Ziel

Diese Anleitung gibt einen Überblick über den Import deiner bestehenden Adressen in Xentral per CSV. Diese Art des Imports ermöglicht es dir, große Datensätze in Xentral hochzuladen und zu aktualisieren.

Voraussetzungen

Bevor du beginnst, Adressen nach Xentral zu importieren, stelle sicher dass du:

weißt, wie du neue Adressen in Xentral manuell erstellen und bearbeiten kannst.
mit dem CSV-Import vertraut bist. Weitere Informationen findest du in dieser Anleitung.
über eine passende CSV-Datei und eine Importvorlage für den Import verfügst. Xentral bietet eine Standard-Vorlage, daher brauchst du keine neue anlegen.

Workflow

Die folgenden Verfahren beschreiben Best Practices für den Import von Adressen in Xentral.

Kunden und Lieferanten importieren
Checkliste für die CSV-Datei

Kunden und Lieferanten importieren

Kundendaten

Xentral bietet eine Standardvorlage für den Import von Kundendaten an. Je nach deinen Bedürfnissen kannst du diese Vorlage ändern oder deine CSV-Datei an die Vorlage anpassen.

Logge dich in Xentral ein und gehe zu Stammdaten > Import/Export Zentrale > Stammdaten Import.
Suche nach der Vorlage 02 B - Kunden und klicke auf das Stift-Symbol, um sie zu öffnen. Dies ist die empfohlene Importvorlage für den erstmaligen Import der Adressen.
Im Feld CSV Felder kannst du sehen, welche Informationen in welcher Spalte deiner CSV-Datei erwartet werden.
Du kannst jeden Eintrag unter CSV Felder löschen, den du nicht importieren möchtest. Die entsprechende Spalte in deiner CSV-Datei kann leer bleiben, falls du die Vorlage nicht anpassen möchtest.
Passe deine CSV-Datei so an, dass die Spaltenreihenfolge der Vorlage entspricht.
Lade deine CSV-Datei im Reiter Import starten der Importvorlage hoch.
Nutze die Vorschau der importierten Daten für eine finale Kontrolle.
Klicke auf Import, um den Prozess zu starten. Der Import wird wahrscheinlich einige Minuten in Anspruch nehmen. Du findest deine importierten Daten unter Stammdaten > Adressen.

Lieferantendaten

Um Lieferanten zu importieren, folge den oben genannten Schritten für die Importvorlage 02 D Lieferanten.

Checkliste für die CSV-Datei

Pflichtfelder: Name und Kunden- (oder Lieferanten)nummer.
Nur eine Zeile pro Kunde.
Jede Kundennummer ist eindeutig.
Alle Felder ohne Inhalt sind auf den Standard eingestellt (z.B. Land, Sprache und andere).

Hinweis: Das System unterscheidet zwischen Kunden und Lieferanten durch unterschiedliche Nummern. Die Kunden erhalten eine Kundennummer, die Lieferanten eine Lieferantennummer. Diese Nummern sind die primäre Kennzeichnung für jeden Import und sind daher bei jedem Import mit anzugeben.

Du hast die Möglichkeit, die Kunden- oder Lieferantennummer entsprechend dem Nummernkreis in Xentral zu vergeben. Füge dazu in der CSV-Datei in der Spalte für Kundennummer/Lieferantennummer NEU hinzu:

Eine vollständige Übersicht zum Import von Sonderfeldern in deine Adressen, inklusive Beispiele für die CSV-Felder, findest du in diesem Artikel.

Häufige Probleme

Ich habe viele falsche Kundennummern importiert und kann diese bei einem erneuten Import nicht ändern.

Du kannst Kundennummern, die du einmal festgelegt hast, nicht mehr durch einen weiteren Import ändern. Es gibt ein Feld für alternative Kundennummern, das mit der Importvariablen "kundennummer_buchhaltung" importiert und aktualisiert werden kann. Xentral verwendet dann diese Nummer für deinen Buchhaltungsexport.

Ich möchte ältere Kundenaufträge und Rechnungen importieren. Muss ich die entsprechenden Kunden erst importieren?

Du kannst Kundendaten importieren, indem du Dokumente importierst. Obwohl wir empfehlen, zuerst die Kundendaten zu importieren, ist der Dokumentenimport ebenfalls geeignet. Bitte stelle sicher, dass deine CSV-Datei für deine Dokumente die benötigten Kundennummern oder zumindest die Anweisung NEU zum Anlegen neuer Nummern enthält.

Ich habe kunden- und lieferantenspezifische Preise. Wie kann ich diese importieren?

Du kannst beide importieren, aber diese Daten sind Teil deiner Artikel, nicht deiner Adressen. Daher werden solche Preise zusammen mit oder nach dem Import deiner Artikel importiert. Wir empfehlen, zuerst deine Kontakte und dann deine Artikel zu importieren. Mit dieser Reihenfolge kannst du den Import der zusätzlichen Preise vermeiden.