Feld Typ
eigenschaftname1 bis 50 (mehrfach)
Befüllt das Feld Eigenschaft beim Anlegen einer Eigenschaft im Artikel. Bei Verwendung dieser Variable wird bei Eingabe eines vorhandenes Eigenschaftsnamens eine neue Eigenschaft erstellt und die alte Eigenschaft bleibt bestehen.
eigenschaftnameeindeutig1 bis 50 (einzeln) Bei Verwendung dieser Variable wird bei Eingabe eines vorhandenes Eigenschaftsnamens die vorhandene Eigenschaft überschrieben
eigenschaftwert1 bis 50 Befüllt das Feld Wert beim Anlegen einer Eigenschaft im Artikel
eigenschaftname1_xx bis 50 (xx Ländercode en, fr...) Befüllt das Feld Eigenschaft beim Anlegen einer Übersetzung im Artikel
eigenschaftwert1_xx bis 50 (xx Ländercode en, fr...) Befüllt das Feld Wert beim Anlegen einer Übersetzung im Artikel
matrixprodukt Setzt Haken bei Matrixprodukt in den Details im Artikel
matrixproduktvon Wird nur befüllt wenn es sich um ein Matrixprodukt von einem anderen Artikel handelt
matrixproduktgruppe1 Erste Dimension der Matrixeigenschaften
matrixproduktgruppe2 Zweite Dimension der Matrixeigenschaften, analog für weitere Eigenschaften möglich.
matrixproduktwert1 Ausprägung der ersten Dimension der Matrixeigenschaften
matrixproduktwert2 Ausprägung der zweiten Dimension der Matrixeigenschaften
matrixgruppe1 (alle Optionen aus Gruppe1) Alle Optionen der ersten Dimension der Matrix
matrixgruppe2 (alle Optionen aus Gruppe2) Alle Optionen der zweiten Dimension der Matrix
matrixartikelnummer (1 = Nummernkreis, 2 = Optionnamen als Postfix, 3|trennzeichen|Stellen|Startnummer = Postfix)
Automatisches generieren der Artikelnummern von Matrixausprägungen nach der Form: Artikelnummern von Hauptartikel mit Suffix Trennzeichen und weiteren Ziffern (siehe Screenshot)
matrixnamefuerunterartikel (1 = Optionen werden an Artikelbezeichnung der Unterartikel gehängt, 0 = Artikelbezeichnung wird vom Hauptartikel genommen) Automatisches generieren der Artikelbezeichnungen von Matrixausprägungen
Weitere Sprachen (X = 1-100, YY ersetzt durch den ISO Code der Sprache aus dem Sprachen Modul)
  
nameX_YY Befüllt das Feld Name beim Anlegen der Artikeltexte in einer anderen Sprache
kurztextX_YY Befüllt das Feld Kurztext beim Anlegen der Artikeltexte in einer anderen Sprache
beschreibungX_YY Befüllt das Feld Beschreibung beim Anlegen der Artikeltexte in einer anderen Sprache
beschreibung_onlineX_YY Befüllt das Feld Beschreibung unter Online-Shop Texte beim Anlegen der Artikeltexte in einer anderen Sprache
meta_titleX_YY Befüllt das Feld Meta-Titel unter Online-Shop Texte beim Anlegen der Artikeltexte in einer anderen Sprache
meta_descriptionX_YY Befüllt das Feld Meta-Beschreibung unter Online-Shop Texte beim Anlegen der Artikeltexte in einer anderen Sprache
meta_keywordsX_YY Befüllt das Feld Meta-Keywords unter Online-Shop Texte beim Anlegen der Artikeltexte in einer anderen Sprache
katalogartikelX_YY Setzt den Haken bei Katalogartikel unter Katalog beim Anlegen der Artikeltexte in einer anderen Sprache
katalog_bezeichnungX_YY Befüllt das Feld Bezeichnung unter Katalog beim Anlegen der Artikeltexte
katalog_textX_YY Befüllt das Feld Katalogtext unter Katalog beim Anlegen der Artikeltexte
shopX_YY  
aktivX_YY  
freifeld1_YY - freifeld40_YY  

