• Ziel
• Voraussetzungen
• Workflows
• Häufige Probleme und Fragen

Ziel

Du kannst eine beliebige Anzahl von E-Mail-Konten mit Xentral verbinden. Wenn du E-Mail-Konten verbindest, kannst du E-Mails von deinen Kunden und Lieferanten senden und empfangen. Du kannst automatische Rechnungen, Lieferscheine und Tracking-E-Mails einrichten, wenn dein Prozess dies erfordert.

Voraussetzungen

Du benötigst die folgenden Daten, um dein E-Mail-Konto mit Xentral zu verbinden. Du findest diese Daten auf den Websites deiner E-Mail-Anbieter. Falls nicht, wende dich bitte an deinen Support.

Daten für den Versand von E-Mails:

• Die E-Mail-Adresse, von der du senden möchtest
• Das Passwort für dein E-Mail-Konto
• SMTP-Server-Adresse
• SMTP-Port (normalerweise 587, 465 oder 25)
• Verschlüsselung (in der Regel SSL oder TLS)

Daten für den Empfang von E-Mails:

• Die E-Mail-Adresse, von der du E-Mails importieren möchtest
• Das Passwort für dein E-Mail-Konto
• IMAP-Server-Adresse
• IMAP-Port (normalerweise 993 oder 143)
• Verschlüsselung (meist SSL)

Um ein Gmail-Konto zu verbinden, musst du eine Verbindung mit der Google Cloud API herstellen. Anweisungen dazu findest du in diesem Artikel.

Um eine Verbindung zu Office 365 herzustellen, wende dich bitte an den MS Office-Support und wechsel zurück zur Methode der einfachen Authentifizierung. Bitte beachte, dass Xentral das neue Authentifizierungsverfahren im Moment nicht unterstützt. Mit Basic Authentication kannst du dein E-Mail-Konto wie in dieser Anleitung beschrieben verbinden.

Workflows

Im Folgenden werden bewährte Verfahren für die Verbindung Ihrer E-Mail-Konten in Xentral beschrieben.

1. Anbindung des primären Kontos

2. Zusätzliche E-Mail-Konten

3. E-Mail-Einrichtung testen

E-Mail Einstellungen

Du kannst deine E-Mail-Verbindungen an zwei Stellen in Xentral finden:

• Primäres Konto - verwende dieses Konto für den Versand von Standard-E-Mails (Rechnungen, Bestellungen, ...) 
• E-Mail-Konten - verwende dieses Konto, um zusätzliche E-Mail-Adressen zu verbinden und Xentral für den Empfang von E-Mails einzurichten 

Anbindung des primären Kontos

Xentral verwendet das primäre E-Mail-Konto für den Versand von E-Mails, die keine Antwort erfordern, z. B. E-Mails zur Sendungsverfolgung, Rechnungen oder Auftragsbestätigungen. Wenn du keine andere E-Mail-Adresse angibst, wird Xentral immer diese E-Mail-Adresse verwenden. 

1. Melden dich in Xentral an und gehe zu Administration > System > Grundeinstellungen > E-Mail.
2. Gebe den Benutzernamen (E-Mail) ein, der höchstwahrscheinlich mit deiner E-Mail-Adresse identisch ist.
3. Gib das Passwort für dein Konto ein.
4. Füge die Adresse des SMTP-Servers für deine ausgehenden E-Mails hinzu.
5. Füge Port und Verschlüsselung hinzu. Standardwerte sind:
• 465 - SSL
• 587 - TLS
• 25 - keine Verschlüsselung
6. Gib eine Zieladresse für deine Testmail in das Feld Testmail Empfänger ein.
7. Gib deine E-Mail-Adresse im Abschnitt Standard Einstellungen E-Mail in das Feld E-Mailadresse ein.
8. Klicke auf Speichern.
9. Klicke auf Testmail senden, um deine Einstellungen zu bestätigen. Xentral sendet die Test-E-Mail an den angegebenen Testempfänger, wenn alle Einstellungen korrekt sind. Wenn nicht, zeigt Xentral eine Fehlermeldung an.

Wichtig: Die Felder Benutzername und E-Mail-Adresse müssen in den meisten Fällen gleich sein. Wenn sie nicht übereinstimmen, erhältst du beim Senden der Test-E-Mail wahrscheinlich eine Fehlermeldung.

Aktualisiere die Felder für die Signatur und die Grußformel entsprechend deinen Anforderungen, bevor du dieses E-Mail-Konto verwendest.

Zusätzliche E-Mail-Konten

Neben dem Standardkonto in deinen Grundeinstellungen kannst du weitere E-Mail-Konten hinzufügen. Du kannst auch den Empfang von E-Mails in diesem Modul aktivieren, indem du die IMAP-Einstellungen eingibst.

