Das Übertragen-Modul ist ein generisches Modul zum Austausch von Bewegungsdaten. Dabei werden ausgehende* Daten von xentral zum Zielsystem geschickt oder zum Abruf bereitgestellt. Eingehende* Daten werden abgeholt, eingelesen und weiterverarbeitet.
* Die Richtung dieser Beschreibung bezieht sich auf die Perspektive von xentral.
Richtungen:
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Ausgehend → Ausgehende Daten werden z.B. im FTP-Verzeichnis abgespeichert um von dort abgeholt zu werden
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Eingehend → Eingehende Daten werden von außen in den Ordner kopiert und regelmäßig durch xentral eingelesen und interpretiert bzw. z.B. zu Aufträgen umgewandelt
Besonders relevant ist dieses Modul, wenn ein System an xentral angebunden ist oder werden soll.
In der Standardversion des Moduls stehen bereits vielfältige Möglichkeiten zur Anbindung z.B. an Versand- oder Fulfillment-Dienstleister zur Verfügung. Dabei werden typischerweise Aufträge an den Fulfiller gesendet und Versandinformationen zu xentral zurückgespielt. Das System kann aber auch z.B. zur Übertragung von Lagerbestandsdaten (Lagerzahlen), zur Artikelübertragung oder zur Bereitstellung von Dokumenten wie Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen als PDF verwendet werden.
Die folgenden technischen Übertragungsarten (Typ) stehen im Standard zur Verfügung:
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FTP
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FTPS (Benutzername und Passwort, keine Zertifikate)
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SFTP
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E-Mail
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Lokale Speicherung auf Server
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API
Derzeit unterstützt Xentral bei SFTP-Verbindungen nur die von PHP-Platform und libssh2 unterstützten Kryptoalgorithmen.
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Unterstützte Key Exchange KEX-Methoden |
Unterstützte Hostkey-Methoden |
|---|---|
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diffie-hellman-group1-sha1 |
ssh-rsa |
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diffie-hellman-group14-sha1 |
ssh-dss |
|
diffie-hellman-group-exchange-sha1 |
Treten Probleme bei der Herstellung einer SFTP-Verbindung mit deinem Server auf oder wird einer Fehlermeldung angezeigt, informiere bitte deinen Systemadministrator. Dein Systemadministrator kann dann prüfen, ob dein SFTP-Server die genannten Kryptoalgorithmen unterstützt.
Unterstützt dein Server diese nicht, kannst du einen anderen SFTP-Server verwenden, der die Kryptoalgorithmen unterstützt oder die notwendigen Kryptoalgorithmen erlauben.
Folgende Übertragungsformate stehen im Standard zur Verfügung:
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XML
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PDF
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XML mit integriertem PDF (Base64-encodiert)
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XML und PDF in separaten Dateien
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CSV (Comma Separated Values, vereinfachtes Excel-Format)
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API
Mit Hilfe zusätzlicher Transfer-Module (optional und kostenpflichtig) lassen sich weitere Schnittstellen und Übertragungsformate konfigurieren:
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AmazonMfn (Amazon MFN - Merchant Fulfillment Network)
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AmazonVendor (AmazonVendoren)
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App4Sales (Offline Auftragserfassung für Aussendienst-Mitarbeiter)
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Brickfox (Portal zur Anbindung multipler Dienste)
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EDI (Electronic Data Interchange)
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EDI (Sport 2000)
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OpenTrans (XML-Format)
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Pixi (Descartes Pixi WMS)
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Smarty (Template-Generator für beliebige Textformate)
Wenn du bei Smarty oder Amazon Hilfe benötigst, kannst du dich gerne an unsere Partner BDG Handel GmbH, BUI Hinsche, Digital XL, maexware solutions GmbH, Mediaagentur in Berlin oder OB, EDI Joschi wenden.
Der Monitor listet alle erfolgreichen und fehlerhaften Übertragungen des Moduls als filter- und durchsuchbare Liste. Dabei kann in der Filterung nach Fehlern oder nach Nachrichtenarten (z.B. Lagerbestand, Tracking, Artikel, Auftrag, Bestellung) unterschieden werden. Außerdem ist über die Liste der Account und damit die Gegenstelle filterbar.
Ist bei einer Übertragung ein Häkchen bei Manuelle Freigabe erforderlich gesetzt, erscheint sie im Reiter Warte auf Freigabe. Hier kannst du manuell die Übertragungen freigeben, die du versenden möchtest. Diese Konfiguration kann in der Einführungsphase der Schnittstelle hilfreich sein.
Du kannst Einträge in diesem Reiter nur temporär löschen. Sobald der entsprechende Prozessstarter durchgeführt wird, wird der Eintrag hier erneut angezeigt.
Unter diesem Reiter sind alle angelegten Accounts aufgelistet.
Um Informationen zu einem externen System zu übertragen, benötigst du einen API-Account und einen zusätzlichen Übertragungen-Account. In vielen Fällen ist es sinnvoll, die Übertragungen auf mehrere Übertragungen-Accounts zu verteilen, z.B. um sie besser testen und überwachen zu können, aber auch falls sie in unterschiedlichen Intervallen aktiv sein sollen. Ein Account kann sowohl ein- als auch ausgehende Nachrichten konfigurieren.
