Important
This article requires you to already be familiar with the Transfers module in Xentral and that you have the required knowledge regarding the individual file formats and logistics workflows. If you are unsure that you are ready for the technical details of data transfer, take a look at our additional information, particularly the article Transfers: General information in the Fulfillment area.
If you experience any problems connecting to your server via SFTP or if you receive an error message, please inform your fulfillment service provider or (if applicable) your system administrator, who will check if your SFTP server supports the crypto algorithms listed below.
If your server does not support these crypto algorithms, switch to an SFTP server that supports the crypto algorithms or ask the person responsible to allow the required crypto algorithms in the server configuration.
Currently, Xentral supports the following crypto algorithms for SFTP connections:
|
Supported Key Exchange KEX methods |
Supported hostkey methods |
|---|---|
|
curve25519-sha256 |
ssh-ed25519 |
|
ecdsa-sha2-nistp256 |
|
|
ecdh-sha2-nistp256 |
ecdsa-sha2-nistp384 |
|
ecdh-sha2-nistp384 |
ecdsa-sha2-nistp521 |
|
ecdh-sha2-nistp521 |
rsa-sha2-256 |
|
diffie-hellman-group-exchange-sha256 |
rsa-sha2-512 |
|
diffie-hellman-group-exchange-sha1 |
ssh-rsa |
|
diffie-hellman-group14-sha256 |
ssh-dss |
|
diffie-hellman-group14-sha1 |
|
|
diffie-hellman-group15-sha512 |
|
|
diffie-hellman-group16-sha512 |
|
|
diffie-hellman-group17-sha512 |
|
|
diffie-hellman-group18-sha512 |
|
|
diffie-hellman-group1-sha1 |
As you already know, data exchange between Xentral and the fulfillment service provider’s third-party system often takes place via files in CSV or XML formats.
When setting up transfers, default file structures are used in the background, which in many cases are already sufficient to exchange all the necessary data between Xentral and the other system. If necessary or desired, you can adjust outgoing or incoming CSV and XML structures as long as you have the necessary technical expertise. For these adjustments, you need Smarty, which is a template engine that can influence these file structures.
Tip
Check out the following articles to learn more about using Smarty:
To help you build files correctly and avoid errors, this article contains some sample files for the most common use cases. However, note that these are just sample files that you need to adapt for your productive use.
In the following subchapters, we provide you with the exemplary structure of the respective CSV file per use case.In addition to a brief description of the use case, you will also find important additional information here.
Use the following CSV structure to transfer delivery notes to your fulfillment service provider.
adresse;artikel;beleg_projekt;art;beleg_status;beleg_datum; beleg_versandart;beleg_belegnr;beleg_kundennummer;beleg_name; beleg_abteilung;beleg_unterabteilung;beleg_adresszusatz; beleg_ansprechpartner;beleg_telefon;beleg_email;beleg_land; beleg_strasse;beleg_plz;beleg_ort;beleg_internebemerkung; beleg_internebezeichnung;beleg_freitext;beleg_lieferbedingung; artikel_nummer;artikel_bezeichnung;artikel_beschreibung; artikel_menge;artikel_lieferdatum;artikel_sort;artikel_einheit; artikel_zolltarifnummer;artikel_herkunftsland; artikel_artikelnummerkunde;artikel_freifeld1; artikel_freifeld2;artikel_freifeld3;artikel_freifeld4; artikel_freifeld5;artikel_freifeld6;artikel_freifeld7; artikel_freifeld8;artikel_freifeld9;artikel_freifeld10; artikel_freifeld11;artikel_freifeld12;artikel_freifeld13; artikel_freifeld14;artikel_freifeld15;artikel_freifeld16; artikel_freifeld17;artikel_freifeld18;artikel_freifeld19; artikel_freifeld20;artikel_freifeld21;artikel_freifeld22; artikel_freifeld23;artikel_freifeld24;artikel_freifeld25; artikel_freifeld26;artikel_freifeld27;artikel_freifeld28; artikel_freifeld29;artikel_freifeld30;artikel_freifeld31; artikel_freifeld32;artikel_freifeld33;artikel_freifeld34; artikel_freifeld35;artikel_freifeld36;artikel_freifeld37; artikel_freifeld38;artikel_freifeld39;artikel_freifeld40; artikel_ean;artikel_preisfuermenge;
Use the following CSV structure to transfer sales orders to your fulfillment service provider.
