In deinem ERP-System oder Warenwirtschaftssystem findest du eine Vielzahl von Daten, die dir helfen, dein Unternehmen effizient zu steuern und strategisch weiterzuentwickeln. Hier erfährst du, warum es sinnvoll ist, diese Daten regelmäßig zu analysieren und wie du die Informationen nutzen kannst, um deine Geschäftsprozesse zu optimieren.
In diesem Artikel findest du:
Ein leistungsfähiges Berichtswesen ist für dein Unternehmen immer von Bedeutung - unabhängig von Größe und Branche. Es spielt eine zentrale Rolle dabei, wie Informationen gesammelt, analysiert und genutzt werden, damit du strategische und operative Entscheidungen treffen kannst. Hier sind einige Gründe, warum du sowohl als kleineres mittelständisches Unternehmen als auch ein schnell wachsender E-Commerce-Kunde, der im Bereich multichannel unterwegs ist und evtl. bereits international expandiert, von einem robusten Berichtswesen profitieren:
Ein ERP-Berichtswesen ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu überwachen und zu analysieren, um Ineffizienzen und unnötige Kosten zu identifizieren. Für kleinere mittelständische Unternehmen kann dies bedeuten, dass sie ihre Ressourcen besser einsetzen und ihre Betriebskosten optimieren. Für E-Commerce-Unternehmen, die schnelles Wachstum und Skalierung erleben, ist es entscheidend, die Kontrolle über die Kosten zu behalten, während sie neue Märkte und Vertriebskanäle erschließen.
Durch ein umfassendes Berichtssystem erhalten Unternehmen detaillierte Einblicke in alle Aspekte ihrer Operationen – von der Finanzlage über die Lagerbestände bis hin zu Kundeninteraktionen. Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung, die auf aktuellen und genauen Daten basiert. Sowohl mittelständische als auch schnell wachsende E-Commerce-Unternehmen können durch datengetriebene Entscheidungen ihre Strategien effektiver planen und umsetzen.
ERP-Berichte können wertvolle Einsichten in das Kundenverhalten und die Kundenzufriedenheit liefern. Dies hilft Unternehmen, ihre Dienstleistungen oder Produkte besser auf die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Kunden abzustimmen. Für E-Commerce-Unternehmen, die in mehreren Kanälen und Ländern operieren, ist es entscheidend, die Präferenzen und Verhaltensweisen verschiedener Kundengruppen zu verstehen, um erfolgreiche Marketingstrategien und Serviceangebote zu entwickeln.
Ein flexibles Berichtswesen unterstützt Unternehmen nicht nur im täglichen Betrieb, sondern auch in der Wachstumsphase. Für mittelständische Unternehmen, die expandieren möchten, bietet das Berichtswesen die notwendige Übersicht und Detailtiefe, um neue Geschäftschancen zu identifizieren und Risiken zu managen. E-Commerce-Unternehmen, die schnell wachsen und international expandieren, benötigen ein robustes System, um die Komplexität von Mehrkanalvertrieb und grenzüberschreitender Logistik zu bewältigen.
Mit zunehmender Unternehmensgröße und -komplexität steigen auch die Anforderungen an gesetzliche Berichterstattungen und Compliance. Ein solides Berichtswesen stellt sicher, dass alle relevanten Daten korrekt und rechtzeitig für interne Prüfungen und externe Berichterstattungen verfügbar sind. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind oder strenge Finanzvorschriften einhalten müssen. Es bietet die Werkzeuge und Informationen, die benötigt werden, um auf einem wettbewerbsintensiven Markt erfolgreich zu sein und nachhaltig zu wachsen.
Tipp
Durch die konsequente Nutzung und Analyse der Daten deines ERP-Systems kannst du nicht nur deine Geschäftsprozesse verstehen und verbessern, sondern auch proaktiv auf Veränderungen im Markt reagieren. Dies ist entscheidend, um in einem dynamischen Geschäftsumfeld erfolgreich zu sein.
Durch die regelmäßige Analyse deines Brutto- und Nettoumsatzes erhältst du wertvolle Einblicke in die tatsächlichen Einnahmen deines Unternehmens nach Abzug aller Rabatte, Retouren und Stornierungen. Diese Informationen sind entscheidend, um deine Preisgestaltung anzupassen und deine Profitabilität zu maximieren. Der Rohertrag zeigt dir, wie effektiv du die Kosten kontrollierst und gibt Hinweise, wo du eventuell Kosten reduzieren kannst.
Hohe Retouren oder Stornierungen können auf Probleme hindeuten, sei es in Bezug auf die Produktqualität oder den Kundenservice. Indem du diese Quoten analysierst, kannst du herausfinden, welche Produkte oder Dienstleistungen möglicherweise verbessert werden müssen, um die Kundenzufriedenheit und -bindung zu erhöhen.
Eine effiziente Lagerhaltung ist entscheidend, um unnötige Kosten zu vermeiden und die Kapitalbindung zu minimieren. Überwache regelmäßig die Kennzahlen deines Lagers, wie den Lagerumschlag und die Bestandsreichweite. Dies hilft dir, deine Bestellprozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass du immer genügend, aber nie zu viel Ware auf Lager hast.
Analysiere deine B2B-Verkaufsdaten, um besser zu verstehen, welche Produkte oder Dienstleistungen bei deinen Geschäftskunden besonders gefragt sind. Diese Einsichten ermöglichen es dir, deine Vertriebsstrategien gezielt zu verbessern und die Beziehungen zu deinen Geschäftskunden zu stärken.
Eine akkurate Pflege der Stammdaten ist grundlegend für reibungslose Geschäftsabläufe. Stelle sicher, dass deine Stammdaten immer aktuell und korrekt sind, um Fehler in der Auftragsbearbeitung und Kundenbetreuung zu vermeiden und die Effizienz deiner operativen Prozesse zu steigern.
Nutze die Möglichkeit, eigene Berichte zu erstellen, um spezifische, auf deine Bedürfnisse zugeschnittene Analysen durchzuführen. Ob durch einfache No-Code-Optionen oder komplexe SQL-Abfragen – du kannst tiefgehende Einblicke in deine speziellen Geschäftsumstände gewinnen und fundierte, datenbasierte Entscheidungen treffen.
Hinweis
Situation: Du leitest ein E-Commerce-Unternehmen, das sowohl an Endverbraucher (B2C) als auch an Geschäftskunden (B2B) verkauft. Dein Sortiment umfasst sowohl Standardprodukte als auch hochpreisige Artikel für spezialisierte Anwendungen. Du stellst fest, dass die Umsätze stark variieren, besonders zwischen den verschiedenen Kundensegmenten.
Ziel: Du möchtest die Umsätze genauer analysieren, um die Leistung in den B2C- und B2B-Bereichen zu verstehen und herauszufinden, wie du deine Verkaufsstrategien optimieren kannst.
Tipp
Eingesetzter Bericht: Aufträge je Projekt (falls Abgrenzung über Projekte erfolgt), Aufträge je Kundengruppe (falls Abgrenzung über Kundengruppen erfolgt).
Dieser Bericht hilft dir, die Auftragsumsätze detailliert zu betrachten und Unterschiede zwischen den B2B- und B2C-Umsätzen zu analysieren. Er zeigt dir, wo die größten Umsatzquellen liegen und wie Rabatte und Retouren die Profitabilität beeinflussen.
Umsetzung:
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Analyse der Auftragsumsätze: Du vergleichst die Auftragswerte der B2C- und B2B-Segmente, insbesondere bei hochpreisigen Artikeln. Du stellst fest, dass obwohl B2B-Aufträge seltener sind, sie deutlich höhere Durchschnittswerte pro Auftrag haben.
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Identifikation von Mustern und Trends:
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B2B-Kunden kaufen größere Mengen und hochwertigere Produkte, was zu höheren Durchschnittswerten pro Transaktion führt.