Der API-Account ist die Grundlage für Übertragungen. Wir empfehlen dir für jedes externe System, welches du anbinden möchtest, einen eigenen API-Account einzurichten. Außerdem solltest du zwischen unterschiedlichen Übertragungsformaten und ein- und ausgehenden Nachrichten unterscheiden.
Gehe wie folgt vor, um einen API-Account anzulegen:
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Navigiere zu
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Im Xentral NextGen Design: Appstore > API-Account
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Im Classic Design: Administration > Einstellungen > System > API-Account
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Setze ein Häkchen bei Aktiv. Du kannst den Haken auch entfernen, um den Account zu deaktivieren.
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Gib eine Bezeichnung ein.
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Wähle die Berechtigungen (permissions) für deinen Account. Du kannst die Berechtigungen Alle aktivieren oder Alle deaktivieren. Die Berechtigungen sind weiterhin in Gruppen wie addresses, documents und projects eingeteilt. Mit den Schaltflächen alle und keine kannst du einer bestimmten Gruppe Rechte zuweisen oder entziehen. Du kannst auch spezifische Berechtigungen frei zuweisen.
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Klicke auf Speichern.
Diese Informationen sind in der Regel ausreichend, um anschließend einen Übertragungen-Account einzurichten.
Über den Button "+Neu" kann eine neue Übertragung angelegt werden.
Anmerkung
Das Übertragen-Modul bietet derzeit keine Möglichkeit Seriennummern über Lagerzahlen zu empfangen. Der Empfang über MHD und Chargen funktioniert. Bei Artikeln, die die Seriennummern-Einstellung Originale nutzen + einlagern haben, muss die Einlagerung mit Seriennummer erfolgen.
Einstellungen
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aktiv → Auswahl, wenn die Übertragung genutzt wird. Bei Nichtauswahl wird diese deaktiviert
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Bezeichnung → Name der Übertragung, welche frei vergeben werden kann
Kommunikation
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API → Auswahl eines API-Accounts
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Übertragungsformat → Das Übertragungsformat bezeichnet das Format des Dateiinhaltes. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Textdateien, die strukturierte Daten (wie CSV oder XML) enthalten, um auch auf der Gegenseite einfach ausgelesen und interpretiert werden zu können. Im Zweifel und bei vorhandener Flexibilität auf der Gegenseite sind in xentral immer die Standardformate zu wählen: XML (xentral-Standardformat), PDF (nicht strukturierte Daten z.B. zu Sicherungszwecken oder für Belegbasierte Weiterverarbeitung), XML mit integriertem PDF (Base64-encodiert), XML und PDF in separaten Dateien, CSV (xentral-Standardformat, Comma Separated Values, vereinfachtes Excel-Format) und API. Mit Hilfe zusätzlicher Transfer-Module lassen sich weitere Schnittstellen und Übertragungsformate konfigurieren: AmazonMfn (Amazon MFN Merchant Fulfillment Network), AmazonVendor (Amazon Vendoren), App4Sales (Offline Auftragserfassung für Aussendienst-Mitarbeiter), Brickfox (Portal zur Anbindung multipler Dienste), DS (DS Logistics), EDI (Electronic Data Interchange), EDI (Sport 2000), Netstock, OpenTrans (XML-Format), Pixi (Descartes Pixi WMS), Smarty (Template-Generator für beliebige Textformate). Die Beschreibung der Formate und weitergehende Hinweise finden sich in den jeweiligen Modulen. Bitte zunächst das Übertragungsformat eines Accounts umstellen und dann im Modul die Hilfeseite aufrufen.
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Typ → Die folgenden technischen Übertragungsarten (Typ) stehen im Standard zur Verfügung: FTP, FTPS (Benutzername und Passwort, keine Zertifikate), SFTP, E-Mail, Lokale Speicherung auf Server, API
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Codierung (Senden) → Auswahl in welcher Codierung die Übertragung gesendet werden soll (UTF-8, ISO-8859-1, ISO-8859-15, Windows-1252, CP1256)
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Server → Angabe des Servers, wo die Übertragung hingehen soll
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Port → Port am Empfängerserver, der angesprochen wird
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SSL → Angabe, ob die Übertragung mit SSL verschlüsselt werden soll
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Username → der User der in xentral eingeloggt, wird durch xentral vorausgefüllt. Dieser lässt sich allerdings händisch ändern
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Passwort → Passwort in xentral des entsprechenden Users
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OAuth Client ID → Client-ID vom Dienst, bei dem die API eingerichtet ist
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OAuth Client Secret → Client Secret vom Dienst, bei dem die API eingerichtet ist
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OAuth URL → URL, zu der die Berechtigung der Nutzung der Daten vom Dienst zurück an xentral geschickt werden soll
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Speicherort (Ausgang) → Ausgang der Belege von xentral (Optional, wenn xentral von Fulfilment-Dienstleistern genutzt wird. Ausgabe der "Sonstigen Aktionen" Lagerzahlen und Trackingnummern für Slave-xentral bzw. ERP von Kunden)
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Dateiname Prefix → Alle Dateinamen mit diesem Prefix werden ignoriert
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Antwort-Speicherort (Eingang) → Eingang für Aufträge, Lager, Tracking, Artikel etc.
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Antwort-Dateiname Prefix → Alle Antwort-Dateiennamen mit diesem Prefix werden ignoriert
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Löschen von Server nach Download → Diese Dateien werden nach dem Download vom Server gelöscht
Belege versenden
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Belegart → Verfügbare Belege für die Übertragung sind: Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Angebot, Lieferschein, Bestellung, Retoure, Verbindlichkeit, Wareneingang QS-Report. Alternativ, z.B. wenn nur die Übertragung von Lagerbestandswerten gewünscht ist, kann "keine Belege" gewählt werden.
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Belegstatus → Angabe ob der Status angelegt, freigegeben, versendet oder abgeschlossen ist
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Projekt → Zuordnung der Übertragung zu einem Projekt
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Adresse → Adresse, zu der der Beleg gesendet werden soll
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Gruppe → Angabe, zu welcher Gruppe die Adresse gehört
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Manuelle Freigabe erforderlich → Angabe, dass Belege zuerst manuell freigegeben werden
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Start ab ID → Rechnungs-ID auswählen, ab der die Übertragung beginnen soll
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Start ab Datum → Datum, ab dem die Übertragung starten soll
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Labels → Auswahl von selbstdefinierten Labels, die der Übertragung zugeordnet werden. In der Übersicht kann dann nach diesen Labels gefiltert werden. Dabei ist zu beachten, dass bei Vergabe mehrerer Labels, beim Filtern auch nach allen gefiltert werden muss, damit diese in der Übersicht erscheint
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Briefpapier im XML → Auswahl, dass das Briefpapier Base64encodiert in XML gespeichert wird
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Maximale gleichzeitige Übertragungen → Anzahl der Belege, die der Prozessstarter gleichzeitig überträgt. Als Default Wert ist hier "0" eingetragen. Eingetragene Werte <1 bedeuten in diesem Fall, dass der beschriebene Standard von 10 verwendet wird. Deshalb bedeutet der Eintrag “0”, dass maximal 10 Belege pro Intervall des Prozessstarters übertragen werden.
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Jeder Beleg in einer eigenen XML → Auswahl, dass jeder Beleg in einer eigenen XML gespeichert wird. Wir empfehlen dir, diese Option zu aktivieren
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XML-Zusatz → Angabe des XML-Zusatzes
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Tracking Mail → Angabe, dass eine Tracking-Mail versendet wird
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Rechnung Mail → Angabe, dass die Rechnungs-E-Mail automatisch versendet wird, wenn die Trackingnummer vom Fulfiller zurückgemeldet wird. Bei mehreren Trackingnummern erfolgt der Versand der Rechnungs-E-Mail nur einmal. Die Voraussetzungen hierfür sind, dass der Haken im Übertragungen Modul für "Rechnung Mail" gesetzt ist, die Rechnung mit den Kunden E-Mail Adressen und Kundennamen bereits vorhanden ist und dass der Rechnungsbetrag größer als 0 ist
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Rechnung anlegen → Auswahl, dass, wenn der Lieferschein bzw. die Trackingnummer zurückgemeldet wird und die passende Rechnung noch fehlt, automatisch eine Rechnung angelegt wird
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Datei im Anhang übertragen → Auswahl, dass die Datei im Anhang übertragen wird
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Anhang übertragen als → Auswahl, wie der Anhang übertragen werden soll (als eigene Datei oder Base64-Codiert im Beleg)
Belege empfangen
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Aufträge/ Angebote empfangen → Angabe, dass Aufträge bzw. Angebote empfangen werden sollen
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Kundennummer aus Fremdsystem übernehmen → Angabe, dass die Kundennummer aus dem Fremdsystem übernommen werden soll
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Bestellungen empfangen → Angabe, dass Bestellungen empfangen werden sollen
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Produktion statt Bestellung anlegen → Angabe, dass eine Produktion anstatt eine Bestellung angelegt werden soll
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Eigene Adresse → Auswahl der eigenen Adresse. Diese muss zuvor unter Stammdaten → Adressen angelegt worden sein
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Lagerzahlen empfangen → Auswahl, dass die Lagerzahlen empfangen werden sollen
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Lagerplatz in Dateieingang ignorieren → Angabe, dass der Lagerplatz im Dateieingang ignoriert werden soll
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Lager → Lagerplatz für Rückmeldungen ohne Lagerplatzangabe
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Tracking empfangen → Angabe, dass ein Tracking empfangen werden soll
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Automatische Rückmeldung → Unabhängig von Lieferscheinen und Trackingnummern wird nach X Tagen spätestens ein Auftrag final abgeschlossen und eventuell an Shops und Marktplätze zurückgemeldet. Es werden nur Aufträge beachtet, die max. vor 14 Tagen per Übertragungenmodul versendet wurden
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Artikel empfangen Nicht gefundene Artikel → Angabe, dass, wenn Artikel empfangen, aber nicht gefunden werden, im Übertragen Monitor ein Fehler angezeigt wird
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Lieferantennummer auch durchsuchen → Angabe, dass Lieferantennummern ebenfalls durchsucht werden sollen
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Bestellung immer auf Lieferant buchen → Angabe, dass eine Bestellung immer auf den Lieferanten gebucht wird
Artikel anlegen
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Fehlende Artikel anlegen → Angabe, dass fehlende Artikel aus Auftragspositionen automatisch angelegt werden sollen
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Fehlende Artikel als Lagerartikel markieren → Angabe, dass fehlende Artikel als Lagerartikel markiert werden sollen
Artikel empfangen
Mit dieser Übersicht ist es prinzipiell möglich, Artikel zu importieren oder ein Update auf die Artikel auszuführen:
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Artikel empfangen (neue Artikel) → Angabe, dass Artikeldaten beim Empfangen beachten werden
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Artikel updaten → Angabe, dass bei Abweichungen von Artikeldaten zu den Stammdaten die abweichenden Informationen überschrieben werden sollen
Diese Aktionen sind mit den Formaten XML und CSV möglich. Es gibt jedoch einige Abweichungen bei diesen Formaten, da beide auf vermutlich vorher schon existierende Methoden zurückgreifen.
