Xentral bietet drei verschiedene Möglichkeiten eines Buchhaltungs Exports zu Datev inkl. zugehörigen Dokumenten:
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CSV export aller Transaktionen.
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Export inkl. zugehörigen PDF Dokumenten und XML Daten als zip (DATEV Unternehmen online).
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Direkter Export der benötigten Daten über DATEV Connect.
In diesem Guide findest du alle nötigen Informationen, um deinen DATEV Export einzurichten.
Du kannst direkt mit den Einstellungen anfangen. Falls du einen Export testen möchtest, benötigst du einige Testrechnungen, Zahlungstransaktionen, Verbindlichkeiten oder eine Bankanbindung.
Wir empfehlen den folgenden Ablauf für einen Export:
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Export Einstellungen aufsetzen
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Export deiner Finanzdatendata
Um dein DATEV Export aufzusetzen brauchst du folgende Einstellungen:
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Logge dich in Xentral ein und navigiere zu Buchhaltung > Finanzbuchhaltung Export
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Navigiere zum Reiter Einstellungen und wähle Neuen Eintrag anlegen.
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Fülle folgende Felder im Ereignisfenster aus:
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Beraternummer
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Mandantennummer
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Projekt - falls du verschiedene DATEV Exporte für verschiedene Geschäftsbereiche brauchst, kannst du das Projektfeld verwenden.
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Zahlungsweise in Datev - optional, nur für spezielle Anwendungsfälle notwendig.
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Wirtschaftsjahr - Füge das Geschäftsjahr im “ddMM” Format ein, z.B.: falls dein Geschäftsjahr am 1. Januar beginnt, füge 0101 ein, für 1. April, füge 0104 ein.
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Sachkontenlänge - Anzahl der Ziffern deiner Kontonummer innerhalb deines Kontenrahmens (meistens 4 oder 6).
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Klicke auf Speichern.
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Logge dich in Xentral ein und navigiere zu Buchhaltung > Finanzbuchhaltung Export
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Navigiere zum Reiter Export.
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Im Einstellungsbereich findest du weitere Optionen zu deinem Buchhatlungsexport. Wähle Optionen, die zu deinem Anwendungsfall passen bzw. besprich diese mit deinem Finanzberater.
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Wir empfehlen das Feld Neues Datev Format (Testbuchung einfügen) einzustellen. Dieses erstellt eine Testbuchung als ersten Eintrag in deiner Export-Datei, welches Datev das Festschreiben deines Imports (absichtlich) verhindert - du kannst daher während deines Datev Imports nochmal alles prüfen.
Xentral bietet drei Optionen für den Export deiner Daten zu Datev: Zwei der Optionen sind ein manueller Export, welches eine zip Datei mit allen benötigten Informationen erstellt, die du in Datev hochladen oder deinem Finanzberater weiterleiten kannst. Die letzte Optionen ist ein direkter Export über die Datev Oberfläche in Xentral.
Navigiere zu Buchhaltung > Finanzbuchhaltung Export, um einen manuellen Export zu starten. In Xentral kannst du alle Rechnungen, Gutschriften, Verbindlichkeiten und Bankdaten als CSV exportieren. Jeder Export erlaubt dir ein Intervall und ein Projekt zu wählen, falls du nur einen bestimmten Geschäftsbereich ansprechen möchtest.
In DATEV Unternehmen online kannst du zwischen einem Export von Rechnungen, Gutschriften und Verbindlichkeiten wählen. Mit dieser Funktion erstellst du eine zip Datei, welche alle zugehörigen PDFs und XML Dateien enthält, die Datev benötigt. Du kannst diese dann direkt in Datev hochladen oder deinem Finanzberater weiterleiten.
Im Exportbereich für Kunden / Lieferanten kannst du eine Liste aller deiner Kunden und Lieferanten mit entsprechenden IDs exportieren.
Xentral bietet auch eine Datev Oberfläche, welches deine Buchhaltungsdaten direkt zu Datev hochladen kann. Um eine Verbindung zu erstellen, folge diesem Artikel.
Tipp
Falls du keinen Zahlungsdienstleister an Xentral angebunden hast, solltest du deine Transaktionen erst in Datev hochladen und im Nachgang erst den Export aus Xentral durchführen.
Anmerkung
Besprich die notwendigen Einstellungen mit deinem Finanzberater, bevor du den Export automatisierst. Du kannst hierfür den manuellen Prozess als Test verwenden.