Inhaltsverzeichnis

Der Export für die Buchhaltung in xentral bietet die folgenden Schnittstellen für den Export von Buchhaltungsdaten:

• DATEV
• SAGE - der Helpdeskeintrag befindet sich unter SAGE Buchhaltungsexport
• BMD - der Helpdeskeintrag befindet sich unter BMD Buchhaltungsexport

Auf dieser Seite wird der Export zu DATEV beschrieben, der in Deutschland quasi den Industriestandard setzt.

Besonders relevant ist dieses Modul, wenn Buchhaltungsdaten exportiert werden sollen. Das Modul befindet sich unter Buchhaltung > Finanzbuchhaltung Export.

Hinweis: Ab Xentral Version 22.1.x wird der Export von Datev nicht mehr direkt heruntergeladen, sondern im Hintergrund vorbereitet, um die Performance zu schonen. Nach einem Klick auf Export im Bereich Datev Unternehmen Online (Beta) erscheint die Meldung Exportiere…. Nach einer gewissen Wartezeit - diese hängt von der Anzahl an Belegen ab - erscheint ein Link zum direkten Download. Die so erstellten ZIP-Dateien enthalten maximal 100 Belege. Werden also z.B. 150 Belege exportiert, werden zwei ZIP-Dateien erstellt (eine Datei mit 100 und eine mit 50 Belegen).

Überblick

Es können für externe Buchhaltungsprogramme verschiedene Dateien exportiert werden:

• Rechnungen und Gutschriften (bzw. Stornorechnungen)
• Verbindlichkeiten
• Konten (Bankkonten, Kassenbucheinträge)
• Adressdaten / Kontenbeschriftungen (Debitoren/Kreditoren)

Export für Datev

Für den Export zu Datev muss folgendes erledigt werden:

1. Beraternummer und Mandantennummer in xentral angeben (wird in die Datei geschrieben und von Datev ausgewertet)
2. Export Haken einstellen und die Datei ziehen

1. Berater Nummer / Mandanten Nummer

Für den neuen Datev Export (ab 2018) kann eine Berater- und Mandantennummer vergeben werden. Die Vergabe kann auch auf Projektebene stattfinden. Im angefügten Beispiel ist die Berater- und Mandantennummer global systemweit zu betrachten. Im Modul Finanzbuchhaltung Export ist unter dem Reiter Einstellungen über den Button +Neuen Eintrag anlegen ein neuer Eintrag anzulegen.

Anschließend öffnet sich ein Dialogfeld, in dem die notwendigen Informationen eingetragen werden können. Diese sind:

• Beraternummer: Beraternummer eintragen. Diese wird dann mit in die Export-Datei generiert
• Mandantennummer: Mandantennummer eintragen. Diese wird dann mit in die Export-Datei generiert
• Projekt: Optional. Nur zu verwenden, wenn projektweise exportiert wird und für jedes Projekt eine eigenen Mandanten- und Beraternummer verwendet werden soll
• Zahlungsweise in Datev: Optional. freifeld1 bezeichnet bei Adresse des Kunden → Sonstige Daten das Freifeld 1. Nur zu verwenden, wenn bei den Kundenstammdaten die Zahlungsweise mit Anzahl der Tagen bis zur Fälligkeit und gegebenen Skonto an Datev übergeben werden soll
• Wirtschaftsjahr: Start des Wirtschaftsjahrs im Format TTMM - Beispiele: 0101 für 1. Januar oder 0104 für 1. April
• Sachkontenlänge: Gebe hier die Länge des Sachkontos an, die du benötigst (ggf. beim Steuerberater nachfragen). Diese wird dann mit in die Export-Datei generiert

Anschließend ist die Eingabe zu speichern. Beispiel für die Anzeige in Datev (Stand 02/2018):

• Beraternummer: 33333
• Mandantennummer: 10000

Länge von Nummernkreisen anpassen

Es ist auch möglich 6-stellige Sachkonten zu buchen oder mit 7-stelligen Kreditoren- bzw. Debitorennummern zu arbeiten. Hierzu können unter Administration > Einstellungen > System > Grundeinstellungen > Einstellungen im Reiter Nummernkreise die Kunden- und Lieferanten-Nummernkreise entsprechend umgestellt werden. Dies kann auch pro Projekt durchgeführt werden.

Die Datev-Konten können dann beim Export eingestellt werden, sodass Datev diese Info im Dateiheader mitbekommt (Buchhaltung > Finanzbuchhaltung Export > Einstellungen).

Ansonsten können die Datev-Konten in xentral direkt 6-stellig gepflegt werden (Administration > Einstellungen > Buchhaltung > Kontenrahmen).

Zu beachten ist, dass Konten beim Export nicht automatisch mit dem Steuerfeld mit einem Schlüssel vorkontiert werden. Der Steuerschlüssel wird in xentral immer direkt vor die Kontierung eingetragen.

Hier besteht folgende Möglichkeit:

1. den Steuerschlüssel vorne mit dazu nehmen/dazu tippen
2. im Kontenrahmen die wichtigsten Verbindlichkeitskonten mit Steuerschlüssel zusätzlich anlegen und textuell bezeichnen

Verbindlichkeiten:

Bei der Kontierung der Verbindlichkeiten ist der Steuerschlüssel mit anzugeben. Das Feld für den Steuersatz wandelt sich nicht für Datev in den Steuerschlüssel um.

Beim Datev Export (CSV) kommt die Verbindlichkeit dann in 2 Splittbuchungen mit.

Unten bei Unternehmen Online erhält man dann hier bei dem Verbindlichkeiten Export in der XML jeweils die Kontierungen: einmal mit Steuerschlüssel, einmal ohne.

2. Export Haken einstellen und die Datei ziehen

Unter dem Reiter Export im Bereich Einstellungen können auf der rechten Seite die benötigten Einstellungen für den Export getätigt werden.

Rechnungen/Gutschriften:

• Belegfeld1 bei Kontoauszugsexport mit Rechnungsnummer füllen wenn möglich (Datev findet die Pärchen und es erleichtert die Zuordnung für das Steuerbüro)
• Belegfeld1 bei Rechnung und Gutschrift um Internet- und Transaktionsnummer erweitern (nur wenn unbedingt gewünscht hier Haken setzen)

Verbindlichkeiten:

• Verbindlichkeit Auswahl nach Eingangsdatum oder Rechnungsdaten (für den eingegebenen Zeitraum werden nur die Verbindlichkeiten mit Eingangs- oder Rechnungsdatum, die in diesem Zeitraum liegen, exportiert)
  Es kommt auf die Unternehmensform an, welches Datum benötigt wird. Das prüfst du am besten mit deinem Steuerberater.
  Einzelunternehmer müssen in der Regel die Verbindlichkeiten mit Eingangsdatum weitergeben, Kapitalgesellschaften dagegen müssen das Rechnungsdatum weitergeben.
  Deswegen stellen wir beide Optionen für den Export in xentral zur Verfügung, jeder Kunde kann es sich so konfigurieren wie er es braucht.

Datev:

• Belege mit Betrag = 0 EUR auch exportieren (allgemeine Einstellung, bei gemischten Steuersätzen werden die Beträge der Rechnung einzeln zeilenweise exportiert)
• Datev Format auswählen: Neues Datev Format (ab 2018) oder Neues Datev Format Version 700
• Neues Datev Format (Testbuchung einfügen) (Wichtig → denn ansonsten wird in Datev sofort alles festgeschrieben beim Import)
• Erweiterte Buchungs-Codes (ermöglicht 3-4 stellige Buchungsschlüssel zu exportieren)
• Mit Anwählen der Option wird ein Splitten der Konten herbeigeführt. Anhand der Sachkontenlänge bzw. die Angabe der entsprechenden Konten, kommt es dann bei der Ausgabe zu einer neuen Spalte mit dem gesplitteten Teil. Z.B. Kontonummer 2250880, Sachkontenlänge → 4, Angabe "BU-Schlüssel" → 225
• Internet-,Transaktionsnummer im XML für Datev Unternehmen Online  (übermittelt die Online-Shop oder Paypal Kennungen an Datev)

Zahlweisen/Steuersätze:

• Auswählen wenn diese Zusatzinformationen exportiert werden soll.

Datev Unternehmen Online

Mit Datev Unternehmen Online können Rechnungen, Gutschriften und Verbindlichkeiten als PDF-Beleg an die Buchhaltung übergeben werden. Bei den Rechnungen werden die Belege verwendet, die von xentral erzeugt wurden. Bei den Verbindlichkeiten werden diejenigen verwendet, die beim Modul Verbindlichkeiten hochgeladen wurden. Für die Einstellung DATEV Unternehmen Online muss die Vorkontierung der Verbindlichkeiten (im Reiter Vorkontierung) vollständig abgeschlossen sein, bevor die Übertragung stattfinden kann. Im Reiter Vorkontierung ist es ebenfalls möglich Konten zu splitten. Ein Sachkonto/Gegenkonto (Feld „Sachkonto“ im Verbindlichkeiten-Beleg, erster Tab) anzugeben, reicht hierfür nicht aus.

Es können alle Belege dieser Art exportiert werden, die sich in xentral befinden, außer diese sind noch im Entwurfsmodus. xentral bietet eine erweiterte Exportmöglichkeit für Datev Unternehmen Online an. Damit können Belege der Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten) als ZIP-Datei exportieren werden.

Dabei gilt es die maximale Größe der Dateien, die von xentral zu DATEV übertragen werden können, zu beachten. Jedoch wird dieses Maximum nicht überschritten, da der Zugangsschlüssel zu DATEV nur für eine bestimmte Anzahl an Dateien offen ist: 

• Maximale Größe der ZIP Datei sind 465MB
• Maximale Größe einer Datei innerhalb der ZIP Datei sind 20MB
• Maximale Anzahl an Dateien innerhalb einer ZIP Datei beträgt 5000 

Hinweis: Wenn gewisse Zeiträume überschritten werden, werden die Daten stumpf weiter übertragen. D.h. die Daten werden doppelt ohne eine Überprüfung auf eine mögliche Dopplung übertragen. 

• Beleg: Im Dropdown können Rechnungen, Gutschriften oder Verbindlichkeiten ausgewählt werden. Die Lieferantenrechnung muss bei der Verbindlichkeit hochgeladen werden, damit diese für den Export zur Verfügung stehen kann. Außerdem müssen bei den Verbindlichkeiten bei Vorkontierung ein Aufwandskonto eingegeben werden. Es muss zwingend das Feld "Währung" unter dem Modul "Verbindlichkeiten" ausgefüllt sein, da ansonsten das Datev-Tool die Daten nicht annimmt
• Projekt: Damit können Exportberichte nach Projekten sortiert ausgegeben werden. Über das Suchfeld kann das Projekt ausgewählt werden. Wird das Feld ist leer gelassen, werden alle Projekte exportiert.
• von / bis: Hier kann der Datumsbereich des Exports ausgewählt werden (Belegdatum).

Die ZIP-Dateien können mit dem Datev-Belegtransfer an das Datev-Rechenzentrum übertragen werden. (Die Software Belegtransfer kann von Datev kostenlos heruntergeladen werden)

• Verzeichnistyp: Bitte unbedingt im Belegtransfer beachten, dass der Verzeichnistyp nicht auf "Standard" ausgewählt ist, sondern "DATEV XML-Schnittstelle online"
• Belegtyp: Bei Belegtyp muss "ohne Belegtyp" ausgewählt sein

Hinweis: Es werden ausschließlich vorkontierte Buchungen in DATEV akzeptiert. Um zu prüfen, ob sämtliche Verbindlichkeiten über eine Vorkontierung besitzen, kann der Filter "fehlende Kontierung" in den Verbindlichkeiten aktiviert werden.

Datev Format (ab 2018)

Der Import der Buchhaltungsdaten nach Datev erfolgt im "Datev-Format". Bevor die .csv Datei importiert wird, sollten folgende Einstellungen in xentral für die Erstellung der Export Datei getätigt worden sein:

• Die Mandanten- und Beraternummer ist in xentral vorher anzulegen, diese wird in die xentral Export-Datei übernommen. Nur dann kann diese Datei nach Datev importiert werden (stimmen diese Nummern nicht mit dem angelegten Mandanten in Datev überein, so erscheint beim Import in Datev eine Fehlermeldung)
• Beim Dateiexport ist folgende Einstellung zu wählen: Neues Datev Format (ab 2018)

Stapelverarbeitung aufrufen

Die xentral Datei ist zu exportieren und in einem neuen Ordner auf dem Desktop/Schreibtisch zu speichern. Anschließend ist in Datev die Buchhaltung zu öffnen und die Datei zu importieren: Datei importieren: Bestand → Importieren → Stapelverarbeitung

1. Bestand
2. Importieren
3. Stapelverarbeitung

Pfad zur Datei auswählen

Es erscheint ein neues Fenster, in dem die Datei ausgewählt werden kann:

1. Datev-Format anwählen
2. Importieren klicken (es öffnet sich ein weiteres Fenster)

Icon für Ordnerauswahl:

1. Icon anklicken (um Ordner und Datei auszuwählen; es öffnet sich ein weiteres Fenster)

Ordner auswählen:

1. Wählen Sie den Ordner aus, indem sich die xentral Datei befindet (Ordner anklicken + OK klicken)

Datei auswählen:

1. Wählen Sie nun die richtige Datei aus (anklicken → sofern Sie in Ihrem Ordner nur eine Datei haben, wird nur diese angezeigt; siehe Beispiel) und klicken Sie "Importieren"

Anschließend ist auf "verarbeiten" zu klicken.