Format CSV
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Die Felder müssen dabei wie die Felder in der Importvorlage heißen (module=importvorlage&action=formate)
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Plichtfelder: nummer, name_de, ean müssen in der CSV-Datei vorhanden sein
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Es können neue Artikel angelegt werden
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Um neue Artikel anlegen zu können, müssen folgende Felder vorhanden sein: nummer, name_de, ean
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Alle anderen möglichen Felder entsprechen denen der Importvorlage unter module=importvorlage&action=formate
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Wenn du nur "Artikel empfangen (neue Artikel)" verwendest:
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Wenn du nur "Artikel updaten" auswählst:
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Updates von Artikeln sind möglich, dabei muss die Artikelnummer gleich bleiben, der Rest kann verändert werden
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Es werden aber auch neue Artikel angelegt, womit hier eigentlich der Haken "Artikel empfangen (neue Artikel)" obsolet wird
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Wenn "Artikel empfangen (neue Artikel)" und "Artikel updaten" ausgeführt wird:
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Updates und neu anlegen funktioniert
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Format XML
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Wenn nur "Artikel empfangen (neue Artikel)" ausgeführt wird:
-
Es können neue Artikel angelegt werden
-
Um neue Artikel anlegen zu können, müssen folgende Felder vorhanden sein: anlegen (z.B. mit Wert 1), nummer, name_de
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Alle anderen möglichen Felder entsprechen denen der Importvorlage unter module=importvorlage&action=formate
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Wenn nur "Artikel updaten" ausgeführt wird:
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Updates von Artikeln sind möglich, dabei muss die Artikelnummer gleich bleiben, der Rest kann verändert werden
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-
Wenn "Artikel empfangen (neue Artikel)" und "Artikel updaten" ausgeführt wird:
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Updates von Artikeln sind möglich, es können aber keine neuen Artikel angelegt werden
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Lagerzahlen
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Lagerzahlen von xentral zu Fremdsystem → Angabe, dass die Lagerzahlen von xentral zum Fremdsystem übergeben werden sollen
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Lager → Auswahl des Lagers
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Lagerplatz → Auswahl des Lagerplatzes
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"Verkaufbare" Menge senden → Angabe, dass die verkaufbare (vorhandene - reservierte Menge) Menge gesendet werden soll
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Übertragung um → Angabe der Uhrzeit, wann die Übertragung stattfinden soll
Verkaufsreport
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Verkaufsreport senden → Angabe, dass ein Verkaufsreport gesendet werden soll
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Zeitbereich → Auswahl, ob der Verkaufsreport täglich, wöchentlich oder monatlich gesendet werden soll
sonstige Aktionen
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Tracking von xentral zu Fremdsystem → Angabe, dass ein Tracking von xentral zum Fremdsystem stattfinden soll. Hinweis: Aktuell kann Trackingnummer von xentral zu Fremdsystem nur für das Übertragungsformat XML, nicht jedoch für CSV, ausgespielt werden
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Artikel übertragen → Mit diesem Button können Artikel auf das Fremdsystem übertragen werden
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automatisch neue Artikel übertragen → Angabe, dass neue Artikel automatisch auf das Fremdsystem übertragen werden
Mithilfe von Brickfox und Pixi (Descartes Pixi WMS) als zusätzliche Transfer-Module lassen sich weitere Schnittstellen und Übertragungsformate in xentral konfigurieren. Zunächst ist das Übertragungsformat eines Accounts umzustellen und dann im Modul die Hilfeseite aufzurufen.
Das Warehouse Management System (WMS) Pixi kann an xentral angebunden werden, wobei in Pixi die Bewegungen im Warenlager und die Auftragsverarbeitung spezifischer ausgeprägt ist als in xentral. Pixi ist in der Lage, Artikel sowie Lagerzahlen zu Artikel zu synchronisieren. Soll der Bestand aller aktiv verwendbaren Artikel in einem Lager zusammengefasst werden, ist diese Angabe in der Übersicht "Belege empfangen" zu machen. Dabei werden im zuvor definierten Standardlager alle Pixi Pick-Locations gebündelt. Es wird hier der physische Bestand importiert, nicht der verfügbare, also der physische abzgl. der offenen Bestellungen.
