Offene Rechnungen können automatisch an das Mahnwesen übergeben werden, wenn das Zahlungsziel einer Rechnung überschritten oder die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Dabei kannst du von der ersten Zahlungserinnerung bis hin zur letzten Mahnstaffel ein angelegtes Mahndokument an den Schuldner versenden.
Buchhaltung > Mahnwesen.
Offene Rechnungen werden an das Mahnwesen automatisch weitergegeben, wenn folgendes zutrifft:
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Vorkasse-Rechnungen: Die vordefinierte Bezahlfrist ist abgelaufen
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Nachträgliche Zahlungsweisen:: Das vordefinierte Zahlungsziel wurde erreichtreached
Rechnungen, die auf diese Kriterien zutreffen, sammeln sich unter Buchhaltung > Mahnwesen.Innerhalb des Mahnwesens gibt es in xentral 5 Mahnstufen: Zahlungserinnerung, Mahnung 1, Mahnung 2, Mahnung 3, Inkasso. Damit eine Rechnung in die nächste Mahnstufe kommt, muss Folgendes zutreffen:
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Vordefinierte Zeit seit der letzten Mahnstufe ist abgelaufen
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Mahnung/Zahlungserinnerung der vorherigen Stufe wurde versandt (per E-Mail oder Drucker)
Für das Mahnwesen kannst du verschiedene Einstellungen vornehmen. Du findest diese unter Buchhaltung > Mahnwesen > Einstellungen.
Du kannst folgende Einstellungen festlegen:
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Tage seit letzter Stufe: Trage die Anzahl der Tage ein, die zwischen den einzelnen Mahnstufen vergehen, bis die Rechnung in die nächste Mahnstufe kommt
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Mailversand: Hake dieses Feld an, wenn eine E-Mail mit dem Mahndokument versendet werden soll. Hakst du dieses Feld nicht an, werden die Mahnungen ausgedruckt.
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Mahngebühr: Trage die Mahngebühr in EUR ein, welche ab einer gewissen Mahnstufe fällig wird
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Pos in Tabelle anzeigen: Wenn die Artikeltabelle mit den Rechnungspositionen auch im Mahndokument angezeigt werden soll, dann hake dieses Feld an
Vorkasse-Aufträge, für welche noch keine Rechnung erstellt wurde, landen nicht direkt im Mahnwesen, es kann allerdings eine Zahlungserinnerung für Aufträge versendet werden. Der Abstand der Tage kannst du im Bereich Vorkasse E-Mail Erinnerung (Auftrag) eintragen.
Unter dem Reiter Buchhaltung > Mahnwesen > Einstellungen > Mahntexte sind die Variablen aufgelistet, die du in den Mahntexten verwenden kannst. Die eigenen Mahntexte für jeweilige Mahnstufe kannst du in den Geschäftsbriefvorlagen definieren. Wir empfehlen dir, zur Formulierung der Mahntexte dein Steuerbüro oder deinen Rechtsberater zu befragen.
Administration > Einstellungen > System > Geschäftsbrief Vorlagen
Die entsprechenden Typbezeichnungen sind wie folgt:
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ZahlungMiss: Vorkasse E-Mail Erinnerung (Auftrag)
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MahnwesenZahlungserinnerung
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MahnwesenMahnung1-3
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MahnwesenInkasso