Es ist möglich, fast alle deine vorhandenen Daten in Xentral hochzuladen. Dazu musst du deine Daten in CSV-Dateien (comma-separated values) exportieren. Dieser Import ermöglicht es dir, große Datenmengen in Xentral hochzuladen und zu aktualisieren, ohne Daten manuell zu ändern.
Nachdem du die Schritte aus diesem Artikel durchgeführt hast, kannst du deine Datenimportvorlagen erstellen und deine vorhandenen Daten in Xentral importieren (oder aktualisieren).
Anmerkung
Neben dem CSV-Import gibt es auch andere Möglichkeiten, Daten zu importieren. Einige Online-Shops können Daten direkt in Xentral exportieren (Shopware und Shopify). Du kannst Daten auch manuell hinzufügen und aktualisieren. Wir empfehlen für größere Datenimporte oder -aktualisierungen den CSV-Import, da diese bei einem manuellen Import sehr zeitaufwändig wären.
Bevor du CSV-Uploads in Xentral durchführst, vergewissere dich bitte, dass du deine Daten in einem CSV-Dateiformat gespeichert hast. Verwende Excel, Numbers, Google Sheets oder Open Office um diesen Dateityp zu erstellen. Alternativ kannst du die Daten auch aus deinem alten ERP-System oder deinem Online-Shop exportieren (die meisten bieten einen direkten CSV-Export an).
Wenn du mit der Handhabung von CSV-Dateien nicht vertraut bist, hole dir Unterstützung von deiner technischen Abteilung oder frage das Xentral-Supportteam nach einer Partnerempfehlung. Dies ist jedoch nur notwendig, wenn du mit einer komplexen Datenstruktur konfrontiert bist. Normale CSV-Importe kannst du mit technischen Grundkenntnissen bewältigen.
Eine CSV-Datei ist ein Dateiformat, das die Speicherung von Daten in einem Tabellenformat ermöglicht. Du kannst eine CSV-Datei mit jedem Standard-Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel, Numbers, Google Sheets oder Open Office erstellen, bearbeiten und öffnen.
CSV-Dateien sind einfache Textdateien. Sie enthalten keine Formatierungen, wie z. B. Spaltenbreiten, Schriftarten oder Schriftgrößen. Eine CSV-Datei enthält nur die Spaltenüberschrift und den Inhalt in jeder Zeile deiner Tabelle. Abgesehen vom Inhalt hat eine CSV-Datei drei Parameter, die deinem Gerät mitteilen, wie die Datei zu interpretieren ist. In Open Office (empfohlener Editor) musst du die folgenden Parameter festlegen:
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CSV-Trennzeichen: Das Trennzeichen gibt an, wo ein Datenfeld in deiner Datei beginnt und endet. (empfohlen: Semikolon ; )
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CSV-Maskierung: Die Maskierung gibt an, wo ein spezielles Zeichen in deinen Daten beginnt und endet, wie ä, ö, ü. (empfohlen: Anführungszeichen " )
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Zeichensatz: Der Zeichensatz enthält Informationen darüber, wie deine Zeichen kodiert sind. Der am häufigsten verwendete Zeichensatz ist der UTF-8-Standard.
Wenn du eine neue CSV-Datei mit deinem Tabellenkalkulationsprogramm erstellst, kannst du diese Parameter auswählen.
Bevor du etwas importierst, solltest du prüfen, was genau du importieren möchtest. Die häufigsten Importe sind die folgenden:
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Artikel
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Adressen (wie Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter)
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Einkaufs- und Verkaufspreise
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Stücklisten
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Frühere Aufträge und Rechnungen
Jeder Artikel und jede Adresse enthält mehrere Datenfelder. Du solltest diese Objekte in Xentral öffnen und die Standardfelder überprüfen. Wenn du ein Feld benötigst, das noch nicht vorhanden ist, solltest du in den Grundeinstellungen Freifelder anlegen (dies musst du vor dem Import des Feldinhalts tun).
Anmerkung
Du musst nicht alle deine Daten in einem einzigen Importvorgang importieren. Du kannst vorhandene Daten mit einem weiteren CSV-Import aktualisieren.
Die folgenden Schritte stellen Best Practices für den CSV-Datenimport in Xentral.
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Den Import vorbereiten
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Eine neue Vorlage erstellen
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Eine neue Vorlage erstellen
Gehe zu Stammdaten > Import/Export Zentrale > Stammdaten Import
In diesem Bereich kannst du Standard-Importvorlagen sehen.
