Die E-Mail Adresse in den Grundeinstellungen ermöglicht das sofortige Absenden von Belegen und E-Mails. Die Belege können über das CRM (Stammdaten > Adressen) abgesendet werden. Belege über Stapelverarbeitungen der Belegübersichten, über das Aktionsfeld in jedem Beleg (Beleg > Aktion: abschicken) oder über Logistikprozesse (Versand am Packtisch oder beim Scan der Tracking, Einstellungen: Stammdaten > Projekte). Oftmals wird hier die 'info@.......de' verwendet. Weitere E-Mail Accounts können auch später unter Administration > Einstellungen > System > E-Mail Accounts eingerichtet werden.
Folgende Schritte sind für die Aktivierung notwendig (ausführliche Feldbeschreibung s.u.):
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Zugangsdaten Webmail Account eingeben (Mailserver Account Daten von Ihrer IT) (Pflichtangaben).
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Testmail Empfänger eintragen (um die Funktion der E-Mail zu prüfen) (optional).
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Absenderadresse, Betreff und zentrale E-Mail-Signaturdaten eintragen (Pflichtangaben).
Wichtig
Die E-Mail Adresse des Accounts (1.) muss mit den Adressdaten (3.) übereinstimmen. Die meisten Webmailer unterbinden den Versand von unterschiedlichen Accounts.
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E-Mail Grussformel (empfohlen).
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E-Mail Kopieempfänger (optional).
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HTML Template (optional).
Anmerkung
Für jeden Google-Mail-Account muss die "Bestätigung in zwei Schritten" aktiviert sein und zusätzlich noch ein "Anwendungsspezifisches Passwort" im Google Account erstellt werden, welches dann als Passwort für den Mail-Account in der Mail-Konfiguration in Xentral hinterlegt wird. Weitere Informationen zu den Einstellungen im Google Account findest du hier: https://support.google.com/accounts/answer/185833
Sobald die Einstellungen vorgenommen wurden, sind diese über die Speichern Schaltfläche zu speichern.
Hier sind die Zugangsdaten für den gewünschten Webmail Account einzutragen, die die Standardeinstellungen zum Versenden von Mails werden sollen. Folgende Felder werden benötigt:
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Benutzername (E-Mail): Benutzername des Webmail Accountsaccount
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Passwort: Passwort des Webmail Accountsaccount
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Postausgangsserver: SMTP Server (Postausgangsserver) des Webmail Accountsaccount
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Port: Port des Webmail Accounts (Standardports sind meistens: Port 25 ohne Verschlüsselung, Port 465 mit SSL oder SMTPS, Port 587 mit TLS)
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Verschlüsselung: Verschlüsselungseinstellung s.o. oder individuell
Ob die Einstellungen des Mail-Accounts richtig sind, kann direkt über die Testfunktion geprüft werden:
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Testmail Empfänger: aktive E-Mail Adresse zur Prüfung der oben eingetragenen Daten über die Testmail-Funktion
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Testmail senden: Button, um die Testmail abzusenden (Zuvor ist noch 3. und 4. einzutragen) Bitte erst speichern und dann senden!
Test E-Mail versenden:
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Es ist ein Testmail Empfänger einzutragen
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die Einstellungen sind zu speichern
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Testmail senden schickt direkt eine Test- E-Mail an die eingestellte Adresse
(IT Sonderfall > im Standard nicht verwenden > WICHTIG: Die Checkbox PHP mail() verwenden muss deaktiviert sein, damit die SMTP Einstellungen verwendet werden)
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PHP mail() verwenden (nur in Ausnahme!): Nur aktivieren wenn oben nichts eingestellt ist!
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Keine SMTP Authentifizierung
Standard-Footer (= Signatur) für ausgehende E-Mails definieren:
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E-Mailadresse: Bei Empfänger angezeigte E-Mail Adresse (muss mit der Mail Adresse aus den Accountdaten übereinstimmen!)
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Name des Absenders: Bei Empfänger angezeigter Name (Info: wird ggf. durch anders gespeicherten Namen im Webmailer überschrieben, z.B: wenn der Webmailer des Kunden oder des Kopieempfängers eine Adressbuchfunktion verwendet, wird es dort ggf. anders angezeigt)
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Standardsignatur: zentrale Standardsignatur (sofern in anderem Mail Account nicht abweichend eingestellt)
In der Signatur können die Variablen {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX} verwendet werden.
Gehe wie folgt vor, um ein Bild in einer Signatur zu hinterlegen:
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Hinterlege das Bild auf einem externen Server. Du kannst das Bild nicht in Xentral hinterlegen.
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Klicke auf Quellcode. Damit wechselst du in die HTML-Ansicht.
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Füge folgenden Textbaustein mit entsprechender URL und Alt-Text in deine Signatur ein:
<img src="url" alt="alternatetext">
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Klicke auf Speichern.
Anmerkung
Du kannst kein Bild aus Shopify verwenden, da der Shop eine externe Einbindung nicht zulässt.Die E-Mail Adresse des Mailaccounts (1.) und der Absendeadresse (3.) müssen zum gleichen Mail Account gehören (diese Felder müssen dieselbe Mail Adresse beinhalten).
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Standard Grussformel: zentrale Grußformel (sofern in anderem Mail Account nicht abweichend eingestellt) bsp. Variable Absendername {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX}
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Kopie-Empfänger 1: Jede ausgehende E-Mail wird parallel als Kopie an Adresse gesendet
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Kopie-Empfänger 2: Jede ausgehende E-Mail wird parallel als Kopie an Adresse gesendet
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BCC: Jede ausgehende E-Mail beinhaltet den Hauptempfänger anstelle der Kopie
Verwendung Kopieempfänger und BCC: Falls unter Kopie-Empfänger 1 und/oder Kopie-Empfänger 2 eine E-Mail-Adresse angegeben ist, geht eine Kopie jeder ausgehenden Nachricht an diese Adresse(n). Ab Version 19.1 gibt es ein neues Feld BCC. Die E-Mail beinhaltet dann den Hauptempfänger. So können besonders in der Einrichtungsphase folgende Funktionen überprüft werden:
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Versand der Trackingnummer an den Kunden
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Synchronisation der Lagerzahlen
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Vorkasse Zahlungserinnerung an den Kunden
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Zahlungserinnerung (E-Mail Versand)
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Eingehende E-Mails in das Ticketsystem
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etc.
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HTML Template: Möglichkeit ein HTML Template zu hinterlegen
HTML Templates hinterlegen: Es ist möglich HTML Templates für die verschickten E-Mail Inhalte einzufügen. Dazu ist im Editor auf Quellcode zu klicken und der HTML Code einzugeben. Wichtig hierbei ist:
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Der E-Mail Inhalt von Xentral muss in einer Variable {CONTENT} in den HTML Code eingefügt werden
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CSS Code muss ebenfalls im HTML Template zwischen Style tags hinterlegt werden
Diese HTML Vorlage kann nun direkt für Geschäftsbriefvorlagen verwendet werden. Die Geschäftsbriefvorlage ist der Content und wird über die Variable {CONTENT} automatisch beim Versand z.B. eines Angebotes eingefügt.