Mitarbeiterzeiterfassung

Die Benutzeroberfläche der Stechuhr ist, wie in xentral üblich, webbasiert. Die Benutzeroberfläche muss einem Mitarbeiter beim Buchen zur Verfügung stehen. Für die Darstellung dieser Oberfläche eignet sich insbesondere ein Tablet-Device, das neben dem QR-Code-Scanner an die Wand montiert wird.

Das Tablet-Device muss mindestens folgenden Anforderungen genügen:

Die besondere Verwendung macht darüber hinaus spezielle Einstellungen am Gerät notwendig:

Um ein Tablet als Stechuhr verwenden zu können, muss das Gerät in Kombination mit dem verwendeten Browser einmalig in xentral registriert werden:

Die Kombination aus Tablet und Browser ist damit in xentral als Stechuhr-Terminal registriert. Das Tablet ermöglicht ab jetzt die Anmeldung mithilfe der xentral-Stechuhr-Karte, und zeigt, wie aus folgendem Screenshot ersichtlich, zu diesem Zweck eine spezialisierte Anmeldeoberfläche an.

Das Stechuhrmodul ist mit den folgenden Typen von Lesegeräten kompatibel:

Metratec > Leseschreibgeräte: https://www.metratec.com/de/produkte/identifikation-rfid/leseschreibgeraete.html

Die Einrichtung der Stechuhr erfordert mehrere Aktionen, die im Folgenden beschrieben sind.

Die Einrichtung der Adapterbox findest du unter Administration > Einstellungen > System > Adapterbox. Durch einen Klick auf +NEU gibt das Modul Adapterbox in xentral dir eine Anleitung wie die Adapterbox angeschlossen wird.

Die Adapterbox ist erfolgreich angeschlossen, sobald der Status auf connected steht.

Um einem Mitarbeiter die Verwendung der Stechuhr zu ermöglichen, sind folgende Schritte durchzuführen:

Der RFID-Chip ist damit mit der Stammdaten-Adresse verknüpft.

Neben Stechkarte und RFID-Chip gibt es auch die Möglichkeit einen Barcode zu erstellen über den sich der Benutzer am System anmelden kann. Der Barcodeinhalt muss einer mindestens 8-stelligen Nummer entsprechen, die dem Usernamen in den Benutzereinstellungen entspricht.

Die Einstellungen im Benutzer müssen analog zum Stechkarten-Nutzer im System vorgenommen werden.

Die Auswertung der gebuchten Zeiten Ihrer Mitarbeiter erfolgt unter Administration > Einstellungen > Mitarbeiter Verwaltung > Mitarbeiterzeiterfassung. Dort sind die Buchungsinformationen des in der Auswahlliste links ausgewählten Mitarbeiters in folgenden Reitern dargestellt:

Über den Reiter Anwesenheitsstatistik können Sie sich die Zeiten der Anwesenheit Ihres Mitarbeiter für einen frei wählbaren Zeitraum anzeigen lassen und die Anwesenheitsstatistik sowie die gebuchten Zeiten können jederzeit als PDF- oder CSV-Datei exportiert werden.

Zudem wird in dem Dashboard die bisherig erbrachte Arbeitszeit, die gesamte Soll-Arbeitszeit und die Differenz der Beiden angezeigt. So können Minus- bzw. Plus-Stunden zum Ausdruck gebracht und geleistete Überstunden errechnet und angezeigt werden.

Unter dem Reiter Zeiterfassung drucken kann für den ausgewählten Mitarbeiter für einen frei wählbaren Zeitraum ein Nachweis der Arbeitszeit erzeugt und gedruckt werden. Sollten Arbeitsbeginn und -ende mehr als 16 Stunden auseinander liegen, wird davon ausgegangen, dass der Mitarbeiter vergessen hat zu stempeln. Damit dies auffällt, werden Fragezeichen auf dem Zeitnachweis angezeigt.

Im Reiter Einstellungen können, mitarbeiterspezifisch, verschiedene Parameter der Zeiterfassung festgelegt werden.

Sie haben hier die Möglichkeit verschiedene Pausenlängen zu definieren, die nach einer gewissen Arbeitszeit automatisch abgezogen werden soll. Ebenso können Sie hier die Anzahl der für den Mitarbeiter hinterlegten Urlaubstage eintragen.

Bei der Erfassung über das Dashboard für die Mitarbeiterzeiterfassung musst du die konkreten Tage angeben, für die Urlaub genommen wird. Das heißt, du gibst, wenn du eine Woche frei nimmst, nicht die ganze Woche einschließlich Samstag und Sonntag an, sondern nur Montag bis Freitag.

Sei finden einen globalen Reiter Einstellungen in der Mitarbeiterzeiterfassung.

