Um die Speicherkapazität zu erhöhen, kannst du nicht benötigte Daten aus xentral entfernen. bzw. alte Daten exportieren und auf einer externe Festplatte speichern. Sprich vorab mit allen relevanten Personen wie deinem Steuerberater oder dem Datenschutzbeauftragten, um sicher zu stellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Du kannst mehrere Maßnahmen durchführen, um Speicherplatz freizugeben:
-
Unter System Health kannst du dich über den Server informieren. Dort findest du eine Zeile zur Auslastung des Speicherplatzes. Droht dieser komplett vollzulaufen, solltest du dich umgehend an den Support wenden, um ein Speicherplatzerweiterung oder ein Upgrade auf die nächsthöhere Cloud zu beantragen.
-
In den Grundeinstellungen (Administration > System > Grundeinstellungen > Bereinigung) kannst du die Bereinigung des Speicherplatzes anpassen und aktivieren. Durch Verringern der Tage kannst du oft zusätzlichen Speicherplatz freigeben. Damit das klappt, muss der Prozessstarter "cleaner" aktiviert sein.
-
2. Wurden darüber hinaus Backups erstellt, kannst du diese im Backup-Modul löschen Eventuell musst du mehrmals auf die Schaltfläche klicken, bis alle Backups gelöscht sind.
-
3. Der Prozessstarter "lagerwert" speichert jeden Tag alle Lagerbestände inkl. EK Preise. Bei sehr vielen Artikeln und einem längeren Zeitraum kann die Tabelle relativ groß werden. Wenn du diesen nicht benötigst, kannst du den Prozessstarter Lagerwert Berechnung deaktivieren, dann sollte die Tabelle nicht mehr gefüllt werden.
-
4. Zusätzlich kannst du im Dateibrowser alte Belege / Dateien löschen, die nicht mehr benötigt werden.
Anmerkung
Das Löschen von Dateien aus dem PDF-Archiv ist aus technischen Gründen nicht möglich.
-
-
Im Systemlog werden die wichtigsten / größten Speicherfresser angezeigt.
Im Modul Systemlog im Reiter PHP-Info (CLI) kannst du selbst nachschauen. Das sieht dann z.B. so aus:
In der Regel ist die Userdata hier der größte Anteil, welchen durch Löschen von Dateien im Dateibrowser verringern kannst. Aber auch Skripts und Caches im Hintergrund spielen eine Rolle.
-
In den Systemeinstellungen ab Version 21.1 kannst du einstellen, ob jeder Beleg beim Verschicken neben dem Eintrag im PDF-Archiv auch nochmal im Anhang angezeigt werden soll:
-
Prüfe die Größe des Briefpapiers und des Logos. Wenn du diese verkleinert kannst, wird für alle kommenden Belege weniger Speicherplatz benötigt
-
Löschen alter Emails (Mein Bereich → Email) vom Serverserver
Im E-Mail Archiv kannst du Emails archivieren oder nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch löschen:
-
Auswahl → Wähle aus dem Drop-Down „deaktiviert“ oder „Archivierung aktivieren“ ausmenu
-
E-Mails löschen → Gib die Anzahl der Tage an, nach denen die E-Mails gelöscht werden. Der Wert 0 oder leer bedeutet, dass die E-Mails nie gelöscht werden. Die E-Mails sollten entweder nie gelöscht oder vorher für die Archivierung an ein Postfach weitergeleitet werden, sodass die gesetzliche Archivierung vollständig im Webmail-Postfach parallel vorgenommen wird
Anmerkung
Wenn Nachrichten im E-Mail Archiv gelöscht werden, werden diese nur in xentral gelöscht. Die Nachrichten bleiben weiterhin im E-Mail Account bestehen.
-