Xentral kann viele Dokumenttypen erstellen, z. B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine. Diese Anleitung zeigt dir, wie du das Layout dieser Geschäftsbriefe einrichten und die Standard-E-Mail-Texte für den Versand an deine Kunden ändern kannst.
Bevor du mit der Bearbeitung deiner Geschäftsbriefe beginnst, stelle bitte sicher, dass du:
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Die Konfiguration der Grundeinstellungen abgeschlossen hast.
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Deinen ersten Testauftrag erstellt hast.
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PDF-Hintergrund für deinen Brief erstellen
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Textvorlagen definieren
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Mit Variablen arbeiten
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Mit IF-Bedingungen arbeiten
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E-Mail-Vorlagen erstellen
Xentral bietet eine benutzerfreundliche Möglichkeit, das Layout deiner Dokumente individuell zu gestalten. Du kannst einen PDF-Hintergrund für deine Briefe erstellen, der alles enthält, was du drucken möchtest, wie z. B. dein Logo oder eine bestimmte Fußzeile.
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Erstelle eine PDF-Datei mit allen Elementen, die du in die Dokumente aufnehmen möchtest. Du kannst dies in einem beliebigen Texteditor erstellen. Öffne eine neue Textdatei, füge dein Logo oder einen beliebigen Standardtext in dieses Dokument ein und exportiere es als PDF-Datei.
Anmerkung
Die Datei muss kleiner als 100kB sein.
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Lade die PDF-Datei in Xentral hoch. Melde dich bei Xentral an und gehe zu Administration > System > Grundeinstellungen > Briefkopf.
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Wähle PDF als Hintergrund im Abschnitt Hintergrund.
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Klicke auf Datei auswählen und wähle die entsprechende PDF-Datei.
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Klicke auf Speichern. Du hast deine PDF-Datei erfolgreich hochgeladen.
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Gehe zu Verkauf > Auftrag und öffne einen bereits erstellten Testauftrag oder lege einen neuen an.
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Gehe auf die Registerkarte Vorschau in deinem Auftrag. Xentral zeigt den Geschäftsbrief mit dem neuen PDF-Hintergrund an.
Tipp
Du kannst dein Logo auch als .png-Datei hochladen. Dies ist eine Alternative zum PDF-Upload, ist aber normalerweise nicht flexibel genug, um anspruchsvollere Layouts zu erstellen. Wir empfehlen die Verwendung des PDF-Hintergrunds.
Wichtig
In seltenen Fällen kann der Upload deiner PDF-Datei fehlschlagen. Das Ergebnis ist eine Fehlermeldung beim Öffnen der Vorschau. Löse dieses Problem, indem du deine PDF-Datei mit einem anderen PDF-Editor exportierst und erneut hochlädst.
Deine Textvorlagen für alle Dokumente findest du in den Grundeinstellungen (Verwaltung > System > Grundeinstellungen > Registerkarte: Textvorlagen).
Die Struktur der Vorlage ist wie folgt:
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Xentral enthält bereits viele Textvorlagen für alle Dokumente, aber du kannst sie für deine eigenen Bedürfnisse ändern.
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Im Zentrum eines jeden Dokuments steht die Artikeltabelle, in der alle Artikel aufgeführt sind, die du an deine Kunden sendest oder von deinem Lieferanten erhältst. Jede Textvorlage für alle Dokumente in Xentral wird durch zwei separate Textfelder definiert, eines oberhalb und eines unterhalb der Artikeltabelle.
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Du kannst jedes Feld mit Hilfe des Globus-Symbols übersetzen.
Xentral macht bestimmte Informationen mit Hilfe von Variablen in deinen Dokumenten zugänglich. Wenn du z. B. den Namen des Kunden auf deinen Dokumenten ausdrucken möchtest, verwende die Variable {NAME}. Das System bietet viele Variablen, die du hier finden kannst.
Für erweiterte Vorlagen kannst du IF-Anweisungen verwenden. Mit IF-Anweisungen kannst du deinen Dokumenten bestimmte Inhalte hinzufügen. Dies ist ein Beispiel für das Hinzufügen der Umsatzsteuer-ID für die Schweiz zu deinem Dokument. Der ISO-Code identifiziert das Land. In diesem Beispiel steht CH für die Schweiz:
{IF} {LAND}=”CH” {THEN} CH12345678 {ELSE} {ENDIF}
Die IF-Struktur ist immer die gleiche:
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{IF} - Xentral prüft den Inhalt hinter {IF}, ob er wahr oder falsch ist.
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{THEN} - gibt den Inhalt an, der geschrieben wird, wenn das {IF} wahr ist.
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{ELSE} - enthält den Inhalt für ein falsches IF.
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{ENDIF} - schließt die IF-Anweisung ab.
Jede IF-Anweisung sollte immer alle vier Komponenten enthalten. Wenn du den ELSE-Inhalt nicht benötigst, kann der Teil danach leer bleiben.
Anmerkung
Verwende die Standardschriftart, wenn du die {}-Ausdrücke deiner IF-Anweisungen schreibst. Für die gedruckten Variablen kannst du eine beliebige andere Schriftart verwenden.
Deine Korrespondenz wird wahrscheinlich Standard-E-Mails enthalten, z. B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Tracking-E-Mails. Du kannst den entsprechenden Standardtext unter Administration > System > Geschäftsbrief Vorlagen ändern. Du kannst entweder die vorhandenen Vorlagen verwenden, sie bearbeiten oder neue erstellen.
So erstellst du eine neue Vorlage:
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Melde dich in Xentral an und gehe zu Administration > System > Geschäftsbrief Vorlagen.
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Klicke auf +Neu.
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Wähle einen Typ für deine Vorlage. Die am häufigsten verwendeten Typen sind:
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Angebot
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Auftrag
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Bestellung
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Lieferschein
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Rechnung
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Gutschrift
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Versand
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ZahlungMiss (Fehlende Zahlung des Kunden)
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Stornierung
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Füge das Projekt für diese Vorlage hinzu. Das Projekt ermöglicht es dir, verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Bereiche deines Unternehmens zu verwenden. Wenn das Projekt leer bleibt, verwendet Xentral diese Vorlage als Standard.
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Gib die Betreffzeile der E-Mail ein.
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Das Textfeld akzeptiert verschiedene Variablen für verschiedene Typen. Siehe in der Liste unter dem Feld nach, welche Variable verwendet werden können.
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Über die Schaltfläche Dateien kannst du Anhänge hinzufügen, die du mit jeder E-Mail versenden möchtest, z. B. Vertragsdaten oder andere Notizen.
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Klicke auf Speichern.