Unter dem Reiter Urlaubsplan (alle Mitarbeiter) können Sie übersichtlich sehen, welcher Mitarbeiter wann Urlaub genommen hat. Mit einem Hover über die Urlaubsmarkierungen sehen Sie die Namen der Mitarbeiter.

Zusätzlich gibt es noch eine weitere Übersicht im Reiter Urlaubsübersicht. Hier wird für jeden Mitarbeiter für ein bestimmtes Jahr angezeigt:

Anzeige von Urlaub / Abwesend im Haupt-Kalender

Sie können in der Mitarbeiterzeiterfassung eingetragenen Urlaubs oder Fehltage im Kalender anzeigen lassen. Somit haben Sie für alle Mitarbeiter einen Urlaubskalender, den Sie zwar einsehen können, aber nur der Administrator in der Mitarbeiterzeiterfassung ändern kann.

Dazu werden die im Urlaub / Krankheit-Reiter eingetragenen Werte genommen:

Es gibt auch noch die Möglichkeit, die arbeitsfreien Tage eines bestimmten Bundeslandes automatisch in die Liste zu laden:

Arbeitsfreie Tage, die Sie definiert haben, werden als vollständig abgeleistete Arbeitszeit behandelt, d.h. es werden automatisch die für den betrachteten Tag voreingestellten Stunden als gearbeitet eingetragen und durch eine farbliche Markierung als Feiertag gekennzeichnet:

Die Mitarbeiterzeiterfassung/Stechuhr arbeitet minutengenau; Sekunden werden in Berechnungen abgeschnitten. Rundungsdifferenzen sind nicht als Fehler zu betrachten.

In der Übersicht sieht man in der Grundeinstellung die eigene Urlaubsplanung im aktuellen Jahr. Bei den Jahren kann man jeweils eines vor und eines zurück navigieren. Bei den Gruppen sind die Gruppen aufgeführt, in denen man selbst Mitglied ist. Wenn man eine Gruppe auswählt werden zusätzlich zu den eigenen Abwesenheiten anonymisiert diejenigen der anderen Gruppenmitglieder in der Zukunft angezeigt. Abwesenheiten vor dem heutigen Datum werden nicht dargestellt. Anonymisiert heißt, die Abwesenheiten der anderen Mitglieder werden prinzipiell als Abwesend angezeigt, egal ob es sich um einen Urlaub oder eine Krankheit handelt. Als letztes gibt es noch die Checkbox Aufgeteilt nach Mitarbeitern der, wenn aktiv, zeilenweise die Abwesenheiten der einzelnen Gruppenmitglieder anzeigt

Wenn man auf einen Tag klickt, öffnet sich ein Fenster in dem man das Startdatum, das Enddatum, den Typ der Abwesenheit, einen zusätzlichen Kommentar ausfüllt. Außerdem kann man auswählen ob es sich bei der Abwesenheit um einen halben Tag handelt.

Wenn man sowohl ein Startdatum wie auch ein Enddatum ausgewählt hat, wird automatisch aus dem ausgewählten Zeitraum ermittelt wie viele Urlaubstage benötigt werden. Feiertage werden prinzipiell herausgerechnet. Samstage und Sonntage werden abhängig davon ob im Reiter Mitarbeiter > Einstellungen in den Feldern Vorlage Wochenstunden Stunden eingegeben wurden, herausgerechnet oder nicht.

Mögliche Aktionen in dieser Übersicht:

In diesem Reiter dürfen Verantwortliche alle Anträge bearbeiten, die von Mitgliedern Ihrer Gruppe(n) stammen, d.h. die angefragten Abwesenheiten freigeben oder ablehnen. Benutzer mit dem Recht timemangementsuperprivilege darf ein Benutzer sogar alle Urlaubsanträge aller Mitarbeiter bearbeiten. Dieses Recht sollte daher für Personalleiter oder abteilungsübergreifende Führungspersonen reserviert sein. Administratoren haben jedes Recht, inklusive der timemangementsuperprivilege.

Wenn Urlaubs- oder Krankheitsanträge abgelehnt werden, werden diese in der Übersicht Anträge einreichen für einige Zeit farblich markiert und können dann vom Mitarbeiter wieder bearbeitet werden. Wenn der Löschung einer Abwesenheit zugestimmt wird, wird der Status von diesem Tag entfernt. Wenn eine Löschung abgelehnt wird, bleibt der Tag als Urlaub oder Krankheit markiert.

In diesem Reiter gibt es außerdem noch das Untermenü Abgeschlossene Anträge in dem man alle bearbeiteten Anträge sehen kann.

Es wird grundsätzlich eine E-Mail verschickt, wenn ein Vorgesetzter einem Antrag zustimmt oder ablehnt. Der Text dieser E-Mails kann im Modul Geschäftsbriefvorlagen konfiguriert werden.

In der Dokumentenvorlage stehen sowohl im Textkörper wie im Betreff folgende Variablen zur Verfügung: