Ziel

Um Zahlungsein- und ausgänge zu vermerken, kannst du mit Xentral mehrere, verschiedene Zahlungsdienstleister anbinden und um deine Rechnungen und Verbindlichkeiten zu überblicken. Hierzu gibt es detaillierte Beschreibungen zu Paypal, Shopify Payments und Klarna.

Zusätzlich zu den Zahlungsdienstleistern kann Xentral sich auch mit den meisten Banken verbinden, die Vorgehensweise ist dabei gleich.

Tipp: Falls für deine Dienstleister keine Xentral Standardanwendung angeboten wird, gibt es immer noch die Möglichkeit eines manuellen CSV Import für deine Transaktionen. Besprich mit deinen Anbietern, ob ein CSV Export möglich ist.

Voraussetzungen

All deine angebotenen Zahlungsweisen sollten in den Grundeinstellung erstellt sein. In den Einstellungen der Zahlungsweisen gibst du vor, ob Xentral den Zahlungsstatus einer Rechnung mit einem Transaktions Import aktualisieren soll oder nicht. In dieser Guideline findest du nähere Infos dazu.

Workflow

Mit den folgende drei Schritten kannst du eine Verbindung herstellen:

Füge in Xentral deine Login Details zu deinem Zahlungsdienstleister ein
Nehme Detail-Einstellungen für deinen Import vor
Teste die Verbindung, in dem du einen Transaktions Import startest

Zahlungsdienstleister hinzufügen

Für die Zahlungsweisen, die Xentral unterstützt, gibt es verschiedene Oberflächen. Folge diesen Schritten, um eine Anbindung zu erstellen:

Logge dich in Xentral ein und gehe zu Administration > Buchhaltung > Geschäftskonten
Wähle +NEU aus, um eine neue Schnittstelle hinzuzufügen
Wähle in der Liste deinen Anbieter aus. Falls es sich um ein Bankkonto handelt, wähle HBCI/FinTS. Verwende Custom, falls dein Anbieter nicht gelistet ist (zum Beispiel Klarna).
Folge den Schritten im Ereignisfenster
Das System wird deine Daten validieren. Sobald du alle Details hinzugefügt hast, steht deine Verbindung und die Detail Seite erscheint.

Tipp: In dem es im ersten Schritt nach deiner IBAN fragt, überprüft Xentral, ob es eine Verbindung zu deiner Bank herstellen kann. Falls deine IBAN akzeptiert wird, kann Xentral sich dementsprechend mit deiner Bank verbinden.

Detail-Einstellungen vornehmen

In der Details Seite für dein Geschäftskonto gibst du Xentral die Informationen, wann und wie es eine importierte Transaktion weiter bearbeiten soll.

Navigiere hierzu zu Administration > Buchhaltung > Geschäftskonto > “Dein Geschäftskonto”

Die Details Seite besteht aus folgenden Bereichen:

Einstellungen:

Bezeichnung: Kennzeichnung deines Kontos

Typ: Wähle dementsprechend aus der Liste. Bitte beachte: Wähle Bank via CSV als Typ für CSV import - für andere Typen ist kein CSV import erlaubt

Projekt (optional): Wähle hier ein Projekt, falls dieses Konto nur für bestimmte Mitarbeiter zugänglich sein soll

Aktiv: Stelle dieses Konto als Option frei. Falls dieses nicht mehr verfügbar sein soll, kannst du es hier deaktivieren

Keine E-Mail: Das System kann eine Zahlungsbestätigung an deinen Kunden senden, sobald ein Zahlungseingang in Xentral aufgezeichnet wurde. Aktiviere dieses Feld, falls keine Bestätigung gesendet werden soll
Änderungen erlauben: Mit dieser Einstellung erlaubst du Modifizierungen an Buchungen, obwohl sie schon stattgefunden haben. Das Feld sollte leer stehen, falls Buchungen final sind und keine Änderungen vorgenommen werden dürfen

Bankverbindung

Fülle diese Felder, falls du mit Xentral deine SEPA Lastschriften abbilden möchtest.

DATEV

Falls du alle Zahlungseingänge in einem bestimmten Buchhaltungskonto erfassen möchtest, kannst du das hier einrichten. Sprich dafür mit deinem Steuerberater.

CSV Import

Nutze diese Einstellung, falls dieses Konto von einem CSV Import abhängig ist. Du kannst hier mehr darüber erfahren.

Import automatisieren

In Xentral besteht die Möglichkeit, den Import von Zahlungstransaktionen zu automatisieren. Folgende Möglichkeiten stehen dir zur Verfügung:

Live Import

Live Import aktiv: Aktiviere oder Deaktiviere den Live Import. Diese Einstellung erlaubt dir Zahlungstransaktionen mithilfe des Zahlungseingangs Modul zu importieren. Verwende hierzu die Optionen im Prozessstarter, um diese zu automatisieren
Zeitraum: Der Zeitraum, in dem der Import ablaufen soll
zu Zeiten: Falls nötig, kannst du hier eine bestimmte Stunde am Tag festlegen, an dem der Import stattfinden soll
Zugangsdaten: Dieses Feld wird ggf. automatisch mit deinen Daten aus dem Ereignisfeld befüllt. Es beinhaltet Informationen über die API und Passwort deiner Verbindung. Je nach Zahlungsanbieter können hier zusätzliche Informationen abgefragt sein, hier findest du mehr Details über Amazon Pay.
Passwort Tresor: Falls das Passwort deiner Verbindung verschlüsselt werden soll, wähle Passwort setzen

Kontenspezifische Einstellungen

Diese Felder können anstatt Zugang verwendet werden. Je nach Zahlungsdienstleister können noch weitere Informationen hier abgefragt sein.

Prozessstarter

Zahlungseingänge automatisch abholen - Verwende diese Option, falls Xentral automatisch alle Zahlungstransaktionen von deinem Konto abholen soll.

Zahlungseingänge automatisch verbuchen - Verwende diese Option, falls Xentral alle Transaktionen direkt auf Rechnungen und Bestellungen verbuchen soll.

Hinweis: Für eine automatische Verbuchung werden folgende Parameter zwischen Transaktion und Bestellung / Rechnung verglichen:

Bestell-/Rechnungsnummer innerhalb des Betreffs
Bestellnummer deines Shops
Transaktionsbetrag
Transaktionsnummer (für PayPal, Shopify Payments und Amazon Pay)

Startwert für Konto

Da Xentral nur Transaktionen importieren kann (keine Salden), kannst du mit diesen Feldern einen Startwert für dein Konto wählen, welches für den ersten Import in Betracht gezogen werden soll. Wähle Summieren, damit alle darauf folgenden Beträge sich aufsummieren. Im Nachgang findest du den Kontensaldo im Zahlungseingangs Modul.