Important
Are you using custom fields in the order whose content is to be transferred? Then make sure that you have activated the option Display in PDF for the relevant document type (here: order) in the menu Settings > Master Data > Custom fields before starting the transfer.
beleg_projekt;art;beleg_status;beleg_datum;
beleg_tatsaechlicheslieferdatum;beleg_versandart;
beleg_zahlungsweise; beleg_belegnr;beleg_kundennummer;
beleg_name;beleg_abteilung;beleg_unterabteilung;
beleg_adresszusatz;beleg_ansprechpartner;beleg_telefon;
beleg_email;beleg_land;beleg_strasse;beleg_plz;
beleg_ort;beleg_aktion;beleg_internebemerkung;
beleg_internebezeichnung;beleg_freitext;
beleg_ihrebestellnummer;beleg_lieferbedingung;
beleg_art;artikel_nummer;artikel_bezeichnung;
artikel_beschreibung;artikel_menge;artikel_preis;
artikel_rabatt;artikel_waehrung;artikel_lieferdatum;
artikel_sort;artikel_umsatzsteuer;artikel_einheit;
artikel_zolltarifnummer;artikel_herkunftsland;
artikel_artikelnummerkunde;artikel_freifeld1;
artikel_freifeld2;artikel_freifeld3;artikel_freifeld4;
artikel_freifeld5;artikel_freifeld6;artikel_freifeld7;
artikel_freifeld8;artikel_freifeld9;artikel_freifeld10;
artikel_freifeld11;artikel_freifeld12;artikel_freifeld13;
artikel_freifeld14;artikel_freifeld15;artikel_freifeld16;
artikel_freifeld17;artikel_freifeld18;artikel_freifeld19;
artikel_freifeld20
Use the following CSV structure to import tracking URLs that are reported back to you by your fulfillment service provider.
Important
Would you like to import information about best before dates, batches or serial numbers in addition to tracking URLs? This use case is not possible with CSV transfer. Use XML files for transfer instead.
Caution
When importing tracking URLs via CSV, make sure that the versandart column is included in the structure, which is a mandatory information.
belegnr;tracking;tracking_link;versandart 2300111;1234567890;https://example.com/?tracking=1234567890;dhl
Use the following CSV structure to import stock numbers that are reported back to you by your fulfillment service provider.
nummer;lagerzahl;lager_platz 1000012;5;Dropregal1
In the following subchapters, we provide you with the exemplary structure of the respective XML file per use case.In addition to a brief description of the use case, you will also find important additional information here.
Important
If you are using the <versandart> element within an XML structure, make sure that you are using the shipping method with the exact label that appears in the Type column of the Shipping Methods menu. Also, note that the shipping method information is case-sensitive, so the data will not be transferred correctly if you do not respect the proper naming.
Use the following XML structure to transfer delivery notes to your fulfillment service provider.
<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?>
<response>
<xml>
<lieferschein_list>
<lieferschein>
<datum>2016-11-10</datum>
<projekt>1</projekt>
<lieferscheinart />
<belegnr>13256</belegnr>
<bearbeiter>Sachbearbeiter1</bearbeiter>
<auftrag>AH200019</auftrag>
<auftragid>15</auftragid>
<freitext />
<status>versendet</status>
<adresse>26</adresse>
<name>Musterfirma GmbH</name>
<abteilung />
<unterabteilung />
<strasse>Müsterstraße 12</strasse>
<adresszusatz />
<ansprechpartner />
<plz>12345</plz>
<ort>Musterhausen</ort>
<land>DE</land>
<ustid />
<email>musterfirma@waw.de</email>
<telefon />
<telefax />
<betreff />
<kundennummer>12000</kundennummer>
<versandart>DHL</versandart>
<versand />
<firma>1</firma>
<versendet>1</versendet>
<versendet_am>2016-11-10 12:05:35</versendet_am>
<versendet_per>sonstiges</versendet_per>
<versendet_durch>VersandMA1</versendet_durch>
<inbearbeitung_user>0</inbearbeitung_user>
<logdatei>2016-11-10 12:06:59</logdatei>
<vertriebid>0</vertriebid>
<vertrieb>Johannes Schmid</vertrieb>
<ust_befreit>0</ust_befreit>
<ihrebestellnummer />
<anschreiben />
<usereditid>1</usereditid>
<useredittimestamp>2016-11-10 12:06:59</useredittimestamp>
<lieferantenretoure>0</lieferantenretoure>
<lieferantenretoureinfo />
<lieferant>0</lieferant>
<schreibschutz>1</schreibschutz>
<pdfarchiviert>0</pdfarchiviert>
<pdfarchiviertversion>0</pdfarchiviertversion>
<typ>firma</typ>
<internebemerkung />
<ohne_briefpapier>0</ohne_briefpapier>
<lieferid>0</lieferid>
<ansprechpartnerid>0</ansprechpartnerid>
<projektfiliale>0</projektfiliale>
<projektfiliale_eingelagert>0</projektfiliale_eingelagert>
<zuarchivieren>0</zuarchivieren>
<internebezeichnung />
<angelegtam>0000-00-00 00:00:00</angelegtam>
<kommissionierung>0</kommissionierung>
<sprache />
<bodyzusatz />
<id_ext />
<rechnung_name>Musterfirma GmbH</rechnung_name>
<rechnung_anrede />
<rechnung_strasse>Musterstrasse 12</rechnung_strasse>
<rechnung_adresszusatz />
<rechnung_ansprechpartner>Mustermann</rechnung_ansprechpartner>
<rechnung_abteilung />
<rechnung_unterabteilung />
<rechnung_plz>12345</rechnung_plz>
<rechnung_ort>Musterhausen</rechnung_ort>
<rechnung_land>CN</rechnung_land>
<anzahluebertragungen>1</anzahluebertragungen>
<lieferschein_position_list>
<lieferschein_position>
<lieferschein>10</lieferschein>
<projekt>1</projekt>
<bezeichnung>Musterartikel</bezeichnung>
<beschreibung />
<internerkommentar />
<nummer>AI-100-2</nummer>
<seriennummer />
<menge>3</menge>
<lieferdatum>0000-00-00</lieferdatum>
<vpe />
<sort>1</sort>
<status>angelegt</status>
<bemerkung />
<geliefert>0</geliefert>
<abgerechnet>0</abgerechnet>
<logdatei>2016-11-10 11:59:02</logdatei>
<explodiert_parent_artikel>0</explodiert_parent_artikel>
<einheit />
<zolltarifnummer>0</zolltarifnummer>
<herkunftsland>0</herkunftsland>
<artikelnummerkunde />
<freifeld1 />
<freifeld2 />
<freifeld3 />
<freifeld4 />
<freifeld5 />
<freifeld6 />
<freifeld7 />
<freifeld8 />
<freifeld9 />
<freifeld10 />
<lieferdatumkw>0</lieferdatumkw>
<auftrag_position_id>30</auftrag_position_id>
<kostenlos>0</kostenlos>
<lagertext />
<teilprojekt>0</teilprojekt>
<explodiert_parent>0</explodiert_parent>
<id_ext />
<ean />
<gewicht />
<herstellernummer />
<lagerartikel>1</lagerartikel>
</lieferschein_position>
</lieferschein_position_list>
</lieferschein>
</lieferschein_list>
</response>
Use the following XML structure to transfer delivery notes that include bills of material to your fulfillment service provider.
<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?>
<response>
<xml>
<lieferschein_list>
<lieferschein>
<id>87</id>
<datum>2017-11-02</datum>
<projekt>1</projekt>
<lieferscheinart />
<belegnr>171102-10</belegnr>
<bearbeiter>Administrator</bearbeiter>
<auftrag>200091</auftrag>
<auftragid>122</auftragid>
<freitext />
<status>versendet</status>
<adresse>2</adresse>
<name>Beispielkunde</name>
<abteilung>Wareneingang</abteilung>
<unterabteilung>Elektronik</unterabteilung>
<strasse>Rue de bellvue</strasse>
<adresszusatz />
<ansprechpartner>Testkontakt</ansprechpartner>
<plz>1620</plz>
<ort>Brüssel</ort>
<land>BE</land>
<ustid>4545446656446</ustid>
<email />
<telefon />
<telefax />
<betreff />
<kundennummer>10003</kundennummer>
<versandart>DPD</versandart>
<versand>Administrator</versand>
<firma>1</firma>
<versendet>1</versendet>
<versendet_am>0000-00-00 00:00:00</versendet_am>
<versendet_per />
<versendet_durch />
<inbearbeitung_user>0</inbearbeitung_user>
<logdatei>2017-11-02 08:55:17</logdatei>
<vertriebid>1</vertriebid>
<vertrieb>Administrator</vertrieb>
<ust_befreit>3</ust_befreit>
<ihrebestellnummer />
<anschreiben />
<usereditid />
<useredittimestamp>0000-00-00 00:00:00</useredittimestamp>
<lieferantenretoure>0</lieferantenretoure>
<lieferantenretoureinfo />
<lieferant>0</lieferant>
<schreibschutz>1</schreibschutz>
<pdfarchiviert>0</pdfarchiviert>
<pdfarchiviertversion>0</pdfarchiviertversion>
<typ>firma</typ>
<internebemerkung />
<ohne_briefpapier />
<lieferid>0</lieferid>
<ansprechpartnerid>0</ansprechpartnerid>
<projektfiliale>0</projektfiliale>
<projektfiliale_eingelagert>0</projektfiliale_eingelagert>
<zuarchivieren>0</zuarchivieren>
<internebezeichnung />
<angelegtam />
<kommissionierung>65</kommissionierung>
<sprache />
<bundesland />
<gln />
<rechnungid>53</rechnungid>
<bearbeiterid />
<bodyzusatz />
<lieferbedingung />
<titel />
<standardlager>0</standardlager>
<kommissionskonsignationslager>0</kommissionskonsignationslager>
<abweichendebezeichnung>0</abweichendebezeichnung>
<id_ext />
<anzahluebertragungen>1</anzahluebertragungen>
<rechnung_name>Testkunde</rechnung_name>
<rechnung_anrede />
<rechnung_strasse>Musterstrasse 7</rechnung_strasse>
<rechnung_adresszusatz>Anlieferbereich C</rechnung_adresszusatz>
<rechnung_ansprechpartner>Testansprechpartner</rechnung_ansprechpartner>
<rechnung_abteilung>Einkauf</rechnung_abteilung>
<rechnung_unterabteilung>Technik</rechnung_unterabteilung>
<rechnung_plz>848415</rechnung_plz>
<rechnung_ort>Musterhausen</rechnung_ort>
<rechnung_land>DE</rechnung_land>
<internet />
<shopextid />
<lieferschein_position_list>
<lieferschein_position>
<id>127</id>
<lieferschein>87</lieferschein>
<artikel>1</artikel>
<projekt>1</projekt>
<bezeichnung>Muster</bezeichnung>
<beschreibung />
<internerkommentar />
<nummer>1000001</nummer>
<seriennummer />
<menge>5.0000</menge>
<lieferdatum>0000-00-00</lieferdatum>
<vpe>1</vpe>
<sort>1</sort>
<status>angelegt</status>
<bemerkung />
<geliefert>0.0000</geliefert>
<abgerechnet>0</abgerechnet>
<logdatei>2017-11-02 08:55:17</logdatei>
<explodiert_parent_artikel>0</explodiert_parent_artikel>
<einheit />
<zolltarifnummer />
<herkunftsland />
<artikelnummerkunde />
<freifeld1 />
<freifeld2 />
<freifeld3 />
<freifeld4 />
<freifeld5 />
<freifeld6 />
<freifeld7 />
<freifeld8 />
<freifeld9 />
<freifeld10 />
<lieferdatumkw>0</lieferdatumkw>
<auftrag_position_id>226</auftrag_position_id>
<kostenlos>0</kostenlos>
<lagertext />
<teilprojekt>0</teilprojekt>
<explodiert_parent>0</explodiert_parent>
<freifeld11 />
<freifeld12 />
<freifeld13 />
<freifeld14 />
<freifeld15 />
<freifeld16 />
<freifeld17 />
<freifeld18 />
<freifeld19 />
<freifeld20 />
<id_ext />
<ean>4001222601064</ean>
<gewicht />
<herstellernummer />
<altersfreigabe />
<lagerartikel>0</lagerartikel>
</lieferschein_position>
<lieferschein_position>
<id>128</id>
<lieferschein>87</lieferschein>
<artikel>3</artikel>
<projekt>1</projekt>
<bezeichnung>*** Einbauteil A</bezeichnung>
<beschreibung>Lager: HL001(5)</beschreibung>
<internerkommentar />
<nummer>1000002</nummer>
<seriennummer />
<menge>5.0000</menge>
<lieferdatum>0000-00-00</lieferdatum>
<vpe />
<sort>2</sort>
<status>angelegt</status>
<bemerkung />
<geliefert>0.0000</geliefert>
<abgerechnet>0</abgerechnet>
<logdatei>2017-11-02 08:55:17</logdatei>
<explodiert_parent_artikel>1</explodiert_parent_artikel>
<einheit />
<zolltarifnummer>0</zolltarifnummer>
<herkunftsland>0</herkunftsland>
<artikelnummerkunde />
<freifeld1 />
<freifeld2 />
<freifeld3 />
<freifeld4 />
<freifeld5 />
<freifeld6 />
<freifeld7 />
<freifeld8 />
<freifeld9 />
<freifeld10 />
<lieferdatumkw>0</lieferdatumkw>
<auftrag_position_id>227</auftrag_position_id>
<kostenlos>0</kostenlos>
<lagertext>HL001 (5)</lagertext>
<teilprojekt>0</teilprojekt>
<explodiert_parent>127</explodiert_parent>
<freifeld11 />
<freifeld12 />
<freifeld13 />
<freifeld14 />
<freifeld15 />
<freifeld16 />
<freifeld17 />
<freifeld18 />
<freifeld19 />
<freifeld20 />
<id_ext />
<ean />
<gewicht />
<herstellernummer />
<altersfreigabe />
<lagerartikel>1</lagerartikel>
</lieferschein_position>
<lieferschein_position>
<id>129</id>
<lieferschein>87</lieferschein>
<artikel>4</artikel>
<projekt>1</projekt>
<bezeichnung>*** Einbaukosten/Stk.</bezeichnung>
<beschreibung />
<internerkommentar />
<nummer>1000004</nummer>
<seriennummer />
<menge>5.0000</menge>
<lieferdatum>0000-00-00</lieferdatum>
<vpe />
<sort>3</sort>
<status>angelegt</status>
<bemerkung />
<geliefert>0.0000</geliefert>
<abgerechnet>0</abgerechnet>
<logdatei>2017-11-02 08:55:17</logdatei>
<explodiert_parent_artikel>1</explodiert_parent_artikel>
<einheit />
<zolltarifnummer>0</zolltarifnummer>
<herkunftsland>0</herkunftsland>
<artikelnummerkunde />
<freifeld1 />
<freifeld2 />
<freifeld3 />
<freifeld4 />
<freifeld5 />
<freifeld6 />
<freifeld7 />
<freifeld8 />
<freifeld9 />
<freifeld10 />
<lieferdatumkw>0</lieferdatumkw>
<auftrag_position_id>228</auftrag_position_id>
<kostenlos>0</kostenlos>
<lagertext />
<teilprojekt>0</teilprojekt>
<explodiert_parent>127</explodiert_parent>
<freifeld11 />
<freifeld12 />
<freifeld13 />
<freifeld14 />
<freifeld15 />
<freifeld16 />
<freifeld17 />
<freifeld18 />
<freifeld19 />
<freifeld20 />
<id_ext />
<ean />
<gewicht />
<herstellernummer />
<altersfreigabe />
<lagerartikel>0</lagerartikel>
</lieferschein_position>
<lieferschein_position>
<id>130</id>
<lieferschein>87</lieferschein>
<artikel>17</artikel>
<projekt>1</projekt>
<bezeichnung>*** Einbauteil B</bezeichnung>
<beschreibung>Lager: HL001(10)</beschreibung>
<internerkommentar />
<nummer>1000008</nummer>
<seriennummer />
<menge>10.0000</menge>
<lieferdatum>0000-00-00</lieferdatum>
<vpe />
<sort>4</sort>
<status>angelegt</status>
<bemerkung />
<geliefert>0.0000</geliefert>
<abgerechnet>0</abgerechnet>
<logdatei>2017-11-02 08:55:17</logdatei>
<explodiert_parent_artikel>1</explodiert_parent_artikel>
<einheit />
<zolltarifnummer>0</zolltarifnummer>
<herkunftsland>0</herkunftsland>
<artikelnummerkunde />
<freifeld1 />
<freifeld2 />
<freifeld3 />
<freifeld4 />
<freifeld5 />
<freifeld6 />
<freifeld7 />
<freifeld8 />
<freifeld9 />
<freifeld10 />
<lieferdatumkw>0</lieferdatumkw>
<auftrag_position_id>229</auftrag_position_id>
<kostenlos>0</kostenlos>
<lagertext>HL001 (10)</lagertext>
<teilprojekt>0</teilprojekt>
<explodiert_parent>127</explodiert_parent>
<freifeld11 />
<freifeld12 />
<freifeld13 />
<freifeld14 />
<freifeld15 />
<freifeld16 />
<freifeld17 />
<freifeld18 />
<freifeld19 />
<freifeld20 />
<id_ext />
<ean />
<gewicht />
<herstellernummer />
<altersfreigabe />
<lagerartikel>1</lagerartikel>
</lieferschein_position>
</lieferschein_position_list>
</lieferschein>
</lieferschein_list>
</xml>
<status>
<action>belege</action>
<message>OK</message>
<messageCode>1</messageCode>
</status>
</response>
Important
Note the mandatory fields nummer and lagerzahl for this transfer format.