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B2C-Transaktionen sind häufiger, haben aber niedrigere Durchschnittswerte und höhere Retourenquoten.
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Strategische Anpassungen:
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Du entscheidest dich, Marketing- und Verkaufsanstrengungen im B2B-Bereich zu intensivieren, da hier die Profitabilität pro Auftrag höher ist.
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Im B2C-Segment arbeitest du an der Optimierung der Retourenprozesse und führst gezielte Marketingkampagnen ein, um die Kundenbindung zu erhöhen und die Kaufhäufigkeit zu steigern.
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Ergebnis: Durch die fokussierte Betrachtung der B2B-Umsätze und gezielte Strategieanpassungen in beiden Segmenten optimierst du die Umsatzverteilung und steigerst die Gesamtprofitabilität. B2B wird zu einer wichtigeren Einnahmequelle, während im B2C-Bereich Effizienzverbesserungen vorgenommen werden.
Langfristiger Nutzen: Die differenzierte Betrachtung der Segmente führt zu besser angepassten Verkaufs- und Marketingstrategien, die die Bedürfnisse beider Kundengruppen gezielter adressieren. Du verstehst nun besser, wie du unterschiedliche Kundensegmente ansprechen und den Umsatz sowie die Kundenzufriedenheit in beiden Bereichen optimieren kannst.
Hinweis
Situation: Du bist der Betriebsleiter eines Online-Shops für Home & Garden-Produkte. Angesichts eines umfangreichen und saisonabhängigen Sortiments stehst du vor der Herausforderung, das Lager effizient zu verwalten, um Überbestände zu vermeiden und gleichzeitig sicherzustellen, dass beliebte Artikel stets verfügbar sind.
Ziel: Dein Ziel ist es, die Lagerhaltungskosten zu minimieren und gleichzeitig eine hohe Produktverfügbarkeit zu gewährleisten, um Kundenzufriedenheit und Umsatz zu maximieren.
Tipp
Eingesetzter Bericht: Lagerperformance nach Artikel.
Dieser Bericht ermöglicht es dir, die Lagermenge, den Umsatz, den Mengen-Absatz sowie den Rohertrag und den Lagerumschlag je Artikel zu analysieren. Damit kannst du eine Penner-Renner-Analyse durchführen, die strategische Entscheidungen in Bezug auf Marketing, Preisgestaltung und Sortimentsanpassung unterstützt.
Umsetzung:
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Analyse der Lagerkennzahlen: Du beginnst mit einer regelmäßigen Überprüfung der Lagerkennzahlen, insbesondere des Lagerumschlags und der Bestandsreichweite. Diese Kennzahlen geben dir Aufschluss darüber, wie schnell Artikel aus dem Lager gehen und wie lange der aktuelle Bestand voraussichtlich ausreicht.
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Identifikation von Optimierungspotenzialen:
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Hohe Bestandsreichweite bei saisonunabhängigen Produkten: Du stellst fest, dass einige Gartenmöbel und Dekorationsartikel eine längere Bestandsreichweite haben als nötig, was zu unnötig gebundenem Kapital führt.
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Schneller Lagerumschlag bei saisonabhängigen Artikeln: Beliebte Artikel wie Gartenpflanzen und saisonale Dekorationen weisen einen schnellen Lagerumschlag auf, was zu zeitweiligen Stockouts führt.
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Umsetzung von Maßnahmen:
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Optimierung der Bestellprozesse: Basierend auf den Analyseergebnissen justierst du die Bestellmengen und -frequenzen. Für schnell drehende Artikel erhöhst du die Bestellfrequenz, während du bei langsam drehenden Artikeln die Bestellmengen reduzierst.
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Optimierung deines dynamischen Lagerhaltungssystems: Du nutzt Bestellvorschläge, die auf Basis historischer Verkaufsdaten und saisonaler Trends generiert werden und optimierst deine Logistikprozesse und Lagerstandorte, indem du z.B. deine Laufwege im Lager zur Palettenware und den Schnelldrehern optimierst oder unterschiedliche Pick-und-Packprozesse für verschiedene Kanalanforderungen verwendest.