Nachdem der Auftrag vom Shop importiert wurde, wird dieser in xentral bearbeitet. Wenn der Auftrag versandfertig ist, wird er an Pixi weitergeleitet. Diese Rückmeldung erfolgt über das "Übertragungen"-Modul.
Zunächst ist als Übertragungsformat aus dem Drop-Down Menü "Pixi" auszuwählen.
Danach kann in der Übersicht "Sonstige Aktionen" angegeben werden, wie die Übertragung stattfinden soll.
Es ist möglich, die Artikel auf das Fremdsystem zu übertragen. Sperr-Artikel werden nicht übertragen und es ist auch nicht möglich, Projektfilter zu setzen. Das bedeutet, dass die Artikel unabhängig vom Projekt übertragen werden.
Um Artikel korrekt zu übertragen, Aufträge zu importieren, Rückmeldungen zu senden, Lagerzahlen zu synchronisieren und verschiedene Belegtypen korrekt zu übertragen, wird der Prozessstarter "Übertragenmodul (Fulfillment, Übertragen, EDI, XML)" verwendet.
Im Gegensatz zu Pixi ist es mit Brickfox nicht möglich, Lagerzahlen von Brickfox zu xentral zu synchronisieren. Es funktioniert lediglich der Auftragsimport bzw. die Bestellabholung. Es ist aber möglich, von xentral zu Brickfox Artikeldaten, Kategorien, Hersteller und Trackingdaten zu übertragen.
Für eine Anwendung von Brickfox ist als Übertragungsformat "Brickfox (Beta)" aus dem Drop-Down Menü auszuwählen.
Bestimmte Artikel synchronisieren nur, wenn der Artikel komplett neu ist und die Übertragung erlaubt worden ist. Erst beim nächsten Durchlauf des oben erwähnten Prozessstarters "Übertragenmodul" werden das Lager und die Uhrzeit des Artikelexports übertragen. Nur wenn im Übertragenmodul alle Vorgaben erfüllt sind, kann der Prozessstarter korrekt durchlaufen.
Anmerkung
Es kann zu doppelten Importen kommen, wenn die folgenden Bedingungen vorliegen:
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Die Dateibezeichnung einer bereits ausgelesenen Datei wird auf dem Server umbenannt. Dadurch wird die Datei als neue Datei wahrgenommen
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Die Bereinigung der Logtabellen für die Übertragungen-Dateien ist aktiviert (Grundeinstellungen → Bereinigung)
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Dateien werden nach der Verarbeitung nicht vom Server gelöscht. Diese Einstellung kann im Übertragungen Modul für den Account geändert werden. Die Einstellung findet sich unter Details im Bereich "Kommunikation". Zum Löschen wird ein Haken bei "Löschen von Server nach Download" gesetzt.
Es handelt sich um ein TransferModul als Teil des Übertragen-Moduls. Für den Betrieb ist das Modul Übertragungen (CSV/XML/EDI/PDF) notwendig.
Folgende Synchronisationen sind möglich:
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Lagerzahlen können von xentral nach Brickfox synchronisiert werden
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In Pixi können Artikelbestände nach xentral abgeholt werden
Anmerkung
Diese Vorgänge sind eindimensional, d.h. sie funktionieren nur in der hier angegebenen Richtung. Eine Funktionsweise in die andere Richtung ist nicht gegeben.
In diesem Tab liegt eine Auflistung aller zu übertragenden Dateien, die manuell freigegeben werden müssen. Dies funktioniert, indem die entsprechenden Übertragungen ausgewählt und dann über den Button "freigeben" freigegeben werden.
In diesem Tab können die Belege, die übertragen werden sollen, ausgewählt und anschließend mit dem Button "Auftrag zum Übertragen hinzufügen" in die Liste hinzugefügt werden. Bei der nächsten Übertragung werden diese Belege hinzugefügt und wandern in den Tab "Übertragen". Die Abarbeitung der hier gesammelten Dokumente erfolgt via Prozessstarter und ist pro Durchlauf auf eine Anzahl limitiert (Limitierung bei den Einstellungen zur Schnittstelle). Belege können über den Button "Requests löschen" wieder aus der Liste entfernt werden.
In diesem Tab liegt eine Auflistung aller Belege, die bereits übertragen wurden. Der Liste kann u. a. das Datum und die Uhrzeit der Übertragung entnommen werden. Die Dateien können auf dem Server gelöscht werden. Die Übertragungshistorie wird zusätzlich abgespeichert und protokolliert.
In diesem Tab befinden sich die übertragenen XML Dateien. Auch wenn die Dateien auf dem Server gelöscht werden, wird die Historie hier angezeigt.
Wurde unter dem Tab "Details" die Trackingoption ausgewählt, erscheinen hier alle Trackingdaten aufgelistet. Es werden also alle zurückgemeldeten Trackingnummern angezeigt. Übertragene Dokumente ohne Tracking Nummern können im Tab "Übertragen" eingesehen werden.
Wurde unter dem Tab "Details" die Lagerzahlenoption ausgewählt, erscheinen hier alle zurückgemeldeten Lagerzahlen aufgelistet.
