Ziel
Dieser Artikel gibt einen Überblick darüber, wie du neue Xentral-Benutzer anlegst. Benutzer repräsentieren alle Mitarbeiter, die in Xentral arbeiten. Folge den hier beschriebenen Schritten und du kannst neue Benutzerkonten mit den entsprechenden Berechtigungen erstellen.
Voraussetzungen
Stelle sicher, dass du mindestens eine Benutzerlizenz besitzt. Die Anzahl der möglichen Benutzer hängt von deiner Lizenz ab. Du kannst unter App Center > Lizenz kaufen Benutzer buchen oder entfernen. Im Feld Anzahl Benutzer wird die Gesamtzahl der Benutzer angezeigt, die du anlegen kannst. Verwende die + oder - Schaltfläche, um weitere Lizenzen hinzuzufügen oder zu entfernen.
Workflows
- Erstelle eine neue Adresse für den Benutzer
- Erstelle ein Benutzerkonto und ordne die Adresse zu
- Lege die Berechtigungen für den neuen Benutzer fest, wenn es sich nicht um ein Administratorkonto handelt
Neuen Benutzer anlegen
Xentral definiert Benutzer durch zwei Komponenten:
- Benutzeradresse
- Benutzerkonto
Die Benutzeradresse enthält alle persönlichen Informationen, wie z. B. den tatsächlichen Namen des Mitarbeiters. Das Benutzerkonto selbst wird für Anmeldedaten und Berechtigungen verwendet. Du kannst einen neuen Benutzer in zwei Phasen erstellen.
Schritt 1 - Neue Adresse anlegen
- Melde dich in Xentral an und gehe zu Stammdaten > Adressen
- Klicke auf +Neu
- Gib den Namen des Benutzers ein. Alle anderen Felder sind optional
- Klicke auf Speichern
- Das System fragt nun nach der Rolle der Adresse. Wähle als Mitarbeiter markieren und klicke auf Jetzt markieren
Du hast erfolgreich eine neue Adresse angelegt.
Schritt 2 - Konto für neue Adresse erstellen
- Melde dich in Xentral an und gehe zu Administration > System > Benutzer.
- Klicke auf +Neu.
- Wähle Benutzer ist aktiv aus.
- Gib einen Benutzernamen ein, der als Benutzername für die Anmeldung verwendet werden soll.
- Füge eine E-Mail-Adresse hinzu.
Wenn Nutzer ihr Passwort vergessen, können sie über die E-Mail-Adresse ein neues anfordern. - Vergebe ein Passwort.
Das ist das Initial-Passwort. Der Benutzer kann sein Passwort später ändern. - Wähle im Feld Adresse aus Stammdaten die Adresse aus, die du vorher in Schritt 1 erstellt hast
- Wähle den Account-Typ. Der Administrator Account-Typ hat alle Berechtigungen in deiner Xentral Instanz. Für normale Benutzerkonten kannst du die Berechtigungen individuell anpassen.
- Klicke auf Speichern.
Du hast erfolgreich ein neues Benutzerkonto angelegt.
Benutzerrechte verwalten
Wenn es sich bei dem Benutzerkonto nicht um ein Administratorkonto handelt, kannst du den Zugriff auf bestimmte Module und Funktionen gewähren oder verweigern. Du kannst dies über Administration > System > Benutzer > Rechte steuern.
Du kannst jede Berechtigung aktivieren oder deaktivieren, indem du auf sie klickst. Sobald du auf die Schaltfläche Speichern klickst, wendet Xentral die aktualisierten Berechtigungen an.
Hinweis: Berechtigungen in Xentral sind farblich gekennzeichnet. Ein blauer Hintergrund zeigt aktive Berechtigungen an. Ein grauer Hintergrund zeigt inaktive Berechtigungen an.
Du kannst Vorlagen verwenden, um vordefinierte Berechtigungen für bestimmte Benutzertypen anzuwenden, z. B. für Logistik, Buchhaltung, Auftragsverwaltung und andere.
Wähle eine bestimmte Vorlage unter Administration > System > Benutzer > Benutzereinstellungen > Benutzer Vorlage.
Um eine neue Vorlage zu erstellen, gehe zu Administration > System > Benutzervorlagen.
Alternativ kannst du auch direkt die Rechte eines anderen Benutzers kopieren. Gehe dazu zu Administration > System > Benutzer und wähle in der Auswahlliste Rechte von Benutzer kopieren den entsprechenden Benutzer aus.
Zugriff auf bestimmte Objekte in Xentral gewähren oder verweigern
Mit Hilfe von Projekten kannst du einem Benutzer nur den Zugriff auf bestimmte Objekte in Xentral erlauben. Verwende diese Option beispielsweise, wenn der Benutzer nicht auf alle Aufträge zugreifen können soll, sondern nur auf bestimmte.
Um dem Benutzer nur die Ansicht von Objekten eines bestimmten Projektes zu erlauben, ändere die Rolle der Benutzeradresse.
- Melde dich in Xentral an und gehe zu Stammdaten > Adressen.
- Öffne den Benutzer, den du aktualisieren möchtest.
- Öffne den Reiter Rollen.
Der Benutzer sollte die Rolle Benutzer für Projekt XXX haben. - Lege eine neue Rolle an, indem du Mitarbeiter aus der Auswahlliste Rolle auswählst
- Füge das Projekt hinzu, für das dieser Benutzer aktiviert sein soll
- Klicke als neue Rolle anlegen.
Du hast nun den Benutzer mit der ausgewählten Rolle zum neuen Projekt hinzugefügt. - Lösche die alte Rolle indem du auf das X Zeichen klickst.
Hinweis: Wenn du möchtest, dass der Benutzer Zugriff auf alle Projekte hat, dann lass das Feld Projekt leer und klicke auf Speichern. Die Adresse hat nun die Rolle Mitarbeiter in ALLEN Projekten und hat Zugriff auf die Objekte jedes Projekts.
Häufige Probleme
Ein Benutzerkonto mit den gleichen Rechten wie ein anderes Konto kann nicht die gleichen Felder anzeigen.
- Diese Benutzer haben möglicherweise die gleichen Rechte, aber nicht die gleiche Rolle. Gehe zur Adresse des Benutzers und füge die fehlende Rolle hinzu. Führe die Schritte im Abschnitt Zugriff auf bestimmte Objekte in Xentral gewähren oder verweigern aus.