E-Rechnung (auch ‘E-Invoice' oder 'elektronische Rechnung’), ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Sie enthält die gleichen Informationen wie eine herkömmliche Papierrechnung, erfüllt jedoch zusätzliche technische und formale Anforderungen, um sicherzustellen, dass sie für steuerliche Zwecke geeignet ist. Die Standardisierung der E-Rechnung in Deutschland und der EU dient der Vereinfachung des Austauschs zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen.
Tip
Eine E-Rechnung kann in verschiedenen Formaten vorliegen, einschließlich PDF, XML und anderen elektronischen Formaten.
Fristen und allgemeine Informationen findest du im Artikel E-Invoice (Electronic Invoice) / ZUGFeRD (Central User Guide of the Forum for Electronic Invoicing Germany).
Du erhältst eine E-Rechnung von einem Lieferanten und lädst sie auf deinen Computer herunter. In Xentral kannst du im Verbindlichkeiten-Modul die heruntergeladene E-Rechnung hochladen.
Schritte:
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Gehe im Hauptmenü über Buchhaltung > Verbindlichkeiten > +Neu und lege eine neue Verbindlichkeit für deine Lieferantenrechnung an. Alternativ kannst du auch über die Smart-Search gehen und Verbindlichkeiten eingeben.
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Lade in dieser Verbindlichkeit die E-Rechnung deines Lieferanten hoch.
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Die E-Rechnung wird dir in der Vorschau angezeigt.
Caution
Diese Funktion ist verfügbar ab 02/2025
Du erstellst eine E-Rechnung in Xentral und lädst sie herunter oder verschickst sie als E-Mail.
Schritte:
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Gehe im Hauptmenü über Buchhaltung > Rechnungen > +Neu und lege eine neue Rechnung für einen Kunden an. Alternativ kannst du auch über die Smart-Search gehen und Rechnungen eingeben.
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Gib die Rechnung über die Freigabe frei, nachdem du alle Positionen und Daten vollständig eingegeben hast.
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Download E-Rechnung: Klicke auf das PDF Download Icon der Rechnung. Du kannst dies in der Übersicht, für die jeweilige Rechnung oder in der Vorschau erledigen.
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E-Mail Versand E-Rechnung: Klicke im Aktionsmenü auf 'Rechnung Abschicken' und wähle den Versand per E-Mail aus.
Note
Beim automatischen Versand der Rechnungen aus Xentral wird das eingestellte Format für alle Rechnungen verwendet. Du kannst z.B. über einen Logistikprozess automatisch PDF Rechnungen versenden lassen.
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PDF im ZUGFeRD-Format (mit jedem PDF-Viewer lesbar)
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XRechnung
Für deine Kunden ohne Interesse an E-Rechnungen ist das ZUGFeRD-Format genauso zu öffnen wie das alte PDF.