Use the following XML structure to receive stock information excluding BBD and batch information from your fulfillment service provider.
<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?>
<response>
<xml>
<artikel_list>
<artikel>
<nummer>123456</nummer>
<lagerzahl>7</lagerzahl>
<lager_platz>HL001</lager_platz>
</artikel>
</artikel_list>
</response>
If you want to receive stocks including BBD and batch information from your fulfillment service provider, follow the XML structure below. Note that this example shows two different best-before dates and batch numbers for the same item.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?><response>
<xml>
<artikel_list>
<artikel>
<nummer>1650007</nummer>
<lagerzahl>3</lagerzahl>
<lager_platz>KR-HR-11</lager_platz>
<mhd>30.10.2018</mhd>
</artikel>
<artikel>
<nummer>1650007</nummer>
<lagerzahl>3</lagerzahl>
<lager_platz>KR-HR-12</lager_platz>
<mhd>15.02.2019</mhd>
</artikel>
</artikel_list>
</response>
Use the following XML structure to receive sales orders from your fulfillment service provider. Note that the sample file is intended to give an insight into the required structure and is quite extensive, as it contains all the theoretically possible fields through which a wide variety of order information can be submitted.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<response>
<xml>
<auftrag_list>
<auftrag>
<datum>2021-05-03</datum>
<art>standardauftrag</art>
<projekt>1</projekt>
<internet>OnlineBestellNummer</internet>
<bearbeiter>Administrator</bearbeiter>
<freitext>Freitext</freitext>
<internebemerkung>Interne Bemerkung</internebemerkung>
<status>freigegeben</status>
<firma>0</firma>
<titel>Dr.</titel>
<name>Eva Müller</name>
<abteilung>Abteilung</abteilung>
<unterabteilung>Unterabteilung</unterabteilung>
<strasse>Musterweg 12a</strasse>
<adresszusatz>Adresszusatz</adresszusatz>
<ansprechpartner>ASP</ansprechpartner>
<plz>12345</plz>
<ort>Musterdorf</ort>
<land>DE</land>
<ustid>DE11125205</ustid>
<ust_befreit>3</ust_befreit>
<email>testmail@xentral.com</email>
<telefon>089123456789</telefon>
<telefax>089123456790</telefax>
<kundennummer>10001</kundennummer>
<versandart>versandunternehmen</versandart>
<vertrieb>Administrator</vertrieb>
<zahlungsweise>rechnung</zahlungsweise>
<zahlungszieltageskonto>11</zahlungszieltageskonto>
<abweichendelieferadresse>1</abweichendelieferadresse>
<liefername>Abweichender Name</liefername>
<lieferabteilung>Abweichende Abteilung</lieferabteilung>
<lieferunterabteilung>Abweichende Unterabteilung</lieferunterabteilung>
<lieferland>DE</lieferland>
<lieferstrasse>Abweichende Straße</lieferstrasse>
<lieferort>Augsburg</lieferort>
<lieferplz>86150</lieferplz>
<lieferadresszusatz>Lieferzusatz</lieferadresszusatz>
<lieferansprechpartner>Lieferansprechpartner</lieferansprechpartner>
<transaktionsnummer>TRANSACTION-100</transaktionsnummer>
<lieferdatum>2022-05-06</lieferdatum>
<tatsaechlicheslieferdatum>2022-07-05</tatsaechlicheslieferdatum>
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<internebezeichnung>11</internebezeichnung>
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<bezeichnung>Schraube Deluxe</bezeichnung>
<beschreibung><ul><li>1 <strong>Fett</strong> geschrieben.</li><li>2</li><li>3</li><li>4</li></ul></beschreibung>
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<preis>0.55328000</preis>
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<freifeld4>Freifeld4</freifeld4>
<freifeld5>Freifeld5</freifeld5>
<freifeld6>Freifeld6</freifeld6>
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<status>
<action>belege</action>
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<messageCode>1</messageCode>
</status>
</response>
Use the following XML structure to receive purchase orders from your fulfillment service provider.
