Ziel

Projekte sind eine wichtige Basiskomponente in Xentral. Mit ihnen kannst du bestimmte Prozesse optimieren und gruppieren, deine Logistik organisieren und Filter erstellen. Indem du ein gut organisiertes Projekt definierst und erstellst, kannst du deine Abläufe optimieren. Dieser Artikel zeigt dir, wie du Projekte im Allgemeinen verwenden kannst.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung deiner Projektstruktur sind keine Voraussetzungen erforderlich.

Workflow

Wann verwenden wir Projekte in Xentral
Welche Einstellungen werden von den Projekten gesteuert
Wie sollte ich meine Projekte strukturieren
Ein neues Projekt anlegen

Wann verwenden wir Projekte in Xentral?

Im Allgemeinen repräsentiert jedes Projekt einen bestimmten Teil deines Unternehmens. Projekte haben in Xentral verschiedene Optionen. Die folgenden Optionen sind die wichtigsten:

Projekte ermöglichen es dir, für eine bestimmte Art von Aufträgen andere Einstellungen zu verwenden als die, die du in deinen Grundeinstellungen festgelegt hast. Zum Beispiel, wenn du ein anderes Layout für deine Rechnungen in einem bestimmten Bereich deines Unternehmens haben möchtest.
Du kannst Projekte anlegen, um zwischen verschiedenen logistischen Abläufen zu unterscheiden. Xentral ordnet die Aufträge einem bestimmten Projekt zu und bestimmt, wie sie in deinem Lager bearbeitet werden.
Projekte sind einer der leistungsfähigsten Filter. Da jedes Hauptobjekt wie Artikel, Aufträge oder Adressen mit einem Projekt verknüpft ist, kannst du in fast allen Modulen nach dem spezifischen Teil deines Geschäfts filtern, der durch das Projekt repräsentiert wird.

Welche Einstellungen werden von den Projekten gesteuert?

Projekte sind eine weitere Einstellungsebene zwischen deinen Grundeinstellungen und Adresseinstellungen. In den Projekten können sich einige Einstellungen wiederholen, die auch in den Grund- oder Adresseinstellungen zu finden sind. Diese Einstellungen überschreiben sich gegenseitig immer nach der gleichen Logik:

Projekteinstellungen überschreiben Grundeinstellungen.
Adresseinstellungen überschreiben Projekteinstellungen.
Auftragseinstellungen überschreiben Adresseinstellungen.

Diese Struktur ermöglicht es dir, unterschiedliche Einstellungen für verschiedene Bereiche deines Unternehmens vorzunehmen. So kannst du beispielsweise deinen Dokumentenhintergrund in den Grundeinstellungen und den Projekteinstellungen hochladen. Sobald du das Projekt für einen Auftrag auswählst, erstellt Xentral ein Dokument mit dem PDF-Hintergrund aus dem Projekt, nicht mit dem aus deinen Grundeinstellungen. Andere Projekte verwenden möglicherweise eine andere Vorlage als die in deinen Grundeinstellungen.

Diese Struktur wirkt sich auf verschiedene Bereiche von Xentral aus, z. B. auf den E-Mail-Account, der zum Versenden der Tracking- oder Rechnungs-Mails verwendet wird, auf deine Nummernkreise oder auf bestimmte Buchhaltungseinstellungen.

Wie sollte ich meine Projekte strukturieren?

In folgenden Fällen empfehlen wir Projekte zu verwenden:

Pro Vertriebskanal - Wir empfehlen dringend, ein Projekt für jeden deiner Vertriebskanäle zu definieren. Wenn du auf Shopify, Amazon und über manuelle Auftragserstellung verkaufst, solltest du für jeden dieser Kanäle ein eigenes Projekt haben.
Pro Logistikprojekt - Wenn du verschiedene Logistikprozesse hast, solltest du für jeden dieser Prozesse ein eigenes Projekt erstellen. Auf diese Weise kannst du die Einstellungen jedes Prozesses einzeln vornehmen, ohne sich mit einem anderen zu überschneiden.
Für Fulfillment (Fremdlogistik) - Wenn du einen Teil deiner Aufträge an einen Partner oder Fulfiller schicken musst, solltest du für jeden Fulfiller ein Projekt anlegen.

Beispiel

Du verkaufst über Shopify, Amazon (Fulfillment By Amazon und Fulfillment By Merchant) und durch manuelle Auftragserstellung. Dies sollte deine Projektstruktur sein:

Projekt #1 - Organisiere deine manuelle Auftragserstellung (hauptsächlich im B2B-Geschäft).
Projekt #2 - Organisiere Shopify. Xentral fügt jede neue Bestellung, die von Shopify erstellt wird, dem Shopify-Projekt hinzu. Das Shopify-Projekt enthält die erforderlichen Logistikeinstellungen.
Projekt #3 Amazon FBA - Amazon FBA ist ein anderer Logistikprozess als Shopify, daher benötigst du ein weiteres Projekt, um ihn abzudecken.
Projekt #4 Amazon FBM - Amazon FBM ist immer noch Amazon, aber es erfordert eine völlig andere Handhabung als FBA-Aufträge. Daher benötigst du dafür ein eigenes Projekt.
Projekt #5 Testen (optional) - Es ist sinnvoll, ein Testprojekt zu erstellen, mit dem du deine Prozesse beim Onboarding testen kannst. Du kannst das Testprojekt verwenden, um zwischen echten und Testbestellungen zu unterscheiden. Du kannst Rechnungen für dein Testprojekt herausfiltern, wenn du den Xentral-Finanzexport verwendest.

Ein neues Projekt anlegen

Das vorkonfigurierte Standard-Projekt findest du unter Stammdaten > Projekt. Du kannst dieses Projekt umbenennen und es sogar als Testprojekt verwenden.

Melde dich in Xentral an und gehe zu Stammdaten > Projekt.
Klicke auf +Neu.
Wähle neues Projekt anlegen aus.

Hinweis: Das System fragt, ob du ein neues Projekt oder eine Kopie eines bestehenden Projekts erstellen möchtest. Wenn du deine Logistikeinstellungen bereits in einem Projekt vorgenommen hast und den gleichen Prozess für ein anderes Projekt implementieren möchtest, wähle das Optionsfeld bestehendes Projekt kopieren.
Gib im Feld Bezeichnung den Namen ein.
Gib einen kurzen Bezeichner in das Feld Kennung ein. Wir empfehlen eine kurze Abkürzung wie amz für Amazon.
Klicke auf weiter um das neue Projekt zu erstellen.