Dieser Artikel bietet einen kurzen Überblick und Best Practices für die Anbindung von WooCommerce am Xentral. Weitere Ressourcen und ausführliche Informationen findest du in den folgenden Abschnitten.
Ziel
Sobald Sie die Schritte aus diesem Artikel ausgeführt haben, können Sie Bestellungen aus Ihrem Shop automatisch mit Xentral synchronisieren und Ihre Bestandszahlen an WooCommerce zurücksenden.
Voraussetzungen
Um Xentral mit deinem WooCommerce-Shop zu verbinden, musst du folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Stelle sicher, dass alle Produkte eine eindeutige SKU (Stock Keeping Unit) in WooCommerce haben
- Erstelle in Xentral ein spezielles Projekt für deine Shop-Bestellungen
- Füge die Zahlungsweisen, die du deinen Kunden anbietest, in das Zahlungsweisen-Modul von Xentral ein
- Füge deine Versanddienstleister unter Versandarten in Xentral hinzu
- Stelle sicher, dass deine Artikel erstellt wurden und in Xentral verfügbar sind
Erstelle Artikel für Porto und Rabatt unter Stammdaten > Artikel. Kennzeichne diese jeweils entsprechend per Auswahl des Kontrollkästchens Artikel ist Porto oder Artikel ist Rabatt
Workflows
Die folgenden Verfahren beschreiben die Best Practices zur Anbindung von Xentral an deinen WooCommerce-Shop.
- Shop anbinden
- Mappen von Produkten zum Shop
- Sonderfall bei WooCommerce - Status
- Auftragsimport aus dem Shop testen
- Die Lagerzahlen Synchronisierung aktivieren
- Going Live
Shop anbinden
- Erstelle API Credentials in WooCommerce
- Melde dich bei Xentral an und gehe zu Administration > Shop-Schnittstelle > WooCommerce, um den Einrichtungsprozess zu starten.
- Gib die WooCommerce-API-Zugangsdaten in das Popup-Fenster ein und klicke auf Weiter.
Wichtig: Wähle auf dem Bildschirm Welche Funktionen möchten Sie nutzen? keine Option aus, da dies in diesem frühen Stadium der Einrichtung zu einer unvollständigen Datenübertragung führen könnte.
- Nachdem du die Einrichtung abgeschlossen haben, klicke auf Verbindung prüfen, um die Einrichtung zu überprüfen.
Mappen von Produkten zum Shop
Nachdem du den Shop erfolgreich verbunden hast, musst du jedes Produkt mit deiner Shop-Schnittstelle verknüpfen, um die richtigen Produkte in deinen Shop-Bestellungen zu synchronisieren. Es gibt drei Möglichkeiten, dies zu tun:
Zuordnen eines einzelnen Produkts
- Gehe zu Stammdaten > Produkt, und öffnen Sie das Produkt, das Sie zuordnen möchten.
- Gehe auf die Registerkarte Online-Shop-Optionen und klicke auf Neuer Eintrag.
- Gib den Namen Ihres Online-Shops ein und klicke auf Speichern.
Zuordnen mehrerer Produkte
- Gehe zu Stammdaten > Produkt und wähle die Produkte aus, die du zuordnen möchtest.
- Wähle im Dropdown-Menü Stapelverarbeitung die Option Stapelverarbeitung und klicke auf die Schaltfläche Ausführen.
- Wähle im Fenster Artikel bearbeiten die Option Shopverknüpfungen und klicke auf Weiter.
- Wähle den Shop für jedes Produkt und klicke auf Weiter.
Zuordnen von Produkten über den CSV-Import
Es ist möglich, Produkte über den CSV-Import einem Shop zuzuordnen. Die Anleitung dazu finden Sie unter dem folgenden Link.
Hinweis: Wenn Ihre WooCommerce SKUs nicht mit der Xentral-Produktnummer übereinstimmen, müssen Sie die WooCommerce SKUs als diese als Fremdnummern importieren.
Sonderfall bei WooCommerce: Status
Der Auftragsstatus ist ein wichtiger Bestandteil bei der Verbindung von Xentral und WooCommerce. Im Reiter Schnittstelle des WooCommerce Online-Shops finden sich drei Statusfelder:
- Statusname Bestellung offen - Ein Auftrag mit diesem Status wird von WooCommerce in Xentral importiert
- Statusname Bestellung in Bearbeitung - Der Auftrag bekommt diesen Status in WooCommerce nach der Übernahme in Xentral
- Statusname Bestellung fertig - Der Auftrag bekommt diesen Status nach der Übertragung von Xentral
Wenn du Bestellungen mit dem Status "ausstehend", "in Bearbeitung" oder "in der Warteschleife" importieren möchtest, musst du einen neuen Status in WooCommerce erstellen und diesen als Statusname Bestellung in Bearbeitung verwenden.
Wichtig: Du darfst nicht denselben Status in zwei verschiedenen Feldern verwenden. Der Import schlägt beispielsweise fehl, wenn du den Status "in Bearbeitung" sowohl in Statusname Bestellung ausstehend als auch in Statusname Bestellung in Bearbeitung eingeben.