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Ergebnis: Durch die Anpassung der Bestellstrategien und die Einführung effizienter Lagerhaltungssysteme reduzierst du die Lagerkosten signifikant und minimierst die Kapitalbindung. Gleichzeitig verbesserst du die Verfügbarkeit von Schnelldrehern und reduzierst die Fehlmengen bei nachfragestarken Produkten.
Langfristiger Nutzen: Diese Maßnahmen führen zu einer gesteigerten Effizienz in der Lagerhaltung und einer besseren Ausrichtung des Lagerbestands auf die Kundennachfrage. Durch die optimierte Lagerperformance steigerst du nicht nur die Kundenzufriedenheit durch höhere Produktverfügbarkeit, sondern erhöhst auch die Profitabilität deines Unternehmens. Die verbesserte Lagerverwaltung ermöglicht es dir, flexibel auf Markttrends zu reagieren und dein Sortiment effektiv an die Kundenbedürfnisse anzupassen.
Hinweis
Situation: Du führst ein E-Commerce-Unternehmen, das sich auf den Vertrieb von Elektronik spezialisiert hat. Um auf Marktveränderungen schnell reagieren zu können und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, ist eine effiziente Stammdatenpflege und die Optimierung der operativen Prozesse entscheidend.
Ziel:
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Gewährleistung der Verfügbarkeit beliebter Elektronikartikel, insbesondere vor großen Verkaufsaktionen wie dem Black Friday.
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Verbesserung des Cashflow-Managements durch Minimierung überfälliger Zahlungen.
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Optimierung der Kostenkontrolle durch regelmäßige Überprüfung der Einkaufspreise.
Tipp
Eingesetzter Bericht: Artikelbestand je Lager, Unbezahlte Rechnungen und Gutschriften, Einkaufspreise je Artikel.
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Strategische Maßnahmen:
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Artikelbestand je Lager:
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Ziel: Gewährleistung der Verfügbarkeit beliebter Elektronikartikel, insbesondere vor großen Verkaufsaktionen wie dem Black Friday.
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Umsetzung: Einsatz eines fortschrittlichen Lagerverwaltungssystems, das eine präzise Übersicht über den Bestand nach Lager und Lagerplatz bietet.
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Nutzen: Vermeidung von Engpässen und effektive Bedienung der Kundennachfrage, was zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit und Umsatzsteigerung führt.
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Unbezahlte Rechnungen und Gutschriften:
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Ziel: Verbesserung des Cashflow-Managements durch Minimierung überfälliger Zahlungen.
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Umsetzung: Implementierung automatisierter Erinnerungssysteme, die Kunden an ausstehende Zahlungen erinnern.
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Nutzen: Beschleunigung des Zahlungseingangs und Verbesserung der Liquidität, was die finanzielle Gesundheit des Unternehmens stärkt.
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Einkaufspreise je Artikel:
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Ziel: Optimierung der Kostenkontrolle durch regelmäßige Überprüfung der Einkaufspreise.
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Umsetzung: Kontinuierliche Überwachung der Einkaufspreise, um auf Schwankungen schnell reagieren zu können.
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Nutzen: Anpassung der Verkaufspreise basierend auf den Einkaufspreisen zur Sicherstellung von Gewinnmargen und Vermeidung von Verlusten durch Preisanstiege.
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Ergebnis: Durch die Implementierung dieser strategischen Maßnahmen konnten nicht nur die Lagerhaltung und das Cashflow-Management verbessert, sondern auch die Kostenkontrolle optimiert werden. Die präzise Stammdatenpflege und die verbesserten operativen Prozesse haben zu einer erhöhten Effizienz und Kundenzufriedenheit geführt, wodurch das Unternehmen seine Marktposition stärken und das Geschäftswachstum fördern konnte.
