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Geschäftsbriefvorlagen erleichtern das Versenden von Dokumenten, indem automatisch eine Textvorlage als Anschreiben oder E-Mail erstellt wird. Die gespeicherte Vorlage wird automatisch beim Anlegen eines neuen Dokumentes geladen. Diese kannst du entweder manuell einzeln oder in Kombination mit einem Logistikprozess versenden.
Wann genau die Geschäftsbriefvorlagen versendet werden, wird in einem späteren Artikel erklärt.
Administration > Einstellungen > System > Geschäftsbrief Vorlagen oder Super-Search Geschäftsbrief Vorlagen
Arten von Geschäftsbriefvorlagen in xentral
Geschäftsbriefvorlagen kannst du beim (automatisierten) Versand von Belegen oder anderen Benachrichtigungen an den Kunden verwenden:
- (automatische) E-Mail beim Versand von Angebot / Auftrag / Bestellung / Lieferschein / Gutschrift / Preisanfrage
- Selbstabholer Benachrichtigung
- Versandbenachrichtigung mit Trackingnummer
- Ausstehende Zahlung
- Zahlungsdifferenz
- Zahlungseingang
- Stornierung
- Mahnwesen Texte
Anpassung der Geschäftsbriefvorlagen
Unter Administration > Einstellungen > System > Geschäftsbrief Vorlagen kannst du neue Vorlagen anlegen oder bereits bestehende Vorlagen editieren:
In der einzelnen Geschäftsbriefvorlage kannst du dann verschiedene Angaben machen:
Folgende Felder sind dabei zu berücksichtigen:
- Typ: Diese Bezeichnung (Typ) musst du unbedingt genau so wählen wie im Standard vorhanden. Andernfalls ist die Geschäftsbriefvorlage nicht automatisch vom System abrufbar und funktioniert nicht
- Sprache: Für die Geschäftsbriefvorlagen steht standardmäßig "deutsch" und "englisch" für die Belegsprache zur Verfügung. Sobald du einen Beleg auf einen Kunden erstellst, der die entsprechende Belegsprache eingestellt hat, wird diese Vorlage verwendet.
- Projekt: In dieses Feld gibst du entweder nichts ein (leer = Vorlage gilt für alle Projekte), oder das jeweilige Projekt, für das der Text geladen werden soll.
- Dateien: Hier kannst du Dateien hinterlegen, welche bei jedem Versand einer Vorlage diesen Typs mitgeschickt werden soll, beispielsweise AGB
Hier geht's zu Schritt 6 - Nummernkreise.