Adressen

Variable Beschreibung
typ (herr,frau,firma) Anrede
marketingsperre Setzt den Haken bei Marketingsperre in den Adressdaten unter Einstellungen
trackingsperre Setzt den Haken bei Trackingmailsperre in den Adressdaten unter Einstellungen
sprache Sprache für Belege
name Name
vorname (falls nicht bei name)  
abteilung Abteilung
unterabteilung Unterabteilung
ansprechpartner Ansprechpartner
land (DE,AT,...) Land
strasse Straße
strasse_hausnummer Straße und Hausnummer
hausnummer Hausnummer
ort Ort
plz PLZ
plz_ort PLZ und Ort
telefon Telefonnummer
telefax Telefax-Nummer
mobil Mobiltelefonnummer
email E-Mail-Adresse
ustid USt.-ID-Nr.
ust_befreit  
sonstiges Sonstiges
adresszusatz Adresszusatz
kundenfreigabe Das Auswahlmenü Kundenfreigabe in den Adressdaten unter Einstellungen
kundennummer Kundennummer
lieferantennummer Lieferantennummer
mitarbeiternummer Mitarbeiternummer
bank Name der Bank
inhaber Kontoinhaber
swift SWIFT-Code / BIC
iban IBAN
waehrung Währung des Kontos
paypal
Unter Adresse anlegen/Bankverbindung das Feld "Paypal-Account" bei Paypal (bei Zahlungen)
paypalinhaber Unter Adresse anlegen/Bankverbindung das Feld "Inhaber" bei Paypal (bei Zahlungen)
paypalwaehrung Unter Adresse anlegen/Bankverbindung das Feld "Währung" bei Paypal (bei Zahlungen)
projekt Bei den Adressdaten das Feld "Hauptprojekt"
zahlungsweise
Befüllt das Feld Zahlungsweise unter Zahlungskonditionen/Besteuerung bei Zahlungskonditionen des Kunden
zahlungszieltage Befüllt das Feld Zahlungsziel (in Tagen) unter Zahlungskonditionen/Besteuerung
zahlungszieltageskonto Befüllt das Feld Zahlungsziel Skonto (in Tagen)
zahlungszielskonto Befüllt das Feld Skonto
versandart Befüllt das Feld Lieferart
kundennummerlieferant Befüllt das Feld Kundennummer bei bei Zahlungskonditionen beim Lieferant
zahlungsweiselieferant Befüllt das Feld Zahlungsweise bei Zahlungskonditionen beim Lieferant
zahlungszieltagelieferant Befüllt das Feld Zahlungsziel (in Tagen) bei Zahlungskonditionen beim Lieferant
zahlungszieltageskontolieferant Befüllt das Feld Zahlungsziel Skonto (in Tagen) bei Zahlungskonditionen beim Lieferant
zahlungszielskontolieferant Befüllt das Feld Skonto bei Zahlungskonditionen beim Lieferant
versandartlieferant Befüllt das Feld Lieferart bei Zahlungskonditionen beim Lieferant
firma Firmenname
webid  
internetseite Internetseite
titel "Akademischer Titel
"  
anschreiben Anschreiben
geburtstag Geburtsdatum
liefersperre Befüllt das Feld Liefersperre in den Adressdaten unter Einstellungen
steuernummer
Befüllt das Feld Steuernummer unter Zahlungskonditionen/Besteuerung bei Steuer/Währung/Zoll
steuerbefreit Auswahl von "Steuerfrei Inland" in der Dropdown-Liste für das Feld Besteuerung
liefersperregrund Befüllt das Feld Liefersperre Grund in den Adressdaten
verrechnungskontoreisekosten Das Feld Reisekosten unter den Sonstigen Daten
abweichende_rechnungsadresse Setzt den Haken bei Abw. Rechnungsadresse unter den Adressdaten
rechnung_vorname Abweichende Rechnungsadresse: Vorname
rechnung_name Abweichende Rechnungsadresse: Name
rechnung_titel Abweichende Rechnungsadresse: Akademischer Titel
rechnung_typ Abweichende Rechnungsadresse: Typ (firma, herr, frau, mr., mrs.)
rechnung_strasse Abweichende Rechnungsadresse: Strasse
rechnung_ort Abweichende Rechnungsadresse: Ort
rechnung_land Abweichende Rechnungsadresse: Land
rechnung_abteilung Abweichende Rechnungsadresse: Abteilung (Zeile 2)
rechnung_unterabteilung Abweichende Rechnungsadresse: Unterabteilung (Zeile 3)
rechnung_adresszusatz Abweichende Rechnungsadresse: Adresszusatz
rechnung_telefon Abweichende Rechnungsadresse: Telefonnummer
rechnung_telefax Abweichende Rechnungsadresse: Telefax-Nummer
rechnung_anschreiben Abweichende Rechnungsadresse: Anschreiben
rechnung_email Abweichende Rechnungsadresse: E-Mail-Adresse
rechnung_plz Abweichende Rechnungsadresse: Postleitzahl (PLZ)
rechnung_ansprechpartner Abweichende Rechnungsadresse: Ansprechpartner
kennung Befüllt das Feld Eindeutige Kennung unter den Sonstigen Daten
vertrieb Mitarbeiter Vertrieb
innendienst Mitarbeiter Innendienst
rabatt  
rabattX (X = 1 - 5)  
bonusX (X = 1-10)  
bonusX_ab (X = 1-10)  
verbandsnummer  
portofreiab Befüllt das Feld ab .. € Porto frei ab bestimmtem Umsatz (netto) unter Sonstige Daten
zahlungskonditionen_festschreiben Setzt Haken bei Zahlungskonditionen festschreiben unter Zahlungskonditionen/Besteuerung
rabatte_festschreiben  
provision Befüllt das Feld Provision unter Sonstige Daten
portofrei_aktiv Setzt den Haken bei Porto frei aktiv
rabattinformation  
freifeld1 - freifeld20 Freifelder des Artikels nach eigener Definition im System, eine Typprüfung findet nicht statt
rechnung_periode  
rechnung_anzahlpapier  
rechnung_permail  
usereditid  
useredittimestamp  
infoauftragserfassung  
mandatsreferenz Befüllt das Feld Mandatsreferenz unter Bankverbindung
kreditlimit  
abweichendeemailab  
filiale  
mandatsreferenzdatum Befüllt das Feld Mandatsreferenz Datum unter Bankverbindung
mandatsreferenzaenderung Setzt den Haken bei Mandatsreferenz Änderung unter Bankverbindung
sachkonto  
ansprechpartner1name (1-3 möglich) Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Name
ansprechpartner1typ Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Typ
ansprechpartner1strasse Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Straße
ansprechpartner1sprache  
ansprechpartner1bereich  
ansprechpartner1abteilung Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Abteilung
ansprechpartner1unterabteilung Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Unterabteilung
ansprechpartner1land Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Land
ansprechpartner1ort Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Ort
ansprechpartner1plz Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld PLZ
ansprechpartner1telefon Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Telefon
ansprechpartner1telefax Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Telefax
ansprechpartner1mobil Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Mobil
ansprechpartner1email Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Email
ansprechpartner1sonstiges Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Sonstiges
ansprechpartner1adresszusatz Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Adresszusatz
ansprechpartner1ansprechpartner_land  
ansprechpartner1anschreiben  
ansprechpartner1titel Im Reiter Ansprechpartner beim Anlegen eines Eintrags das Feld Titel
ansprechpartner1marketingsperre Setzt Haken bei Marketingsperre
lieferadresse1name (1-3 möglich) Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld Name
lieferadresse1typ Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld Typ
lieferadresse1strasse Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld Straße
lieferadresse1abteilung Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld Abteilung
lieferadresse1unterabteilung Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld Unterabteilung
lieferadresse1land Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld Land
lieferadresse1ort Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld Ort
lieferadresse1plz Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld PLZ
lieferadresse1telefon Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld Telefon
lieferadresse1gln Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld GLN
lieferadresse1email Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld E-Mail
lieferadresse1adresszusatz Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld Adresszusatz
lieferadresse1standardlieferadresse Setzt Haken bei Standard Lieferadresse
lieferadresse1ustid Im Reiter Lieferadresse beim Anlegen eines neuen Eintrags das Feld USt-ID
lieferadresse1ust_befreit  
gruppe1-5 Gruppe
kundennummer_buchhaltung Von der Kunden-Nr. abweichendes Buchungskonto (Debitoren-Nr.)
lieferantennummer_buchhaltung Von der Lieferanten-Nr. abweichendes Buchungskonto (Kreditoren-Nr.)