Die folgenden Status sind in WooCommerce standardmäßig verfügbar:
- offen
- in Bearbeitung
- in Wartestellung
- abgeschlossen
- storniert
- zurückerstattet
- gescheitert
Hier ein Beispiel für eine mögliche Statuskombination, falls du keinen neuen Status in WooCommerce anlegen möchtest:
- Statusname Bestellung offen - pending; processing
- Statusname Bestellung in Bearbeitung - on-hold
- Statusname Bestellung fertig - completed
Hier ein Beispiel für eine mögliche Statuskombination, falls du keinen neuen Status in WooCommerce anlegen möchtest:
- Statusname Bestellung offen - pending; processing
- Statusname Bestellung in Bearbeitung - on-hold
- Statusname Bestellung fertig - completed
Auftragsimport aus dem Shop testen
- Melde dich bei WooCommerce an und erstelle eine Testbestellung. Wir raten davon ab, echte Bestellungen von Kunden in der Testphase zu nutzen.
- Loggen Sie sich in Xentral ein, gehen Sie zu Administration > Shopschnittstelle > Online Shop und öffnen Sie Ihren WooCommerce-Onlineshop.
- Fügen Sie auf der Registerkarte Einstellungen Ihre Produkte hinzu, die Versandkosten bzw. Rabatte darstellen. Speichern Sie diese Änderung.
- Stellen Sie auf der Registerkarte Schnittstelle den Importmodus auf Manuell (mit Importzentrale). Verwenden Sie den Testmodus nur, um die Verbindung zu überprüfen.
- Setzen Sie auf der Registerkarte Schnittstelle den Abholmodus auf nach Status.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auftrag in Zwischentabelle. Mit dieser Option können Sie zusätzliche Prüfungen vor dem eigentlichen Import durchführen.
- Fügen Sie in Ihrem Online-Shop das WooCommerce-Projekt im Feld Projekt hinzu und klicken Sie auf Speichern.
- Klicke auf Aufträge abholen. Du kannst die Aufträge in der Zwischentabelle prüfen, bevor du sie final importierst.
- Wähle den Auftrag, den du importieren möchtest.
- Importiere den Auftrag und prüfe ihn unter Verkauf > Auftrag.
Wir empfehlen für jeden zu erwartenden Anwendungsfall (z.B. unterschiedliche Zahlungsweisen, Versanddienstleister, Rabatte, usw.) einen eigenen Testimport durchzuführen. Die orange Pop-up-Warnung in Xentral zeigt dir an, dass du deine Zahlungsweisen und Versandarten mappen musst.
Nach erfolgreichem Testimport kannst du die Zwischentabelle deaktivieren. Nach der Deaktivierung kannst du alle bestehenden Aufträge ohne weitere Prüfung nach Verkauf > Auftrag importieren.
Die Lagerzahlen Synchronisierung aktivieren
- Melde dich in Xentral an und richte dein Lager unter Lager > Lagerverwaltung ein.
- Füge dem Lager deine Lagerzahlen hinzu.
- Gehe zu Stammdaten > Produkte > Öffne dein Produkt > Online-Shop-Optionen und wähle die Schaltfläche Bestandszahlen synchronisieren, um die Lagersynchronisation deiner Produkte zu aktivieren. Tipp: Sie können die Lagersynchronisation für mehrere Produkte aktivieren, indem Sie die Option Stapelverarbeitung verwenden (unterhalb der Produktliste).
- Gehen Sie zu Ihrem Online-Shop und aktivieren Sie auf der Registerkarte Einstellungen das Kontrollkästchen Übertragung von Lagerzahlen zulassen.
- Prüfe, ob der Lagerzahlen-Prozessstarter aktiviert ist (search for the module “process starters” with the top search bar).
Going live
Nach einem erfolgreichen Test kannst du den Import der Aufträge von WooCommerce in Xentral vollständig automatisieren. Stelle sicher, dass alle deine Xentral-Nutzer mit dem Auftragsworkflow vertraut sind, bevor du den Vorgang automatisierst.
So startest du den automatischen Importprozess:
- Melden Sie sich bei Xentral an, gehen Sie zu Verwaltung > Shop-Schnittstelle > Online-Shop und öffnen Sie Ihren Online-Shop.
- Deaktivieren Sie auf der Registerkarte Schnittstelle die Zwischentabelle, indem Sie das Kontrollkästchen Bestellungen in Zwischentabelle deaktivieren.
- Ändern Sie den Importmodus von Manuell (mit Importcenter) auf Automatisch (über Prozessstarter).
- Stelle sicher, dass der Shopimport-Prozessstarter aktiviert ist. Dieser Prozess sollte alle 15 Minuten oder in größeren Intervallen ablaufen.
Häufige Probleme und Fragen
Welche Features stehen in welchem Shop zur Verfügung?
- Du findest dazu eine Übersicht in deinem System. Gehe zu Online-Shops und öffne den Reiter Shopfunktionen. Die angezeigte Tabelle zeigt die Features der einzelnen Shops.
Ich kann keine Artikel von Xentral an meinen WooCommerce-Shop übertragen.
- Stelle sicher, dass die Artikelübertragung in deinen Shop-Einstellungen erlaubt ist.
- Entspricht die Artikelnummer aus Xentral der Nummer im Shop? Wenn nicht, dann stelle sicher, dass du die Artikelnummer dem Reiter Fremdnummern deines Artikels in Xentral hinzufügst.
- Stelle sicher, dass du für alle Artikel eindeutige Artikelnummern hast.