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Die E-Mail Adresse, die du als Standard E-Mailadresse einrichtest, wird für das Abschicken von Dokumenten aus xentral verwendet. Diese Grundfunktionalität kannst du später bei Bedarf noch erweitern. Es bietet sich an, dass du anfangs z.B. eine "info@..., mail@... oder office@... verwendest.
Auch wenn du zu einem späteren Zeitpunkt bspw. projektspezifische E-Mail Accounts anbindest, musst in den Grundeinstellungen zwingend eine E-Mail Adresse zum Versenden von Mails hinterlegen.
Administration > Einstellungen > System > Grundeinstellungen > E-Mail oder Super-Search Grundeinstellungen
Aktivierung der E-Mailadresse
Zunächst ist es wichtig, dass du die E-Mailadresse aktivierst.
Dafür sind folgende Schritte notwendig:
- Gib deine Zugangsdaten zum Webmail Account bzw. die Mailserver Accountdaten von deiner IT ein. Diese Angaben sind Pflichtangaben
- Trage den Empfänger der Testmail ein, um die Funktion der E-Mail zu prüfen. Dieser Schritt ist optional
- Trage die Absenderadresse, den Betreff und zentrale E-Mail-Signaturdaten ein. Diese Angaben sind Pflichtangaben
- Wichtig: Die E-Mail Adresse des Accounts (1.) muss mit den Adressdaten (3.) übereinstimmen. Die meisten Webmailer unterbinden den Versand von unterschiedlichen Accounts
- Entwerfe optional eine E-Mail Grussformel
- Trage optional einen E-Mail Kopieempfänger ein
Um die E-Mailfunktion zu testen, führe Schritt 1. und 2. durch, klicke auf die Speichern-Schaltfläche und auf die Schaltfläche senden. Am besten trägst du in diesem ersten Versuch deine eigene E-Mailadresse als Testempfänger ein. Wenn die E-Mail ankommt, hat die Aktivierung funktioniert.
Zudem bietet es sich an, dass du einen neuen, leeren Email-Account für die Blindkopie (BCC) in den Einstellungen hinterlegst. Damit kannst du einen guten Überblick über den Dokumentenversand an die Kunden bekommen bzw. stets die Kontrolle haben, was an den Kunden übermittelt worden ist.
Hier geht's zu Schritt 10 - Dokumentendrucker.