<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?>
<response>
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<bestellung_list>
<bestellung>
<id>30</id>
<datum>2017-11-02</datum>
<projekt>1</projekt>
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<bearbeiter>Administrator</bearbeiter>
<angebot />
<freitext>Bitte aufs Sperrlager einlagern</freitext>
<internebemerkung />
<status>versendet</status>
<adresse>6</adresse>
<name>Meine Firma</name>
<vorname />
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<unterabteilung />
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<adresszusatz>Eingang C</adresszusatz>
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<liefername>Testempfänger</liefername>
<lieferabteilung>Logistik</lieferabteilung>
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<lieferland>DE</lieferland>
<lieferstrasse>Musterstrasse 7</lieferstrasse>
<lieferort>Musterhausen</lieferort>
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<lieferadresszusatz>Tor 3</lieferadresszusatz>
<lieferansprechpartner>Ansprechpartner Lieferadresse</lieferansprechpartner>
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<kundennummer />
<lieferantennummer>70004</lieferantennummer>
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<einkaeufer />
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<bezeichnunglieferant>Steckverbindung c10</bezeichnunglieferant>
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<freifeld1 />
<freifeld2 />
<freifeld3 />
<freifeld4 />
<freifeld5 />
<freifeld6 />
<freifeld7 />
<freifeld8 />
<freifeld9 />
<freifeld10 />
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<freifeld11 />
<freifeld12 />
<freifeld13 />
<freifeld14 />
<freifeld15 />
<freifeld16 />
<freifeld17 />
<freifeld18 />
<freifeld19 />
<freifeld20 />
<skontobetrag>0.0000</skontobetrag>
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<ean />
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<status>
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</status>
</response>
Use the following XML structure to receive shipping numbers and tracking URLs for shipped orders from your fulfillment service provider. In this example, several types of tracking information are collected and then transferred back to your Xentral system.
<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?>
<response>
<xml>
<lieferschein_list>
<lieferschein>
<belegnr>200001</belegnr>
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<lieferschein_position>
<id>1</id>
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<lieferschein_position>
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</lieferschein_position_list>
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<lieferschein>
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<tracking_link>https://nolp.dhl.de/nextt-online-public/de/search?piececode=12345678901232</tracking_link>
<tracking_sprache>german</tracking_sprache>
<lieferschein_position_list>
<lieferschein_position>
<id>3</id>
<geliefert>4</geliefert>
</lieferschein_position>
</lieferschein_position_list>
</lieferschein>
</lieferschein_list>
</response>
Use the following XML structure to import information about BBD and batches that are reported back to you by your fulfillment service provider. Decide in advance whether MHD and batch information should be combined individually or jointly in one block. The block can also be integrated with the corresponding subsets multiple times for multiple batch and BBD combinations. The respective quantity must be specified within the block. If no quantity is specified in the block and there is only one block, the total quantity of the position is automatically attributed. If there are multiple blocks without quantity specification for a position, the information is ignored due to non-uniqueness.
Tip
If you want to list the best before date, batches, and serial numbers you have taken in your PDF document, open the menu Basic Settings > Tab: System > Area: Receipts and activate the options Positions with best before date, Positions with batch, and Positions with serial numbers.
Important
In this transfer format, please note the mandatory fields tracking and belegnr. These fields must be included in the XML structure.