Wurde unter dem Tab "Details" die Option "Artikel empfangen Nicht gefundene Artikel" ausgewählt, so erscheinen alle Fehler aufgelistet in dem Tab "Fehler". Dies entspricht also einem Fehlerprotokoll aller nicht verarbeiteten Daten. Kann eine Tracking Nummer nicht dem passenden Dokument zugeordnet werden, so wird hier im Fehlerprotokoll ein Eintrag erzeugt. Gibt es zu einem Dokument nach wie vor keine Tracking Nummer, so kann im Fehlerprotokoll nachgeprüft werden, ob es hier evtl. eine falsche Rückmeldung gab. Gibt es keine Einträge, so wurde die Trackingnummer auch nicht zurück gemeldet.
Wenn du neue Artikel an ein Fremdsystem übertragen willst musst du im Übertragungen Modul den Haken bei "automatisch neue Artikel Übertragen:" setzen.
Es ist anzumerken, dass dies nicht für geänderte Artikel gilt. Wenn du geänderte Artikel übertragen willst, klicke auf den Button "Artikel auf Fremdsystem übertragen". So werden alle Artikel, inklusive der geänderten Artikel, erneut übertragen.
Die Anbindung an einen Fulfillment Dienstleister ermöglicht u.a. die Übertragung von XML-Strukturen oder CSV-Dateien an einen Fulfiller und im Anschluss daran, das Einlesen der vom Fulfiller zurückgemeldeten Daten wie z.B. Trackingnummern, Lagerbestände, Mindesthaltbarkeitsdaten etc. Die Schnittstelle ermöglicht ebenso ein Einlesen von neuen Kundenaufträgen z.B. aus einer externen Software/Auftragsplattform (z.B. EBISS). Generell ist es möglich, Daten als Datei auf einem Server abzulegen. Diese Daten werden dann vom Fulfiller abgeholt und weiterverarbeitet. Der Fulfiller meldet im Anschluss, z.B. 1x täglich (nachts), die Trackingnummern, aktualisierte Lagerbestände und z.B. auch MHDs an den Server zurück. Diese Daten werden über einen Cronjob von xentral eingelesen und im System aktualisiert. Eine Rückmeldung an Shops zur Bestandsaktualisierung oder der Trackingnummer an den Shop, als gleichzeitigen Trigger für eine Rechnungs-E-Mail, sind parallel möglich.
Anmerkung
Die Deaktivierung der automatischen Rückmeldung beim Online-Shop muss zwingend im Zusammenhang mit dem "Übertragungen" Modul (Fulfillment Anbindung) verwendet werden, da sonst Aufträge immer ohne Trackingnummer gemeldet werden. Sollen die Aufträge mit Trackingnummer gemeldet werden, ist das Kästchen bei "Automatische Rückmeldung deaktivieren" anzuhaken:
Die Weiterverarbeitung der Daten und das Ablegen der Rückmeldungs-Datei für xentral mit den notwendigen Feldern wird meist durch den Fulfiller definiert und erstellt. Im folgenden Ablaufschema ist die Interaktion zwischen xentral, einem Onlineshop / Marktplatz und einem Versanddienstleister / Fulfiller im Grundsatz dargestellt.
Die Schnittstelle ermöglicht ebenso ein Einlesen von neuen Kundenaufträgen z.B. aus einer externen Software/Auftragsplattform (z.B. e.biss oder App4Sales). Dabei werden benötigte Stammdaten (Artikel oder Kundennamen) in beiden Systemen synchronisiert. Die Auftragserfassung kann z.B. auch offline erfolgen.
Übersicht
xentral kommuniziert mit Netstock über zwei verschiedene Wege. Die ausgehenden Daten (insbesondere Aufträge und Lagerbestände) werden über die Netstock App an Netstock ausgespielt. Die eingehenden Daten (Bestellungen oder Produktionen) werden über das Übertragen-Modul mit dem Transfer-Modul Netstock abgearbeitet. Bitte beachte, dass daher zum Einsatz der Netzwerk Schnittstelle das Übertragen-Modul notwendig ist.
Einrichtung Transfer-Modul Netstock
Um eingehende Bestellungen in xentral verarbeiten zu können, wird dem Transfer-Modul zunächst ein API-Account zugewiesen. Die Zugangsdaten werden von Netstock bereitgestellt. Anschließend wird der Datenaustauschkanal eingerichtet.
-
Erfolgt der Datenaustausch über FTP werden zunächst die Zugangsdaten eingetragen. Diese Zugangsdaten (Servername, Port, Benutzername und Passwort) erhalten Sie von Netstock. Gegebenenfalls ist die Angabe eines Präfixes für den Dateinamen (po_) nötig.
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Alternativ können die Daten auch über einen lokalen Server-Ordner (z.B. /from_netstock) ausgetauscht werden. Dazu wird lediglich der lokale Eingangsordner im Transfermodul eingetragen. Gegebenenfalls ist die Angabe eines Präfixes für den Dateinamen (po_) nötig. Der Transfer über einen lokalen Eingangsordner ist auf Xentral Cloud-Instanzen nicht möglich, in diesem Fall ist der Datenaustausch über FTP vorzuziehen.