IMAP für den Empfang von E-Mails konfigurieren

1. Melde dich in Xentral an und gehe zu Administration > System > E-Mail Accounts.
2. Klicke auf +Neu.
3. Lege im Feld Angezeigter Name den Namen fest, der den Empfängern angezeigt wird.
4. Gib die E-Mail Adresse ein.
5. Gib den Benutzername ein (in der Regel identisch mit der E-Mail Adresse).
6. Gib eine Beschreibung im Feld Interne Beschreibung ein.
7. Gib das Passwort deines Accounts ein.
8. Gib den IMAP Server, Port und Verschlüsselung ein (in der Regel 993 für SSL und 143 für IMAP).
9. Speichere die IMAP Einstellungen. Du kannst nun die Verbindung testen.

Du kannst neue E-Mails unter Team > E-Mail abrufen (für ältere Xentral-Versionen: Mein Bereich > E-Mail).

Du kannst hier auch die IMAP-Einstellungen für das primäre E-Mail-Konto hinzufügen, wenn du die an dieses Konto gesendeten E-Mails in Xentral empfangen möchtest.

SMTP für den Versand von E-Mails konfigurieren

1. Melde dich in Xentral an und gehe zu Administration > System > E-Mail Accounts.
2. Öffne den E-Mail Account, den du zuvor konfiguriert hast oder erstelle einen neuen.
3. Aktiviere das Kontrollkästchen Extra SMTP Account aktivieren.
4. Füge folgende Daten hinzu:
• SMTP Server - gib den SMTP-Server deines Anbieters ein.
• SMTP Port - Standard Port: 25, mit Verschlüsselung 465.
5. Wenn du E-Mails von einer anderen Adresse als deiner IMAP-Adresse senden möchtest, kannst du das Feld Sender E-Mailadresse verwenden. Dasselbe gilt für das Feld Sender Name.
6. Klicke auf Speichern.

E-Mail-Einrichtung testen

Nachdem du dein E-Mail-Konto verbunden hast, solltest du die Verbindung überprüfen. Gehe zu Verkauf > Auftrag und verwende einen bestehenden oder neuen Auftrag zum Testen (Du musst den Auftrag zuerst freigeben). Öffne den Auftrag und gehe in das Aktionsmenü (rechts neben der Schaltfläche Speichern). Verwende die Option Dokument senden, um den Auftrag per E-Mail an eine bestimmte Adresse zu senden.

Häufige Probleme und Fragen

Ich erhalte eine Fehlermeldung, wenn ich versuche, eine Test-E-Mail zu senden.

• Überprüfe dein Passwort, den Server, den Port und die Verschlüsselungseinstellungen. Stelle sicher, dass du nicht versehentlich ein Leerzeichen hinzugefügt hast, indem du diese Informationen kopiert und in Xentral eingefügt hast.
• Wenn du das Konto mit den Grundeinstellungen testest, stelle sicher, dass die Felder Benutzername und E-Mail-Adresse übereinstimmen.
• Wenn du ein Gmail-Konto verbunden hast, überprüfe bitte, ob du den Einrichtungsprozess für die Verbindung mit der Google Cloud API durchlaufen hast.
• Um eine Verbindung zu Office 365 herzustellen, wend dich bitte an den MS Office Support und wechsle zurück zur Methode der einfachen Authentifizierung. Bitte beachte, dass Xentral das neue Authentifizierungsverfahren im Moment nicht unterstützt. Mit Basic Authentication kannst du dein E-Mail-Konto wie in dieser Anleitung beschrieben verbinden.

Ich möchte E-Mails zur Sendungsverfolgung, Rechnungen und Lieferscheine von einem anderen Konto aus versenden.

• Öffne das Projekt, das den entsprechenden Workflow darstellt. Gehe zu Projekte > Einstellungen > Logistik/Versand > E-Mail Versand Einstellungen. Dort findest du zusätzliche Felder für alternative E-Mail-Konten. Verbinde das benötigte E-Mail-Konto zunächst im Modul E-Mail Accounts gemäß den Schritten des vorherigen Abschnitts.

Ich brauche persönliche E-Mail-Konten für einzelne Mitarbeiter.

• Suche das E-Mail-Konto unter Administration > System > E-Mail Accounts. Verwende das Feld Mitarbeiter und füge die Adresse des Mitarbeiters aus deinen Stammdaten hinzu (nicht die E-Mail-Adresse, du benötigst das Adressobjekt, das den Benutzer repräsentiert. Die Adresse muss in seinen Einstellungen die Rolle Mitarbeiter haben).

Ich muss eine größere Anzahl von E-Mails verarbeiten. 

• Wenn du planst, eine größere Anzahl von E-Mails zu verarbeiten, kannst du das Xentral Ticketsystem verwenden. Dies ist ein Standardmodul, das bereits für dich verfügbar ist.