ACHTUNG FESTSCHREIBUNG: Die Datei wird nun verarbeitet. Wenn kein Fehlerprotokoll vorhanden ist, werden die Daten sofort in Datev festgeschrieben. Ist ein Fehler z.B. eine Buchung mit 0 EUR in der Liste vorhanden, so wird ein Fehlerprotokoll erstellt und die Daten können im Buchungslauf noch editiert werden.

Formateinstellungen für Datev-ASCII Import

Hinweis: Der ASCII Import ist ab 2018 in Datev nicht mehr unterstützt und wird durch das Datev-Format vollständig abgelöst. Die xentral Datei kann über den ASCII Import eingespielt werden. Folgende Schritte sind hierfür notwendig:

Formatvorlage anlegen und Einstellungen speichern, Formatvorlage je nach Datentyp an der richtigen Stelle anlegen (Bewegungsdaten (Rechnungen und Gutschriften) oder Stammdaten (Debitoren/Kreditorenbeschriftungen).

1. Neues Format anlegen
2. Für Rechnungen ein Format im Bereich der Bewegungsdaten
3. Für Adressbeschriftungen ein Format im Bereich der Stammdaten
4. Neues Format in den Bewegungsdaten anlegen: Bewegungsdaten → Finanzbuchführung → Buchungsstapel

5. Neues Format in den Stammdaten anlegen: Stammdaten → Debitoren/Kreditoren

6. Einstellungen Die Einstellungen sind wie im Bild dargestellt vorzunehmen. Zu beachten ist hierbei besonders die erste Datenzeile. Ist diese keine Beschriftungszeile, erfolgt der Import bereits ab Zeile 1. Andernfalls wird sonst evtl. die erste Buchung als Beschriftung verwendet und weggeschnitten. Dies sollte nochmals beim Import in der Vorschau geprüft werden.

7. Feldauswahl → Je nach Typ die Feldauswahl festlegen.
8. Für Rechnungen die Feldauswahl
9. Für Adressbeschriftungen die Feldauswahl
10. Feldauswahl in den Bewegungsdaten: Bewegungsdaten → Finanzbuchführung → Buchungsstapel

11. Feldauswahl in den Stammdaten: Stammdaten → Debitoren/Kreditoren

12. Feldformatierungen → Feldformatierungen prüfen und die Vorlage speichern. Anbei das Beispiel für die Bewegungsdaten (Rechnungen und Gutschriften):

GoBD Festschreibekennzeichen (nur bis 2018 für den Datev ASCII Import)

Für den Export kann das Festschreibekennzeichen mit übernommen werden. Die ASCII Datei kann dann direkt in Datev eingelesen werden, ohne dass der Lauf sofort festgeschrieben und geschlossen wird. Zu beachten sind die Hinweise in Datev: das Festschreibekennzeichen wird in Datev zu diesem Buchungslauf als Information gespeichert. Hierzu muss im Modul Finanzbuchhaltung Export der Haken bei Datev Komp-Modus (GoBD Festschreibekennzeichen) auf der rechten Seite im Bereich Datev gesetzt werden.

Einstellung der Exportkonten

Die Einstellung der Exportkonten sind direkt über den Reiter Export im Bereich Einstellungen vorzunehmen.

Export Rechnungen / Gutschriften

Auf der linken Seite kann der Export der Dokumente Rechnungen und Gutschriften und den dazugehörigen Erlöskonten durchgeführt werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Sortiert nach: Datum oder Belegnummer
• Gruppiert nach: Konto oder Positionen
• Projekt: nicht ausfüllen (wird nur benötigt für Multimandanten oder getrennte Buchhaltung)
• von bis: Datumsbereich auswählen (Überschneidungen zum letzten exportierten Bereich vermeiden! Buchhaltungsprogramme erkenne in der Regel keine Überschneidungen → Doppelimport) Empfehlung: hier immer feste Zeitbereiche auswählen z.B. ganze Monate
• Export: Export der Rechnungen oder Gutschrift

Beschriftungsfelder Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:

1. Datum
2. Betrag
3. Konto/Kd-Nr
4. Belegfeld 1
5. Buchungstext
6. Land
7. Ust-Id
8. Gegenkonto
9. Währung
10. Lieferdatum
11. Summe Einkaufspreis
12. Währung (EK)

Export Datei Beispiel "datum";"betrag";"konto/kundennummer";"belegfeld1";"buchungstext";"land";"ustid";"gegenkonto";"waehrung"

Export Verbindlichkeiten

Auch die Verbindlichkeiten können auf der linken Seite exportiert werden.

