Dieser Artikel gibt einen kurzen Überblick und Best Practices für die Anbindung deines Online Shops an Xentral. Weitere Ressourcen und ausführliche Informationen findest du in folgenden Artikeln:

Für folgende Shops findest du hier spezifische Vorgehensweisen:

Ziel

Nach dem Lesen dieses Artikels wirst du mit dem Online-Shop-Modul in Xentral besser vertraut sein und das nötige Wissen erlangen, das dir hilft, deinen Online-Shop mit Xentral zu verbinden.

Voraussetzungen

Um Xentral mit einem Online Shop verbinden zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Stelle sicher, dass alle Produkte eine eindeutige SKU (Stock Keeping Unit) haben
Erstelle in Xentral ein spezielles Projekt für deine Shop-Bestellungen
Füge die Zahlungsweisen, die du deinen Kunden anbietest, in das Zahlungsweisen Modul von Xentral ein
Füge deine Versandunternehmen im Modul Versandarten hinzu
Erstelle unter Stammdaten > Artikel Produkte für Porto und Rabatt. Wähle jeweils die Checkbox Artikel ist Porto oder Artikel ist Rabatt

Workflows

Die folgenden Verfahren beschreiben Best Practices für die Anbindung deines Shops an Xentral.

Shop anbinden
Erstimport von Produkten nach Xentral
Zuordnung der Produkte im Shop
Testimport vom Online Shop zu Xentral
Aktivierung der Lagerzahlensynchronisation
Going live

Shop anbinden

Melde dich in Xentral an und gehe zu Administration > Shop Schnittstelle > Online Shop
Wähle die passende Shop Schnittstelle aus
Halte die Daten für die Anbindung bereit. Die Einrichtung der Verbindung ist von Shop zu Shop unterschiedlich
Suche deinen Shop aus dieser Liste
Schließe die Installation in dem sich öffnenden Installations-Dialogfenster ab
Wenn du Xentral zum ersten Mal mit einem Online Shop verbindest, dann wähle im Fenster Welche Funktionen möchten Sie nutzen? keine Option aus, da dies in dieser frühen Phase der Einrichtung zu einer unvollständigen Datenübertragung führen könnte und klicke auf Weiter
Klicke auf Verbindung prüfen, nachdem du die Einrichtung abgeschlossen hast, um diese zu verifizieren

Erstimport von Produkten nach Xentral

Bei einigen Shop-Schnittstellen wie Shopify und Shopware kannst du Produktdaten direkt nach Xentral importieren. Da Xentral mehr Datenfelder als die meisten Shops hat, wird ein zusätzlicher CSV-Import für die restlichen Daten, wie z.B. Lieferantenadressen, Einkaufspreise oder Bestandsnummern benötigt.

Andere Shop-Schnittstellen setzen auf den CSV-Import aller Artikeldaten. Du kannst deine Artikel aber auch manuell anlegen. Ziehe in Erwägung, deine Shop-Artikelnummer als Xentral-Artikelnummer zu verwenden. Falls dies nicht möglich ist, musst du deine Shopnummern als externe Nummern in Xentral importieren. In diesem Artikel ist beschrieben, wie du diese Nummern importieren kannst.

Zuordnung der Produkte im Shop

Wenn du deine Produkte manuell oder über einen CSV-Import hinzugefügt hast, musst du jedes Produkt mit deiner Shop-Schnittstelle verbinden, um die Produkteinrichtung abzuschließen. In Xentral kannst du dies auf drei verschiedene Arten machen:

Produkte manuell zuordnen

Gehe zu Stammdaten > Artikel und öffne den Artikel, den du zuordnen möchtest.
Öffne den Tab Online-Shop Optionen und klicke auf Neuer Eintrag.
Gib den Namen deines Online Shops ein und klicke auf Speichern.

Shop-Anbindung für mehrere Produkte auf einmal hinzufügen

Gehe zu Stammdaten > Artikel und wähle alle Artikel aus, die du zuordnen möchtest.
Wähle Massenbearbeitung im Dropdown-Menü in der Stapelverarbeitung und klicke auf Ausführen.
Setze im Fenster Artikel editieren den Haken bei Shopverknüpfungen und klicke auf Weiter
Wähle für jeden Artikel den Shop aus und klicke auf Weiter.

CSV-Import der Shop-Anbindung

Es besteht die Möglichkeit, die Shop-Anbindung für alle Artikel mit einer CSV zu importieren. Die Anleitung dazu findest du hier.

