Ziel

Jede Reise mit Xentral beginnt mit dem Modul Grundeinstellungen. Diese Anleitung zeigt dir, wo du sie findest und wie du sie richtig einstellst.

Voraussetzungen

Es gibt keine Voraussetzungen, um mit den Grundeinstellungen zu beginnen.

Workflow

1. Die Grundeinstellungen finden

2. Deine Firmendaten hinzufügen

3. Nummernkreise konfigurieren

4. Steuer / Währung

5. Zahlungsweisen

6. Eine neue Zahlungsweise hinzufügen

Die Grundeinstellungen finden

Die Grundeinstellungen findest du unter Administration > System > Grundeinstellungen oder suche nach “Grundeinstellungen” in der oberen Suchleiste und klicke auf Zum Modul.

Hinweis: Um zu einem bestimmten Abschnitt in Xentral zu navigieren, kannst du entweder die Standard-Navigation nutzen und dich durch das System klicken oder du öffnest das Modul einfach direkt, indem du mit der Suchleiste nach ihm suchst. Die Suchmaschine ist mächtig und enthält sowohl Module, als auch Artikel, Kunden, Aufträge und alle anderen Hauptkomponenten des Systems.

Die Seite der Grundeinstellungen enthält viele unterschiedliche Aspekte von Xentral. Dies sind die wichtigsten Reiter:

• Firmenanschrift
• Briefkopf
• Textvorlagen
• E-Mail
• Nummernkreise
• Zahlungsweisen
• Steuer / Währung
• System
• Freifelder

Deine Firmendaten hinzufügen

1. Logge dich in Xentral ein und gehe zu Administration > System > Grundeinstellungen.
2. Öffne den Reiter Firmenanschrift und fülle die folgenden Felder aus:
1. Name - Name der Firma.
2. Straße - Adresse, an der deine Firma registriert ist.
3. PLZ - Postleitzahl deiner Firma.
4. Ort - Ort deiner Firma.
5. Land - Land, in dem sich dein Unternehmen befindet. Verwende einen zweistelligen ISO-Code (DE für Deutschland, GB für Großbritannien).
6. UST ID  - Gebe die Umsatzsteuer-ID des Landes ein, in dem du tätig bist.
7. SEPA Gläubiger ID - Dieses Feld ist optional. Nur ausfüllen, wenn du das SEPA-Lastschriftverfahren in Xentral nutzt.
3. Klicke auf Speichern.

Nummernkreise konfigurieren

Xentral identifiziert jedes Objekt durch eine eindeutige Nummer. Jeder Kunde, jeder Artikel, jeder Auftrag und jede Rechnung hat eine Nummer, die du oder Xentral zuweist. Im Reiter Nummernkreise kannst du entscheiden, welchen Nummernkreis Xentral für ein Objekt auswählen soll. Dieser Nummernkreis wird mit jeder Erstellung eines neuen Objekts hochgezählt. Du kannst die Nummer, die Xentral als nächstes wählen soll, in den entsprechenden Feldern definieren.

Ein paar Punkte sind zu beachten:

• Dein Steuerberater benötigt möglicherweise spezifische Nummern für Kunden, Rechnungen oder Gutschriften. Falls du Xentrals Buchhaltungs-Tools verwenden möchtest, solltest du deinen Steuerberater fragen, ob eine spezifische  Nummer erforderlich ist. 

• Xentral beginnt den Nummernkreis immer mit der ersten Zahl die du eingegeben hast. Wenn du also 10000 in das Feld Nächste Angebotsnummer eingibst, erzeugt Xentral die Nummer 10000 für das nächste Angebot und erhöht die Nummer auf 10001. Xentral setzt die Nummer nie selbstständig zurück. Ein Zurücksetzen der Nummer ist nur manuell möglich.
• Bitte vermeide doppelte Nummernkreise. Wir raten davon ab, einen Nummernkreis zu verwenden, der möglicherweise die gleiche Nummer für verschiedene Objekte wie Bestellung und Lieferschein erstellt. Obwohl dies keine größeren technischen Probleme verursacht, könnte es deine Nutzer verwirren, wenn sie nach einer bestimmten Dokumentnummer suchen.

• Xentral zählt immer das Suffix deiner Nummer hoch. Daher müssen die letzten Stellen der Nummer Zahlen und keine Buchstaben sein. Du kannst deiner Nummer ein beliebiges Präfix hinzufügen, z. B. O-1234. Eine Konfiguration wie 1234-O ist ungültig.
• Bitte verwende keine Semikolons in deinen Nummern. Dies könnte zu Problemen mit späteren CSV Importen oder Exporten führen.
• Um einen nahtlosen Übergang von deinem alten System zu Xentral zu gewährleisten, gebe die Nummernkreise an dem Tag ein, ab dem du Xentral für dein Tagesgeschäft nutzt.

Hinweis: Die Verwendung der Xentral-Nummernkreise für Artikel, Kunden oder Lieferanten ist nicht zwingend erforderlich. Du kannst jede Nummer manuell bei der Erstellung des Objekts oder über einen CSV-Import definieren. Das bedeutet, dass du keine neuen Nummern für deine bestehenden Daten erstellen musst.

Steuer / Währung

Der Reiter Steuer / Währung enthält die Grundeinstellungen für Rechnungsstellung und Buchhaltung. Du musst deine Standardsteuersätze eingeben und kannst die Felder für deinen Kontenrahmen ausfüllen, wenn du Xentrals Buchhaltungs-Tools verwenden möchtest.

