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GetMyInvoices

  • Aktualisiert

GetMyInvoices ist eine Rechnungsmanagement-Software, die Rechnungen aus verschiedenen Quellen automatisch abruft und zentral speichert.

Mit der Anbindung von GetMyInvoices an Xentral kannst du Rechnungen direkt in den Dokumenten Scanner von Xentral importieren und dort weiterverarbeiten. So sparst du Zeit, da der manuelle Aufwand für das Sammeln und Hochladen von Belegen entfällt. Zudem kannst du die importierten Rechnungen mit deinen bestehenden Workflows in Xentral verknüpfen, beispielsweise für die Buchhaltung. Diese Integration macht deinen Rechnungsworkflow effizienter und sorgt dafür, dass alle Dokumente zentral verfügbar und jederzeit auffindbar sind.

getmyinvoices_login.png

Integration von GetMyInvoices (Vorbereitende Schritte)

Mit dem Modul GetMyInvoices kannst du einen API-Account erstellen, um eine Verbindung zwischen Xentral und deinem GetMyInvoices-Backend herzustellen. Nach der Erstellung werden die API-Zugangsdaten (URL, Benutzername, Passwort) angezeigt. Kopiere diese Daten und trage sie in deinem GetMyInvoices-Backend ein, um die Integration einzurichten.

Das Modul GetMyInvoice findest du über die Super-Search, indem du nach 'GetMyInvoices' suchst und es öffnest.

Schritte:

  1. API-Account erstellen: Klicke auf 'Zugang anlegen' um einen neuen API-Account zu erstellen: Du erhältst URL, Benutzername und Passwort.

    GetMyInvoice_xentral_anbindung_001.png
    GetMyInvoices_API_Daten_002.png

  2. Rechte prüfen:

    1. Das Modul API findest du über die Super-Search, indem du nach 'API' suchst und es öffnest. Klicke auf bearbeiten von getmyinvoices.

    2. Der erzeugte API-Account enthält automatisch das Recht 'create_scanned_document'.

    3. Setze zusätzlich das Recht 'list_countries'. und klicke auf 'Speichern'.

    Rechte_einstellen_001.png
    getmyinvoice_rechte_settings.png
    create_scanned_documents.png
    list_countries.png

Schritte zur Anbindung von GetMyInvoices an Xentral

Nachdem der API-Account in Xentral erstellt wurde, muss er mit deinem GetMyInvoices-Account verknüpft werden.

Schritte:

  1. Synchronisierungskonto in GetMyInvoices hinzufügen.

    1. Logge dich in dein GetMyInvoices-Account ein über die GetMyInvoices Login Seite.

    2. Klicke auf das Plus-Symbol, um ein neues Synchronisierungskonto hinzuzufügen.

    3. Wähle 'Export' der Daten.

    step1_getmyinvoice_login_001.png
    step2_getmyinvoice_export_bestateigung_001.png

  2. Wähle über die Suche die Synchronisation mit Xentral aus.

  3. Gib folgende Credentials aus Xentral ein:

    1. Subdomain: Vorderer Teil deiner Xentral URL.

    2. App Name/ Benutzername: 'getmyinvoices' (im Standard vorausgefüllt).

    3. Initkey/ Passwort: Passwort aus Xentral.

    step3_getmyinvoices_xentral_001.png
    step4_getmyinvoices_api_daten_eintragen_001.png

  4. Klicke auf 'Fertig'.

    step5_getmyinvoices_wizard_abgeschlossen_001.png

  5. Füge nun das 'Synchronisationsziel' hinzu.

    1. Zeitintervall: Beispielsweise Täglich oder monatlich. Klicke auf 'Erweiterte Einstellungen'.

    2. Dokumententypen: Wähle den zu synchronisierenden Dekomententyp. Du kannst auch mehrere hinzufügen.

    3. Bezahlstatus: Wähle ob nur bezahlte Rechnungen synchronisiert werden sollen.

    4. Freigabe erforderlich: Wähle eine Freigabe oder übertrage alle Dokumente unabhängig von einer zusätzlichen Freigabe.

    5. Klicke auf 'Weiter'. Die Einrichtung ist fertig.

    step6_getmyinvoices.png
    step7_getmyinvoices_001.png

  6. Geplante Synchronisationen werden nun aktualisiert. Klicke auf 'OK'.

    step8_getmyinvoices_001.png

Anmerkung

Über 'Workflows' kannst du jederzeit zu den Synchronisationskonten gelangen und deine Einstellungen bearbeiten (Stecker-Symbol).

Zuordnung von Dokumenten

In GetMyInvoices können Rechnungen unter dem Menüpunkt 'Dokumente' abgerufen werden.

Nach der Integration mit Xentral stehen die Dokumente im 'Dokumenten Scanner' zur Verfügung. Über das Plus-Symbol neben den Dokumenten kannst du Verbindlichkeiten anlegen. Weitere Details zur Nutzung des Dokumenten Scanners sind im entsprechenden Artikel verfügbar.

dokumentenscanner.png

Häufige Fehlermeldungen und Lösungen

Wenn eine Fehlermeldung in GetMyInvoices auftritt, prüfe folgende Konfigurationen:

Fehler

Behebung
error1_getmyinvoice.png

Prüfe, ob die Daten korrekt eingegeben sind:

  • Im Xentral API-Account, der automatisch angelegt wird.

  • Ob der API-Account aktiv geschaltet ist.

  • Ob die API Rechte korrekt oder ausreichend eingestellt sind.

  • Ob dein Account bei GetMyInvoice ein funktionierender Firmenaccount ist.

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