Jede Shopschnittstelle von xentral erlaubt einen manuellen oder automatischen Auftragsimport. Die betreffenden Einstellungen sind unter Stammdaten > Import/Export Center > Import (Export) > Pfeil-Icon für den jeweiligen Shop möglich.
Beim Import werden automatisch die neuen Aufträge auf bestehende Kunden gebucht, bzw. neue Kunden angelegt. Anhand der farblichen Markierung ist erkennbar, ob ein Kunde bereits in der Datenbank existiert, oder ein ähnlicher Kunde gefunden wurde, dessen E-Mail-Adresse mit einem importierten Auftrag übereinstimmt.
Ein Kunde wird beim Import als vorhanden erkannt (grüne Markierung), wenn folgende Datenfelder übereinstimmen:
-
Name
-
E-Mail-Adresse
-
Abteilung
-
Strasse
-
PLZ
-
Ort
Wenn nur eines der folgenden Datenfelder übereinstimmt, ist eine manuelle Prüfung der Verknüpfung notwendig (lila Markierung):
-
Name, oder
-
E-Mail
Die farbigen Markierungen bedeuten folgendes:
-
Grün: Kunde eindeutig gefunden. Die Daten sind identisch zu den in den Stammdaten gespeicherten Werten
-
Lila: Kunde anhand der Mail Adresse gefunden, allerdings hat der Kunde eine andere Adresse eingegeben (zumindest liegt eine Abweichung vor)
-
Rot: Der Kunde hat seine Kundennummer im Shop eingegeben (sofern der Shop das unterstützt) > diese Nummer sollte ggf. manuell geprüft werden
-
Rote Shopbestellnummer: Der Auftrag wurde bereits abgeholt, in diesem Fall steht der Auftrag auf später
Anmerkung
Beim Import von Aufträgen übernimmt Xentral die Steuersätze aus den Einstellungen des Shops und nicht aus den Stammdaten in Xentral.
Grundsätzlich werden alle Aufträge, die den Status offen im Shopbackend haben, nach xentral importiert. Je nach Shopschnittstelle ist es manchmal auch möglich, den abzuholenden Status selbst festzulegen. Ein erfolgreicher Import oder die Sortierung des Auftrages in den Müll stellt den Status im Shop automatisch um. Diese Aufträge werden zukünftig nicht mehr abgeholt. Eine erneute Abholung ist nur möglich, wenn im Shop der Status wieder manuell auf offen bzw. den eingestellten abzuholenden Status zurückgestellt wird. Durch das Scannen der Paketmarke im Versandzentrum in xentral wird der Status des Shops auf versendet bzw. abgeschlossen gestellt.
Einstellungen für den Import-Vorgang und die Synchronisation mit dem Online-Shop werden in diesem Artikel näher erklärt.