Ziel

Dieser Artikel führt dich von der Produkt- und Kontakt- bis zur Auftragserstellung. Dies sind die wichtigsten Komponenten in Xentral, welche alle Informationen sammeln die zum Versenden von Produkten an Ihre Kunden und zum Erstellen der Rechnung und des Lieferscheins erforderlich sind. Die meisten Prozesse in Xentral sind auftragsgesteuert. Die folgenden Schritte geben einen Überblick über alle Komponenten, die du für den Einstieg in einen manuellen Bestellworkflow benötigst.

Voraussetzungen

Es gibt keine Voraussetzungen, dieser Artikel ist ein möglicher Ausgangspunkt für deine Xentral-Einrichtung.

Workflow

Um eine Aufträge manuell zu erstellen, muss folgendes getan werden

Kontakte anlegen
Produkte anlegen
Aufträge anlegen

Kontakte (Adressen) anlegen

Bevor Du deinen ersten Auftrag erstellst, müssen Sie mindestens einen Kundenkontakt (kann auch ein Testkontakt sein) in Xentral haben.

Melde dich in Xentral ein und gehe zu Stammdaten > Adresse
Klicke auf +Neu
Gebe die folgende Daten in das Erstellungs-Kontaktformular ein:

Typ: Wähle zwischen Firma, Frau oder Herr. Gebe außerdem an, ob es sich um einen B2B- oder B2C-Kunden handelt.
Name: Der vollständige Kundenname. Entweder der Name des Unternehmens oder der vollständige Name Ihres B2C-Kunden. Es gibt keine getrennten Felder für Vor- und Nachnamen.
Adressdaten: Straße, Ort, Bundesland und Land Ihres Ansprechpartners. Du kannst auch eine zusätzliche Rechnungs- oder Lieferadresse hinzufügen.
Sprache für Belege: Verwende dieses Feld, um die Sprache deiner Dokumente und E-Mails zu definieren, die an den Kunden gesendet werden.

Klicke auf Speichern.
Wähle die Art Ihres Kontakts aus. Wähle zwischen Kunde, Lieferant und Mitarbeiter. Aktiviere das Kontrollkästchen als Kunde markieren und klicke auf Jetzt markieren.
Nachdem der Kontakt als Kunde markiert wurde, generiert Xentral die neue Kundennummer.
Klicke auf Speichern.

Produkte anlegen

Jeder Auftrag muss mindestens ein Produkt enthalten. Produkte können physische Gegenstände oder Dienstleistungen sein. Befolge diese Schritte, um einen neuen Artikel / Produkt zu erstellen:

Klicke auf Stammdaten > Artikel.
Klicke auf +Neu.
Das einzige Pflichtfeld für deine Produkte ist das Feld Artikel (für Produktnamen).
Wenn das Feld Artikel Nr. leer bleibt, vergibt Xentral die Produktnummer automatisch aus den Xentral-Nummernkreisen in deinen Grundeinstellungen.
Füge die Produktbeschreibung hinzu, die Xentral im Auftragsdokument angeben soll.
Wenn du ein physisches Produkt und keine Dienstleistung erstellen möchtest, musst du das Produkt als Lagerartikel kennzeichnen. Dadurch wird die Lagerverwaltung auch für dieses Produkt aktiviert.
Auf der Registerkarte „Verkauf“ kannst du deine Verkaufspreise hinzufügen. Alle Preise in Xentral sind Nettopreise. Xentral berechnet die Steuer auf Auftragsebene.
Klicke auf Speichern.

Du bist jetzt bereit, dieses Produkt zu verkaufen.

Aufträge anlegen

Du kannst Aufträge erstellen, wenn du deine ersten Produkte und Kontakte in Xentral angelegt hast.Xentral listet Aufträge unter Verkauf > Auftrag auf. Diese Liste enthält manuell erstellte Aufträge und importierte Aufträge aus deinen Online-Shops oder Marktplätzen.

Melde dich bei Xentral an und gehe zu Verkauf > Auftrag.
Klicke auf +Neu.
Dieser neue Auftrag befindet sich im Entwurfsmodus. Aufträge im Entwurfsmodus werden nicht in deiner Logistik verarbeitet oder an Kunden gesendet.
Füge deinen Kundenkontakt im Kundenfeld hinzu.
Füge im Projektfeld ein Projekt hinzu. Projekte sind wichtig, da sie Ihre Logistik anstoßen. Mehr dazu findest du im Logistikleitfaden.
Klicke auf übernehmen. Xentral füllt alle Kontaktdaten automatisch aus.
Gehe zur Registerkarte Positionen und füge die Produkte hinzu, die du innerhalb des Auftrag verkaufen möchtest. Du kannst die entsprechenden Preise innerhalb dieser Tabelle hinzufügen oder ändern.
Klicke auf Vorschau, um die Auftragsbestätigung anzuzeigen, die Xentral aus dem aktuellen Entwurf erstellt.
Wenn du mit der Vorschau zufrieden bist, klicke auf Freigeben. Aus dem Auftragsentwurf wird ein eigentliches Auftragsdokument, das an deinen Kunden versendet, von deiner Logistik bearbeitet oder in Rechnung gestellt werden kann.

Wie geht es weiter mit dem Auftrag?

Aufträge sind der Hauptteil der Transaktionen zwischen dir und Kunden. Aufträge verbinden alle zugehörigen Dokumente, wie Lieferscheine oder Rechnungen. Du kannst sie mit wenigen Klicks generieren. Du musst dadurch nicht jedes mal die gleichen Daten für Rechnungen und Lieferscheine hinzufügen. Verwende das Aktionsmenü, um auszuwählen, was du als Nächstes mit diesem Auftrag tun möchtest.

Du kannst die Auftragsabwicklung in weiten Teilen automatisieren. Für den Moment solltest du sich jedes Feld, das dir dieser Auftrag bietet, genauer ansehen. Wenn du eine genauere Erklärung für ein bestimmtes Feld benötigst, schaue dir diese Seite an.

Du kannst das Aktionsmenü verwenden, um eine erste Rechnung oder einen Lieferschein für deinen Auftrag zu erstellen. Sobald du mit diesen wesentlichen Komponenten von Xentral vertraut bist, kannst du mit der Einrichtung deiner eigentlichen Prozesse beginnen.