1. Logge dich in Xentral ein und gehe zu Administration > System > Grundeinstellungen.
2. Öffne den Reiter Steuer / Währung.
3. Gebe deine Regel- und ermäßigte Steuer ein. Dies ist nur dann erforderlich, wenn dein Land andere Steuern als den deutschen Standard erhebt (19 % Standard, 7 % ermäßigt).
4. Falls du nicht möchtest, dass Xentral Euro als Standardwährung verwendet, kannst du dies im Feld Standardwährung ändern.
5. Wenn du Xentral als Teil deiner Buchhaltung verwenden möchtest, gebe deinen Kontenrahmen im Bereich Finanzbuchhaltung Export Kontenrahmen ein. Die Konten auf der linken Seite sind für die Einnahmen. Die Konten auf der rechten Seite sind für die Verbindlichkeiten. Spreche mit deinem Steuerberater über deinen Kontenrahmen. Es ist möglich, zusätzliche Konten für Artikelkategorien oder bestimmte Geschäftsprozesse hinzuzufügen.
6. Die restlichen Felder sind optional. Eine detaillierte Beschreibung findest du hier.
7. Klicke auf Speichern.

Zahlungsweisen

Jeder Auftrag in Xentral enthält eine Zahlungsweise. Füge jede Zahlungsweise, die du deinen Kunden anbietest, in Xentral hinzu. Dies ist besonders wichtig, wenn du planst, einen Online-Shop an Xentral anzubinden. Du benötigst Zahlungsweisen, um anzugeben, ob Xentral unbezahlte Bestellungen bearbeiten darf oder auf eine Zahlungstransaktion warten muss, bevor es Artikel an deine Kunden sendet.

1. Logge dich in Xentral ein und gehe zu Administration > System > Grundeinstellungen.
2. Öffne den Reiter Zahlungsweisen.
3. Trage dein Zahlungsziel in Tagen ein. 
4. Wenn du einen Skonto anbietest, kannst du das spezifische Zahlungsziel und den Prozentsatz des Skontos hinzufügen. Lasse diese Felder leer, wenn du keinen Skonto anbietest.
5. Klicke auf Speichern.
6. Klicke in der grauen Infobox auf Zahlungsweisen.
7. Füge die Zahlungsweisen, die du deinen Kunden anbietest der Liste hinzu. Du kannst die Zahlungsweisen, die du nicht benötigst über das X Symbol entfernen.
8. Die meisten Zahlungsweisen sind bereits standardmäßig angelegt, wie zum Beispiel Rechnung, Vorkasse, PayPal oder Amazon. Wenn du Shopify Payments oder Klarna verwendest, füge diese bitte hinzu. Du musst keine Zahlungsweise hinzufügen, die du ausschließlich über Shopify Payments anbietest.

Bitte beachte: Wenn du Klarna oder PayPal hinzufügst, wird xentral API-Anmeldeinformationen anfordern, um mit diesen Zahlungsanbietern zu kommunizieren. Du musst diese Anmeldeinformationen in diesem frühen Stadium deiner Einrichtung nicht hinzufügen und benötigst sie nur, wenn du diese Anbieter direkt mit xentral verbinden möchtest. Lese diese Artikel, um zu erfahren, welche Funktionen die entsprechenden Schnittstellen bieten: Klarna, Paypal

Eine neue Zahlungsweise hinzufügen

1. Logge dich in Xentral ein und gehe zu Administration > Zahlungsweisen > Wähle deine Zahlungsweise.
2. Trage Bezeichnung und Typ für deine Zahlungsweise ein.
3. Wähle ein Modul für deine Zahlungsweise aus dem Dropdown-Menü. Lasse es frei, falls es nicht verfügbar ist.
4. Trage einen Text ein, den du in deiner Auftragsbestätigung oder Rechnung beinhalten möchtest. Dieser Text erscheint am unteren Rand jedes Dokuments, das mit der Zahlungsmethode verknüpft ist, wie z. B. Bezahlt mit PayPal. 
5. Gebe nur dann ein Projekt in das Feld Projekt ein, wenn du diese Zahlungsmethode nur für einen spezifischen Teil deines Unternehmens verwendest.
6. Wähle Autom. bezahlt (Rechnung), falls du die Zahlungsvorgänge für diese Art von Zahlungsweise nicht tracken möchtest. Du kannst diese Einstellung verwenden, wenn du nur bezahlte Bestellungen aus deinem Shop importieren möchtest und die Zahlungsinformationen nicht in deinem Xentral benötigst.
7. Die Checkbox Autom. bezahlt (Verbindlichkeit) hat denselben Effekt, betrifft aber nur Zahlungen gegenüber deinen Lieferanten. 
8. Wähle eine der Optionen im Verhalten wie Dropdown-Menü, falls die Zahlungsweise einer Rechnungs- oder Vorkasselogik folgt.
• Rechnung - Xentral übergibt die Bestellung vor der Zahlung an die Logistik
• Vorkasse - Xentral übergibt die Bestellung nach der Zahlung an die Logistik
• Lastschrift - Xentral verwendet die Zahlungsweise für dein Lastschriftverfahren.
9. Setze einen Haken bei der Checkbox Aktiv.
10. Klicke auf Speichern.

Systemeinstellungen und Freifelder konfigurieren

Die Reiter System und Freifelder sind optional und normalerweise benötigst du sie bei der Ersteinrichtung nicht. Trotzdem solltest du sie im Hinterkopf behalten:

• Der Reiter System bietet viele spezifische Optionen für besondere Anwendungsfälle oder geringfügige Änderungen in deinem Prozess. Diese Seite gibt dir einen vollständigen Überblick.

Der Reiter Freifelder erlaubt es dir zusätzliche Datenfelder in Xentral zu definieren, falls die Standardfelder nicht ausreichend sind. Du kannst neue Felder für Artikel, Adressen und Projekte erstellen. Manche Shops wie Shopware erlauben eine Synchronisation benutzerdefinierter Felder. Dieser Artikel gibt dir eine Einführung in Freifelder in Xentral.