Im Anschluss sind weitere Einstellungen für das Empfangen bzw. die korrekte Verarbeitung zu treffen:
Belege Empfangen
Einstellungen links
Kundennummer aus Fremdsystem übernehmen
Übernimmt die Lieferantennummer und ermittelt so den korrekten Lieferanten
Bestellungen empfangen
Bitte diese Option aktivieren, um Bestellungen zu empfangen
Produktion statt Bestellung anlegen
Statt Bestellungen werden Produktionen angelegt. Dazu wird die unter “Eigene Adresse” angegebene Adresse für den angelegten Produktionsauftrag verwendet.
Eigene Adresse
Auswahl der eigenen Adresse als Adresse für Produktionsaufträge
Anmerkung
Es werden Bestellungen im Status "angelegt" (Entwurf) importiert und Lieferantennummer und Artikelnummer müssen bekannt sein.
Um Verbindlichkeiten zu importieren, benötigst du folgendes:
-
XML-Datei mit einer oder mehreren Verbindlichkeiten, die sich auf einem FTP-Server befindet
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Prozessstarter api_uebertragungen ist aktiv
Eine Beispiel-XML-Datei für Verbindlichkeiten findest du hier.
Gehe wie folgt vor, um eine Verbindlichkeit zu importieren:
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Navigiere zu Administration > Schnittstellen > Übertragungen (CSV / XML / EDI / PDF).
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Lege einen neuen Account an, wie im Abschnitt Neuen Übertragungen-Account anlegen beschrieben.
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Wähle das Übertragungsformat XML.
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Wähle den Typ FTP.
-
Gib die Zugangsdaten deines FTP-Servers ein (Server, Port, Username, Passwort).
-
Gib den Pfad zu deinen XML-Dateien auf deinem FTP-Server unter Antwort-Speicherort (Eingang) ein.
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Wähle im Dropdown-Menü Belegart im Bereich Belege versenden die Option Verbindlichkeit.
-
Setze im Bereich Belege empfangen ein Häkchen bei Verbindlichkeit.
-
Klicke auf Speichern.
Die Datei wird importiert, sobald der Prozessstarter api_uebertragungen das nächste Mal ausgeführt wird.
Wichtig
Es gibt einige Dinge, die du während des Importprozesses beachten musst:
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Eine Datei mit einem identischen Namen kann nicht importiert werden. Du solltest also die Datei nach jedem Import umbenennen.
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Duplikate werden nicht importiert. Eine Verbindlichkeit wird als Duplikat angesehen, wenn Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Lieferantenadresse identisch sind.
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Der Lieferant wird über die Lieferantennummer oder die GLN identifiziert. Falls diese nicht gefunden werden, erhältst du eine Fehlermeldung. Ist die Lieferantennummer new oder neu wird ein neuer Lieferant angelegt.
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Die Positionen der Verbindlichkeit müssen bereits im System existieren. Es werden keine neuen Artikel erstellt.
-
Bestehende Verbindlichkeiten können durch den Import nicht verändert werden.
Die XML-Datei sollte die Struktur aufweisen, die in der Beispieldatei beschrieben ist:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<response>
<xml>
<verbindlichkeit_list>
<verbindlichkeit>
<rechnung>200001</rechnung>
<zahlbarbis>2022-02-22</zahlbarbis>
<eingangsdatum>2021-12-01</eingangsdatum>
<rechnungsdatum>2021-11-29</rechnungsdatum>
<betrag>200.0</betrag>
<waehrung>EUR</waehrung>
<zahlungsweise>rechnung</zahlungsweise>
<umsatzsteuer>deutschland</umsatzsteuer>
<summenormal>10.0</summenormal>
<ustnormal>5.0</ustnormal>
<summeermaessigt>5.0</summeermaessigt>
<ustermaessigt>2.5</ustermaessigt>
<ustid>111-222-333</ustid>
<bezahlt>1</bezahlt>
<betragbezahlt>200.0</betragbezahlt>
<status_beleg>angelegt</status_beleg>
<kurs>1.0</kurs>
<summesatz3>20.0</summesatz3>
<uststuer3>10.0</uststuer3>
<steuersatzname3>tax3</steuersatzname3>
<summesatz4>30.0</summesatz4>
<uststuer4>15.0</uststuer4>
<steuersatzname4>tax4</steuersatzname4>
<skonto>0.3</skonto>
<skonto_erhalten>6</skonto_erhalten>
<skontobis>2022-01-22</skontobis>
<bestellung>4001</bestellung>
<projekt>STANDARD</projekt>
<auftrag>3001</auftrag>
<bezahltam>2022-01-23</bezahltam>
<kostenstelle>01002</kostenstelle>
<sachkonto>account_01</sachkonto>
<verwendungszweck>an order</verwendungszweck>
<frachtkosten>45.0</frachtkosten>
<internebemerkung>nice liability</internebemerkung>
<klaerfall>1</klaerfall>
<klaergrund>there are open questions</klaergrund>
<typ>Mr.</typ>
<name>test name</name>
<abteilung>department</abteilung>
<unterabteilung>sub-department</unterabteilung>
<ansprechpartner>contact person</ansprechpartner>
<adresszusatz>additional address</adresszusatz>
<strasse>street</strasse>
<land>country</land>
<plz>86150</plz>
<ort>city</ort>
<email>mail@test.com</email>
<telefon>1234 5678</telefon>
<telefax>1234 567-8</telefax>
<partner>partner name</partner>
<lieferantennummer>neu</lieferantennummer>
<gln>1001-01</gln>
<verbindlichkeit_position_list>
<verbindlichkeit_position>
<projekt>STANDARD</projekt>
<bestellnummer>xxxxxxxxx</bestellnummer>
<einheit>unit</einheit>
<vpe>packaging unit</vpe>
<bezeichnung>product</bezeichnung>
<umsatzsteuer>normal</umsatzsteuer>
<beschreibung>description</beschreibung>
<lieferdatum>2021-08-22</lieferdatum>
<steuersatz>1.2</steuersatz>
<steuertext>tax stuff</steuertext>
<kostenstelle>1234567890</kostenstelle>
<menge>1.00</menge>
<preis>13.37</preis>
</verbindlichkeit_position>
</verbindlichkeit_position_list>
</verbindlichkeit>
</verbindlichkeit_list>
</xml>
</response>
Um die Übertragung einer XML- oder CSV-Datei von Xentral nach außen zu ermöglichen, musst du die Accounts, wie im Abschnitt Accounts beschrieben, einrichten.