Zeiterfassung

Variable Beschreibung
datum_von Im Modul Zeiterfassung beim Buchen von Zeiten das Feld nach "Am:"
zeit_von Startzeit
zeit_bis Endzeit
kennung Auswahl aus Arbeit, Pause, Urlaub, Krankheit, Freizeitausgleich, Feiertag
taetigkeit Kurzbeschreibung der Tätigkeit
details Erweiterte Beschreibung der Tätigkeit
mitarbeiternummer Mitarbeiter
kundennummer Kundennummer für Zeiten, die auf Kunden gebucht werden

Wiedervorlagen

Variable Beschreibung
datum_faellig Befüllt das Feld Erinnerung-Datum im Modul Wiedervorlage beim Erstellen eines neuen Eintrags
uhrzeit_faellig Befüllt das Feld Uhrzeit im Modul Wiedervorlage beim Erstellen eines neuen Eintrags
kundennummer Befüllt das Feld für Kunde im Modul Wiedervorlage beim Erstellen eines neuen Eintrags
mitarbeiternummer Befüllt das Feld Verantwortlicher im Modul Wiedervorlage beim Erstellen eines neuen Eintrags
betreff Befüllt das Feld Bezeichnung im Modul Wiedervorlage beim Erstellen eines neuen Eintrags
text Befüllt das Feld Beschreibung im Modul Wiedervorlage beim Erstellen eines neuen Eintrags
abgeschlossen Setzt Haken bei abgeschlossen
prio Setzt Haken bei Prio

Notizen

Variable Beschreibung
datum Unter Aufgaben beim Anlegen einer neuen Aufgabe das Feld Datum / Abgabe bis
uhrzeit Unter Aufgaben beim Anlegen einer neuen Aufgabe das Feld Uhrzeit
kundennummer Unter Aufgaben beim Anlegen einer neuen Aufgabe das Feld für Kunde
mitarbeiternummer Unter Aufgaben beim Anlegen einer neuen Aufgabe das Feld Mitarbeitzer
betreff Unter Aufgaben beim Anlegen einer neuen Aufgabe das Feld Aufgabe
text Unter Aufgaben beim Anlegen einer neuen Aufgabe das Feld Beschreibung

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