Testimport vom Online Shop zu Xentral

Melde dich bei deinem Online Shop an und erstelle eine Testbestellung. Wir raten davon ab, echte Bestellungen von Kunden in der Testphase zu nutzen.
Melde dich bei xenral an und öffne deinen Online Shop über Administration > Shop Schnittstelle > Online Shop.
Stelle im Tab Schnittstelle den Import-Modus auf Manuell (mit Importzentrale). Verwende den Modus Demo (zum Testen) nur, um die Verbindung zu überprüfen.
Füge im Tab Einstellungen deine Artikel hinzu, die Porto und Rabatte darstellen
Setze den Haken bei Aufträge in Zwischentabelle. Mit dieser Option kannst du vor dem eigentlichen Import zusätzliche Prüfungen durchführen.
Füge in deinem Shop das Projekt für deinen Online Shop im Feld Projekt ein und klicke auf Speichern.
Klicke auf den Button Aufträge abholen. Du kannst die Aufträge in der Zwischentabelle überprüfen bevor du sie endgültig importierst.
Wähle den Auftrag aus, den du importieren möchtest.
Importiere deinen Auftrag und überprüfe ihn unter Verkauf > Auftrag.

Wir empfehlen, Testimporte für jeden zu erwartenden Anwendungsfall durchzuführen (z. B. verschiedene Zahlungsmethoden, Anbieter, Rabatte und andere). Die orangefarbene Pop-up-Warnung in Xentral zeigt an, dass du Zahlungsmethoden und -anbieter zuordnen musst.
Wenn du den Testimport erfolgreich durchgeführt hast, kannst du die Zwischentabelle deaktivieren.

Nach der Deaktivierung kannst du alle bestehenden Aufträge ohne weitere Prüfung direkt unter Verkauf > Auftrag importieren.

Aktivierung der Lagerzahlensynchronisation

Hinweis: Momentan kann Xentral Lagerzahlen nur an Shops mit einem Lager senden. Bei Verwendung mehrerer Lager kann Xentral nur die Information weitergeben, ob ein Produkt ausverkauft ist oder nicht.

Melde dich bei Xentral an und richte dein Lager unter Lager & Logistik > Lagerverwaltung ein.
Füge deine Lagerzahlen dem Lager hinzu.
Gehe zu Stammdaten > Artikel > öffne deinen Artikel > Online-Shop Optionen und setze einen Haken bei Lagerzahlen Sync., um die Lagerzahlen deines Artikels zu aktivieren.

Tipp: Du kannst die Lagerzahlen-Synchronisation mehrerer Artikel aktivieren, indem du die Stapelverarbeitung mit der Option Massenbearbeitung nutzt (befindet sich unterhalb der Artikeltabelle).
Gehe in deinen Onlineshop und setze im Tab Einstellungen einen Haken bei Lagerzahlen Übertragung erlauben.
Prüfe, ob der Lagerzahlen Prozessstarter aktiviert ist.

Going live

Nach einem erfolgreichen Test kannst du den Import der Aufträge von deinem Online Shop zu Xentral vollständig automatisieren. Stelle sicher, dass alle deine Xentral Nutzer mit dem Auftragsworkflow vertraut sind, bevor du den Vorgang automatisierst.

So startest du den automatischen Importprozess:

Melde dich in Xentral an und gehe zu Administration > Shop Schnittstelle > Online Shop und öffne deinen Online-Shop.
Stelle den Import-Modus von Manuell auf Automatisch (per Prozessstarter).
Stelle sicher, dass der Shopimport Prozessstarter aktiviert ist. Dieser Prozess sollte alle 15 Minuten oder in längeren Intervallen ablaufen.

Häufige Probleme und Fragen

Welche Funktionen sind für welchen Shop verfügbar?

Du kannst eine Tabelle mit allen unterstützten Funktionen für alle Shop-Schnittstellen unter Online Shops > Shop Funktionen finden.

Ich kann keine Produkte aus Xentral in den Online Shop exportieren.

Stelle sicher, dass die Übertragung von Produktdaten in deinen Shop-Einstellungen zugelassen ist.
Stimmt die Produktnummer in Xentral mit der Nummer in deinem Shop überein? Wenn nicht, wird die Produktnummer im Tab Fremdnummern zu deiner Xentral Instanz hinzugefügt.
Verwendest du einzigartige Nummern für all deine Produkte?