Jeder Datenimport besteht aus zwei Komponenten::
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Importvorlage
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CSV-Datei
Die Importvorlage sagt Xentral welche Spalte deiner CSV-Datei welche Information enthält. Du kannst entweder eine schon in Xentral vorhandene Standard-Importvorlage verwenden oder eine neue Vorlage erstellen. Du kannst Xentral entsprechend deiner CSV-Datei anpassen, indem du die Importvorlage änderst.
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Logge dich in Xentral ein und gehe zu Stammdaten > Import/Export Zentrale > Stammdaten Import.
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Klicke auf +Neuer Eintrag.
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Trage die folgenden Daten ein:
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Beschreibung: Gib deiner Importvorlage einen beliebigen Namen.
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Ziel: Das Objekt, das du importieren möchtest, meist Artikel oder Adressen
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CSV Daten ab Zeile: Die erste Zeile deiner CSV-Tabelle die echte Daten enthält. Wenn du Kopfzeilen in deiner CSV-Datei verwendest, befindet sich der erste Eintrag wahrscheinlich in Zeile 2 (die Zählung beginnt bei 1, nicht bei 0).
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CSV-Trennzeichen: Das Trennzeichen gibt an, wo ein Datenfeld in deiner Datei beginnt und endet. Definiere das Trennzeichen bei der Erstellung der CSV-Datei. Wähle das ausgewählte Zeichen aus.
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CSV-Maskierung: Normalerweise wird diese Option nicht benötigt, aber du kannst sie bei der Erstellung der CSV-Datei auswählen. Wir empfehlen, dafür das Anführungszeichen zu verwenden.
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Auswahl Charset: Der Zeichensatz (Charset) ist ein weiterer Parameter, den du bei der Erstellung der CSV-Datei auswählen kannst. Der Standard-Zeichensatz ist UTF-8.
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Charset: Eine weitere Möglichkeit das Charset zu wählen. Wir empfehlen jedoch das Auswahl Charset Feld zu nutzen. Dieses Feld kann leer bleiben.
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CSV Felder: Dieses Textfeld erlaubt dir Xentral mitzuteilen, welche Spalte deiner CSV-Datei das Xentral-Datenfeld enthält. Die Syntax ist immer gleich, unabhängig davon, welche Daten du importierst. Eine Liste aller Datenfelder für jedes Objekt findest du im Reiter Formate oben auf der Seite. Jede Zeile muss mit einem Semikolon enden.
1:name; 2:nummer;
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4. Klicke auf Speichern.
Du hast nun erfolgreich die Importvorlage erstellt, die du für deinen nächsten CSV-Import verwenden kannst.
Der finale Import deiner Daten erfolgt direkt innerhalb der Importvorlage.
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Logge dich in Xentral ein und gehe zu Stammdaten > Import/Export Zentrale > Stammdaten Import.
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Wähle die CSV-Datei, die du hochladen möchtest.
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Klicke auf CSV jetzt heraufladen.
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Nach dem Upload zeigt dir das System eine Vorschau der ersten 50 Datensätze, die bereit für den Import sind. Nutze diese Chance, um deine Daten ein letztes Mal zu überprüfen.
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Bestätige den Import durch Klick auf den Import Button.
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Der Import dauert ein paar Minuten. Die importierten Daten erscheinen im entsprechenden Abschnitt der Stammdaten. Wenn du eine große CSV-Datei importierst, fügt Xentral die Daten schrittweise hinzu.
Tipp
Importiere nie gleich die ganze CSV-Datei. Führe immer einen "Testlauf" mit 1-2 Zeilen durch, prüfe danach die Ergebnisse und importiere erst dann die gesamte Datei.
Wenn ich meine CSV-Datei öffne, erscheinen die Zeichen "?" und "-"?
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Dies deutet auf einen falschen Zeichensatz hin. Entweder ist deine CSV-Datei nicht UTF-8 kodiert oder du hast sie mit der falschen Kodierung geöffnet. Öffne deine Datei mit einer anderen Kodierung, z. B. UTF-7.
Xentral kann beim Öffnen der CSV-Datei keine Daten in der erwarteten Spalte finden.
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Dies deutet auf ein falsches Trennzeichen hin. Einige Exporte verwenden Tabulatoren als Trennzeichen (manchmal in Amazon-Exporten zu finden), nicht Kommas oder Semikolons. Kopiere den Inhalt deiner CSV-Datei in ein neues Tabellenblatt und exportiere sie mit einem anderen Trennzeichen.
Wenn ich meine CSV-Datei hochlade, zeigt die Vorschau falsche oder leere Felder an.
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Deine Importvorlage enthält möglicherweise einen Syntaxfehler. Stelle sicher, dass jede Zeile dem Muster [SPALTEN_NUMMER]:[VARIABLEN_NAME] entspricht;
Zum Beispiel:
1:nummer; 2:name; 3:addresse;