Unter API kann der eingerichtete Account hinterlegt werden. Unter XML-Zusatz kann die ausgehende XML-Datei um kundenspezifische Zusatzspezifikationen erweitert werden. Unter "Start ab ID" kann die Rechnungs-ID gewählt werden, ab der die Übertragung beginnen soll. Um zu testen, ob die Übertragung erfolgreich eingerichtet wurde, kann der Prozessstarter und die Übertragung aktiviert sowie die letzte Rechnungs-ID und den dazugehörigen Status eingetragen und abgespeichert werden. Nach Ablauf des eingestellten Intervalls sollte eine Email mit der XML-Datei zugestellt werden.
Es wird ein Online-Shop betrieben, der bereits an xentral angebunden ist. Nun soll der gesamten Versandprozess über einen Fulfillment-Dienstleister abgewickelt werden. Der Dienstleister erhält von xentral die Informationen des Lieferscheins und meldet eine Trackingnummer und den Lagerabzug zurück. Um diese Rückmeldung zu erhalten, muss eine Übertragung eingerichtet werden. Es gibt vier Möglichkeiten die Daten an den Dienstleister zu schicken:
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FTP
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FTPS (nur mit Benutzername + Passwort, nicht bei der Nutzung von Zertifikaten)
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E-Mail
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Lokales Verzeichnis auf Server von xentral
Zudem gibt es die folgenden Übertragungsformate, die im DropDown ausgewählt werden können:
Die Daten können über das Modul neben einer XML-Datei auch als CSV-Datei übertragen werden.
Unter „+Neu“ kann nun eine Übertragung zum Fulfillment Dienstleister angelegt werden. Dort kann auch die Art bzw. der Typ der Übertragung und das Datenformat festgelegt werden.
Im Bereich Kommunikation kann dann der FTP-Account mit den Ein- und Ausgangsordnern hinterlegt und entschieden werden, ob die von der zurückmeldenden Stelle abgelegten Dateien (bspw. Tracking) nach dem Download vom Server gelöscht werden sollen. Im Bereich Belege Versenden können alle Einstellungen für ausgehende Dateien vorgenommen werden. Im Ausgang muss die Belegart, der Status und/oder eine BelegID oder ein Datum angegeben werden, ab dem die Übertragung stattfinden soll. Zudem kann festlegt werden, welche Email-Benachrichtigungen an die Adresse versendet werden sollen.
Sollen Dateien mit an den Fulfillment-Dienstleister übertragen werden (PDF-Datei vom Lieferschein bzw. weitere Anhänge), muss zudem folgende Option aktiviert sein: "Datei Anhang übertragen" (Reiter Accounts).
Im Bereich "Belege empfangen" kann festgelegt werden, welche Belege vom System empfangen werden sollen. Zudem ist es in diesem Bereich auch möglich Lagerzahlen von Fremdsystemen zu empfangen und diese auf ein bestimmtes Lager in xentral zu mappen. Außerdem kann hier das Empfangen von Tracking-Nachrichten als Antwort auf den übermittelten Lieferschein und von Artikel aus Fremdsystemen aktiviert werden.
Im Bereich Lagerzahlen kann die Übertragung der Lagerzahlen zu einem Fremdsystem konfiguriert werden. Wenn hier kein Lager oder Regal ausgewählt wurde, kann der komplette Bestand des Systems an das Fremdsystem übertragen werden. Sollte eine Angabe bei Lager oder Lagerplatz vorhanden sein, wird die Übertragung dementsprechend eingeschränkt. Außerdem können verschiedene Zeitpunkte definiert werden, an denen die Übertragung stattfinden soll.
Anmerkung
Der API Account für das Feld "API" wird unter Administration → Einstellungen → System → API Account angelegt.
Um die Rückmeldung des Fulfillment-Dienstleisters vom FTP-Server abzuholen, muss über Administration → Einstellungen → System → Prozessstarter ein neuer Cronjob angelegt werden. Dieser holt die zurückgemeldeten Lieferungen in einem definierten Zeitintervall ab und spielt diese in xentral ein. Nähere Informationen zur Einrichtung des Cronjobs befindet sich hier. Werden die Lieferungen erfolgreich zurückgemeldet, so füllt sich die Liste der Übertragungen.