Langfristiger Nutzen: Die systematische Überwachung und Anpassung der Stammdaten und operativen Prozesse ermöglicht es dir, proaktiv auf Veränderungen im Markt zu reagieren und deine Unternehmensressourcen effizient zu managen. Dies führt zu einer stärkeren Wettbewerbsfähigkeit und einer soliden finanziellen Basis, die für das nachhaltige Wachstum des Unternehmens essentiell ist.
Hinweis
Situation: Du bist der Gründer eines Startups im Food-Sektor, das innovative gesunde Snacks herstellt. Nach einer erfolgreichen Investitionsrunde erwartest du von deinem Team, dass es regelmäßig detaillierte Finanz- und Betriebsberichte vorlegt, um den Fortschritt und die Effizienz des Unternehmens zu überwachen.
Ziel: Entwicklung eines effizienten Reporting-Systems, das die Nutzung von ERP-Daten ermöglicht und durch individuell erstellte Berichte ergänzt wird, um spezifische Anforderungen der Investoren zu erfüllen.
Tipp
Eingesetzter Bericht: Hier kommen alle Berichtesammlungen zum Einsatz.
Die Sammlungen sind so ausgelegt, dass sie den Nutzer durch sein Reporting leiten - von Bruttoumsatz über Retouren-/Stornoquoten hin zu Nettoumsatz/Rohertrag und Lagerperformance.
Strategische Maßnahmen:
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Nutzung vorgefertigter ERP-Berichte:
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Ziel: Schnelle Implementierung und Nutzung vorhandener Datenanalysen.
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Implementierung: Aktivierung und Anpassung der Standardberichte des ERP-Systems, um regelmäßig grundlegende Umsatz- und Kostendaten zu erfassen.
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Beispiel: Nutzung des ERP-Standardberichts für monatliche Verkaufsübersichten, die direkt aus dem Verkaufsmodul abgerufen werden, um einen sofortigen Überblick über den Umsatz zu erhalten.
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Entwicklung eigener Berichte mit No-Code-Tools:
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Ziel: Erstellung spezifischer Berichte ohne tiefgehende technische Kenntnisse.
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Umsetzung: Verwendung von No-Code-Reporting-Tools, die eine einfache Drag-and-Drop-Oberfläche bieten, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, die spezielle Geschäftsanforderungen adressieren.
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Beispiel: Einrichtung eines wöchentlichen Berichts über Rohstoffkosten, der die Schwankungen der Einkaufspreise für Schlüsselzutaten verfolgt und vorzeigt, wie diese die Produktionskosten beeinflussen.
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Erweiterte Analysen durch SQL-basierte Berichte:
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Ziel: Analyse spetieller Datensätze zur Unterstützung strategischer Entscheidungen.
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Umsetzung: Nutzung von SQL-Abfragen, um detaillierte Berichte zu generieren, die spezielle Informationen enthalten.
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Beispiel: Entwicklung eines monatlichen Berichts aus diesen gesammelten Daten, der die Margen je Produktlinie aufschlüsselt, basierend auf tatsächlichen Verkaufszahlen und detaillierten Kostenanalysen.
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Ergebnis: Die Kombination aus vorgefertigten ERP-Berichten und selbst erstellten Analysen durch No-Code-Tools und SQL-Abfragen ermöglicht es deinem Startup, ein robustes Reporting-System zu etablieren. Dieses System liefert nicht nur die geforderten regelmäßigen Updates an die Investoren, sondern bietet auch wertvolle Einblicke in die betrieblichen Abläufe und finanziellen Aspekte deines Unternehmens.
Langfristiger Nutzen: Mit diesem maßgeschneiderten Reporting-System kannst du den operativen Betrieb effizient überwachen, rechtzeitig auf Herausforderungen reagieren und fundierte Entscheidungen treffen. Die kontinuierliche Analyse und das Reporting fördern eine datengesteuerte Kultur im Unternehmen, verbessern die Transparenz und stärken das Vertrauen der Investoren in die Unternehmensführung.