• Projekt: Optional und wird Standardmäßig leer gelassen
• von bis: Datumsbereich auswählen (Überschneidungen zum letzten exportierten Bereich vermeiden! Buchhaltungsprogramme erkenne in der Regel keine Überschneidungen → Doppelimport) Empfehlung: hier immer feste Zeitbereiche auswählen z.B. ganze Monate
• Export: Export der Rechnungen oder Gutschrift

Beschriftungsfelder Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung: 1. Datum, 2. Betrag, 3. Konto/Lieferanten-Nr, 4. Belegfeld 1, 5. Buchungstext, 6. Land, 7. Ust-Id, 8. Gegenkonto, 9. Währung.

Hinweis: Wird beim Erstellen einer Verbindlichkeit kein Rechnungs- und Eingangsdatum eingetragen, so werden die Felder automatisch mit dem aktuellen Datum gefüllt.

Export Datei "datum";"betrag";"konto/lieferantennummer";"belegfeld1";"buchungstext";"land";"ustid";"gegenkonto";"waehrung"

Achtung:

• Für das Datum wird zuerst das Eingangsdatum aus der Verbindlichkeit genommen. Ist dieses leer wird das Rechnungsdatum der Verbindlichkeit gezogen.
• Auch eine abweichende Rechnungsadresse wird exportiert.
• In xentral stornierte Verbindlichkeiten werden nicht exportiert.

Export Buchhaltung Konten

Zuletzt können auf der linken Seite die Konten exportiert werden.

• Konto: Auswahl zwischen "Alle Konten", "nur manuelle Buchung", "Bankkonto CSV", "Barkasse", "Konto: AmazonPay"
• von bis: Datumsbereich auswählen (Überschneidungen zum letzten exportierten Bereich vermeiden! Buchhaltungsprogramme erkenne in der Regel keine Überschneidungen → Doppelimport) Empfehlung: hier immer feste Zeitbereiche auswählen z.B. ganze Monate
• Export: Export der Rechnungen oder Gutschrift

Die Sortierung erfolgt nach Konten absteigend.

Beschriftungsfelder Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung: 1. Datum, 2. Betrag, 3. Konto/Kd-Nr, 4. Belegfeld 1, 5. Buchungstext, 6. Land, 7. Ust-ID, 8. Gegenkonto.

Export Datei "datum";"betrag";"konto/kundennummer";"belegfeld1";"buchungstext";"land";"ustid";"gegenkonto";"waehrung"

Hinweis: Neben dem Export Button wird das zuletzt verwendete Export-Datum angezeigt:

Vor dem Export kann auch noch ein Geschäftskonto ausgewählt werden, für das exportiert werden soll:

Buchhaltung Kunden/Lieferanten

Rechts unten kann der Export aller Adressdaten (Debitoren/Kreditoren) eingeleitet werden. Liefert die Kunden-/Lieferantenbeschriftungen nach Konten der Debitoren und Kreditoren.

• Kunde: liefert ALLE Kundenbeschriftungen (Eingabe Kundennummer limitiert diese Liste, Export erfolgt aufsteigend ab dieser Nummer (= aufsteigend nach der System-ID dieser Kundennummer))
• Lieferant: liefert ALLE Lieferantenbeschriftungen (Eingabe Lieferantennummer limitiert diese Liste, Export erfolgt aufsteigend ab dieser Nummer (= aufsteigend nach der System-ID dieser Lieferantennummer))

Beschriftungsfelder Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung: 1. Kd-Nr/ Lieferanten-Nr, 2. Name, 3. Straße + Hausnummer, 4. Postleitzahl, 5. Ort, 6. USt-ID, 7. Zahlungsziel in Tagen, 8. Kontonummer, 9. Bankleitzahl, 10. IBAN, 11. BIC, 12. Bank/Kreditinstitut.

Export Datei "Kundennummer bzw. Lieferantennummer";"Kundenname";"Strasse";"PLZ","Ort";"USTID";"Zahlungsziel in Tage";"Konto";"BLZ";"IBAN";"BIC";"Bank"