<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?>
<response>
<xml>
<lieferschein_list>
<lieferschein>
<belegnr>121212</belegnr>
<tracking>1234567890</tracking>
<tracking_link>http://dhl.de/sendungsverfolgung?tracking=123456</tracking_link>
<tracking_sprache>english</tracking_sprache>
<versandart>DPD</versandart>
<lieferschein_position_list>
<lieferschein_position>
<id>105</id>
<geliefert>3</geliefert>
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<serial>SN-654321</serial>
<serial>SN-456789</serial>
<mhd_charge_block>
<mhd>2020-12-31</mhd>
<charge>ABC123</charge>
<menge>2</menge>
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<mhd_charge_block>
<mhd>2022-12-31</mhd>
<charge>DEF456</charge>
<menge>1</menge>
</mhd_charge_block>
</lieferschein_position>
</lieferschein_position_list>
</lieferschein>
</lieferschein_list>
</response>
<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?>
<response>
<xml>
<lieferschein_list>
<lieferschein>
<auftragextid>78787878</auftragextid>
<tracking>1234567890</tracking>
<tracking_link>http://dhl.de/sendungsverfolgung?tracking=123456</tracking_link>
<tracking_sprache>english</tracking_sprache>
</lieferschein>
</lieferschein_list>
</response>
If you receive incoming data from your fulfillment service provider via XML, it is important to know which data fields can be populated per receipt. Depending on the receipt, the range of data fields available for the transfer is limited. The following table shows you clearly which data fields you can use per document. Use this information to build the XML structures for your transfers accordingly and avoid errors in data transfer.
|
Data field |
Sales order |
Offer |
Return |
Purchase order |
Production |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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auftrag |
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auftragid |
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lieferschein |
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lieferscheinid |
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fastlane |
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shopextid |
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kostenstelle |
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belegnr |
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name |
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abteilung |
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unterabteilung |
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ansprechpartner |
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strasse |
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bundesstaat |
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land |
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|||||
|
plz |
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|
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|
ort |
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|
telefon |
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telefax |
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|
abweichendelieferadresse |
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|
art |
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|
bearbeiter |
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|||||
|
datum |
|
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|
|
|
|||||
|
lieferdatum |
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|
tatsaechlicheslieferdatum |
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ustid |
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|
|
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ust_befreit |
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internet |
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transaktionsnummer |
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versandart |
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||||||
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vertrieb |
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zahlungsweise |
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freitext |
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vorabbezahltmarkieren |
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liefername |
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liefergln |
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ihrebestellnummer |
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internebemerkung |
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internebezeichnung |
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projekt |
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gesamtsumme |
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bestellungsart |
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unterlistenexplodieren |
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Below we have collected some recommendations and hints on common causes of errors that you can use to prevent or resolve errors during data exchange.
This message appears in the Monitor in the Status field of a transfer and may have several causes in the network configuration. Check the following points and make adjustments if necessary to resolve the cause of the error.
-
Changed IP address: Has your Xentral system's IP address changed? We recommend requesting a static IP address. Ask our Xentral Support team for it to be permanently assigned to your system. Also, send your static IP address to your fulfillment service provider so they can add it to their server configuration whitelist if necessary, allowing them to connect.
-
Firewall settings: Outgoing and incoming transfers may experience errors if connections are blocked by a firewall. In case of incorrect incoming transfers, check and adjust your own firewall settings.
This message appears in the Monitor in the Status field of a transfer, indicating errors in communication with the shared server for data exchange. In some cases, transmissions may stop without an error message. Cases like this are indicated by an unusually long time period displayed in the Last Transmission field of the Monitor. You should check the following:
-
Too many files in the response location: For incoming transfers, the folder where the returned files are placed by the fulfillment service provider may contain too many files. Most often, the error occurs with a few thousand files. You can prevent the problem by activating the option Delete from server after download in the Details tab of each incoming transfer. This prevents excessive amounts of data from accumulating in the first place.
-
Incorrect credentials: It is possible that the credentials to the shared server have changed in the meantime and the new credentials have not yet been entered in Xentral. Open the Details tab of the affected transfer and check the entries in the Username and Password fields. Tools such as Cyberduck or Filezilla allow you to quickly and easily check the credentials. Consult your fulfillment service provider to make sure you are using the correct credentials.
-
Incorrect path specification: If the location for incoming or outgoing transfers is not entered correctly, transmitted files cannot be detected correctly. The above error message occurs or the transfers are completely absent. Check the Response Location (Input) field for incoming transfers and the Location (Output) field for outgoing transfers. Also, make sure that the path was not accidentally specified in the Server field.